9 Cara Menghemat Uang di Masa Ketat Tanpa PHK

Usaha kecil adalah bagian penting dari ekonomi yang berkembang. Apa pun jenis bisnisnya — praktik pribadi, artis, pemilik toko ibu-dan-pop, pemilik restoran — pemilik usaha kecil mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan di dalam komunitas mereka sambil menawarkan pekerjaan kepada pekerja lokal. Faktanya, usaha kecil menyumbang lebih dari 47% karyawan sektor swasta.

Salah satu kenyataan dari kepemilikan usaha kecil adalah, bahkan ketika berhasil, ada kalanya uang sangat terbatas. Resesi ekonomi, bisnis pesaing baru yang dibuka di dekatnya, atau perubahan perilaku pelanggan yang tiba-tiba dapat merusak anggaran yang Anda rencanakan dengan cermat.

Ketika ini terjadi, hal terakhir yang ingin dilakukan pemilik bisnis adalah memberhentikan karyawan yang berharga. Meskipun biaya tenaga kerja termasuk di antara pengeluaran bisnis teratas, usaha kecil sering kali merupakan komunitas yang erat, dengan rekan kerja dan manajemen mempertimbangkan satu sama lain sebagai teman dan keluarga, bukan hanya nama di daftar gaji.

Karyawan lama adalah aset berharga, karena mereka mengetahui seluk beluk operasi sehari-hari. Dalam banyak kasus, karyawan Anda adalah wajah bisnis Anda dan alasan banyak pelanggan kembali. PHK membahayakan pengaturan ini sementara merusak moral perusahaan dan menempatkan Anda dan karyawan Anda dalam posisi yang menantang. Beberapa PHK bahkan dapat memiliki konsekuensi hukum.

Jika Anda adalah pemilik usaha kecil yang mengalami masa-masa sulit, jangan khawatir. Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memotong biaya, menghemat uang, dan mempertahankan anggota tim Anda yang berharga.

1. Buat Anggaran Revisi

Langkah pertama dalam situasi keuangan baru adalah menganalisis ulang dan menyesuaikan anggaran Anda. Pertimbangkan pendapatan rata-rata baru Anda dan bagi pengeluaran Anda ke dalam kategori "perlu", "tidak perlu", dan "fleksibel". Berikut adalah beberapa tips untuk dipertimbangkan saat Anda membuat anggaran yang direvisi:

• Hilangkan pengeluaran yang tidak perlu: Perhatikan baik-baik kategori “pengeluaran yang tidak perlu” dan potong sebanyak mungkin. Bagi sebagian orang, ini mungkin berarti menghilangkan biaya seperti berlangganan koran atau makan siang hari Jumat di kantor. Bagi yang lain, itu bisa memperpendek jam kerja atau jam operasional harian Anda.
• Lanjutkan membayar hutang: Lanjutkan membayar hutang Anda selama mungkin sehingga Anda tidak secara permanen melukai nilai kredit Anda.
• Bicaralah dengan pemilik Anda: Jika Anda menyewa atau menyewakan ruang Anda, bicarakan dengan pemilik Anda tentang opsi untuk menurunkan pembayaran bulanan Anda atau memotong biaya utilitas.
• Hindari tugas outsourcing: Hindari outsourcing tugas apa pun yang dapat Anda dan staf Anda tangani. Misalnya, alih-alih membayar perusahaan pembersih untuk mencuci jendela atau menggosok lantai, luangkan beberapa jam sebelum atau sesudah bekerja untuk menangani pekerjaan itu sendiri.
• Gunakan kalender: Catat semua tanggal jatuh tempo tagihan di kalender agar Anda tidak melewatkannya dan dikenakan biaya keterlambatan atau penalti.

Terus lacak pengeluaran Anda dan perbaiki anggaran Anda saat situasi Anda berfluktuasi.

2. Pergi Tanpa Kertas

Rata-rata pekerja kantoran menggunakan berton-ton kertas, dan sebagian besar berakhir di tempat sampah sebelum hari selesai. Menjadi tanpa kertas adalah cara yang bagus untuk meminimalkan biaya ini dan menghemat hal-hal seperti tinta dan ongkos kirim. Ini juga lebih baik untuk lingkungan.

