5 maneiras fáceis de acompanhar a comunicação empresarial em 2022

A comunicação empresarial é uma das ferramentas essenciais que você pode usar para manter seu negócio funcionando corretamente. Esse tipo de comunicação permite que você determine as necessidades e desejos de seus funcionários e clientes e aja de acordo. É por isso que melhorar a comunicação empresarial em sua empresa pode trazer muitos benefícios e contribuir para a produtividade geral.

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No entanto, para isso, você precisa acompanhar todos os dados que circulam pela sua empresa. Existem várias maneiras pelas quais uma comunicação eficaz pode beneficiar sua empresa, mas as discutiremos mais adiante. Primeiro, vamos definir o que é comunicação empresarial e examinar todos os diferentes tipos.

O que é Comunicação Empresarial?

A comunicação empresarial envolve o compartilhamento de informações ou a transferência de dados entre pessoas (ou de uma empresa para outra) dentro de um determinado local de trabalho e fora da empresa. Embora seja um ótimo método para gerenciar tarefas e otimizar a organização no local de trabalho, também é uma excelente maneira de acompanhar as necessidades de clientes novos e existentes.

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Existem algumas “regras” gerais de comunicação chamadas de 7Cs . Essas regras podem ajudá-lo a estabelecer uma comunicação clara e coerente entre as pessoas de um determinado grupo (neste caso, um local de trabalho). Aqui estão os 7Cs e o que eles representam:

• Criação de credibilidade e confiança entre os comunicadores;
• Cortesia-estabelecimento de relacionamentos fortes;
• Clareza - manter o compartilhamento de dados claro e coerente;
• Correção - usando linguagem gramaticalmente e politicamente correta;
• Consistência-garantindo estabilidade entre os comunicadores;
• Dados precisos que dão concretude;
• Concisão - manter a conversa precisa.

Seguir essas regras pode tornar sua comunicação empresarial mais eficiente e seu local de trabalho mais produtivo. Essas regras são especialmente importantes se você deseja melhorar a comunicação enquanto gerencia uma pequena empresa – essas empresas precisam se concentrar na comunicação para estabelecer um ambiente de trabalho saudável.

Dois tipos de comunicação empresarial

A comunicação empresarial pode ser dividida em dois tipos: interna e externa. Como o nome sugere, a comunicação interna é a comunicação entre os membros da equipe em um local de trabalho. A comunicação externa caracteriza-se pela comunicação com terceiros fora da empresa (clientes, imprensa, patrocinadores, etc.).

Esses dois tipos são igualmente importantes para criar e manter um ambiente de trabalho saudável. Aqui está o que caracteriza esses tipos de comunicação.

Comunicação interna

A comunicação interna é realizada dentro de um local de trabalho onde os dados são compartilhados entre os funcionários. Este tipo de comunicação pode ainda ser dividido em três categorias:

• A comunicação ascendente interna é caracterizada por relatórios que são entregues aos gerentes ou CEOs. Esse tipo ajuda os executivos a acompanhar o que está acontecendo na empresa.
• A comunicação descendente interna começa no ramo de gerenciamento e vai para os membros da equipe. Os gerentes entregam relatórios sobre procedimentos, organização e outros elementos formais.
• A comunicação lateral interna é feita entre as próprias filiais. Por exemplo, os representantes de vendas se comunicam com as equipes financeiras e vice-versa. A comunicação lateral permite o trabalho em equipe entre diferentes filiais da mesma empresa.

Comunicação externa

A comunicação externa consiste na comunicação dos representantes da empresa com terceiros ou terceiros como patrocinadores, clientes, etc. Representantes de vendas, por exemplo, comunicam-se externamente com os clientes, na tentativa de vender produtos ou serviços.

Esse tipo de comunicação é o que traz crescimento e prosperidade para a empresa. Assim, é vital manter uma comunicação externa amigável e profissional. Com esse tipo de comunicação, os 7Cs podem desempenhar um papel importante, pois essas regras tornam a comunicação eficaz e mantêm um bom relacionamento com as partes externas.

Como a comunicação empresarial pode beneficiar as empresas?

A comunicação empresarial eficaz é uma das etapas mais importantes para fornecer um local de trabalho produtivo para seus funcionários e garantir a prosperidade de sua empresa. Listaremos abaixo muitos benefícios de estabelecer uma comunicação empresarial saudável e eficaz.

Quebra os silos de comunicação

Os silos de comunicação implicam uma divisão dentro de sua empresa, como filiais que funcionam independentemente umas das outras. No entanto, todas essas filiais fazem parte da unidade maior e, portanto, precisam cooperar.

Você pode usar a comunicação empresarial como sua ferramenta mais poderosa para alcançar uma cooperação eficaz dentro de uma empresa. As pessoas vão se conhecer melhor por meio de reuniões e atividades de team building, criando um ambiente de trabalho amigável e um coletivo melhor.

Maior produtividade dos funcionários

Às vezes, os funcionários podem se deparar com um problema que não sabem como resolver, e a comunicação desempenha um papel importante aqui. Todos os funcionários precisam estar cientes de que têm alguém em quem confiar, mas para confiar uns nos outros, uma comunicação empresarial eficiente precisa existir.

