5 façons simples de suivre la communication d'entreprise en 2022

La communication d'entreprise est l'un des outils essentiels que vous pouvez utiliser pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Ce type de communication vous permet de déterminer les besoins et les désirs de vos employés et clients et d'agir en conséquence. C'est pourquoi l'amélioration de la communication professionnelle dans votre entreprise peut apporter de nombreux avantages et contribuer à la productivité globale.

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Cependant, pour ce faire, vous devez garder une trace de toutes les données qui circulent dans votre entreprise. Il existe différentes manières dont une communication efficace peut bénéficier à votre entreprise, mais nous en discuterons plus tard. Tout d'abord, définissons ce qu'est la communication d'entreprise et examinons tous les différents types.

Qu'est-ce que la Communication d'Entreprise ?

La communication d'entreprise implique le partage d'informations ou le transfert de données entre des personnes (ou d'une entreprise à une autre) au sein d'un lieu de travail particulier et à l'extérieur de l'entreprise. S'il s'agit d'une excellente méthode pour gérer les tâches et optimiser l'organisation sur le lieu de travail, c'est également un excellent moyen de répondre aux besoins des clients nouveaux et existants.

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Il existe des « règles » générales en communication appelées les 7C . Ces règles peuvent vous aider à établir une communication claire et cohérente entre les personnes d'un groupe particulier (dans ce cas, un lieu de travail). Voici les 7C et ce qu'ils représentent :

• Crédibilité de la confiance entre les communicateurs ;
• Courtoisie - établir des relations solides ;
• Clarté - garder le partage de données clair et cohérent ;
• Exactitude - utiliser un langage grammaticalement et politiquement correct ;
• Cohérence assurant la stabilité entre les communicateurs ;
• Concrétude donnant des données précises ;
• Concision-garder la conversation précise.

Le respect de ces règles peut rendre votre communication professionnelle plus efficace et votre lieu de travail plus productif. Ces règles sont particulièrement importantes si vous souhaitez améliorer la communication tout en gérant une petite entreprise - ces entreprises doivent se concentrer sur la communication pour établir un environnement de travail sain.

Deux types de communication d'entreprise

La communication d'entreprise peut être divisée en deux types : interne et externe. Comme son nom l'indique, la communication interne est la communication entre les membres d'une équipe sur un lieu de travail. La communication externe se caractérise par la communication avec des tiers extérieurs à l'entreprise (clients, presse, sponsors, etc.).

Ces deux types sont tout aussi importants pour créer et maintenir un environnement de travail sain. Voici ce qui caractérise ces types de communication.

Communication interne

La communication interne est effectuée au sein d'un lieu de travail où les données sont partagées entre les employés. Ce type de communication peut être divisé en trois catégories :

• La communication ascendante interne se caractérise par des rapports qui sont remis aux managers ou aux PDG. Ce type aide les dirigeants à suivre ce qui se passe dans l'entreprise.
• La communication interne vers le bas commence à partir de la branche de gestion et va aux membres du personnel. Les managers fournissent des rapports sur les procédures, l'organisation et d'autres éléments formels.
• La communication latérale interne se fait entre les branches elles-mêmes. Par exemple, les commerciaux communiquent avec les équipes financières et inversement. La communication latérale permet le travail d'équipe entre les différentes branches d'une même entreprise.

Communication externe

La communication externe consiste en la communication des représentants de l'entreprise avec des parties externes ou des tiers tels que des sponsors, des clients, etc. Les représentants commerciaux, par exemple, communiquent en externe avec des clients, dans le but de vendre des produits ou des services.

Ce type de communication est ce qui apporte la croissance et la prospérité de l'entreprise. Ainsi, il est essentiel de maintenir des communications externes amicales et professionnelles. Avec ce type de communication, les 7C peuvent jouer un rôle majeur puisque ces règles rendent la communication efficace et maintiennent de bonnes relations avec les parties externes.

Comment la communication d'entreprise peut-elle profiter aux entreprises ?

Une communication d'entreprise efficace est l'une des étapes les plus importantes pour fournir un lieu de travail productif à vos employés et assurer la prospérité de votre entreprise. Nous énumérerons ci-dessous de nombreux avantages d'établir une communication d'entreprise saine et efficace.

Décompose les silos de communication

Les silos de communication impliquent une division au sein de votre entreprise, comme des succursales qui travaillent indépendamment les unes des autres. Cependant, toutes ces branches font partie de l'unité plus grande et doivent donc coopérer.

Vous pouvez utiliser la communication d'entreprise comme votre outil le plus puissant pour parvenir à une coopération efficace au sein d'une entreprise. Les gens apprendront à mieux se connaître grâce à des réunions et des activités de team building, créant un environnement de travail convivial et un meilleur collectif.

Amélioration de la productivité des employés

Parfois, les employés peuvent se retrouver face à un problème qu'ils ne savent pas résoudre, et la communication joue ici un rôle majeur. Tous les employés doivent être conscients qu'ils ont quelqu'un sur qui compter, mais pour se faire confiance, une communication d'entreprise efficace doit exister.

En mélangeant les types de communication interne d'entreprise mentionnés précédemment, vous pourrez créer un espace sûr pour tous vos employés, améliorant ainsi leur productivité.

