9 façons d'économiser de l'argent en période de crise sans licenciements

Les petites entreprises sont un élément essentiel d'une économie florissante. Peu importe le type d'entreprise - cabinets privés, artistes, propriétaires de boutiques familiales, restaurateurs - les propriétaires de petites entreprises identifient et comblent un besoin au sein de leurs communautés tout en offrant des emplois aux travailleurs locaux. En effet, les petites entreprises regroupent plus de 47 % des salariés du secteur privé.

L'une des réalités de la propriété d'une petite entreprise est que, même en cas de succès, il y a des moments où l'argent se fait rare. Les récessions économiques, l'ouverture d'une nouvelle entreprise concurrente à proximité ou un changement soudain dans le comportement des clients peuvent bouleverser votre budget soigneusement planifié.

Lorsque cela se produit, la dernière chose que les propriétaires d'entreprise veulent faire est de licencier des employés précieux. Bien que les coûts de main-d'œuvre figurent parmi les principales dépenses des entreprises, les petites entreprises sont souvent des communautés très unies, les collègues et la direction se considérant comme des amis et des membres de la famille, plutôt que comme un simple nom sur la liste de paie.

Les employés de longue date sont des atouts précieux, car ils connaissent les tenants et les aboutissants des opérations quotidiennes. Dans de nombreux cas, vos employés sont le visage de votre entreprise et la raison pour laquelle de nombreux clients reviennent. Les licenciements compromettent cette configuration tout en nuisant au moral de l'entreprise et en vous plaçant, vous et vos employés, dans une position difficile. Certaines mises à pied peuvent même avoir des ramifications juridiques.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous traversez des moments difficiles, ne vous inquiétez pas. Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour réduire les coûts, économiser de l'argent et garder les précieux membres de votre équipe.

1. Créez un budget révisé

La première étape dans une nouvelle situation financière consiste à réanalyser et à ajuster votre budget. Considérez votre nouveau revenu moyen et divisez vos dépenses en catégories « nécessaires », « inutiles » et « flexibles ». Voici quelques conseils à prendre en compte lors de la création de votre budget révisé :

• Éliminez les dépenses inutiles : Examinez bien votre catégorie « dépenses inutiles » et réduisez-en le plus possible. Pour certains, cela peut signifier l'élimination de coûts tels que les abonnements aux journaux ou les déjeuners du vendredi au bureau. Pour d'autres, il pourrait s'agir de raccourcir votre semaine de travail ou vos heures d'ouverture quotidiennes.
• Continuez à rembourser vos dettes : Continuez à rembourser vos dettes aussi longtemps que possible afin de ne pas nuire de façon permanente à votre pointage de crédit.
• Parlez à votre propriétaire : Si vous louez ou louez votre espace, parlez à votre propriétaire des options pour réduire votre paiement mensuel ou réduire les coûts des services publics.
• Évitez de sous-traiter les tâches : évitez de sous-traiter les tâches que vous et votre personnel pouvez gérer. Par exemple, au lieu de payer une entreprise de nettoyage pour laver les vitres ou frotter les sols, passez quelques heures avant ou après le travail pour vous attaquer vous-même au travail.
• Utilisez un calendrier : Notez toutes les dates d'échéance des factures sur un calendrier afin de ne pas les manquer et d'encourir des frais de retard ou des pénalités.

Continuez à suivre vos dépenses et révisez votre budget au fur et à mesure que votre situation fluctue.

2. Allez sans papier

L'employé de bureau moyen utilise des tonnes de papier, et une grande partie finit à la poubelle avant la fin de la journée. La dématérialisation est un excellent moyen de minimiser ces coûts et d'économiser sur des éléments tels que l'encre et les frais de port. C'est aussi meilleur pour l'environnement.

Voici quelques idées pour passer au sans papier :

• Envoyez des e-mails au lieu de tenir des réunions ou d'envoyer du courrier papier
• Utilisez des outils de collaboration numérique comme le stockage en nuage, le classement numérique et les disques partagés
• Envoyez des factures et des reçus numériques
• Utilisez les signatures électroniques pour les documents importants
• Numérisez des fichiers et des documents sur un ordinateur ou un stockage en nuage au lieu de faire des copies

Lors de la transition vers le numérique, n'abandonnez pas complètement votre trace papier. Certains clients préféreront une copie papier de leur reçu, et des difficultés techniques peuvent entraîner des pertes importantes si vous ne disposez pas d'une méthode de sauvegarde.

3. Réduire les coûts énergétiques

La consommation d'énergie peut représenter une part importante de vos dépenses globales, même pour les petites entreprises et les entreprises d'une seule pièce. Pour maintenir votre facture de services publics aussi basse que possible, mettez en œuvre les changements suivants et demandez à vos employés de participer :

• Branchez l'électronique dans des multiprises à économie d'énergie
• Utilisez la lumière naturelle au lieu de l'éclairage au plafond lorsque cela est possible
• Éteignez les appareils et l'équipement ou débranchez-les lorsqu'ils ne sont pas utilisés
• Collectez le recyclage et recherchez des centres qui paient pour les matériaux recyclés
• Réglez la climatisation ou le chauffage à un niveau inférieur ou éteint lorsqu'il n'y a personne dans le bâtiment
• Optez pour des fenêtres ouvertes et des chandails au lieu de refroidir et de chauffer
• Encouragez les gens à utiliser les escaliers au-dessus de l'ascenseur lorsque cela est possible
• Gardez toutes les portes et fenêtres fermées lorsque le climatiseur ou le chauffage est en marche

4. Travaillez à distance lorsque cela est possible

Pour économiser sur le coût des services publics, mettez en œuvre le travail à distance dans la mesure du possible. Ce processus peut signifier réduire les voyages d'affaires et opter pour des réunions par téléconférence à la place, ou confier aux employés des tâches qu'ils peuvent effectuer à domicile. Lors de la transition vers le travail à distance complet ou partiel, travaillez avec vos employés pour créer une politique adaptée à la situation de chacun. Recherchez les meilleurs logiciels de productivité et outils de gestion de projet dont vous avez besoin pour vos tâches quotidiennes.

