5 простых способов отслеживать деловое общение в 2022 году

Деловое общение — это один из основных инструментов, который вы можете использовать для правильной работы своего бизнеса. Этот тип связи позволяет вам определить потребности и желания ваших сотрудников и клиентов и действовать соответственно. Вот почему улучшение делового общения в вашей компании может принести много пользы и способствовать повышению общей производительности.

Читайте Продуктивность в PR: преимущества, советы, лучшие инструменты и книги

Однако для этого вам необходимо отслеживать все данные, которые циркулируют в вашей компании. Существуют различные способы, которыми эффективная коммуникация может принести пользу вашей компании, но мы обсудим их позже. Во-первых, давайте определим, что такое деловое общение, и рассмотрим все его типы.

Что такое деловое общение?

Деловое общение предполагает обмен информацией или передачу данных между людьми (или из одной компании в другую) в пределах определенного рабочего места и за пределами компании. Хотя это отличный способ управления задачами и оптимизации организации на рабочем месте, это также отличный способ удовлетворить потребности новых и существующих клиентов.

Прочитайте, как использовать мониторинг СМИ для улучшения вашей коммуникационной стратегии

Есть несколько общих «правил» в общении, называемых 7C . Эти правила помогут вам наладить четкую и связную коммуникацию между людьми в определенной группе (в данном случае на рабочем месте). Вот 7C и то, что они означают:

• Укрепление доверия между коммуникаторами;
• Вежливость – установление прочных отношений;
• Ясность — обеспечение ясности и согласованности обмена данными;
• Корректность – использование грамматически и политкорректного языка;
• Согласованность — обеспечение стабильности между коммуникаторами;
• Конкретность — предоставление точных данных;
• Краткость – поддержание разговора точным.

Соблюдение этих правил может сделать ваше деловое общение более эффективным, а ваше рабочее место — более продуктивным. Эти правила особенно важны, если вы хотите улучшить общение при управлении малым бизнесом — этим предприятиям необходимо сосредоточиться на общении, чтобы создать здоровую рабочую среду.

Два типа делового общения

Деловое общение можно разделить на два типа: внутреннее и внешнее. Как следует из названия, внутренняя коммуникация — это общение между членами команды на рабочем месте. Внешняя коммуникация характеризуется общением с третьими лицами за пределами компании (клиенты, пресса, спонсоры и т. д.).

Эти два типа одинаково важны для создания и поддержания здоровой рабочей среды. Вот что характеризует эти типы общения.

Внутреннее общение

Внутренняя коммуникация осуществляется на рабочем месте, где данные распределяются между сотрудниками. Этот тип общения можно разделить на три категории:

• Внутренняя восходящая коммуникация характеризуется отчетами, которые доставляются менеджерам или генеральным директорам. Этот тип помогает руководителям следить за тем, что происходит в компании.
• Внутренняя нисходящая коммуникация начинается с управленческой ветви и доходит до сотрудников. Менеджеры предоставляют отчеты о процедурах, организации и других формальных элементах.
• Внутренняя боковая связь делается между самими ветвями. Например, торговые представители общаются с финансовыми командами и наоборот. Боковая коммуникация позволяет работать в команде между различными подразделениями одной компании.

Внешняя связь

Внешнее общение состоит из общения представителей компании с внешними сторонами или третьими сторонами, такими как спонсоры, клиенты и т. д. Торговые представители, например, общаются с клиентами извне, пытаясь продать товары или услуги.

Именно этот тип общения приносит компании рост и процветание. Таким образом, жизненно важно, чтобы внешнее общение было дружелюбным и профессиональным. В этом типе коммуникации 7С могут играть важную роль, поскольку эти правила делают коммуникацию эффективной и поддерживают хорошие отношения с внешними сторонами.

Как деловое общение может принести пользу бизнесу?

Эффективное деловое общение — один из важнейших шагов на пути к созданию продуктивного рабочего места для ваших сотрудников и обеспечению процветания вашей компании. Ниже мы перечислим многие преимущества установления здорового и эффективного делового общения.

Разрушает коммуникативные барьеры

Коммуникационные бункеры подразумевают разделение внутри вашей компании, например, филиалы, которые работают независимо друг от друга. Однако все эти отрасли являются частью более крупной единицы и, следовательно, должны сотрудничать.

Вы можете использовать деловое общение как самый мощный инструмент для достижения эффективного сотрудничества внутри компании. Люди лучше узнают друг друга посредством встреч и командообразующих мероприятий, создавая дружелюбную рабочую атмосферу и лучший коллектив.

Повышение производительности сотрудников

Иногда сотрудники могут столкнуться с проблемой, которую они не знают, как решить, и общение играет здесь важную роль. Все сотрудники должны знать, что им есть на кого положиться, но чтобы доверять друг другу, должна существовать эффективная деловая коммуникация.

Смешивая ранее упомянутые типы внутреннего делового общения, вы сможете создать безопасное пространство для всех своих сотрудников, тем самым повысив их продуктивность.

