2022 年跟踪業務溝通的 5 種簡便方法

商務溝通是您可以用來保持業務正常運行的重要工具之一。 這種類型的溝通使您能夠確定員工和客戶的需求和願望，並採取相應的行動。 這就是為什麼改善公司的業務溝通可以帶來許多好處並有助於提高整體生產力的原因。

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然而，要做到這一點，您需要跟踪在公司內循環的所有數據。 有效的溝通可以通過多種方式使您的公司受益，但我們將在稍後討論。 首先，讓我們定義什麼是商務溝通並查看所有不同的類型。

什麼是商務溝通？

商務溝通涉及在特定工作場所內和公司外的人員之間（或從一家公司到另一家公司）共享信息或傳輸數據。 雖然這是在工作場所管理任務和優化組織的好方法，但它也是滿足新老客戶需求的絕佳方式。

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溝通中有一些通用的“規則”，稱為7C 。 這些規則可以幫助您在特定群體（在本例中為工作場所）中的人之間建立清晰、連貫的溝通。 以下是 7C 及其代表的含義：

• 傳播者之間的信譽建立信任；
• 禮貌——建立牢固的關係；
• 清晰——保持數據共享的清晰和連貫；
• 正確性——使用語法和政治上正確的語言；
• 一致性——保證通信者之間的穩定性；
• 具體性——給出精確的數據；
• 簡潔——保持談話的精確性。

遵循這些規則可以使您的業務溝通更高效，工作場所更有效率。 如果您想在管理小型企業的同時改善溝通，這些規則尤為重要——這些企業需要專注於溝通以建立健康的工作環境。

兩種商務溝通方式

商務溝通可以分為內部和外部兩種類型。 顧名思義，內部溝通是工作場所團隊成員之間的溝通。 外部溝通的特點是與公司外部的第三方（客戶、媒體、贊助商等）進行溝通。

這兩種類型對於創建和維護健康的工作環境同樣重要。 以下是這些通信類型的特徵。

內部溝通

內部通信在員工之間共享數據的工作場所內進行。 這種類型的通信可以進一步分為三類：

• 內部向上溝通的特點是向經理或 CEO 提交報告。 這種類型有助於管理人員跟踪公司中發生的事情。
• 內部向下溝通從管理部門開始，到員工。 管理人員提供有關程序、組織和其他正式要素的報告。
• 內部橫向通信在分支機構之間完成。 例如，銷售代表與財務團隊溝通，反之亦然。 橫向溝通使同一公司不同分支機構之間的團隊合作成為可能。

對外交流

外部溝通包括公司代表與外部各方或第三方（如贊助商、客戶等）的溝通。例如，銷售代表與客戶進行外部溝通，試圖銷售產品或服務。

這種類型的溝通帶來了公司的成長和繁榮。 因此，保持外部溝通友好和專業是至關重要的。 通過這種類型的溝通，7C 可以發揮重要作用，因為這些規則可以使溝通有效並與外部各方保持良好的關係。

商務溝通如何使企業受益？

有效的業務溝通是為您的員工提供高效工作場所和確保公司繁榮的最重要步驟之一。 我們將在下面列出建立健康有效的業務溝通的許多好處。

打破溝通孤島

溝通孤島意味著您公司內部的一個部門，例如彼此獨立工作的分支機構。 然而，所有這些分支機構都是更大單位的一部分，因此需要合作。

您可以使用商務溝通作為您在公司內部實現有效合作的最有力工具。 人們將通過會議和團隊建設活動更好地了解彼此，創造友好的工作環境和更好的集體。

提高員工生產力

有時，員工可能會發現自己面臨著不知道如何解決的問題，而溝通在這裡起著重要作用。 所有員工都需要意識到他們有可以依賴的人，但要相互信任，就需要存在有效的業務溝通。

通過混合前面提到的內部業務通信類型，您將能夠為所有員工創造一個安全的空間，從而提高他們的生產力。

提高客戶滿意度

客戶是企業的守門人，讓客戶滿意成為企業最關心的問題之一。 要跟踪客戶滿意度，您可以使用各種客戶服務平台。 外部業務溝通將為您的客戶提供安全和信任。 以下是外部溝通如何影響客戶滿意度的一些方式：

