5 moduri ușoare de a urmări comunicarea în afaceri în 2022

Comunicarea în afaceri este unul dintre instrumentele esențiale pe care le puteți folosi pentru a vă menține afacerea să funcționeze corect. Acest tip de comunicare vă permite să determinați nevoile și dorințele angajaților și clienților și să acționați în consecință. De aceea, îmbunătățirea comunicării de afaceri în compania dumneavoastră poate aduce multe beneficii și poate contribui la productivitatea generală.

Citiți Productivitate în PR: beneficii, sfaturi, cele mai bune instrumente și cărți

Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să urmăriți toate datele care circulă în jurul companiei dvs. Există diferite moduri prin care comunicarea eficientă poate aduce beneficii companiei dumneavoastră, dar le vom discuta mai târziu. În primul rând, să definim ce este comunicarea de afaceri și să ne uităm la toate tipurile diferite.

Ce este comunicarea de afaceri?

Comunicarea de afaceri presupune partajarea de informații sau transferul de date între oameni (sau de la o companie la alta) într-un anumit loc de muncă și în afara companiei. Deși este o metodă excelentă de a gestiona sarcinile și de a optimiza organizarea la locul de muncă, este, de asemenea, o modalitate excelentă de a ține pasul cu nevoile clienților noi și existenți.

Citiți Cum să utilizați monitorizarea media pentru a vă stimula strategia de comunicare

Există câteva „reguli” generale în comunicare numite 7C . Aceste reguli vă pot ajuta să stabiliți o comunicare clară și coerentă între persoanele dintr-un anumit grup (în acest caz, un loc de muncă). Iată cei 7C și ceea ce reprezintă:

• Consolidarea credibilității încrederii între comunicatori;
• Politețe-stabilirea unor relații puternice;
• Claritate - menținerea schimbului de date clar și coerent;
• Corectitudine - folosirea unui limbaj corect din punct de vedere gramatical și politic;
• Consecvența – asigurarea stabilității între comunicatori;
• Concretitate care oferă date precise;
• Concizie - menținerea conversației precise.

Respectarea acestor reguli poate face comunicarea dvs. de afaceri mai eficientă și locul de muncă mai productiv. Aceste reguli sunt deosebit de importante dacă doriți să îmbunătățiți comunicarea în timp ce gestionați o afacere mică - aceste afaceri trebuie să se concentreze pe comunicare pentru a stabili un mediu de lucru sănătos.

Două tipuri de comunicare în afaceri

Comunicarea de afaceri poate fi împărțită în două tipuri: internă și externă. După cum sugerează și numele, comunicarea internă este comunicarea între membrii echipei la locul de muncă. Comunicarea externă se caracterizează prin comunicarea cu terți din afara companiei (clienți, presă, sponsori etc.).

Aceste două tipuri sunt la fel de importante pentru crearea și menținerea unui mediu de lucru sănătos. Iată ce caracterizează aceste tipuri de comunicare.

Comunicare internă

Comunicarea internă se realizează într-un loc de muncă în care datele sunt partajate între angajați. Acest tip de comunicare mai poate fi împărțit în trei categorii:

• Comunicarea internă ascendentă este caracterizată de rapoarte care sunt livrate managerilor sau directorilor executivi. Acest tip îi ajută pe directori să țină evidența a ceea ce se întâmplă în companie.
• Comunicarea internă descendentă începe de la ramura de management și merge către membrii personalului. Managerii furnizează rapoarte privind procedurile, organizarea și alte elemente formale.
• Comunicarea laterală internă se face între ramurile în sine. De exemplu, reprezentanții de vânzări comunică cu echipele financiare și invers. Comunicarea laterală permite lucrul în echipă între diferite ramuri ale aceleiași companii.

Comunicarea externă

Comunicarea externă constă în comunicarea reprezentanților companiei cu părți externe sau terți precum sponsori, clienți etc. Reprezentanții de vânzări, de exemplu, comunică extern cu clienții, în încercarea de a vinde produse sau servicii.