5. Choisissez soigneusement les vendeurs et les fournisseurs

Reconsidérez les vendeurs et les fournisseurs avec lesquels vous travaillez et assurez-vous que vous obtenez toujours un prix de marché équitable. Chaque fois que vous le pouvez, choisissez des articles génériques plutôt que des articles de marque et comparez les coûts entre plusieurs fournisseurs.

Assurez-vous que les nouveaux fournisseurs avec lesquels vous vous associez ont une bonne réputation pour fournir des produits de qualité. Sinon, vous risquez de gaspiller cette partie de votre budget. Si vous entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs actuels et que vous souhaitez les maintenir, renseignez-vous sur les remises, les promotions ou les pages partenaires dont ils disposent et qui peuvent vous aider à réduire les coûts.

6. Soyez intentionnel avec votre marketing

Les circonstances financières difficiles ne sont pas le moment de tester des techniques de marketing coûteuses ou risquées. Au lieu de cela, respectez les méthodes qui vous ont aidé à grandir dans le passé et concentrez la plupart de vos efforts sur les clients existants et fidèles. Il existe également de nombreuses méthodes de marketing gratuites et peu coûteuses que vous pouvez essayer, telles que :

• Créez vos propres e-flyers sur des sites comme Canva ou Adobe Spark
• Remplissez votre profil Google Business et maintenez les informations à jour
• Utilisez les médias sociaux pour développer votre réseau, interagir avec les clients et organiser des concours
• Rechercher des promotions croisées ou des partenariats avec d'autres dans votre secteur
• Ne sous-estimez jamais la puissance du marketing de bouche à oreille
• Créez du contenu en ligne mettant en valeur votre entreprise, comme des articles de blog, des infographies et des vidéos

7. Utilisez votre réseau

Malheureusement, certaines dépenses imprévues, telles que les réparations sur le lieu de travail et le roulement du personnel, ont tendance à survenir au moment où vous vous y attendez le moins. Lorsque cela se produit, il est temps d'utiliser votre réseau.

Lorsque vous êtes propriétaire d'une entreprise, demander de l'aide à vos amis, votre famille et vos partenaires peut être un outil puissant. Que vous essayiez de trouver une bonne affaire sur un téléphone de bureau neuf ou d'occasion, que vous ayez besoin d'aide pour réparer l'auvent au-dessus de votre porte d'entrée ou que vous vouliez éviter les annonces d'emploi coûteuses pour un poste nouvellement vacant, faites savoir que vous avez un besoin. .

8. Acheter d'occasion

Si vous devez acheter ou remplacer de l'équipement existant, choisissez des articles d'occasion lorsque cela est possible. Les ventes aux enchères et les ventes immobilières sont d'excellents endroits pour trouver du matériel d'occasion comme du mobilier de bureau et des appareils électroménagers à bas prix. Vous pouvez également utiliser les sites d'enchères en ligne et les magasins discount. Si vous remplacez un article cassé ou usé, comme un stand de restaurant ou une table bancale, vous pouvez également essayer de le réparer vous-même avant de le remplacer.

9. Gardez le moral fort

Faites un effort pour maintenir le moral des employés. Les employés heureux sont moins susceptibles de partir. Compte tenu du coût énorme de l'embauche et de la formation de nouveaux travailleurs, il est extrêmement avantageux de conserver autant de membres d'équipe travaillants et précieux que possible. De plus, plus vos employés sont heureux, plus ils sont susceptibles de travailler dur.

Voici quelques façons d'encourager un milieu de travail positif et prospère :

• Soyez honnête et encouragez la communication : faites savoir à vos employés que vous faites tout pour conserver leur poste. Si l'argent est rare en raison d'une préoccupation communautaire généralisée, comme une récession économique, il y a de fortes chances que vos employés soient aussi inquiets et incertains que vous. Encouragez une communication ouverte et donnez-leur l'espace pour exprimer leurs préoccupations. Cette étape est également le meilleur moyen d'aider les employés à comprendre à quel point il est essentiel de suivre de nouvelles règles, comme maintenir la climatisation à une certaine température ou minimiser les déchets de bureau.
• Offrez des éloges et des commentaires constructifs : lorsque vous apportez des changements permettant d'économiser de l'argent sur le lieu de travail, faites une pause pour offrir des commentaires réguliers à tous les employés. Félicitez ceux qui excellent et encouragez ceux qui font de leur mieux. Offrez des commentaires constructifs si nécessaire. Pratiquez l'empathie et montrez votre appréciation là où vous le pouvez. Cela dit, n'ayez pas peur de corriger ou de libérer un employé qui se relâche, maltraite d'autres employés ou gaspille du temps et des ressources.
• Demandez des idées à votre personnel : Vos employés connaissent votre entreprise mieux que quiconque. Après tout, ils interagissent avec les clients et les clients, travaillent directement avec votre produit et travaillent en coulisses. Demandez-leur quelles idées ils ont pour réduire les coûts et attirer les clients.

Traverser une crise financière peut sembler accablant, mais quelques changements peuvent avoir un impact énorme. Bien que bon nombre de ces changements demandent du temps, du travail acharné et de la collaboration, il est possible d'économiser de l'argent et de réduire les dépenses d'entreprise sans licencier vos employés.