2022'de İş İletişimini Takip Etmenin 5 Kolay Yolu

İş iletişimi, işletmenizin düzgün çalışmasını sağlamak için kullanabileceğiniz temel araçlardan biridir. Bu iletişim türü, çalışanlarınızın ve müşterilerinizin ihtiyaç ve isteklerini belirlemenizi ve buna göre hareket etmenizi sağlar. Bu nedenle şirketinizde iş iletişimini geliştirmek birçok fayda sağlayabilir ve genel üretkenliğe katkıda bulunabilir.

Halkla İlişkilerde Verimlilik: Faydalar, İpuçları, En İyi Araçlar ve Kitapları Okuyun

Ancak bunu yapmak için şirketinizde dolaşan tüm verileri takip etmeniz gerekir. Etkili iletişimin şirketinize fayda sağlayabileceği çeşitli yollar vardır, ancak bunları daha sonra tartışacağız. İlk olarak, iş iletişiminin ne olduğunu tanımlayalım ve tüm farklı türlere bakalım.

İş İletişimi Nedir?

İş iletişimi, belirli bir işyerinde ve şirket dışında insanlar arasında (veya bir şirketten diğerine) bilgi paylaşımını veya veri aktarımını içerir. İş yerinde görevleri yönetmek ve organizasyonu optimize etmek için harika bir yöntem olsa da, yeni ve mevcut müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamanın da mükemmel bir yoludur.

İletişim Stratejinizi Güçlendirmek için Medya İzlemeyi Nasıl Kullanacağınızı Okuyun

İletişimde 7C denilen bazı genel “kurallar” vardır. Bu kurallar, belirli bir gruptaki (bu durumda bir iş yeri) insanlar arasında açık ve tutarlı bir iletişim kurmanıza yardımcı olabilir. İşte 7C'ler ve ne anlama geldikleri:

• İletişimciler arasında güvenilirlik oluşturan güven;
• Nezaket-güçlü ilişkiler kurmak;
• Berraklık - veri paylaşımını açık ve tutarlı tutmak;
• Doğruluk - gramer açısından ve politik olarak doğru bir dil kullanmak;
• İletişimciler arasında tutarlılık sağlayan istikrar;
• Somutluk veren kesin veriler;
• Özlülük-sohbeti kesin tutmak.

Bu kurallara uymak, iş iletişiminizi daha verimli ve iş yerinizi daha verimli hale getirebilir. Küçük bir işletmeyi yönetirken iletişimi geliştirmek istiyorsanız bu kurallar özellikle önemlidir - bu işletmelerin sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturmak için iletişime odaklanması gerekir.

İki Tür İş İletişimi

İş iletişimi iki türe ayrılabilir: iç ve dış. Adından da anlaşılacağı gibi, iç iletişim, bir işyerinde ekip üyeleri arasındaki iletişimdir. Dış iletişim, şirket dışındaki üçüncü taraflarla (müşteriler, basın, sponsorlar vb.) iletişim kurulması ile karakterize edilir.

Bu iki tip, sağlıklı bir çalışma ortamı yaratmak ve sürdürmek için eşit derecede önemlidir. İşte bu iletişim türlerini karakterize eden şey.

İçsel iletişim

İç iletişim, verilerin çalışanlar arasında paylaşıldığı bir iş yeri içinde gerçekleştirilir. Bu tür iletişim ayrıca üç kategoriye ayrılabilir:

• Dahili yukarı iletişim , yöneticilere veya CEO'lara iletilen raporlarla karakterize edilir. Bu tür, yöneticilerin şirkette neler olup bittiğini takip etmesine yardımcı olur.
• Aşağıya doğru içsel iletişim , yönetim şubesinden başlar ve personele kadar gider. Yöneticiler prosedürler, organizasyon ve diğer resmi unsurlar hakkında raporlar sunar.
• Dahili yanal iletişim şubelerin kendi aralarında yapılır. Örneğin, satış temsilcileri finans ekipleriyle iletişim kurar ve bunun tersi de geçerlidir. Yanal iletişim, aynı şirketteki farklı şubeler arasında ekip çalışmasını sağlar.

Dış İletişim

Dış iletişim, şirket temsilcilerinin dış taraflarla veya sponsorlar, müşteriler vb.

