5 طرق سهلة لتتبع اتصالات الأعمال في عام 2022

تعد الاتصالات التجارية إحدى الأدوات الأساسية التي يمكنك استخدامها للحفاظ على سير أعمالك بشكل صحيح. يمكّنك هذا النوع من الاتصال من تحديد احتياجات ورغبات موظفيك وعملائك والتصرف وفقًا لذلك. هذا هو السبب في أن تحسين الاتصالات التجارية في شركتك يمكن أن يجلب العديد من الفوائد ويساهم في الإنتاجية الإجمالية.

اقرأ الإنتاجية في العلاقات العامة: الفوائد والنصائح وأفضل الأدوات والكتب

ومع ذلك ، للقيام بذلك ، تحتاج إلى تتبع جميع البيانات التي تدور حول شركتك. هناك طرق مختلفة يمكن أن يفيد بها التواصل الفعال شركتك ، لكننا سنناقشها لاحقًا. أولاً ، دعنا نحدد ماهية الاتصالات التجارية وننظر إلى جميع الأنواع المختلفة.

ما هي الاتصالات التجارية؟

تتضمن الاتصالات التجارية مشاركة المعلومات أو نقل البيانات بين الأشخاص (أو من شركة إلى أخرى) داخل مكان عمل معين وخارج الشركة. في حين أنها طريقة رائعة لإدارة المهام وتحسين التنظيم داخل مكان العمل ، فهي أيضًا طريقة ممتازة لمواكبة احتياجات العملاء الحاليين والجدد.

اقرأ كيفية استخدام مراقبة الوسائط لتعزيز استراتيجية الاتصال الخاصة بك

هناك بعض "القواعد" العامة في الاتصال تسمى 7Cs . يمكن أن تساعدك هذه القواعد في إنشاء اتصال واضح ومتماسك بين الأشخاص في مجموعة معينة (في هذه الحالة ، مكان العمل). فيما يلي العناصر السبعة وما تمثله:

• بناء الثقة بين المتصلين بالمصداقية ؛
• إقامة علاقات قوية بمجاملة ؛
• الوضوح - الإبقاء على مشاركة البيانات واضحة ومتماسكة ؛
• الصواب - استخدام اللغة الصحيحة نحويًا وسياسيًا ؛
• الاتساق - ضمان الاستقرار بين الاتصالات ؛
• إعطاء البيانات الدقيقة الملموسة ؛
• الإيجاز - إبقاء المحادثة دقيقة.

يمكن أن يؤدي اتباع هذه القواعد إلى زيادة كفاءة اتصالات عملك وزيادة إنتاجية مكان عملك. هذه القواعد مهمة بشكل خاص إذا كنت ترغب في تحسين الاتصال أثناء إدارة شركة صغيرة - تحتاج هذه الشركات إلى التركيز على التواصل لإنشاء بيئة عمل صحية.

نوعان من الاتصالات التجارية

يمكن تقسيم الاتصالات التجارية إلى نوعين: داخلي وخارجي. كما يوحي الاسم ، الاتصال الداخلي هو التواصل بين أعضاء الفريق في مكان العمل. يتميز الاتصال الخارجي بالتواصل مع أطراف ثالثة خارج الشركة (عملاء ، صحافة ، رعاة ، إلخ).

هذان النوعان مهمان بنفس القدر لخلق بيئة عمل صحية والحفاظ عليها. إليكم ما يميز أنواع الاتصال هذه.

الاتصال الداخلي

يتم إجراء الاتصالات الداخلية داخل مكان العمل حيث يتم مشاركة البيانات بين الموظفين. يمكن أيضًا تقسيم هذا النوع من الاتصال إلى ثلاث فئات:

• يتميز الاتصال الداخلي التصاعدي بالتقارير التي يتم تسليمها إلى المديرين أو الرؤساء التنفيذيين. يساعد هذا النوع المديرين التنفيذيين على تتبع ما يحدث في الشركة.
• يبدأ الاتصال الداخلي الهابط من فرع الإدارة ويذهب إلى الموظفين. يقدم المديرون تقارير عن الإجراءات والتنظيم والعناصر الرسمية الأخرى.
• يتم الاتصال الجانبي الداخلي بين الفروع نفسها. على سبيل المثال ، يتواصل مندوبو المبيعات مع فرق التمويل والعكس صحيح. يتيح الاتصال الجانبي العمل الجماعي بين الفروع المختلفة في نفس الشركة.

