9 sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy w napiętych czasach bez zwolnień

Małe firmy są istotną częścią dobrze prosperującej gospodarki. Bez względu na rodzaj działalności — prywatne praktyki, artyści, właściciele sklepów typu mom-and-pop, restauratorzy — właściciele małych firm identyfikują i zaspokajają potrzeby w swoich społecznościach, jednocześnie oferując zatrudnienie lokalnym pracownikom. W rzeczywistości małe firmy stanowią ponad 47% pracowników sektora prywatnego.

Jedną z rzeczy związanych z posiadaniem małych firm jest to, że nawet jeśli odnosi sukcesy, zdarzają się sytuacje, w których brakuje pieniędzy. Recesja gospodarcza, otwarcie nowej konkurencyjnej firmy w pobliżu lub nagła zmiana w zachowaniu klientów mogą nadszarpnąć starannie zaplanowany budżet.

Kiedy tak się dzieje, ostatnią rzeczą, jaką chcą robić właściciele firm, jest zwalnianie wartościowych pracowników. Chociaż koszty pracy należą do najwyższych wydatków biznesowych, małe firmy są często zwartymi społecznościami, w których współpracownicy i kierownictwo biorą pod uwagę przyjaciół i rodzinę, a nie tylko nazwisko na liście płac.

Długoletni pracownicy to cenne aktywa, ponieważ znają tajniki codziennych operacji. W wielu przypadkach Twoi pracownicy są twarzą Twojej firmy i powodem powrotu wielu klientów. Zwolnienia zagrażają tej konfiguracji, jednocześnie obniżając morale firmy i stawiając Ciebie i Twoich pracowników w trudnej sytuacji. Niektóre zwolnienia mogą mieć nawet konsekwencje prawne.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, który znalazł się w trudnych czasach, nie martw się. Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby obniżyć koszty, zaoszczędzić pieniądze i zatrzymać cennych członków zespołu.

1. Utwórz poprawiony budżet

Pierwszym krokiem w nowej sytuacji finansowej jest ponowna analiza i dostosowanie budżetu. Rozważ nowy średni dochód i podziel swoje wydatki na kategorie „niezbędne”, „niepotrzebne” i „elastyczne”. Oto kilka wskazówek, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia poprawionego budżetu:

• Wyeliminuj niepotrzebne wydatki: dobrze przyjrzyj się swojej kategorii „niepotrzebne wydatki” i ogranicz ją jak najwięcej. Dla niektórych może to oznaczać wyeliminowanie kosztów, takich jak prenumeraty gazet lub piątkowe obiady w biurze. Dla innych może to być skrócenie tygodnia pracy lub dziennych godzin pracy.
• Kontynuuj spłatę długu: Kontynuuj spłatę długu tak długo, jak to możliwe, aby nie naruszyć trwale swojej zdolności kredytowej.
• Porozmawiaj z właścicielem: Jeśli wynajmujesz lub dzierżawisz swoją powierzchnię, porozmawiaj z właścicielem o możliwościach obniżenia miesięcznej płatności lub obniżenia kosztów mediów.
• Unikaj outsourcingu zadań: Unikaj outsourcingu wszelkich zadań, z którymi Ty i Twoi pracownicy możecie sobie poradzić. Na przykład, zamiast płacić firmie sprzątającej za mycie okien lub szorowanie podłóg, poświęć kilka godzin przed lub po pracy, aby samemu zająć się pracą.
• Użyj kalendarza: Zapisz wszystkie terminy płatności w kalendarzu, aby ich nie przegapić i nie ponieść opłat lub kar.

Nadal śledź swoje wydatki i koryguj budżet w miarę zmieniających się sytuacji.

2. Przejdź bez papieru

Przeciętny pracownik biurowy zużywa tony papieru, a większość z nich ląduje na śmietniku przed końcem dnia. Rezygnacja z papieru to świetny sposób na zminimalizowanie tych kosztów i zaoszczędzenie na rzeczach takich jak atrament i opłaty pocztowe. To także lepsze dla środowiska.

