5 łatwych sposobów śledzenia komunikacji biznesowej w 2022 roku

Komunikacja biznesowa jest jednym z podstawowych narzędzi, których możesz użyć, aby Twoja firma działała prawidłowo. Ten rodzaj komunikacji umożliwia określenie potrzeb i pragnień pracowników i klientów oraz podjęcie odpowiednich działań. Dlatego usprawnienie komunikacji biznesowej w Twojej firmie może przynieść wiele korzyści i przyczynić się do ogólnej produktywności.

Przeczytaj Produktywność w PR: korzyści, wskazówki, najlepsze narzędzia i książki

Jednak aby to zrobić, musisz śledzić wszystkie dane krążące wokół Twojej firmy. Istnieją różne sposoby, dzięki którym skuteczna komunikacja może przynieść Twojej firmie korzyści, ale omówimy je później. Najpierw zdefiniujmy, czym jest komunikacja biznesowa i przyjrzyjmy się różnym jej typom.

Czym jest komunikacja biznesowa?

Komunikacja biznesowa obejmuje wymianę informacji lub przesyłanie danych między ludźmi (lub z jednej firmy do drugiej) w określonym miejscu pracy i poza firmą. To świetny sposób na zarządzanie zadaniami i optymalizację organizacji w miejscu pracy, ale także doskonały sposób na nadążanie za potrzebami nowych i obecnych klientów.

Przeczytaj, jak korzystać z monitorowania mediów, aby usprawnić strategię komunikacji

Istnieją pewne ogólne „zasady” w komunikacji zwane 7Cs . Zasady te mogą pomóc w nawiązaniu jasnej i spójnej komunikacji między ludźmi w określonej grupie (w tym przypadku w miejscu pracy). Oto 7C i ich znaczenie:

• Wiarygodność budująca zaufanie między komunikatorami;
• Dzięki uprzejmości nawiązywanie silnych relacji;
• Przejrzystość – utrzymywanie jasnych i spójnych udostępnianych danych;
• Poprawność – używanie poprawnego gramatycznie i politycznie języka;
• Spójność zapewniająca stabilność między komunikatorami;
• Konkretność dająca precyzyjne dane;
• Zwięzłość – staraj się, aby rozmowa była precyzyjna.

Przestrzeganie tych zasad może sprawić, że komunikacja biznesowa będzie bardziej wydajna, a miejsce pracy bardziej produktywne. Te zasady są szczególnie ważne, jeśli chcesz poprawić komunikację podczas zarządzania małą firmą – te firmy muszą skupić się na komunikacji, aby stworzyć zdrowe środowisko pracy.

Dwa rodzaje komunikacji biznesowej

Komunikację biznesową można podzielić na dwa rodzaje: wewnętrzną i zewnętrzną. Jak sama nazwa wskazuje, komunikacja wewnętrzna to komunikacja między członkami zespołu w miejscu pracy. Komunikacja zewnętrzna charakteryzuje się komunikowaniem się z osobami trzecimi spoza firmy (klientami, prasą, sponsorami itp.).

Te dwa typy są równie ważne dla tworzenia i utrzymywania zdrowego środowiska pracy. Oto, co charakteryzuje te rodzaje komunikacji.

Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna odbywa się w miejscu pracy, gdzie dane są wymieniane między pracownikami. Ten rodzaj komunikacji można dalej podzielić na trzy kategorie:

• Komunikacja wewnętrzna w górę charakteryzuje się raportami, które są dostarczane do menedżerów lub prezesów. Ten typ pomaga kierownictwu śledzić, co dzieje się w firmie.
• Wewnętrzna komunikacja w dół zaczyna się od gałęzi zarządzania i trafia do pracowników. Menedżerowie dostarczają raporty dotyczące procedur, organizacji i innych elementów formalnych.
• Wewnętrzna komunikacja boczna odbywa się między samymi gałęziami. Na przykład przedstawiciele handlowi komunikują się z zespołami finansowymi i odwrotnie. Komunikacja lateralna umożliwia pracę zespołową między różnymi oddziałami w tej samej firmie.