Beberapa ide untuk beralih ke paperless meliputi:

• Kirim email alih-alih mengadakan rapat atau mengirim surat kertas
• Gunakan alat kolaborasi digital seperti penyimpanan cloud, pengarsipan digital, dan drive bersama
• Kirim faktur dan tanda terima digital
• Gunakan tanda tangan elektronik untuk dokumen penting
• Pindai file dan dokumen ke komputer atau penyimpanan cloud alih-alih membuat salinan

Saat beralih ke digital, jangan tinggalkan jejak kertas Anda sepenuhnya. Beberapa pelanggan akan lebih memilih salinan kertas tanda terima mereka, dan kesulitan teknis dapat mengakibatkan kerugian yang signifikan jika Anda tidak memiliki metode cadangan.

3. Potong Biaya Energi

Konsumsi energi dapat menjadi bagian penting dari keseluruhan pengeluaran Anda, bahkan untuk bisnis kecil dan satu kamar. Untuk menjaga tagihan utilitas Anda serendah mungkin, terapkan perubahan berikut, dan minta karyawan Anda untuk berpartisipasi:

• Colokkan elektronik ke soket ekstensi hemat energi
• Gunakan cahaya alami alih-alih pencahayaan di atas kepala jika memungkinkan
• Matikan peralatan dan peralatan atau cabut stekernya saat tidak digunakan
• Kumpulkan daur ulang dan cari pusat yang membayar bahan daur ulang
• Atur AC atau panas lebih rendah atau mati saat tidak ada orang di dalam gedung
• Pilih jendela dan sweater yang terbuka daripada pendingin dan pemanas
• Dorong orang untuk menggunakan tangga di atas lift jika memungkinkan
• Tutup semua pintu dan jendela saat AC atau pemanas menyala

4. Bekerja dari Jarak Jauh Jika Memungkinkan

Untuk menghemat biaya utilitas, terapkan kerja jarak jauh bila memungkinkan. Proses ini mungkin berarti memotong perjalanan bisnis dan memilih pertemuan telekonferensi, atau memberikan tugas kepada karyawan yang dapat mereka lakukan dari rumah. Saat beralih ke pekerjaan jarak jauh penuh atau sebagian, bekerja dengan karyawan Anda untuk membuat kebijakan yang masuk akal untuk keadaan semua orang. Teliti perangkat lunak produktivitas terbaik dan alat manajemen proyek yang Anda butuhkan untuk tugas harian Anda.

5. Pilih Vendor dan Pemasok dengan Hati-hati

Pertimbangkan kembali vendor dan pemasok yang bekerja sama dengan Anda dan pastikan Anda masih mendapatkan harga pasar yang wajar. Kapan pun Anda bisa, pilih item generik daripada nama merek dan bandingkan biaya di beberapa vendor.

Pastikan vendor baru yang bermitra dengan Anda memiliki reputasi yang baik dalam menyediakan produk berkualitas. Jika tidak, Anda berisiko menyia-nyiakan porsi anggaran Anda. Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan vendor Anda saat ini dan ingin mempertahankannya, tanyakan kepada mereka tentang diskon, promosi, atau halaman mitra yang mereka miliki yang dapat membantu Anda memangkas biaya.

6. Berniatlah Dengan Pemasaran Anda

Keadaan keuangan yang ketat bukanlah waktu untuk menguji teknik pemasaran yang mahal atau berisiko. Alih-alih, tetap berpegang pada metode yang telah membantu Anda tumbuh di masa lalu, dan fokuskan sebagian besar upaya Anda pada pelanggan lama yang kembali. Ada juga banyak metode pemasaran gratis dan murah yang bisa Anda coba, seperti:

• Buat e-flyer Anda sendiri di situs web seperti Canva atau Adobe Spark
• Isi profil Google Bisnis Anda dan terus perbarui informasi
• Gunakan media sosial untuk mengembangkan jaringan Anda, terlibat dengan pelanggan, dan mengadakan kontes
• Lihat promosi silang atau kemitraan dengan orang lain di industri Anda
• Jangan pernah meremehkan kekuatan pemasaran dari mulut ke mulut
• Buat konten online yang menyoroti bisnis Anda, seperti postingan blog, infografis, dan video

7. Manfaatkan Jaringan Anda

Sayangnya, beberapa pengeluaran tak terduga — seperti perbaikan tempat kerja dan pergantian karyawan — cenderung muncul saat Anda tidak mengharapkannya. Ketika ini terjadi, saatnya untuk memanfaatkan jaringan Anda.