Acest tip de comunicare este ceea ce aduce companiei creștere și prosperitate. Prin urmare, este vital să păstrați comunicațiile externe prietenoase și profesionale. Cu acest tip de comunicare, cei 7C pot juca un rol major, deoarece aceste reguli fac comunicarea eficientă și mențin relații bune cu părțile externe.

Cum poate beneficia de afaceri comunicarea de afaceri?

Comunicarea eficientă în afaceri este unul dintre cei mai importanți pași către asigurarea unui loc de muncă productiv pentru angajații dvs. și asigurarea prosperității companiei dvs. Vom enumera mai jos multe beneficii ale stabilirii unei comunicări de afaceri sănătoase și eficiente.

Rupe silozurile de comunicare

Silozurile de comunicare implică o diviziune în cadrul companiei dvs., cum ar fi sucursale care lucrează independent una de cealaltă. Cu toate acestea, toate aceste ramuri fac parte din unitatea mai mare și, prin urmare, trebuie să coopereze.

Puteți folosi comunicarea de afaceri ca instrument cel mai puternic pentru a obține o cooperare eficientă în cadrul unei companii. Oamenii se vor cunoaște mai bine prin întâlniri și activități de team-building, creând un mediu de lucru prietenos și un colectiv mai bun.

Productivitate sporită a angajaților

Uneori, angajații se pot trezi în fața unei probleme pe care nu știu cum să o rezolve, iar comunicarea joacă un rol major aici. Toți angajații trebuie să fie conștienți că au pe cineva pe care să se bazeze, dar pentru a avea încredere unul în altul, trebuie să existe o comunicare eficientă în afaceri.

Combinând tipurile de comunicare internă de afaceri menționate anterior, veți putea crea un spațiu sigur pentru toți angajații dvs., sporind astfel productivitatea acestora.

Satisfacția clienților îmbunătățită

Clienții sunt paznicii afacerilor, ceea ce face din satisfacția clienților una dintre preocupările majore ale companiilor. Pentru a urmări satisfacția clienților, puteți utiliza diverse platforme de servicii pentru clienți. Comunicarea externă de afaceri va oferi clienților dumneavoastră securitate și încredere. Iată câteva dintre modurile în care comunicarea externă poate afecta satisfacția clienților:

• Experiență generală mai bună a clienților

Având asistență excelentă pentru clienți și comunicare externă, clienții dvs. vor avea încredere în compania dvs. și se vor baza pe abilitățile companiei dvs. de rezolvare a problemelor. Comunicarea prietenoasă le permite clienților să știe că sunteți aici pentru ei și gata să rezolvați orice probleme care pot apărea.

• Îmbunătățește retenția clienților

După cum sa spus anterior, câștigi încredere prin dezvoltarea unei comunicări externe eficiente cu clienții tăi. Asta înseamnă că compania ta va câștiga clienți fideli care, în cele din urmă, vor recomanda compania ta altora. Nimic nu este mai important decât să-ți păstrezi clienții mulțumiți.

După cum Connie Edler, un consultant financiar renumit, a spus odată: „Serviciul excelent pentru clienți este locul de muncă numărul unu în orice companie! Este personalitatea companiei și motivul pentru care clienții revin. Fără clienți, nu există companie!”

5 moduri ușoare de a ține evidența comunicării în afaceri

Trebuie să monitorizezi atât comunicarea internă, cât și cea externă a companiei poate fi copleșitoare. Cu toate acestea, există câteva metode simple care pot face ușoară urmărirea comunicațiilor de afaceri.

Colectați comunicarea de pe mai multe canale într-un singur loc

După cum am menționat anterior, există diferite tipuri de comunicații de afaceri, iar păstrarea lor pe toate într-un singur loc este o modalitate excelentă de a obține o perspectivă asupra tuturor datelor care circulă în jurul companiei dvs. Stocați datele de comunicare aproape de dvs., astfel încât să le puteți accesa cu ușurință ori de câte ori este necesar.

