5 Cara Mudah Melacak Komunikasi Bisnis di Tahun 2022

Komunikasi bisnis adalah salah satu alat penting yang dapat Anda gunakan untuk menjaga bisnis Anda berjalan dengan baik. Jenis komunikasi ini memungkinkan Anda untuk menentukan kebutuhan dan keinginan karyawan dan pelanggan Anda dan bertindak sesuai dengan itu. Itulah mengapa meningkatkan komunikasi bisnis di perusahaan Anda dapat membawa banyak manfaat dan berkontribusi pada produktivitas secara keseluruhan.

Baca Produktivitas di PR: Manfaat, Tips, Alat & Buku Terbaik

Namun, untuk melakukannya, Anda perlu melacak semua data yang berputar di sekitar perusahaan Anda. Ada berbagai cara di mana komunikasi yang efektif dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda, tetapi kami akan membahasnya nanti. Pertama, mari kita definisikan apa itu komunikasi bisnis dan lihat semua jenis yang berbeda.

Apa itu Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis melibatkan berbagi informasi atau mentransfer data antar orang (atau dari satu perusahaan ke perusahaan lain) di dalam tempat kerja tertentu dan di luar perusahaan. Meskipun ini adalah metode yang bagus untuk mengelola tugas dan mengoptimalkan organisasi di tempat kerja, ini juga merupakan cara terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan baru dan yang sudah ada.

Baca Cara Menggunakan Pemantauan Media untuk Meningkatkan Strategi Komunikasi Anda

Ada beberapa “aturan” umum dalam komunikasi yang disebut 7Cs . Aturan ini dapat membantu Anda membangun komunikasi yang jelas dan koheren antara orang-orang dalam kelompok tertentu (dalam hal ini, tempat kerja). Inilah 7C dan apa yang mereka perjuangkan:

• Kredibilitas-membangun kepercayaan antara komunikator;
• Kesopanan membangun hubungan yang kuat;
• Kejelasan-menjaga pembagian data tetap jelas dan koheren;
• Ketepatan menggunakan bahasa yang benar secara tata bahasa dan politis;
• Konsistensi-menjamin stabilitas antara komunikator;
• Data akurat yang memberikan kekonkretan;
• Ringkas-menjaga percakapan tepat.

Mengikuti aturan ini dapat membuat komunikasi bisnis Anda lebih efisien dan tempat kerja Anda lebih produktif. Aturan ini sangat penting jika Anda ingin meningkatkan komunikasi sambil mengelola bisnis kecil – bisnis ini perlu berfokus pada komunikasi untuk membangun lingkungan kerja yang sehat.

Dua Jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis dapat dibagi menjadi dua jenis: internal dan eksternal. Seperti namanya, komunikasi internal adalah komunikasi antara anggota tim di tempat kerja. Komunikasi eksternal ditandai dengan komunikasi dengan pihak ketiga di luar perusahaan (pelanggan, pers, sponsor, dll.).

Kedua jenis ini sama pentingnya untuk menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang sehat. Inilah yang mencirikan jenis komunikasi ini.

Komunikasi internal

Komunikasi internal dilakukan di dalam tempat kerja di mana data dibagikan di antara karyawan. Jenis komunikasi ini selanjutnya dapat dibagi menjadi tiga kategori:

• Komunikasi ke atas internal ditandai dengan laporan yang disampaikan kepada manajer atau CEO. Tipe ini membantu eksekutif melacak apa yang terjadi di perusahaan.
• Komunikasi internal ke bawah dimulai dari cabang manajemen dan menuju ke anggota staf. Manajer menyampaikan laporan tentang prosedur, organisasi, dan elemen formal lainnya.
• Komunikasi lateral internal dilakukan antara cabang-cabang itu sendiri. Misalnya, perwakilan penjualan berkomunikasi dengan tim keuangan dan sebaliknya. Komunikasi lateral memungkinkan kerja tim antara berbagai cabang di perusahaan yang sama.

Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal terdiri dari komunikasi perwakilan perusahaan dengan pihak eksternal atau pihak ketiga seperti sponsor, pelanggan, dll. Perwakilan penjualan, misalnya, berkomunikasi secara eksternal dengan pelanggan, dalam upaya untuk menjual produk atau layanan.