Niektóre pomysły na przejście na bez papieru obejmują:

• Wysyłaj e-maile zamiast organizować spotkania lub wysyłać pocztę papierową
• Korzystaj z narzędzi do współpracy cyfrowej, takich jak przechowywanie w chmurze, archiwizacja cyfrowa i dyski współdzielone
• Wysyłaj cyfrowe faktury i paragony
• Używaj e-podpisów do ważnych dokumentów
• Skanuj pliki i dokumenty na komputer lub w chmurze zamiast robić kopie

Przechodząc na technologię cyfrową, nie rezygnuj całkowicie z papierowego śladu. Niektórzy klienci wolą papierową kopię paragonu, a problemy techniczne mogą skutkować znacznymi stratami, jeśli nie masz metody zapasowej.

3. Obniż koszty energii

Zużycie energii może stanowić znaczną część ogólnych wydatków, nawet w przypadku małych i jednopokojowych firm. Aby utrzymać rachunki za media na jak najniższym poziomie, wprowadź następujące zmiany i poproś swoich pracowników o uczestnictwo:

• Podłącz elektronikę do energooszczędnych listew zasilających
• Jeśli to możliwe, używaj naturalnego światła zamiast oświetlenia górnego
• Wyłącz urządzenia i sprzęt lub odłącz je, gdy nie są używane
• Zbieraj recykling i szukaj centrów, które płacą za materiały z recyklingu
• Ustaw klimatyzację lub ogrzewanie niżej lub wyłącz, gdy nikogo nie ma w budynku
• Wybierz otwarte okna i swetry zamiast chłodzenia i ogrzewania
• Zachęcaj ludzi do korzystania ze schodów nad windą, jeśli to możliwe
• Trzymaj wszystkie drzwi i okna zamknięte, gdy klimatyzator lub grzejnik jest włączony

4. Pracuj zdalnie, gdy to możliwe

Aby zaoszczędzić na kosztach mediów, w miarę możliwości wdrażaj pracę zdalną. Proces ten może oznaczać ograniczanie podróży służbowych i wybieranie zamiast tego spotkań telekonferencyjnych lub przydzielanie pracownikom zadań, które mogą wykonywać z domu. Przechodząc do pełnej lub częściowej pracy zdalnej, wspólnie z pracownikami stwórz politykę, która będzie odpowiednia dla każdej sytuacji. Znajdź najlepsze oprogramowanie zwiększające produktywność i narzędzia do zarządzania projektami, których potrzebujesz do codziennych zadań.

5. Ostrożnie wybieraj dostawców i dostawców

Ponownie rozważ dostawców i dostawców, z którymi współpracujesz, i upewnij się, że nadal otrzymujesz uczciwą cenę rynkową. Kiedy tylko możesz, wybieraj produkty ogólne zamiast nazwy marki i porównuj koszty u wielu dostawców.

Upewnij się, że nowi dostawcy, z którymi współpracujesz, mają dobrą reputację w zakresie dostarczania produktów wysokiej jakości. W przeciwnym razie ryzykujesz zmarnowanie tej części swojego budżetu. Jeśli masz dobre relacje z obecnymi dostawcami i chcesz je utrzymać, zapytaj ich o rabaty, promocje lub strony partnerskie, które mogą pomóc Ci obniżyć koszty.

6. Bądź celowy w swoim marketingu

Ciasna sytuacja finansowa nie jest odpowiednim momentem na testowanie kosztownych lub ryzykownych technik marketingowych. Zamiast tego trzymaj się metod, które pomogły Ci się rozwijać w przeszłości i skoncentruj większość swoich wysiłków na istniejących, powracających klientach. Istnieje również wiele darmowych i tanich metod marketingowych, które możesz wypróbować, takich jak:

• Twórz własne e-ulotki w witrynach takich jak Canva lub Adobe Spark
• Wypełnij swój profil Google Business i aktualizuj informacje
• Korzystaj z mediów społecznościowych, aby rozwijać swoją sieć, kontaktować się z klientami i organizować konkursy
• Przyjrzyj się promocjom krzyżowym lub partnerstwu z innymi w Twojej branży
• Nigdy nie lekceważ potęgi marketingu szeptanego
• Twórz treści online podkreślające Twoją firmę, takie jak posty na blogu, infografiki i filmy

7. Wykorzystaj swoją sieć

Niestety, niektóre nieoczekiwane wydatki — takie jak naprawy w miejscu pracy i rotacja pracowników — pojawiają się, gdy najmniej się ich spodziewasz. Kiedy tak się stanie, nadszedł czas, aby wykorzystać swoją sieć.

