5 formas sencillas de realizar un seguimiento de la comunicación empresarial en 2022

La comunicación empresarial es una de las herramientas esenciales que puede utilizar para mantener su negocio funcionando correctamente. Este tipo de comunicación le permite determinar las necesidades y deseos de sus empleados y clientes y actuar en consecuencia. Es por eso que mejorar la comunicación comercial en su empresa puede traer muchos beneficios y contribuir a la productividad general.

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Sin embargo, para hacerlo, debe realizar un seguimiento de todos los datos que circulan por su empresa. Hay varias formas en las que una comunicación efectiva puede beneficiar a su empresa, pero las discutiremos más adelante. Primero, definamos qué es la comunicación comercial y veamos todos los diferentes tipos.

¿Qué es la Comunicación Empresarial?

La comunicación empresarial implica compartir información o transferir datos entre personas (o de una empresa a otra) dentro de un lugar de trabajo particular y fuera de la empresa. Si bien es un gran método para administrar tareas y optimizar la organización dentro del lugar de trabajo, también es una excelente manera de mantenerse al día con las necesidades de los clientes nuevos y existentes.

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Hay algunas “reglas” generales en comunicación llamadas las 7C . Estas reglas pueden ayudarlo a establecer una comunicación clara y coherente entre las personas de un grupo en particular (en este caso, un lugar de trabajo). Aquí están las 7C y lo que representan:

• Credibilidad que genere confianza entre los comunicadores;
• Cortesía: establecer relaciones sólidas;
• Claridad: mantener el intercambio de datos claro y coherente;
• Corrección: usar un lenguaje gramatical y políticamente correcto;
• Coherencia: garantizar la estabilidad entre los comunicadores;
• Concreción: dar datos precisos;
• Concisión: mantener la conversación precisa.

Seguir estas reglas puede hacer que su comunicación comercial sea más eficiente y su lugar de trabajo más productivo. Estas reglas son especialmente importantes si desea mejorar la comunicación mientras administra una pequeña empresa: estas empresas deben centrarse en la comunicación para establecer un entorno de trabajo saludable.

Dos tipos de comunicación empresarial

La comunicación empresarial se puede dividir en dos tipos: interna y externa. Como sugiere el nombre, la comunicación interna es la comunicación entre los miembros del equipo en un lugar de trabajo. La comunicación externa se caracteriza por comunicarse con terceros ajenos a la empresa (clientes, prensa, patrocinadores, etc.).

Estos dos tipos son igualmente importantes para crear y mantener un ambiente de trabajo saludable. Esto es lo que caracteriza a estos tipos de comunicación.

Comunicación interna

La comunicación interna se realiza dentro de un lugar de trabajo donde los datos se comparten entre los empleados. Este tipo de comunicación se puede dividir en tres categorías:

• La comunicación ascendente interna se caracteriza por los informes que se entregan a los gerentes o directores generales. Este tipo ayuda a los ejecutivos a realizar un seguimiento de lo que sucede en la empresa.
• La comunicación descendente interna comienza desde la rama de gestión y se dirige a los miembros del personal. Los gerentes entregan informes sobre procedimientos, organización y otros elementos formales.
• La comunicación lateral interna se realiza entre las propias ramas. Por ejemplo, los representantes de ventas se comunican con los equipos financieros y viceversa. La comunicación lateral permite el trabajo en equipo entre diferentes sucursales de una misma empresa.

Comunicacion externa

La comunicación externa consiste en la comunicación de los representantes de la empresa con partes externas o terceros como patrocinadores, clientes, etc. Los representantes de ventas, por ejemplo, se comunican externamente con los clientes, en el intento de vender productos o servicios.

Este tipo de comunicación es lo que trae el crecimiento y la prosperidad de la empresa. Por lo tanto, es vital mantener las comunicaciones externas amigables y profesionales. Con este tipo de comunicación, las 7C pueden jugar un papel importante ya que estas reglas hacen que la comunicación sea efectiva y mantenga buenas relaciones con las partes externas.

¿Cómo puede la comunicación empresarial beneficiar a las empresas?

La comunicación empresarial eficaz es uno de los pasos más importantes para proporcionar un lugar de trabajo productivo para sus empleados y asegurar la prosperidad de su empresa. A continuación, enumeraremos muchos beneficios de establecer una comunicación comercial saludable y efectiva.

Rompe los silos de comunicación

Los silos de comunicación implican una división dentro de su empresa, como sucursales que funcionan de forma independiente entre sí. Sin embargo, todas estas sucursales son parte de la unidad más grande y, por lo tanto, deben cooperar.

Puede utilizar la comunicación comercial como su herramienta más potente para lograr una cooperación efectiva dentro de una empresa. Las personas se conocerán mejor a través de reuniones y actividades de trabajo en equipo, creando un ambiente de trabajo amigable y un mejor colectivo.

Mayor productividad de los empleados

A veces, los empleados pueden encontrarse frente a un problema que no saben cómo resolver, y la comunicación juega un papel importante aquí. Todos los empleados deben ser conscientes de que tienen a alguien en quien confiar, pero para confiar unos en otros, debe existir una comunicación empresarial eficiente.

Al combinar los tipos de comunicación comercial interna mencionados anteriormente, podrá crear un espacio seguro para todos sus empleados, mejorando así su productividad.