Bu tür bir iletişim, şirkete büyüme ve refah getiren şeydir. Bu nedenle, dış iletişimleri samimi ve profesyonel tutmak çok önemlidir. Bu tür iletişimde, 7C'ler önemli bir rol oynayabilir çünkü bu kurallar iletişimi etkili kılar ve dış taraflarla iyi ilişkiler sürdürür.

İş İletişimi İşletmelere Nasıl Fayda Sağlayabilir?

Etkili iş iletişimi, çalışanlarınız için verimli bir iş yeri sağlamanın ve şirketinizin refahını sağlamanın en önemli adımlarından biridir. Sağlıklı ve etkili iş iletişimi kurmanın birçok faydasını aşağıda sıralayacağız.

İletişim silolarını yıkar

İletişim siloları, şirketinizde birbirinden bağımsız çalışan şubeler gibi bir bölünmeyi ifade eder. Ancak bu şubelerin hepsi daha büyük birimin bir parçasıdır ve bu nedenle işbirliği yapmaları gerekir.

Bir şirket içinde etkili işbirliği sağlamak için iş iletişimini en güçlü aracınız olarak kullanabilirsiniz. İnsanlar toplantılar ve ekip oluşturma faaliyetleri yoluyla birbirlerini daha iyi tanıyacaklar, arkadaşça bir çalışma ortamı ve daha iyi bir kolektif yaratacaklar.

Gelişmiş çalışan üretkenliği

Bazen çalışanlar kendilerini nasıl çözeceklerini bilmedikleri bir sorunla karşı karşıya bulabilirler ve burada iletişim büyük rol oynar. Tüm çalışanların güvenecek birileri olduğunun farkında olmaları gerekir, ancak birbirlerine güvenmeleri için verimli iş iletişiminin var olması gerekir.

Daha önce bahsedilen dahili iş iletişimi türlerini karıştırarak tüm çalışanlarınız için güvenli bir alan yaratabilecek ve böylece verimliliklerini artırabileceksiniz.

İyileştirilmiş müşteri memnuniyeti

Müşteriler, işletmelerin kapı bekçileridir ve müşteri memnuniyetini şirketlerin en önemli endişelerinden biri haline getirir. Müşteri memnuniyetini izlemek için çeşitli müşteri hizmetleri platformlarını kullanabilirsiniz. Harici iş iletişimi, müşterilerinize güvenlik ve güven sağlayacaktır. Dış iletişimin müşteri memnuniyetini nasıl etkileyebileceğinden bazıları şunlardır:

• Daha iyi genel müşteri deneyimi

Mükemmel müşteri desteğine ve dış iletişime sahip olmak, müşterilerinizin şirketinize ve şirketinizin problem çözme becerilerine güvenmesine yol açacaktır. Dostane iletişim, müşterilerinizin onlar için burada olduğunuzu ve ortaya çıkabilecek sorunları çözmeye hazır olduğunuzu bilmelerini sağlar.

• Müşteriyi elde tutma oranını artırır

Daha önce de belirtildiği gibi, müşterilerinizle etkili dış iletişim geliştirerek güven kazanırsınız. Bu, şirketinizin sonunda şirketinizi başkalarına tavsiye edecek sadık müşteriler kazanacağı anlamına gelir. Müşterilerinizi memnun etmekten daha önemli bir şey yoktur.

Tanınmış bir mali danışman olan Connie Edler'in bir keresinde söylediği gibi, "Mükemmel müşteri hizmeti, herhangi bir şirkette bir numaralı iştir! Şirketin kişiliği ve müşterilerin geri gelme sebebidir. Müşteriler yoksa şirket de yoktur!”

İş İletişimini Takip Etmenin 5 Kolay Yolu

Hem dahili hem de harici şirket iletişimini izlemek zorunda kalmak bunaltıcı olabilir. Ancak, iş iletişimlerini takip etmeyi basitleştirebilecek birkaç basit yöntem vardır.

Birden çok kanaldan gelen iletişimi tek bir yerde toplayın

Daha önce bahsedildiği gibi, farklı iş iletişimi türleri vardır ve hepsini tek bir yerde tutmak, şirketinizde dolaşan tüm veriler hakkında bilgi edinmenin mükemmel bir yoludur. İletişim verilerinizi, gerektiğinde kolayca erişebilmek için yakınınızda saklayın.

