9 formas de ahorrar dinero en tiempos difíciles sin despidos

Las pequeñas empresas son una parte esencial de una economía próspera. No importa el tipo de negocio (prácticas privadas, artistas, propietarios de tiendas familiares, restauradores), los propietarios de pequeñas empresas identifican y satisfacen una necesidad dentro de sus comunidades al tiempo que ofrecen empleo a los trabajadores locales. De hecho, las pequeñas empresas representan más del 47% de los empleados del sector privado.

Una realidad de la propiedad de una pequeña empresa es que, incluso cuando tiene éxito, hay momentos en los que el dinero escasea. Las recesiones económicas, la apertura de un nuevo negocio competidor en las cercanías o un cambio repentino en el comportamiento del cliente pueden afectar su presupuesto cuidadosamente planificado.

Cuando esto sucede, lo último que quieren hacer los empresarios es despedir a empleados valiosos. Si bien los costos laborales se encuentran entre los principales gastos comerciales, las pequeñas empresas suelen ser comunidades muy unidas, en las que los compañeros de trabajo y la gerencia se consideran amigos y familiares, en lugar de solo un nombre en la nómina.

Los empleados de toda la vida son activos valiosos, ya que conocen los entresijos de las operaciones diarias. En muchos casos, sus empleados son la cara de su negocio y la razón por la que muchos clientes regresan. Los despidos ponen en peligro esta configuración al tiempo que dañan la moral de la empresa y lo colocan a usted y a sus empleados en una posición desafiante. Algunos despidos pueden incluso tener ramificaciones legales.

Si usted es propietario de una pequeña empresa y está pasando por tiempos difíciles, no se preocupe. Hay varias cosas que puede hacer para reducir costos, ahorrar dinero y conservar a los valiosos miembros de su equipo.

1. Crear un presupuesto revisado

El primer paso en una nueva circunstancia financiera es volver a analizar y ajustar su presupuesto. Considere su nuevo ingreso promedio y divida sus gastos en categorías “necesarias”, “innecesarias” y “flexibles”. Estos son algunos consejos para tener en cuenta al crear su presupuesto revisado:

• Elimine los gastos innecesarios: mire bien su categoría de "gastos innecesarios" y elimine la mayor cantidad posible. Para algunos, podría significar eliminar costos como las suscripciones a periódicos o los almuerzos de los viernes en la oficina. Para otros, podría ser acortar su semana laboral o las horas diarias de operación.
• Continúe pagando sus deudas: Continúe pagando sus deudas durante el mayor tiempo posible para no dañar permanentemente su puntaje crediticio.
• Hable con su arrendador: si alquila o arrienda su espacio, hable con su arrendador sobre las opciones para reducir su pago mensual o reducir los costos de los servicios públicos.
• Evite subcontratar tareas: Evite subcontratar cualquier tarea que usted y su personal puedan manejar. Por ejemplo, en lugar de pagarle a una empresa de limpieza para que lave las ventanas o friegue los pisos, dedique algunas horas antes o después del trabajo a hacer el trabajo usted mismo.
• Use un calendario: Anote todas las fechas de vencimiento de las facturas en un calendario para que no las pierda e incurra en recargos o multas.

Continúe realizando un seguimiento de sus gastos y revise su presupuesto a medida que su situación fluctúe.

2. Ir sin papel

El trabajador de oficina promedio usa toneladas de papel, y gran parte termina en la basura antes de que termine el día. Dejar de usar papel es una excelente manera de minimizar estos costos y ahorrar en cosas como tinta y franqueo. También es mejor para el medio ambiente.

Algunas ideas para la transición a la tecnología sin papel incluyen:

• Envíe correos electrónicos en lugar de celebrar reuniones o enviar correos en papel
• Use herramientas de colaboración digital como almacenamiento en la nube, archivo digital y unidades compartidas
• Envía facturas y recibos digitales
• Use firmas electrónicas para documentos importantes
• Escanee archivos y documentos en una computadora o almacenamiento en la nube en lugar de hacer copias

Al hacer la transición a lo digital, no abandone por completo su rastro en papel. Algunos clientes preferirán una copia en papel de su recibo, y las dificultades técnicas pueden resultar en pérdidas significativas si no tiene un método de respaldo.

3. Reducir los costos de energía

El consumo de energía puede ser una parte importante de sus gastos generales, incluso para empresas pequeñas y de una sola habitación. Para mantener su factura de servicios públicos lo más baja posible, implemente los siguientes cambios y solicite a sus empleados que participen:

• Enchufe los dispositivos electrónicos en regletas de enchufes que ahorran energía
• Use luz natural en lugar de iluminación cenital cuando sea posible
• Apague los electrodomésticos y equipos o desenchúfelos cuando no estén en uso
• Recoge el reciclaje y busca centros que paguen por los materiales reciclados
• Ponga el aire acondicionado o la calefacción más bajos o apáguelos cuando no haya nadie en el edificio
• Opte por ventanas abiertas y suéteres en lugar de refrigeración y calefacción.
• Anime a las personas a usar las escaleras sobre el ascensor cuando sea posible
• Mantenga todas las puertas y ventanas cerradas cuando el aire acondicionado o la calefacción estén encendidos.