Mejora de la satisfacción del cliente

Los clientes son los guardianes de las empresas, por lo que la satisfacción del cliente es una de las principales preocupaciones de las empresas. Para realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente, puede utilizar varias plataformas de servicio al cliente. La comunicación comercial externa brindará seguridad y confianza a sus clientes. Estas son algunas de las formas en que la comunicación externa puede afectar la satisfacción del cliente:

• Mejor experiencia general del cliente

Tener una excelente atención al cliente y comunicación externa dará como resultado que sus clientes confíen en su empresa y confíen en las habilidades de resolución de problemas de su empresa. La comunicación amistosa les permite a sus clientes saber que usted está aquí para ellos y listo para resolver cualquier problema que pueda surgir.

• Aumenta la retención de clientes

Como se dijo anteriormente, se gana confianza al desarrollar una comunicación externa efectiva con sus clientes. Eso implica que su empresa ganará clientes leales que eventualmente recomendarán su empresa a otros. No hay nada más importante que mantener satisfechos a tus clientes.

Como dijo una vez Connie Edler, una reconocida consultora financiera: “¡Un excelente servicio al cliente es el trabajo número uno en cualquier empresa! Es la personalidad de la empresa y la razón por la que los clientes vuelven. ¡Sin clientes no hay empresa!”

5 maneras fáciles de realizar un seguimiento de la comunicación empresarial

Tener que monitorear la comunicación tanto interna como externa de la empresa puede ser abrumador. Sin embargo, existen algunos métodos simples que pueden simplificar el seguimiento de las comunicaciones comerciales.

Recopile la comunicación de múltiples canales en un solo lugar

Como se mencionó anteriormente, existen diferentes tipos de comunicaciones comerciales, y mantenerlas todas en un solo lugar es una excelente manera de obtener información sobre todos los datos que circulan en su empresa. Guarde sus datos de comunicación cerca de usted para que pueda acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario.

Configurar varias respuestas automáticas

Las respuestas automáticas son una excelente manera de que las partes externas sepan que te preocupas por ellas sin tener que explicarlo manualmente. Realice un seguimiento de todas las posibles situaciones que puedan surgir fuera de su empresa y configure una respuesta automática para todas ellas.

La ventaja de este método es que puede obtener información sobre varias conversaciones a la vez sin necesidad de interactuar con cada una de ellas individualmente.

Aprovecha los filtros y las etiquetas para organizar las interacciones

Dado que las empresas suelen tener varias sucursales, lo más probable es que el escenario difiera en todas ellas. Para realizar fácilmente un seguimiento de la comunicación comercial en todas estas sucursales y diferentes situaciones, debe organizar dichas comunicaciones con filtros y etiquetas.

No tendrá que pasar horas buscando una conversación específica: simplemente extraiga la etiqueta y la encontrará fácilmente.

Supervise la actividad de las redes sociales para el análisis de datos

Las redes sociales se han convertido en una de las herramientas de comunicación más utilizadas. Muchas personas comercializan sus negocios en las redes sociales para obtener más atención. Mediante el uso de una herramienta eficiente, las redes sociales pueden ser una excelente manera de analizar la comunicación externa.

Mediatoolkit proporciona una manera fácil de monitorear su marca en las redes sociales y le brinda una visión general instantánea de lo que la gente dice sobre usted directamente a través de canales sociales como Facebook, Twitter, Youtube, blogs y foros. Puede crear informes personalizados basados ​​en su interés o acceder a filtros avanzados como puntaje de opinión, idioma o ubicación geográfica.

Lea cómo la escucha en las redes sociales puede aumentar la defensa del cliente

Al monitorear su actividad en las redes sociales, puede mejorar el servicio al cliente y determinar las preferencias de su audiencia.

Identificar métricas clave que proporcionen información sobre el comportamiento de los clientes y empleados

Una de las formas más sencillas de realizar un seguimiento de la comunicación empresarial es explorando el comportamiento de los clientes y empleados. Puede determinar los problemas más comunes y por qué ocurren al identificar y usar ejemplos de la biblioteca de procesos de las métricas clave que brindan información sobre el comportamiento de los clientes y empleados.

Entonces podrá actuar sobre estos problemas y resolver la causa en poco tiempo, lo que se aplica tanto a la comunicación comercial interna como externa y puede ser una excelente herramienta para resolver problemas.

Lea las métricas de marca explicadas: todo lo que puede encontrar en sus informes de Mediatoolkit

Pensamientos finales

La comunicación empresarial eficaz es una de las formas más importantes de mantener un entorno de trabajo saludable y productivo. Además, la comunicación comercial puede mejorar la comunicación con terceros, como la comunicación con el cliente, la comunicación con el patrocinador, etc.

Al centrarse en la comunicación comercial, podrá mejorar la experiencia de sus clientes y hacer crecer su negocio. Como dice el refrán: "La comunicación es la clave": esto se puede aplicar a cualquier aspecto de la vida y los negocios.

Sin embargo, hacer un seguimiento de la comunicación de su empresa puede ser abrumador, por lo que presentamos algunas formas de facilitar el proceso de seguimiento de la comunicación.

Oliver Stasinszky es un líder del equipo de divulgación en LiveAgent, con experiencia en comercio electrónico y servicio al cliente. Apasionado por escribir, leer y aprender a tocar cualquier instrumento musical que encuentre.