9 способов сэкономить деньги в трудные времена без увольнений

Малый бизнес является неотъемлемой частью процветающей экономики. Независимо от типа бизнеса — частные практики, художники, владельцы семейных магазинов, рестораторы — владельцы малого бизнеса выявляют и удовлетворяют потребности в своих сообществах, предлагая работу местным работникам. Фактически, малые предприятия составляют более 47% работников частного сектора.

Одна из реалий владения малым бизнесом заключается в том, что даже в случае успеха бывают времена, когда денег не хватает. Экономический спад, открытие нового конкурирующего бизнеса поблизости или внезапное изменение поведения клиентов могут разрушить ваш тщательно спланированный бюджет.

Когда это происходит, последнее, что хотят делать владельцы бизнеса, — это увольнять ценных сотрудников. Хотя затраты на оплату труда являются одними из основных расходов бизнеса, малые предприятия часто представляют собой сплоченные сообщества, в которых коллеги и руководство считают друг друга друзьями и семьей, а не просто именем в платежной ведомости.

Давние сотрудники являются ценным активом, поскольку они знают все тонкости повседневных операций. Во многих случаях ваши сотрудники являются лицом вашего бизнеса и причиной, по которой многие клиенты возвращаются к вам. Увольнения ставят под угрозу эту структуру, нанося ущерб моральному духу компании и ставя вас и ваших сотрудников в сложное положение. Некоторые увольнения могут иметь даже юридические последствия.

Если вы владелец малого бизнеса, переживающий тяжелые времена, не волнуйтесь. Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы сократить расходы, сэкономить деньги и сохранить ценных членов команды.

1. Создайте пересмотренный бюджет

Первым шагом в новых финансовых обстоятельствах является повторный анализ и корректировка вашего бюджета. Рассмотрите свой новый средний доход и разделите свои расходы на «необходимые», «ненужные» и «гибкие» категории. Вот несколько советов, которые следует учитывать при составлении пересмотренного бюджета:

• Устраните ненужные расходы: внимательно посмотрите на свою категорию «ненужных расходов» и сократите ее как можно больше. Для некоторых это может означать отказ от таких расходов, как подписка на газеты или пятничные обеды в офисе. Для других это может быть сокращение вашей рабочей недели или ежедневных часов работы.
• Продолжайте выплачивать долг: продолжайте выплачивать свой долг как можно дольше, чтобы не повредить свой кредитный рейтинг навсегда.
• Поговорите со своим арендодателем: если вы арендуете или арендуете свое помещение, поговорите со своим арендодателем о вариантах снижения ежемесячного платежа или сокращения расходов на коммунальные услуги.
• Избегайте аутсорсинга задач. Избегайте аутсорсинга любых задач, с которыми можете справиться вы и ваш персонал. Например, вместо того, чтобы платить клининговой компании за мытье окон или мытье полов, потратьте несколько часов до или после работы, чтобы заняться этой работой самостоятельно.
• Используйте календарь: записывайте все даты оплаты счетов в календаре, чтобы не пропустить их и не получить пени или штрафы за просрочку платежа.

Продолжайте отслеживать свои расходы и пересматривайте свой бюджет по мере изменения ситуации.

2. Работайте без бумаги

Средний офисный работник использует тонны бумаги, и большая часть ее оказывается в мусоре еще до истечения рабочего дня. Переход на безбумажные документы — отличный способ минимизировать эти расходы и сэкономить на таких вещах, как чернила и почтовые расходы. Это также лучше для окружающей среды.

Некоторые идеи по переходу на безбумажную документацию включают:

• Отправляйте электронные письма вместо проведения встреч или отправки бумажной почты
• Используйте цифровые инструменты для совместной работы, такие как облачное хранилище, цифровые файлы и общие диски.
• Отправка цифровых счетов и квитанций
• Используйте электронные подписи для важных документов
• Сканируйте файлы и документы на компьютер или в облачное хранилище вместо копирования

При переходе на цифру не отказывайтесь полностью от бумажного следа. Некоторые клиенты предпочитают бумажную копию квитанции, а технические трудности могут привести к значительным потерям, если у вас нет резервного метода.

3. Сокращение затрат на электроэнергию

Потребление энергии может составлять значительную часть ваших общих расходов, даже для небольших и однокомнатных предприятий. Чтобы ваши счета за коммунальные услуги были как можно меньше, внедрите следующие изменения и попросите своих сотрудников принять участие:

• Подключайте электронику к энергосберегающим разветвителям
• По возможности используйте естественный свет вместо верхнего освещения.
• Выключайте приборы и оборудование или отключайте их от сети, когда они не используются
• Собирайте вторсырье и ищите центры, которые платят за вторсырье
• Установите кондиционер или отопление на более низкий уровень или выключите его, когда в здании никого нет.
• Выбирайте открытые окна и свитера вместо охлаждения и обогрева
• Поощряйте людей пользоваться лестницей над лифтом, когда это возможно
• Держите все двери и окна закрытыми, когда кондиционер или обогреватель включен.

4. Работайте удаленно, когда это возможно

Чтобы сэкономить на оплате коммунальных услуг, по возможности внедряйте удаленную работу. Этот процесс может означать сокращение командировок и выбор вместо этого телеконференций или предоставление сотрудникам задач, которые они могут выполнять из дома. При переходе на полную или частичную удаленную работу поработайте со своими сотрудниками над созданием политики, подходящей для всех обстоятельств. Изучите лучшее программное обеспечение для повышения производительности и инструменты управления проектами, которые вам нужны для выполнения повседневных задач.