Ao misturar os tipos de comunicação interna da empresa mencionados anteriormente, você poderá criar um espaço seguro para todos os seus funcionários, aumentando assim sua produtividade.

Satisfação do cliente melhorada

Os clientes são os porteiros dos negócios, tornando a satisfação do cliente uma das maiores preocupações das empresas. Para acompanhar a satisfação do cliente, você pode usar várias plataformas de atendimento ao cliente. A comunicação empresarial externa proporcionará aos seus clientes segurança e confiança. Aqui estão alguns exemplos de como a comunicação externa pode afetar a satisfação do cliente:

• Melhor experiência geral do cliente

Ter excelente suporte ao cliente e comunicação externa fará com que seus clientes confiem em sua empresa e confiem nas habilidades de resolução de problemas de sua empresa. A comunicação amigável permite que seus clientes saibam que você está aqui para eles e pronto para resolver quaisquer problemas que possam aparecer.

• Aumenta a retenção de clientes

Como dito anteriormente, você ganha confiança ao desenvolver uma comunicação externa eficaz com seus clientes. Isso implica que sua empresa conquistará clientes fiéis que eventualmente a recomendarão a outras pessoas. Não há nada mais importante do que manter seus clientes satisfeitos.

Como Connie Edler, uma renomada consultora financeira, disse certa vez: “Excelente atendimento ao cliente é o trabalho número um em qualquer empresa! É a personalidade da empresa e a razão pela qual os clientes voltam. Sem clientes não há empresa!”

5 maneiras fáceis de acompanhar a comunicação empresarial

Ter que monitorar a comunicação interna e externa da empresa pode ser esmagador. No entanto, existem alguns métodos simples que podem simplificar o acompanhamento das comunicações comerciais.

Colete comunicações de vários canais em um só lugar

Como mencionado anteriormente, existem diferentes tipos de comunicação empresarial, e mantê-los todos em um só lugar é uma excelente maneira de obter informações sobre todos os dados que circulam em sua empresa. Armazene seus dados de comunicação perto de você para que você possa acessá-los facilmente sempre que necessário.

Configurar vários autoresponders

Os autoresponders são uma ótima maneira de informar as partes externas que você se importa com elas sem explicá-lo manualmente. Acompanhe todas as possíveis situações que possam vir de fora da sua empresa e configure uma resposta automática para todas elas.

A vantagem desse método é que você pode obter informações sobre várias conversas ao mesmo tempo, sem precisar se envolver com cada uma individualmente.

Aproveite os filtros e tags para organizar as interações

Como as empresas costumam ter várias filiais, o cenário provavelmente será diferente em todas elas. Para acompanhar facilmente a comunicação empresarial em todos esses ramos e diferentes situações, você deve organizar as referidas comunicações com filtros e tags.

Você não terá que passar horas procurando por uma conversa específica – basta puxar a etiqueta e você a encontrará facilmente.

Monitore a atividade de mídia social para análise de dados

As redes sociais se tornaram uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas. Muitas pessoas comercializam seus negócios nas mídias sociais para ganhar mais atenção. Por utilizar uma ferramenta eficiente, as mídias sociais podem ser uma ótima forma de analisar a comunicação externa.

O Mediatoolkit fornece uma maneira fácil de monitorar sua marca nas mídias sociais, oferecendo uma visão geral instantânea do que as pessoas estão dizendo sobre você diretamente por meio de canais sociais como Facebook, Twitter, Youtube, blogs e fóruns. Você pode criar relatórios personalizados com base em seu interesse ou entrar em filtros avançados como pontuação de sentimento, idioma ou localização geográfica.

Leia como a escuta de mídia social pode aumentar a defesa do cliente

Ao monitorar sua atividade de mídia social, você pode melhorar o atendimento ao cliente e determinar as preferências de seu público.

Identifique as principais métricas que fornecem informações sobre o comportamento de clientes e funcionários

Uma das maneiras mais fáceis de rastrear sua comunicação comercial é explorando o comportamento de clientes e funcionários. Você pode determinar os problemas mais comuns e por que eles ocorrem identificando e usando exemplos da biblioteca de processos das principais métricas que fornecem informações sobre o comportamento do cliente e do funcionário.

Você será capaz de agir sobre esses problemas e resolver a causa rapidamente, o que se aplica à comunicação comercial interna e externa e pode ser uma ótima ferramenta de solução de problemas.

Leia as métricas da marca explicadas: tudo o que você pode encontrar em seus relatórios do Mediatoolkit

Pensamentos finais

A comunicação empresarial eficaz é uma das formas mais importantes de manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Além disso, a comunicação empresarial pode melhorar a comunicação de terceiros, como a comunicação com o cliente, a comunicação com o patrocinador, etc.

Ao focar na comunicação empresarial, você poderá melhorar a experiência de seus clientes e fazer seu negócio crescer. Como diz o ditado: “A comunicação é a chave” – isso pode ser aplicado a qualquer aspecto da vida e dos negócios.

No entanto, acompanhar a comunicação de sua empresa pode ser complicado, por isso apresentamos algumas maneiras de facilitar o processo de rastreamento de comunicação.

Oliver Stasinszky é líder de equipe de divulgação na LiveAgent, com experiência em comércio eletrônico e atendimento ao cliente. Apaixonado por escrever, ler e aprender a tocar qualquer instrumento musical que encontrar.