2022 年跟踪业务沟通的 5 种简便方法

商务沟通是您可以用来保持业务正常运行的重要工具之一。 这种类型的沟通使您能够确定员工和客户的需求和愿望，并采取相应的行动。 这就是为什么改善公司的业务沟通可以带来许多好处并有助于提高整体生产力的原因。

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然而，要做到这一点，您需要跟踪在公司内循环的所有数据。 有效的沟通可以通过多种方式使您的公司受益，但我们将在稍后讨论。 首先，让我们定义什么是商务沟通并查看所有不同的类型。

什么是商务沟通？

商务沟通涉及在特定工作场所内和公司外的人员之间（或从一家公司到另一家公司）共享信息或传输数据。 虽然这是在工作场所管理任务和优化组织的好方法，但它也是满足新老客户需求的绝佳方式。

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沟通中有一些通用的“规则”，称为7C 。 这些规则可以帮助您在特定群体（在本例中为工作场所）中的人之间建立清晰、连贯的沟通。 以下是 7C 及其代表的含义：

• 传播者之间的信誉建立信任；
• 礼貌——建立牢固的关系；
• 清晰——保持数据共享的清晰和连贯；
• 正确性——使用语法和政治上正确的语言；
• 一致性——保证通信者之间的稳定性；
• 具体性——给出精确的数据；
• 简洁——保持谈话的精确性。

遵循这些规则可以使您的业务沟通更高效，工作场所更有效率。 如果您想在管理小型企业的同时改善沟通，这些规则尤为重要——这些企业需要专注于沟通以建立健康的工作环境。

两种商务沟通方式

商务沟通可以分为内部和外部两种类型。 顾名思义，内部沟通是工作场所团队成员之间的沟通。 外部沟通的特点是与公司外部的第三方（客户、媒体、赞助商等）进行沟通。

这两种类型对于创建和维护健康的工作环境同样重要。 以下是这些通信类型的特征。

内部沟通

内部通信在员工之间共享数据的工作场所内进行。 这种类型的通信可以进一步分为三类：

• 内部向上沟通的特点是向经理或 CEO 提交报告。 这种类型有助于管理人员跟踪公司中发生的事情。
• 内部向下沟通从管理部门开始，到员工。 管理人员提供有关程序、组织和其他正式要素的报告。
• 内部横向通信在分支机构之间完成。 例如，销售代表与财务团队沟通，反之亦然。 横向沟通使同一公司不同分支机构之间的团队合作成为可能。

对外交流

外部沟通包括公司代表与外部各方或第三方（如赞助商、客户等）的沟通。例如，销售代表与客户进行外部沟通，试图销售产品或服务。

这种类型的沟通带来了公司的成长和繁荣。 因此，保持外部沟通友好和专业是至关重要的。 通过这种类型的沟通，7C 可以发挥重要作用，因为这些规则可以使沟通有效并与外部各方保持良好的关系。

商务沟通如何使企业受益？

有效的业务沟通是为您的员工提供高效工作场所和确保公司繁荣的最重要步骤之一。 我们将在下面列出建立健康有效的业务沟通的许多好处。

打破沟通孤岛

沟通孤岛意味着您公司内部的一个部门，例如彼此独立工作的分支机构。 然而，所有这些分支机构都是更大单位的一部分，因此需要合作。

您可以使用商务沟通作为您在公司内部实现有效合作的最有力工具。 人们将通过会议和团队建设活动更好地了解彼此，创造友好的工作环境和更好的集体。

提高员工生产力

有时，员工可能会发现自己面临着不知道如何解决的问题，而沟通在这里起着重要作用。 所有员工都需要意识到他们有可以依赖的人，但要相互信任，就需要存在有效的业务沟通。

通过混合前面提到的内部业务通信类型，您将能够为所有员工创造一个安全的空间，从而提高他们的生产力。

提高客户满意度

客户是企业的守门人，让客户满意成为企业最关心的问题之一。 要跟踪客户满意度，您可以使用各种客户服务平台。 外部业务沟通将为您的客户提供安全和信任。 以下是外部沟通如何影响客户满意度的一些方式：

• 更好的整体客户体验

拥有出色的客户支持和外部沟通将使您的客户信任您的公司并依赖您公司解决问题的能力。 友好的沟通让您的客户知道您在这里为他们服务，并准备好解决可能出现的任何问题。

• 提高客户保留率

如前所述，您可以通过与客户进行有效的外部沟通来获得信任。 这意味着您的公司将获得忠实的客户，他们最终会向其他人推荐您的公司。 没有什么比让您的客户满意更重要的了。

正如著名财务顾问康妮·埃德勒 (Connie Edler) 曾经说过的那样：“出色的客户服务是任何公司的首要工作！ 这是公司的个性，也是客户回来的原因。 没有客户，就没有公司！”

跟踪业务沟通的 5 种简单方法

必须监控内部和外部公司通信可能会让人不知所措。 但是，有一些简单的方法可以使跟踪业务通信变得简单。

将来自多个渠道的通信收集到一个地方

如前所述，有不同类型的业务通信，将它们全部集中在一个地方是深入了解公司周围流通的所有数据的绝佳方式。 将您的通信数据存储在您附近，以便您可以在需要时轻松访问它。

设置多个自动回复

自动回复是让外部各方知道您关心他们而无需手动解释的好方法。 跟踪可能来自公司外部的所有可能情况，并为所有这些情况设置自动回复。

这种方法的好处是您可以同时深入了解多个对话，而无需单独参与每个对话。

利用过滤器和标签来组织交互

由于公司通常有多个分支机构，因此所有分支机构的情况很可能各不相同。 为了轻松跟踪所有这些分支机构和不同情况下的业务通信，您应该使用过滤器和标签组织上述通信。

您无需花费数小时来寻找特定的对话——只需拉出标签，您就会轻松找到它。

监控社交媒体活动以进行数据分析

社交媒体已成为最常用的通讯工具之一。 许多人在社交媒体上营销他们的业务以获得更多关注。 通过使用有效的工具，社交媒体可以成为分析外部通信的好方法。

Mediatoolkit 提供了一种在社交媒体上监控您的品牌的简单方法，让您可以即时了解人们直接通过 Facebook、Twitter、Youtube、博客和论坛等社交渠道对您的评价。 您可以根据自己的兴趣创建个性化报告，或使用情绪评分、语言或地理位置等高级过滤器。

阅读社交媒体聆听如何提高客户拥护度

通过监控您的社交媒体活动，您可以改善客户服务并确定受众的偏好。

确定可深入了解客户和员工行为的关键指标

跟踪业务沟通的最简单方法之一是探索客户和员工行为。 您可以通过识别和使用关键指标的流程库示例来确定最常见的问题及其发生的原因，这些示例提供对客户和员工行为的洞察力。

然后，您将能够针对这些问题采取行动并立即解决问题，这适用于内部和外部业务沟通，是一个很好的解决问题的工具。

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最后的想法

有效的业务沟通是保持健康和高效工作环境的最重要方式之一。 此外，商务沟通可以改善第三方沟通，如客户沟通、赞助商沟通等。

通过专注于业务沟通，您将能够改善客户体验并促进业务增长。 俗话说：“沟通是关键”——这句话适用于生活和商业的任何方面。

然而，跟踪您的业务通信可能会让人不知所措，因此我们提供了一些方法来简化通信跟踪过程。

Oliver Stasinszky 是 LiveAgent 的外展团队负责人，具有电子商务和客户服务背景。 热衷于写作、阅读和学习如何演奏他遇到的任何乐器。