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna polega na komunikowaniu się przedstawicieli firmy z podmiotami zewnętrznymi lub stronami trzecimi, takimi jak sponsorzy, klienci itp. Na przykład przedstawiciele handlowi komunikują się na zewnątrz z klientami, próbując sprzedać produkty lub usługi.

Ten rodzaj komunikacji jest tym, co przynosi firmie wzrost i dobrobyt. Dlatego ważne jest, aby komunikacja zewnętrzna była przyjazna i profesjonalna. Przy tego rodzaju komunikacji 7C może odgrywać główną rolę, ponieważ zasady te sprawiają, że komunikacja jest skuteczna i utrzymują dobre relacje z podmiotami zewnętrznymi.

W jaki sposób komunikacja biznesowa może przynieść korzyści firmom?

Skuteczna komunikacja biznesowa jest jednym z najważniejszych kroków w kierunku zapewnienia produktywnego miejsca pracy Twoim pracownikom i zapewnienia dobrobytu Twojej firmie. Poniżej wymienimy wiele korzyści płynących z nawiązania zdrowej i efektywnej komunikacji biznesowej.

Niszczy silosy komunikacyjne

Silosy komunikacyjne implikują podział w Twojej firmie, na przykład oddziały, które działają niezależnie od siebie. Jednak wszystkie te oddziały są częścią większej jednostki i dlatego muszą ze sobą współpracować.

Możesz wykorzystać komunikację biznesową jako najpotężniejsze narzędzie do efektywnej współpracy w firmie. Ludzie poznają się lepiej poprzez spotkania i zajęcia integracyjne, tworząc przyjazne środowisko pracy i lepszy kolektyw.

Zwiększona produktywność pracowników

Czasami pracownicy mogą napotkać problem, którego nie wiedzą, jak rozwiązać, a komunikacja odgrywa tutaj główną rolę. Wszyscy pracownicy muszą mieć świadomość, że mają na kim polegać, ale aby ufać sobie nawzajem, musi istnieć wydajna komunikacja biznesowa.

Mieszając wspomniane wcześniej rodzaje wewnętrznej komunikacji biznesowej, stworzysz bezpieczną przestrzeń dla wszystkich swoich pracowników, zwiększając w ten sposób ich produktywność.

Poprawiona satysfakcja klienta

Klienci są strażnikami firm, co sprawia, że ​​satysfakcja klienta jest jednym z głównych problemów firm. Aby śledzić satysfakcję klientów, możesz skorzystać z różnych platform obsługi klienta. Zewnętrzna komunikacja biznesowa zapewni Twoim klientom bezpieczeństwo i zaufanie. Oto niektóre przykłady tego, jak komunikacja zewnętrzna może wpływać na zadowolenie klientów:

• Lepsze ogólne wrażenia klientów

Doskonała obsługa klienta i komunikacja zewnętrzna sprawią, że klienci będą ufać Twojej firmie i polegać na jej umiejętnościach rozwiązywania problemów. Dzięki przyjaznej komunikacji Twoi klienci wiedzą, że jesteś dla nich i gotowy rozwiązać wszelkie problemy, które mogą się pojawić.

• Zwiększa retencję klientów

Jak już wspomniano, zaufanie zyskujesz, rozwijając skuteczną komunikację zewnętrzną ze swoimi klientami. Oznacza to, że Twoja firma zyska lojalnych klientów, którzy ostatecznie polecą Twoją firmę innym. Nie ma nic ważniejszego niż zadowolenie klientów.

Jak Connie Edler, znana konsultantka finansowa, powiedziała kiedyś: „Doskonała obsługa klienta to praca numer jeden w każdej firmie! To osobowość firmy i powód, dla którego klienci wracają. Bez klientów nie ma firmy!”

5 łatwych sposobów śledzenia komunikacji biznesowej

Konieczność monitorowania wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji firmy może być przytłaczająca. Istnieje jednak kilka prostych metod, które mogą ułatwić śledzenie komunikacji biznesowej.

Gromadź komunikację z wielu kanałów w jednym miejscu

Jak wcześniej wspomniano, istnieją różne rodzaje komunikacji biznesowej, a trzymanie ich wszystkich w jednym miejscu to doskonały sposób na uzyskanie wglądu we wszystkie dane krążące wokół Twojej firmy. Przechowuj swoje dane komunikacyjne blisko siebie, aby mieć do nich łatwy dostęp w razie potrzeby.