Jenis komunikasi inilah yang membawa pertumbuhan dan kemakmuran perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga komunikasi eksternal ramah dan profesional. Dengan jenis komunikasi ini, 7C dapat memainkan peran utama karena aturan ini membuat komunikasi menjadi efektif dan menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal.

Bagaimana Komunikasi Bisnis Dapat Menguntungkan Bisnis?

Komunikasi bisnis yang efektif adalah salah satu langkah terpenting untuk menyediakan tempat kerja yang produktif bagi karyawan Anda dan mengamankan kemakmuran bagi perusahaan Anda. Kami akan mencantumkan banyak manfaat membangun komunikasi bisnis yang sehat dan efektif di bawah ini.

Menghancurkan silo komunikasi

Silo komunikasi menyiratkan divisi dalam perusahaan Anda, seperti cabang yang bekerja secara independen satu sama lain. Namun, semua cabang ini adalah bagian dari unit yang lebih besar dan karenanya perlu bekerja sama.

Anda dapat menggunakan komunikasi bisnis sebagai alat paling ampuh untuk mencapai kerja sama yang efektif dalam sebuah perusahaan. Orang-orang akan mengenal satu sama lain dengan lebih baik melalui pertemuan dan kegiatan membangun tim, menciptakan lingkungan kerja yang ramah dan kolektif yang lebih baik.

Peningkatan produktivitas karyawan

Kadang-kadang, karyawan menemukan diri mereka menghadapi masalah yang mereka tidak tahu bagaimana menyelesaikannya, dan komunikasi memainkan peran utama di sini. Semua karyawan perlu menyadari bahwa mereka memiliki seseorang untuk diandalkan, tetapi untuk saling percaya, komunikasi bisnis yang efisien perlu ada.

Dengan memadukan jenis komunikasi bisnis internal yang disebutkan sebelumnya, Anda akan dapat menciptakan ruang yang aman bagi semua karyawan Anda, sehingga meningkatkan produktivitas mereka.

Peningkatan kepuasan pelanggan

Pelanggan adalah penjaga gerbang bisnis, menjadikan kepuasan pelanggan sebagai salah satu perhatian utama perusahaan. Untuk melacak kepuasan pelanggan, Anda dapat menggunakan berbagai platform layanan pelanggan. Komunikasi bisnis eksternal akan memberi pelanggan Anda keamanan dan kepercayaan. Berikut adalah beberapa bagaimana komunikasi eksternal dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan:

• Pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan

Memiliki dukungan pelanggan yang sangat baik dan komunikasi eksternal akan membuat pelanggan Anda mempercayai perusahaan Anda dan mengandalkan keterampilan pemecahan masalah perusahaan Anda. Komunikasi yang ramah membuat pelanggan Anda tahu bahwa Anda ada di sini untuk mereka dan siap untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin muncul.

• Meningkatkan retensi pelanggan

Seperti yang dikatakan sebelumnya, Anda mendapatkan kepercayaan dengan mengembangkan komunikasi eksternal yang efektif dengan pelanggan Anda. Itu menyiratkan bahwa perusahaan Anda akan mendapatkan pelanggan setia yang pada akhirnya akan merekomendasikan perusahaan Anda kepada orang lain. Tidak ada yang lebih penting daripada membuat pelanggan Anda puas.

Connie Edler, seorang konsultan keuangan terkenal, pernah berkata, “Layanan pelanggan yang sangat baik adalah pekerjaan nomor satu di perusahaan mana pun! Itu adalah kepribadian perusahaan dan alasan pelanggan kembali. Tanpa pelanggan, tidak ada perusahaan!”

5 Cara Mudah Melacak Komunikasi Bisnis

Harus memantau komunikasi internal dan eksternal perusahaan bisa sangat melelahkan. Namun, ada beberapa metode sederhana yang dapat membuat pelacakan komunikasi bisnis menjadi sederhana.