Kiedy jesteś właścicielem firmy, proszenie o pomoc przyjaciół, rodziny i partnerów może być potężnym narzędziem. Niezależnie od tego, czy próbujesz znaleźć dobrą ofertę na nowy lub używany telefon biurowy, potrzebujesz pomocy w naprawie markizy nad drzwiami wejściowymi, czy też chcesz uniknąć kosztownych ofert pracy na nowo zwolnione stanowisko, niech rozejdzie się pogłoska, że ​​potrzebujesz .

8. Kup używane

Jeśli chcesz kupić lub wymienić istniejący sprzęt, w miarę możliwości wybieraj używane przedmioty. Aukcje i sprzedaż nieruchomości to świetne miejsca, w których można znaleźć używany sprzęt, taki jak meble biurowe i urządzenia w niskich cenach. Możesz także skorzystać z internetowych serwisów aukcyjnych i dyskontów. Jeśli wymieniasz uszkodzony lub zużyty przedmiot — na przykład stolik w restauracji lub chwiejący się stół — możesz również spróbować naprawić go samodzielnie przed wymianą.

9. Utrzymuj silne morale

Podejmij wysiłek, aby utrzymać silne morale wśród pracowników. Zadowoleni pracownicy rzadziej odchodzą. Biorąc pod uwagę ogromne koszty zatrudniania i szkolenia nowych pracowników, niezwykle korzystne jest zatrzymanie jak największej liczby ciężko pracujących, wartościowych członków zespołu. Ponadto im szczęśliwsi są Twoi pracownicy, tym większe prawdopodobieństwo, że będą ciężko pracować.

Oto kilka sposobów na zachęcanie do pozytywnego, dobrze prosperującego miejsca pracy:

• Bądź szczery i zachęcaj do komunikacji: Poinformuj swoich pracowników, że robisz wszystko, aby utrzymać ich pozycje. Jeśli pieniądze są ograniczone z powodu powszechnej troski społeczności, takiej jak recesja gospodarcza, prawdopodobnie twoi pracownicy są tak samo zmartwieni i niepewni jak ty. Zachęcaj do otwartej komunikacji i daj im przestrzeń do wyrażania obaw. Ten krok jest również najlepszym sposobem, aby pomóc pracownikom zrozumieć, jak ważne jest przestrzeganie nowych zasad, takich jak utrzymywanie klimatyzacji w określonej temperaturze lub minimalizowanie odpadów biurowych.
• Oferuj pochwały i konstruktywne informacje zwrotne: Podczas dokonywania zmian w miejscu pracy, które pozwalają zaoszczędzić pieniądze, zatrzymaj się, aby regularnie udzielać informacji zwrotnych wszystkim pracownikom. Chwal tych, którzy wyróżniają się i zachęcaj tych, którzy robią wszystko, co w ich mocy. W razie potrzeby oferuj konstruktywne opinie. Praktykuj empatię i okazuj wdzięczność tam, gdzie możesz. To powiedziawszy, nie bój się poprawiać lub zwalniać pracownika, który zwalnia, źle traktuje innych pracowników lub marnuje czas i zasoby.
• Zapytaj pracowników o pomysły: Twoi pracownicy znają Twoją firmę lepiej niż ktokolwiek inny. W końcu wchodzą w interakcję z klientami i klientami, pracując bezpośrednio z Twoim produktem i wykonując pracę za kulisami. Zapytaj ich, jakie mają pomysły na cięcie kosztów i przyciąganie klientów.

Przechodzenie przez problemy finansowe może wydawać się przytłaczające, ale kilka zmian może mieć ogromny wpływ. Chociaż wiele z tych zmian wymaga czasu, ciężkiej pracy i współpracy, możliwe jest zaoszczędzenie pieniędzy i utrzymanie niskich wydatków biznesowych bez zwalniania pracowników.