التواصل الخارجي

يتكون الاتصال الخارجي من اتصال ممثلي الشركة بأطراف خارجية أو أطراف ثالثة مثل الرعاة والعملاء وما إلى ذلك. ممثلو المبيعات ، على سبيل المثال ، يتواصلون خارجيًا مع العملاء ، في محاولة لبيع المنتجات أو الخدمات.

هذا النوع من التواصل هو ما يجلب نمو الشركة وازدهارها. وبالتالي ، من الضروري الحفاظ على الاتصالات الخارجية ودية ومهنية. مع هذا النوع من الاتصال ، يمكن أن تلعب 7Cs دورًا رئيسيًا لأن هذه القواعد تجعل التواصل فعالًا وتحافظ على علاقات جيدة مع الأطراف الخارجية.

كيف يمكن لاتصالات الأعمال أن تفيد الشركات؟

يعد الاتصال التجاري الفعال أحد أهم الخطوات نحو توفير مكان عمل منتج لموظفيك وتأمين الرخاء لشركتك. سنقوم بإدراج العديد من الفوائد لإنشاء اتصالات تجارية صحية وفعالة أدناه.

يكسر صوامع الاتصال

تشير صوامع الاتصال إلى وجود قسم داخل شركتك ، مثل الفروع التي تعمل بشكل مستقل عن بعضها البعض. ومع ذلك ، فإن كل هذه الفروع هي جزء من وحدة أكبر وبالتالي تحتاج إلى التعاون.

يمكنك استخدام الاتصالات التجارية كأقوى أداة لديك لتحقيق التعاون الفعال داخل الشركة. سيتعرف الناس على بعضهم البعض بشكل أفضل من خلال الاجتماعات وأنشطة بناء الفريق ، مما يخلق بيئة عمل ودية وتجمع أفضل.

تحسين إنتاجية الموظف

في بعض الأحيان ، قد يجد الموظفون أنفسهم يواجهون مشكلة لا يعرفون كيفية حلها ، ويلعب التواصل دورًا رئيسيًا هنا. يجب أن يدرك جميع الموظفين أن لديهم شخصًا يعتمدون عليه ، ولكن لكي يثقوا ببعضهم البعض ، يجب أن يكون هناك اتصال تجاري فعال.

من خلال مزج أنواع اتصالات الأعمال الداخلية المذكورة سابقًا ، ستتمكن من إنشاء مساحة آمنة لجميع موظفيك ، وبالتالي تعزيز إنتاجيتهم.

تحسين رضا العملاء

العملاء هم حراس الشركات ، مما يجعل رضا العملاء أحد الاهتمامات الرئيسية للشركات. لتتبع رضا العملاء ، يمكنك استخدام العديد من منصات خدمة العملاء. ستوفر الاتصالات التجارية الخارجية لعملائك الأمان والثقة. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تؤثر بها الاتصالات الخارجية على رضا العملاء:

• تجربة عملاء أفضل بشكل عام

سيؤدي الحصول على دعم عملاء ممتاز واتصالات خارجية إلى ثقة عملائك بشركتك والاعتماد على مهارات حل المشكلات في شركتك. تتيح الاتصالات الودية لعملائك معرفة أنك هنا من أجلهم وعلى استعداد لحل أي مشاكل قد تظهر.

• يعزز الاحتفاظ بالعملاء

كما ذكرنا سابقًا ، تكتسب الثقة من خلال تطوير اتصال خارجي فعال مع عملائك. هذا يعني أن شركتك ستكسب عملاء مخلصين سيوصون الآخرين بشركتك في النهاية. لا يوجد شيء أكثر أهمية من إرضاء عملائك.

وكما قالت كوني إيدلر ، المستشار المالي الشهير ، "خدمة العملاء الممتازة هي الوظيفة الأولى في أي شركة! إنها شخصية الشركة وسبب عودة العملاء. بدون عملاء ، لا توجد شركة! "

5 طرق سهلة لتتبع اتصالات الأعمال

قد يكون الاضطرار إلى مراقبة اتصالات الشركة الداخلية والخارجية أمرًا مربكًا. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق البسيطة التي يمكن أن تجعل تتبع اتصالات الأعمال أمرًا بسيطًا.

اجمع الاتصالات من قنوات متعددة في مكان واحد

كما ذكرنا سابقًا ، هناك أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية ، ويعد الاحتفاظ بها جميعًا في مكان واحد طريقة ممتازة لاكتساب نظرة ثاقبة على جميع البيانات المتداولة حول شركتك. قم بتخزين بيانات الاتصال الخاصة بك بالقرب منك حتى تتمكن من الوصول إليها بسهولة كلما لزم الأمر.