5. Тщательно выбирайте продавцов и поставщиков

Пересмотрите продавцов и поставщиков, с которыми вы работаете, и убедитесь, что вы по-прежнему получаете справедливую рыночную цену. По возможности отдавайте предпочтение универсальным товарам, а не торговым маркам, и сравнивайте цены у разных поставщиков.

Убедитесь, что у любых новых поставщиков, с которыми вы сотрудничаете, хорошая репутация поставщиков качественных продуктов. В противном случае вы рискуете потратить эту часть бюджета впустую. Если у вас хорошие отношения с вашими нынешними поставщиками и вы хотите сохранить их, спросите их о любых скидках, рекламных акциях или партнерских страницах, которые могут помочь вам сократить расходы.

6. Будьте преднамеренны в своем маркетинге

Стесненные финансовые обстоятельства — не время тестировать дорогие или рискованные маркетинговые методы. Вместо этого придерживайтесь методов, которые помогли вам расти в прошлом, и сосредоточьте большую часть своих усилий на существующих постоянных клиентах. Есть также множество бесплатных и недорогих маркетинговых методов, которые вы можете попробовать, например:

• Создавайте собственные электронные листовки на таких сайтах, как Canva или Adobe Spark.
• Заполните свой профиль Google Business и обновляйте информацию
• Используйте социальные сети для расширения своей сети, взаимодействия с клиентами и проведения конкурсов.
• Изучите перекрестные рекламные акции или партнерские отношения с другими в вашей отрасли.
• Никогда не недооценивайте силу маркетинга из уст в уста
• Создавайте онлайн-контент, освещающий ваш бизнес, например сообщения в блогах, инфографику и видео.

7. Используйте свою сеть

К сожалению, некоторые непредвиденные расходы, такие как ремонт рабочих мест и текучесть кадров, как правило, возникают, когда вы меньше всего их ожидаете. Когда это произойдет, пришло время использовать вашу сеть.

Когда вы владеете бизнесом, обращение за помощью к друзьям, семье и партнерам может стать мощным инструментом. Если вы пытаетесь найти хорошую сделку на новый или подержанный офисный телефон, вам нужна помощь в ремонте навеса над вашей входной дверью или вы хотите избежать дорогостоящих списков вакансий для новой вакантной должности, пусть все узнают, что у вас есть потребность .

8. Купить б/у

Если вам нужно купить или заменить существующее оборудование, по возможности выбирайте бывшие в употреблении предметы. Аукционы и распродажи недвижимости — отличные места, где можно найти бывшее в употреблении оборудование, такое как офисная мебель и бытовая техника, по низким ценам. Вы также можете использовать интернет-аукционы и дисконтные магазины. Если вы заменяете сломанный или изношенный предмет — например, кабинку в ресторане или шаткий стол — вы также можете попробовать починить его самостоятельно, прежде чем заменять.

9. Поддерживайте моральный дух

Старайтесь поддерживать моральный дух среди сотрудников. Счастливые сотрудники с меньшей вероятностью уйдут. Учитывая огромные затраты на наем и обучение новых работников, чрезвычайно выгодно сохранить как можно больше трудолюбивых и ценных членов команды. Кроме того, чем счастливее ваши сотрудники, тем больше вероятность, что они будут усердно работать.

Вот некоторые способы поощрения позитивного и процветающего рабочего места:

• Будьте честны и поощряйте общение: пусть ваши сотрудники знают, что вы делаете все возможное, чтобы сохранить их позиции. Если денег не хватает из-за широко распространенной проблемы общества, такой как экономический спад, то, скорее всего, ваши сотрудники так же обеспокоены и неуверенны, как и вы. Поощряйте открытое общение и дайте им возможность высказать свои опасения. Этот шаг также является лучшим способом помочь сотрудникам понять, насколько важно следовать новым правилам, таким как поддержание определенной температуры кондиционера или минимизация офисных отходов.
• Предлагайте похвалу и конструктивную обратную связь: когда вы вносите изменения на рабочем месте, чтобы сэкономить деньги, сделайте паузу, чтобы регулярно предлагать обратную связь всем сотрудникам. Хвалите тех, кто преуспевает, и поощряйте тех, кто делает все возможное. Предлагайте конструктивную обратную связь там, где это необходимо. Практикуйте эмпатию и выражайте признательность там, где можете. Тем не менее, не бойтесь исправлять или увольнять сотрудника, который бездельничает, плохо обращается с другими сотрудниками или тратит впустую время и ресурсы.
• Спросите своих сотрудников об идеях: ваши сотрудники знают ваш бизнес лучше, чем кто-либо другой. В конце концов, они взаимодействуют с покупателями и клиентами, работают непосредственно с вашим продуктом и выполняют скрытую работу. Спросите их, какие у них есть идеи по сокращению расходов и привлечению клиентов.

Пережить приступ финансового напряжения может показаться ошеломляющим, но несколько изменений могут оказать огромное влияние. Хотя многие из этих изменений потребуют времени, тяжелой работы и совместной работы, можно сэкономить деньги и снизить расходы на бизнес, не увольняя своих сотрудников.