Повышение удовлетворенности клиентов

Клиенты являются привратниками бизнеса, поэтому удовлетворение потребностей клиентов является одной из главных забот компаний. Чтобы отслеживать удовлетворенность клиентов, вы можете использовать различные платформы обслуживания клиентов. Внешнее деловое общение обеспечит вашим клиентам безопасность и доверие. Вот некоторые примеры того, как внешняя коммуникация может повлиять на удовлетворенность клиентов:

• Улучшение общего клиентского опыта

Наличие отличной поддержки клиентов и внешней коммуникации приведет к тому, что ваши клиенты будут доверять вашей компании и полагаться на ее навыки решения проблем. Дружелюбное общение дает вашим клиентам понять, что вы здесь для них и готовы решить любые проблемы, которые могут возникнуть.

• Повышает удержание клиентов

Как было сказано ранее, вы завоевываете доверие, развивая эффективную внешнюю коммуникацию со своими клиентами. Это означает, что ваша компания получит лояльных клиентов, которые в конечном итоге будут рекомендовать вашу компанию другим. Нет ничего важнее, чем удовлетворить ваших клиентов.

Как однажды сказала Конни Эдлер, известный финансовый консультант: «Отличное обслуживание клиентов — это работа номер один в любой компании! Это индивидуальность компании и причина, по которой клиенты возвращаются. Без клиентов нет компании!»

5 простых способов отслеживать деловое общение

Необходимость отслеживать как внутреннюю, так и внешнюю коммуникацию компании может быть непосильной. Тем не менее, есть несколько простых методов, которые могут упростить отслеживание делового общения.

Соберите сообщения из нескольких каналов в одном месте

Как упоминалось ранее, существуют различные типы бизнес-коммуникаций, и хранение их всех в одном месте — отличный способ получить представление обо всех данных, циркулирующих в вашей компании. Храните ваши данные связи рядом с собой, чтобы вы могли легко получить к ним доступ в любое время.

Настроить несколько автоответчиков

Автоответчики — отличный способ сообщить внешним сторонам, что вы заботитесь о них, не объясняя это вручную. Отслеживайте все возможные ситуации, которые могут возникнуть из-за пределов вашей компании, и настройте автоответчик на все из них.

Преимущество этого метода заключается в том, что вы можете получить представление о нескольких разговорах одновременно, не вникая в каждый из них по отдельности.

Воспользуйтесь фильтрами и тегами для организации взаимодействия

Поскольку компании обычно имеют несколько филиалов, сценарий, скорее всего, будет во всех них разным. Чтобы легко отслеживать деловое общение во всех этих отраслях и разных ситуациях, вы должны организовать это общение с помощью фильтров и тегов.

Вам не придется часами искать конкретную беседу — просто вытащите метку, и вы легко ее найдете.

Отслеживайте активность в социальных сетях для анализа данных

Социальные сети стали одним из самых используемых инструментов коммуникации. Многие люди продвигают свой бизнес в социальных сетях, чтобы привлечь больше внимания. Используя эффективный инструмент, социальные сети могут стать отличным способом анализа внешней коммуникации.

Mediatoolkit предоставляет простой способ мониторинга вашего бренда в социальных сетях, дает вам мгновенный обзор того, что люди говорят о вас непосредственно через социальные каналы, такие как Facebook, Twitter, Youtube, блоги и форумы. Вы можете создавать персонализированные отчеты на основе ваших интересов или использовать расширенные фильтры, такие как оценка тональности, язык или географическое положение.

Узнайте, как прослушивание социальных сетей может повысить защиту интересов клиентов

Отслеживая свою активность в социальных сетях, вы можете улучшить обслуживание клиентов и определить предпочтения своей аудитории.

Определите ключевые показатели, которые дают представление о поведении клиентов и сотрудников.

Один из самых простых способов отследить деловое общение — изучить поведение клиентов и сотрудников. Вы можете определить наиболее распространенные проблемы и причины их возникновения, идентифицируя и используя примеры из библиотеки процессов ключевых показателей, которые дают представление о поведении клиентов и сотрудников.

Затем вы сможете принять меры по решению этих проблем и быстро устранить причину, что применимо как к внутреннему, так и к внешнему деловому общению и может стать отличным инструментом решения проблем.

Прочтите объяснение показателей бренда: все, что вы можете найти в отчетах Mediatoolkit

Последние мысли

Эффективное деловое общение является одним из наиболее важных способов поддержания здоровой и продуктивной рабочей среды. Кроме того, деловое общение может улучшить общение с третьими лицами, например общение с клиентами, общение со спонсорами и т. д.

Сосредоточив внимание на деловом общении, вы сможете улучшить качество обслуживания клиентов и способствовать развитию своего бизнеса. Как говорится: «Общение — это ключ» — это применимо к любому аспекту жизни и бизнеса.

Однако отслеживание вашего делового общения может быть утомительным, поэтому мы представили несколько способов упростить процесс отслеживания общения.

Оливер Стасински — руководитель группы по связям с общественностью в LiveAgent с опытом работы в сфере электронной коммерции и обслуживания клиентов. Увлечен письмом, чтением и обучением игре на любом музыкальном инструменте, с которым он сталкивается.