4. Trabaje de forma remota cuando sea posible

Para ahorrar en el costo de los servicios públicos, implemente el trabajo remoto siempre que sea posible. Este proceso podría significar reducir los viajes de negocios y optar por reuniones de teleconferencia en su lugar, o dar a los empleados tareas que puedan hacer desde casa. Al realizar la transición al trabajo remoto total o parcial, trabaje con sus empleados para crear una política que tenga sentido para las circunstancias de todos. Investigue el mejor software de productividad y las mejores herramientas de gestión de proyectos que necesita para sus tareas diarias.

5. Elija vendedores y proveedores con cuidado

Reconsidere los vendedores y proveedores con los que trabaja y asegúrese de obtener un precio de mercado justo. Siempre que pueda, elija artículos genéricos sobre los de marca y compare costos entre múltiples proveedores.

Asegúrese de que los nuevos proveedores con los que se asocie tengan una buena reputación por ofrecer productos de calidad. De lo contrario, corre el riesgo de desperdiciar esa parte de su presupuesto. Si tiene una buena relación con sus proveedores actuales y desea mantenerla, pregúnteles sobre los descuentos, promociones o páginas de socios que tengan que puedan ayudarlo a reducir costos.

6. Sea intencional con su marketing

Las circunstancias financieras difíciles no son el momento para probar técnicas de marketing costosas o arriesgadas. En su lugar, siga con los métodos que lo han ayudado a crecer en el pasado y concentre la mayor parte de sus esfuerzos en los clientes existentes que regresan. También hay muchos métodos de marketing gratuitos y de bajo costo que puede probar, como:

• Cree sus propios volantes electrónicos en sitios web como Canva o Adobe Spark
• Complete su perfil de Google Business y mantenga la información actualizada
• Use las redes sociales para hacer crecer su red, interactuar con los clientes y realizar concursos
• Busque promociones cruzadas o asociaciones con otros en su industria
• Nunca subestimes el poder del marketing de boca en boca
• Cree contenido en línea que destaque su negocio, como publicaciones de blog, infografías y videos

7. Utilice su red

Desafortunadamente, algunos gastos inesperados, como las reparaciones en el lugar de trabajo y la rotación de empleados, tienden a surgir cuando menos los espera. Cuando esto sucede, es hora de utilizar su red.

Cuando tienes un negocio, pedir ayuda a tus amigos, familiares y socios puede ser una herramienta poderosa. Ya sea que esté tratando de encontrar una buena oferta en un teléfono de oficina nuevo o usado, necesite ayuda para reparar el toldo sobre la puerta de su casa o quiera evitar las costosas listas de trabajo para un puesto vacante reciente, deje que se corra la voz de que tiene una necesidad. .

8. Compra Usado

Si necesita comprar o reemplazar equipos existentes, elija artículos usados ​​cuando sea posible. Las subastas y las ventas de inmuebles son excelentes lugares para encontrar equipos usados, como muebles de oficina y electrodomésticos, a precios bajos. También puede usar sitios de subastas en línea y tiendas de descuento. Si está reemplazando un artículo roto o desgastado, como una mesa de restaurante o una mesa tambaleante, también puede intentar arreglarlo usted mismo antes de reemplazarlo.

9. Mantenga la moral fuerte

Haga un esfuerzo para mantener la moral fuerte entre los empleados. Los empleados felices tienen menos probabilidades de irse. Teniendo en cuenta el enorme costo de contratar y capacitar a nuevos trabajadores, es extremadamente beneficioso retener a tantos miembros del equipo valiosos y trabajadores como sea posible. Además, cuanto más felices estén sus empleados, más probable es que trabajen duro.

Algunas formas de fomentar un lugar de trabajo positivo y próspero son:

• Sea honesto y fomente la comunicación: Hágales saber a sus empleados que está haciendo todo lo posible para mantener sus puestos. Si el dinero escasea debido a una preocupación generalizada de la comunidad, como una recesión económica, es probable que sus empleados estén tan preocupados e inseguros como usted. Fomente la comunicación abierta y permítales el espacio para expresar sus preocupaciones. Este paso también es la mejor manera de ayudar a los empleados a comprender cuán vital es seguir las nuevas reglas, como mantener el aire acondicionado a cierta temperatura o minimizar los desechos de la oficina.
• Ofrezca elogios y comentarios constructivos: a medida que realiza cambios para ahorrar dinero en el lugar de trabajo, haga una pausa para ofrecer comentarios regulares a todos los empleados. Elogie a los que sobresalen y anime a los que están dando lo mejor de sí. Ofrezca comentarios constructivos cuando sea necesario. Practique la empatía y muestre aprecio donde pueda. Dicho esto, no tenga miedo de corregir o despedir a un empleado que está holgazaneando, maltratando a otros empleados o desperdiciando tiempo y recursos.
• Pida ideas a su personal: sus empleados conocen su negocio mejor que nadie. Después de todo, están interactuando con clientes y clientes, trabajando directamente con su producto y haciendo trabajo detrás de escena. Pregúnteles qué ideas tienen para reducir costos y atraer clientes.

Pasar por un momento de tensión financiera puede ser abrumador, pero algunos cambios pueden tener un gran impacto. Aunque muchos de estos cambios requerirán tiempo, trabajo arduo y colaboración, es posible ahorrar dinero y mantener bajos los gastos comerciales sin despedir a sus empleados.