Amélioration de la satisfaction client

Les clients sont les gardiens des entreprises, faisant de la satisfaction client l'une des préoccupations majeures des entreprises. Pour suivre la satisfaction des clients, vous pouvez utiliser différentes plateformes de service client. La communication commerciale externe apportera à vos clients sécurité et confiance. Voici quelques-uns des effets de la communication externe sur la satisfaction client :

• Meilleure expérience client globale

Avoir un excellent support client et une excellente communication externe permettra à vos clients de faire confiance à votre entreprise et de s'appuyer sur les compétences de résolution de problèmes de votre entreprise. Une communication amicale permet à vos clients de savoir que vous êtes là pour eux et prêt à résoudre tout problème qui pourrait survenir.

• Augmente la fidélisation de la clientèle

Comme dit précédemment, vous gagnez la confiance en développant une communication externe efficace avec vos clients. Cela implique que votre entreprise gagnera des clients fidèles qui finiront par recommander votre entreprise à d'autres. Il n'y a rien de plus important que de garder vos clients satisfaits.

Comme Connie Edler, une consultante financière renommée, l'a dit un jour : « Un excellent service client est le travail numéro un dans toute entreprise ! C'est la personnalité de l'entreprise et la raison pour laquelle les clients reviennent. Sans clients, il n'y a pas d'entreprise !

5 façons simples de suivre la communication d'entreprise

Devoir surveiller à la fois la communication interne et externe de l'entreprise peut être accablant. Cependant, il existe quelques méthodes simples qui peuvent simplifier le suivi des communications professionnelles.

Collectez les communications de plusieurs canaux en un seul endroit

Comme mentionné précédemment, il existe différents types de communications d'entreprise, et les conserver toutes au même endroit est un excellent moyen d'avoir un aperçu de toutes les données qui circulent dans votre entreprise. Stockez vos données de communication près de chez vous afin de pouvoir y accéder facilement en cas de besoin.

Configurer plusieurs répondeurs automatiques

Les répondeurs automatiques sont un excellent moyen de faire savoir aux tiers que vous vous souciez d'eux sans l'expliquer manuellement. Gardez une trace de toutes les situations possibles qui peuvent provenir de l'extérieur de votre entreprise et configurez une réponse automatique pour chacune d'entre elles.

L'avantage de cette méthode est que vous pouvez avoir un aperçu de plusieurs conversations à la fois sans avoir à vous engager avec chacune individuellement.

Profitez des filtres et des balises pour organiser les interactions

Étant donné que les entreprises ont généralement plusieurs succursales, le scénario sera très probablement différent dans chacune d'elles. Pour suivre facilement la communication de l'entreprise dans toutes ces branches et dans différentes situations, vous devez organiser lesdites communications avec des filtres et des balises.

Vous n'aurez pas à passer des heures à chercher une conversation spécifique - retirez simplement l'étiquette et vous la trouverez facilement.

Surveiller l'activité des médias sociaux pour l'analyse des données

Les médias sociaux sont devenus l'un des outils de communication les plus utilisés. De nombreuses personnes commercialisent leur entreprise sur les réseaux sociaux pour attirer davantage l'attention. En utilisant un outil efficace, les médias sociaux peuvent être un excellent moyen d'analyser la communication externe.

Mediatoolkit fournit un moyen simple de surveiller votre marque sur les réseaux sociaux et vous donne un aperçu instantané de ce que les gens disent de vous directement via les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Youtube, les blogs et les forums. Vous pouvez créer des rapports personnalisés en fonction de vos intérêts ou accéder à des filtres avancés tels que le score de sentiment, la langue ou la géolocalisation.

Découvrez comment l'écoute des médias sociaux peut augmenter la défense des intérêts des clients

En surveillant votre activité sur les réseaux sociaux, vous pouvez améliorer le service client et déterminer les préférences de votre public.

Identifier les mesures clés qui donnent un aperçu du comportement des clients et des employés

L'un des moyens les plus simples de suivre la communication de votre entreprise consiste à explorer le comportement des clients et des employés. Vous pouvez déterminer les problèmes les plus courants et pourquoi ils se produisent en identifiant et en utilisant des exemples de bibliothèque de processus des métriques clés qui fournissent un aperçu du comportement des clients et des employés.

Vous serez alors en mesure d'agir sur ces problèmes et de résoudre la cause en un rien de temps, ce qui s'applique à la fois à la communication d'entreprise interne et externe et peut être un excellent outil de résolution de problèmes.

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Dernières pensées

Une communication d'entreprise efficace est l'un des moyens les plus importants de maintenir un environnement de travail sain et productif. De plus, la communication d'entreprise peut améliorer la communication avec des tiers, comme la communication avec les clients, la communication avec les sponsors, etc.

En misant sur la communication d'entreprise, vous pourrez améliorer l'expérience de vos clients et faire croître votre entreprise. Comme le dit le proverbe : "La communication est la clé" - cela peut s'appliquer à n'importe quel aspect de la vie et des affaires.

Cependant, garder une trace de vos communications professionnelles peut être écrasant, c'est pourquoi nous avons présenté quelques moyens de faciliter le processus de suivi des communications.

Oliver Stasinszky est chef d'équipe de sensibilisation chez LiveAgent, avec une expérience dans le commerce électronique et le service client. Passionné par l'écriture, la lecture et l'apprentissage de tous les instruments de musique qu'il rencontre.