Saat Anda memiliki bisnis, meminta bantuan dari teman, keluarga, dan mitra Anda bisa menjadi alat yang ampuh. Baik Anda sedang mencari penawaran bagus untuk telepon kantor baru atau bekas, butuh bantuan untuk memperbaiki tenda di pintu depan Anda, atau ingin menghindari daftar pekerjaan yang mahal untuk posisi baru yang kosong, biarkan kabar tersebar bahwa Anda membutuhkannya. .

8. Beli Bekas

Jika Anda perlu membeli atau mengganti peralatan yang ada, pilihlah barang bekas jika memungkinkan. Lelang dan penjualan properti adalah tempat yang tepat untuk menemukan peralatan bekas seperti perabot kantor dan peralatan kantor dengan harga murah. Anda juga dapat menggunakan situs lelang online dan toko diskon. Jika Anda mengganti barang yang rusak atau usang — seperti bilik restoran atau meja yang goyah — Anda juga dapat mencoba memperbaikinya sendiri sebelum menggantinya.

9. Jaga Semangat Tetap Kuat

Berusahalah untuk menjaga semangat kerja yang kuat di antara para karyawan. Karyawan yang bahagia cenderung tidak pergi. Mempertimbangkan biaya yang sangat besar untuk merekrut dan melatih pekerja baru, sangat bermanfaat untuk mempertahankan sebanyak mungkin anggota tim yang pekerja keras dan berharga. Plus, semakin bahagia karyawan Anda, semakin besar kemungkinan mereka untuk bekerja keras.

Beberapa cara untuk mendorong tempat kerja yang positif dan berkembang adalah:

• Jujur dan dorong komunikasi: Beri tahu karyawan Anda bahwa Anda melakukan segalanya untuk mempertahankan posisi mereka. Jika uang ketat karena kekhawatiran masyarakat yang meluas, seperti resesi ekonomi, maka kemungkinan karyawan Anda sama khawatir dan tidak pastinya dengan Anda. Dorong komunikasi terbuka dan beri mereka ruang untuk menyuarakan keprihatinan. Langkah ini juga merupakan cara terbaik untuk membantu karyawan memahami betapa pentingnya mematuhi aturan baru, seperti menjaga AC pada suhu tertentu atau meminimalkan limbah kantor.
• Tawarkan pujian dan umpan balik yang membangun: Saat Anda membuat perubahan hemat uang di sekitar tempat kerja, berhenti sejenak untuk menawarkan umpan balik secara teratur kepada semua karyawan. Pujilah mereka yang berprestasi dan dorong mereka yang melakukan yang terbaik. Tawarkan umpan balik yang membangun jika diperlukan. Latih empati dan tunjukkan penghargaan di mana Anda bisa. Karena itu, jangan takut untuk mengoreksi atau membebaskan karyawan yang malas, memperlakukan karyawan lain dengan buruk, atau membuang-buang waktu dan sumber daya.
• Mintalah ide kepada staf Anda: Karyawan Anda mengetahui bisnis Anda lebih baik daripada siapa pun. Bagaimanapun, mereka berinteraksi dengan pelanggan dan klien, bekerja langsung dengan produk Anda dan melakukan pekerjaan di belakang layar. Tanyakan kepada mereka ide apa yang mereka miliki untuk memotong biaya dan menarik pelanggan.

Mengalami kesulitan keuangan bisa terasa luar biasa, tetapi beberapa perubahan dapat membuat dampak besar. Meskipun banyak dari perubahan ini akan membutuhkan waktu, kerja keras, dan kolaborasi, Anda dapat menghemat uang dan menjaga pengeluaran bisnis tetap rendah tanpa melepaskan karyawan Anda.