Skonfiguruj wiele autoresponderów

Autorespondery to świetny sposób na poinformowanie stron zewnętrznych, że Ci na nich zależy, bez konieczności ręcznego wyjaśniania tego. Śledź wszystkie możliwe sytuacje, które mogą pochodzić spoza Twojej firmy i ustaw automatyczną odpowiedź na każdą z nich.

Zaletą tej metody jest to, że możesz uzyskać wgląd w kilka rozmów naraz, bez konieczności angażowania się w każdą z nich z osobna.

Skorzystaj z filtrów i tagów, aby uporządkować interakcje

Ponieważ firmy zwykle mają wiele oddziałów, scenariusz najprawdopodobniej będzie inny w każdym z nich. Aby łatwo śledzić komunikację biznesową we wszystkich tych branżach i różnych sytuacjach, należy uporządkować tę komunikację za pomocą filtrów i tagów.

Nie będziesz musiał spędzać godzin na szukaniu konkretnej rozmowy – po prostu wyciągnij etykietę, a znajdziesz ją z łatwością.

Monitoruj aktywność w mediach społecznościowych w celu analizy danych

Media społecznościowe stały się jednym z najczęściej używanych narzędzi komunikacji. Wiele osób reklamuje swoje firmy w mediach społecznościowych, aby zwrócić na siebie większą uwagę. Korzystając z wydajnego narzędzia, media społecznościowe mogą być świetnym narzędziem do analizy komunikacji zewnętrznej.

Mediatoolkit zapewnia łatwy sposób monitorowania Twojej marki w mediach społecznościowych, daje natychmiastowy przegląd tego, co ludzie mówią o Tobie bezpośrednio za pośrednictwem kanałów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, Youtube, blogi i fora. Możesz tworzyć spersonalizowane raporty na podstawie swoich zainteresowań lub przejść do zaawansowanych filtrów, takich jak ocena nastrojów, język lub lokalizacja geograficzna.

Przeczytaj, jak słuchanie w mediach społecznościowych może zwiększyć poparcie dla klientów

Monitorując swoją aktywność w mediach społecznościowych, możesz usprawnić obsługę klienta i określić preferencje odbiorców.

Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki, które zapewniają wgląd w zachowania klientów i pracowników

Jednym z najłatwiejszych sposobów śledzenia komunikacji biznesowej jest badanie zachowań klientów i pracowników. Możesz określić najczęstsze problemy i przyczyny ich występowania, identyfikując i wykorzystując przykłady kluczowych metryk z biblioteki procesów, które zapewniają wgląd w zachowania klientów i pracowników.

Będziesz wtedy w stanie działać na te problemy i szybko rozwiązać przyczynę, co dotyczy zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej komunikacji biznesowej i może być doskonałym narzędziem do rozwiązywania problemów.

Przeczytaj wyjaśnienie wskaźników marki: wszystko, co można znaleźć w raportach Mediatoolkit

Końcowe przemyślenia

Skuteczna komunikacja biznesowa jest jednym z najważniejszych sposobów na utrzymanie zdrowego i produktywnego środowiska pracy. Co więcej, komunikacja biznesowa może usprawnić komunikację z podmiotami zewnętrznymi, taką jak komunikacja z klientami, komunikacja ze sponsorami itp.

Koncentrując się na komunikacji biznesowej, będziesz w stanie poprawić doświadczenia swoich klientów i sprawić, że Twoja firma będzie się rozwijać. Jak mówi przysłowie: „Komunikacja to podstawa” – można to odnieść do każdego aspektu życia i biznesu.

Jednak śledzenie komunikacji biznesowej może być przytłaczające, dlatego przedstawiliśmy kilka sposobów na ułatwienie procesu śledzenia komunikacji.

Oliver Stasinszky jest kierownikiem zespołu ds. pomocy w LiveAgent, ma doświadczenie w handlu elektronicznym i obsłudze klienta. Pasjonuje się pisaniem, czytaniem i nauką gry na każdym napotkanym instrumencie muzycznym.