Configurați mai mulți autorespondere

Autoresponders sunt o modalitate excelentă de a informa părțile externe că vă pasă de ele, fără a explica manual. Urmăriți toate situațiile posibile care pot veni din afara companiei dvs. și configurați un răspuns automat pentru toate acestea.

Avantajul acestei metode este că puteți obține o perspectivă asupra mai multor conversații simultan, fără a fi nevoie să interacționați cu fiecare în parte.

Profitați de filtre și etichete pentru a organiza interacțiunile

Deoarece companiile au de obicei mai multe sucursale, scenariul va diferi cel mai probabil în toate. Pentru a urmări cu ușurință comunicarea de afaceri în toate aceste ramuri și diferite situații, ar trebui să organizați respectivele comunicări cu filtre și etichete.

Nu va trebui să petreceți ore întregi căutând o anumită conversație – pur și simplu scoateți eticheta și o veți găsi cu ușurință.

Monitorizați activitatea rețelelor sociale pentru analiza datelor

Social media a devenit unul dintre cele mai utilizate instrumente de comunicare. Mulți oameni își comercializează afacerile pe rețelele sociale pentru a câștiga mai multă atenție. Folosind un instrument eficient, social media poate fi o modalitate excelentă de analiză a comunicării externe.

Mediatoolkit oferă o modalitate ușoară de a vă monitoriza marca pe rețelele sociale, vă oferă o imagine de ansamblu instantanee a ceea ce spun oamenii despre dvs. direct prin canalele sociale precum Facebook, Twitter, Youtube, bloguri și forumuri. Puteți crea rapoarte personalizate în funcție de interesul dvs. sau puteți accesa filtre avansate, cum ar fi scorul de sentiment, limba sau locația geografică.

Citiți cum ascultarea rețelelor sociale poate crește susținerea clienților

Prin monitorizarea activității dvs. pe rețelele sociale, puteți îmbunătăți serviciile pentru clienți și puteți determina preferințele audienței dvs.

Identificați valorile cheie care oferă o perspectivă asupra comportamentului clienților și angajaților

Una dintre cele mai ușoare moduri de a urmări comunicarea dvs. de afaceri este prin explorarea comportamentului clienților și angajaților. Puteți determina cele mai frecvente probleme și de ce apar prin identificarea și utilizarea exemplelor de biblioteci de procese ale parametrilor cheie care oferă o perspectivă asupra comportamentului clienților și angajaților.

Apoi veți putea acționa asupra acestor probleme și rezolva cauza în cel mai scurt timp, ceea ce se aplică atât comunicării interne, cât și externe a afacerii și poate fi un instrument excelent de rezolvare a problemelor.

Citiți valorile mărcii explicate: tot ce puteți găsi în rapoartele Mediatoolkit

Gânduri finale

Comunicarea eficientă în afaceri este una dintre cele mai importante modalități de a menține un mediu de lucru sănătos și productiv. Mai mult, comunicarea de afaceri poate îmbunătăți comunicarea terților, cum ar fi comunicarea cu clienții, comunicarea cu sponsorul etc.

Concentrându-vă pe comunicarea de afaceri, veți putea îmbunătăți experiența clienților și vă veți face afacerea să crească. După cum se spune: „Comunicarea este cheia” – aceasta poate fi aplicată oricărui aspect al vieții și al afacerii.

Cu toate acestea, urmărirea comunicării dvs. de afaceri poate fi copleșitoare, așa că am prezentat câteva modalități de a ușura procesul de urmărire a comunicării.

Oliver Stasinszky este lider de echipă de informare la LiveAgent, cu experiență în comerț electronic și servicii pentru clienți. Pasionat de scris, de citit și de a învăța să cânte la orice instrument muzical pe care îl întâlnește.