Kumpulkan komunikasi dari beberapa saluran ke satu tempat

Seperti disebutkan sebelumnya, ada berbagai jenis komunikasi bisnis, dan menyimpan semuanya di satu tempat adalah cara terbaik untuk mendapatkan wawasan tentang semua data yang beredar di sekitar perusahaan Anda. Simpan data komunikasi Anda di dekat Anda sehingga Anda dapat dengan mudah mengaksesnya kapan pun diperlukan.

Siapkan beberapa penjawab otomatis

Penjawab otomatis adalah cara yang bagus untuk memberi tahu pihak eksternal bahwa Anda peduli pada mereka tanpa menjelaskannya secara manual. Pantau semua kemungkinan situasi yang mungkin datang dari luar perusahaan Anda dan siapkan respons otomatis untuk semuanya.

Keuntungan dari metode ini adalah Anda dapat memperoleh wawasan tentang beberapa percakapan sekaligus tanpa harus terlibat satu per satu.

Manfaatkan filter dan tag untuk mengatur interaksi

Karena perusahaan biasanya memiliki banyak cabang, skenario kemungkinan besar akan berbeda di semua cabang. Untuk dengan mudah melacak komunikasi bisnis di semua cabang ini dan situasi yang berbeda, Anda harus mengatur komunikasi tersebut dengan filter dan tag.

Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari percakapan tertentu – cukup cabut tagnya, dan Anda akan menemukannya dengan mudah.

Pantau aktivitas media sosial untuk analitik data

Media sosial telah menjadi salah satu alat komunikasi yang paling banyak digunakan. Banyak orang memasarkan bisnisnya di media sosial untuk mendapatkan lebih banyak perhatian. Dengan menggunakan alat yang efisien, media sosial dapat menjadi cara yang bagus untuk menganalisis komunikasi eksternal.

Mediatoolkit menyediakan cara mudah untuk memantau merek Anda di media sosial memberi Anda gambaran instan tentang apa yang dikatakan orang tentang Anda secara langsung melalui saluran sosial seperti Facebook, Twitter, Youtube, Blog, dan Forum. Anda dapat membuat laporan yang dipersonalisasi berdasarkan minat Anda atau masuk ke filter lanjutan seperti skor sentimen, bahasa, atau lokasi geografis.

Baca Bagaimana Mendengarkan Media Sosial Dapat Meningkatkan Advokasi Pelanggan

Dengan memantau aktivitas media sosial Anda, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan dan menentukan preferensi audiens Anda.

Identifikasi metrik utama yang memberikan wawasan tentang perilaku pelanggan dan karyawan

Salah satu cara termudah untuk melacak komunikasi bisnis Anda adalah dengan mempelajari perilaku pelanggan dan karyawan. Anda dapat menentukan masalah yang paling umum dan mengapa masalah tersebut terjadi dengan mengidentifikasi dan menggunakan contoh pustaka proses dari metrik utama yang memberikan wawasan tentang perilaku pelanggan dan karyawan.

Anda kemudian akan dapat bertindak atas masalah ini dan menyelesaikan penyebabnya dalam waktu singkat, yang berlaku untuk komunikasi bisnis internal dan eksternal dan dapat menjadi alat pemecahan masalah yang hebat.

Baca Penjelasan Metrik Merek: Semua yang Dapat Anda Temukan di Laporan Mediatoolkit Anda

Pikiran Akhir

Komunikasi bisnis yang efektif adalah salah satu cara terpenting untuk menjaga lingkungan kerja yang sehat dan produktif. Selain itu, komunikasi bisnis dapat meningkatkan komunikasi pihak ketiga, seperti komunikasi pelanggan, komunikasi sponsor, dll.

Dengan berfokus pada komunikasi bisnis, Anda akan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan membuat bisnis Anda berkembang. Seperti kata pepatah: “Komunikasi adalah kuncinya” – ini dapat diterapkan pada segala aspek kehidupan dan bisnis.

Namun, melacak komunikasi bisnis Anda bisa sangat melelahkan, jadi kami telah menyajikan beberapa cara untuk mempermudah proses pelacakan komunikasi.

Oliver Stasinszky adalah pemimpin tim penjangkauan di LiveAgent, dengan latar belakang e-commerce dan layanan pelanggan. Bergairah tentang menulis, membaca, dan mempelajari cara memainkan alat musik apa pun yang dia temui.