• 更好的整體客戶體驗

擁有出色的客戶支持和外部溝通將使您的客戶信任您的公司並依賴您公司解決問題的能力。 友好的溝通讓您的客戶知道您在這里為他們服務，並準備好解決可能出現的任何問題。

• 提高客戶保留率

如前所述，您可以通過與客戶進行有效的外部溝通來獲得信任。 這意味著您的公司將獲得忠實的客戶，他們最終會向其他人推薦您的公司。 沒有什麼比讓您的客戶滿意更重要的了。

正如著名財務顧問康妮·埃德勒 (Connie Edler) 曾經說過的那樣：“出色的客戶服務是任何公司的首要工作！ 這是公司的個性，也是客戶回來的原因。 沒有客戶，就沒有公司！”

跟踪業務溝通的 5 種簡單方法

必須監控內部和外部公司通信可能會讓人不知所措。 但是，有一些簡單的方法可以使跟踪業務通信變得簡單。

將來自多個渠道的通信收集到一個地方

如前所述，有不同類型的業務通信，將它們全部集中在一個地方是深入了解公司周圍流通的所有數據的絕佳方式。 將您的通信數據存儲在您附近，以便您可以在需要時輕鬆訪問它。

設置多個自動回复

自動回復是讓外部各方知道您關心他們而無需手動解釋的好方法。 跟踪可能來自公司外部的所有可能情況，並為所有這些情況設置自動回复。

這種方法的好處是您可以同時深入了解多個對話，而無需單獨參與每個對話。

利用過濾器和標籤來組織交互

由於公司通常有多個分支機構，因此所有分支機構的情況很可能各不相同。 為了輕鬆跟踪所有這些分支機構和不同情況下的業務通信，您應該使用過濾器和標籤組織上述通信。

您無需花費數小時來尋找特定的對話——只需拉出標籤，您就會輕鬆找到它。

監控社交媒體活動以進行數據分析

社交媒體已成為最常用的通訊工具之一。 許多人在社交媒體上營銷他們的業務以獲得更多關注。 通過使用有效的工具，社交媒體可以成為分析外部通信的好方法。

Mediatoolkit 提供了一種在社交媒體上監控您的品牌的簡單方法，讓您可以即時了解人們直接通過 Facebook、Twitter、Youtube、博客和論壇等社交渠道對您的評價。 您可以根據自己的興趣創建個性化報告，或使用情緒評分、語言或地理位置等高級過濾器。

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通過監控您的社交媒體活動，您可以改善客戶服務並確定受眾的偏好。

確定可深入了解客戶和員工行為的關鍵指標

跟踪業務溝通的最簡單方法之一是探索客戶和員工行為。 您可以通過識別和使用關鍵指標的流程庫示例來確定最常見的問題及其發生的原因，這些示例提供對客戶和員工行為的洞察力。

然後，您將能夠針對這些問題採取行動並立即解決問題，這適用於內部和外部業務溝通，是一個很好的解決問題的工具。

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最後的想法

有效的業務溝通是保持健康和高效工作環境的最重要方式之一。 此外，商務溝通可以改善第三方溝通，如客戶溝通、贊助商溝通等。

通過專注於業務溝通，您將能夠改善客戶體驗並促進業務增長。 俗話說：“溝通是關鍵”——這句話適用於生活和商業的任何方面。

然而，跟踪您的業務通信可能會讓人不知所措，因此我們提供了一些方法來簡化通信跟踪過程。

Oliver Stasinszky 是 LiveAgent 的外展團隊負責人，具有電子商務和客戶服務背景。 熱衷於寫作、閱讀和學習如何演奏他遇到的任何樂器。