Birden fazla otomatik yanıtlayıcı kurun

Otomatik yanıtlayıcılar, harici taraflara manuel olarak açıklamaya gerek duymadan onları önemsediğinizi bildirmenin harika bir yoludur. Şirketinizin dışından gelebilecek tüm olası durumları takip edin ve hepsi için otomatik yanıt kurun.

Bu yöntemin avantajı, her biriyle ayrı ayrı ilgilenmeye gerek kalmadan aynı anda birkaç sohbet hakkında fikir edinebilmenizdir.

Etkileşimleri düzenlemek için filtrelerden ve etiketlerden yararlanın

Şirketlerin genellikle birden fazla şubesi olduğundan, senaryo büyük olasılıkla hepsinde farklı olacaktır. Tüm bu şubelerde ve farklı durumlarda iş iletişimini kolayca takip edebilmek için söz konusu iletişimleri filtreler ve etiketler ile düzenlemelisiniz.

Belirli bir sohbeti aramak için saatler harcamak zorunda kalmayacaksınız - sadece etiketi çıkarın ve kolayca bulacaksınız.

Veri analitiği için sosyal medya etkinliğini izleyin

Sosyal medya en çok kullanılan iletişim araçlarından biri haline geldi. Birçok kişi daha fazla dikkat çekmek için işletmelerini sosyal medyada pazarlar. Etkili bir araç kullanarak sosyal medya, dış iletişimi analiz etmenin harika bir yolu olabilir.

Mediatoolkit, markanızı sosyal medyada izlemenin kolay bir yolunu sunar ve insanların doğrudan Facebook, Twitter, Youtube, Bloglar ve Forumlar gibi sosyal kanallar aracılığıyla sizin hakkınızda neler söylediğine dair anında bir genel bakış sağlar. İlgi alanınıza göre kişiselleştirilmiş raporlar oluşturabilir veya duyarlılık puanı, dil veya coğrafi konum gibi gelişmiş filtrelere girebilirsiniz.

Sosyal Medya Dinlemenin Müşteri Savunuculuğunu Nasıl Artırabileceğini Okuyun

Sosyal medya etkinliğinizi izleyerek müşteri hizmetlerini geliştirebilir ve hedef kitlenizin tercihlerini belirleyebilirsiniz.

Müşteri ve çalışan davranışı hakkında içgörü sağlayan temel ölçümleri belirleyin

İş iletişiminizi izlemenin en kolay yollarından biri, müşteri ve çalışan davranışını keşfetmektir. Müşteri ve çalışan davranışı hakkında içgörü sağlayan temel metriklerin süreç kitaplığı örneklerini tanımlayıp kullanarak en yaygın sorunları ve neden ortaya çıktıklarını belirleyebilirsiniz.

Daha sonra, hem iç hem de dış iş iletişimi için geçerli olan ve harika bir sorun çözme aracı olabilecek bu sorunlara göre hareket edebilecek ve nedenini hemen çözebileceksiniz.

Açıklanan Marka Metriklerini Okuyun: Mediatoolkit Raporlarınızda Bulabileceğiniz Her Şey

Son düşünceler

Etkili iş iletişimi, sağlıklı ve üretken bir çalışma ortamını korumanın en önemli yollarından biridir. Ayrıca, iş iletişimi, müşteri iletişimi, sponsor iletişimi vb. gibi üçüncü taraf iletişimini geliştirebilir.

İş iletişimine odaklanarak, müşterilerinizin deneyimini iyileştirebilecek ve işinizi büyütebileceksiniz. Söylediği gibi: "İletişim anahtardır" - bu, hayatın ve işin herhangi bir yönüne uygulanabilir.

Ancak, iş iletişiminizi takip etmek bunaltıcı olabilir, bu nedenle iletişim izleme sürecini kolaylaştırmanın bazı yollarını sunduk.

Oliver Stasinszky, LiveAgent'ta e-ticaret ve müşteri hizmetleri geçmişi olan bir sosyal yardım ekibi lideridir. Yazma, okuma ve karşısına çıkan herhangi bir müzik aletini çalmayı öğrenme konusunda tutkulu.