قم بإعداد أجهزة الرد الآلي المتعددة

تعد الرد الآلي طريقة رائعة لإعلام الأطراف الخارجية أنك تهتم بهم دون شرح ذلك يدويًا. تتبع جميع المواقف المحتملة التي قد تأتي من خارج شركتك وقم بإعداد استجابة تلقائية لها جميعًا.

تتمثل ميزة هذه الطريقة في أنه يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة في العديد من المحادثات في وقت واحد دون الحاجة إلى التعامل مع كل واحدة على حدة.

استفد من الفلاتر والعلامات لتنظيم التفاعلات

نظرًا لأن الشركات عادة ما يكون لها فروع متعددة ، فمن المرجح أن يختلف السيناريو في كل منها. لتتبع اتصالات العمل بسهولة في جميع هذه الفروع والمواقف المختلفة ، يجب عليك تنظيم الاتصالات المذكورة باستخدام المرشحات والعلامات.

لن تضطر إلى قضاء ساعات في البحث عن محادثة معينة - ما عليك سوى سحب العلامة وستجدها بسهولة.

مراقبة نشاط وسائل التواصل الاجتماعي لتحليلات البيانات

أصبحت وسائل التواصل الاجتماعي واحدة من أكثر أدوات الاتصال استخدامًا. يقوم العديد من الأشخاص بتسويق أعمالهم على وسائل التواصل الاجتماعي لجذب المزيد من الاهتمام. باستخدام أداة فعالة ، يمكن أن تكون الوسائط الاجتماعية طريقة رائعة لتحليل الاتصال الخارجي.

يوفر Mediatoolkit طريقة سهلة لمراقبة علامتك التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي تمنحك نظرة عامة فورية على ما يقوله الناس عنك مباشرة من خلال القنوات الاجتماعية مثل Facebook و Twitter و Youtube والمدونات والمنتديات. يمكنك إنشاء تقارير مخصصة بناءً على اهتمامك أو الدخول في عوامل تصفية متقدمة مثل درجة المشاعر أو اللغة أو الموقع الجغرافي.

اقرأ كيف يمكن للاستماع عبر وسائل التواصل الاجتماعي أن يزيد من مناصرة العملاء

من خلال مراقبة نشاطك على وسائل التواصل الاجتماعي ، يمكنك تحسين خدمة العملاء وتحديد تفضيلات جمهورك.

حدد المقاييس الرئيسية التي توفر نظرة ثاقبة لسلوك العملاء والموظفين

تتمثل إحدى أسهل الطرق لتتبع اتصالات عملك في استكشاف سلوك العملاء والموظفين. يمكنك تحديد المشاكل الأكثر شيوعًا وسبب حدوثها من خلال تحديد أمثلة مكتبة العمليات واستخدامها للمقاييس الأساسية التي توفر نظرة ثاقبة لسلوك العملاء والموظفين.

ستتمكن بعد ذلك من التعامل مع هذه المشكلات وحلها في أي وقت من الأوقات ، وهو ما ينطبق على كل من اتصالات الأعمال الداخلية والخارجية ويمكن أن يكون أداة رائعة لحل المشكلات.

قراءة شرح مقاييس العلامة التجارية: كل ما يمكنك العثور عليه في تقارير Mediatoolkit

افكار اخيرة

تعتبر الاتصالات التجارية الفعالة من أهم طرق الحفاظ على بيئة عمل صحية ومنتجة. علاوة على ذلك ، يمكن أن تحسن الاتصالات التجارية من اتصالات الطرف الثالث ، مثل اتصالات العملاء ، واتصالات الراعي ، وما إلى ذلك.

من خلال التركيز على الاتصالات التجارية ، ستتمكن من تحسين تجربة عملائك وجعل عملك ينمو. كما يقول المثل: "الاتصال هو المفتاح" - يمكن تطبيق ذلك على أي جانب من جوانب الحياة والعمل.

ومع ذلك ، قد يكون تتبع اتصالات عملك أمرًا مربكًا ، لذلك قدمنا ​​بعض الطرق لجعل عملية تتبع الاتصالات أسهل.

Oliver Stasinszky هو فريق التوعية الذي يقود في LiveAgent ، ويتمتع بخلفية في التجارة الإلكترونية وخدمة العملاء. شغوف بالكتابة والقراءة وتعلم كيفية العزف على أي آلة موسيقية يصادفها.