9 maneiras de economizar dinheiro em tempos difíceis sem demissões

As pequenas empresas são uma parte essencial de uma economia próspera. Não importa o tipo de negócio – consultórios particulares, artistas, donos de lojas familiares, donos de restaurantes – os proprietários de pequenas empresas identificam e atendem a uma necessidade dentro de suas comunidades enquanto oferecem emprego a trabalhadores locais. De fato, as pequenas empresas representam mais de 47% dos funcionários do setor privado.

Uma realidade da propriedade de pequenas empresas é que, mesmo quando bem-sucedidas, há momentos em que o dinheiro está apertado. Recessões econômicas, uma nova empresa concorrente abrindo nas proximidades ou uma mudança repentina no comportamento do cliente podem prejudicar seu orçamento cuidadosamente planejado.

Quando isso acontece, a última coisa que os empresários querem fazer é demitir funcionários valiosos. Embora os custos trabalhistas estejam entre as principais despesas das empresas, as pequenas empresas geralmente são comunidades muito unidas, com colegas de trabalho e gerência considerando-se amigos e familiares, em vez de apenas um nome na folha de pagamento.

Funcionários de longa data são ativos valiosos, pois conhecem os meandros das operações diárias. Em muitos casos, seus funcionários são a cara do seu negócio e a razão pela qual muitos clientes retornam. As demissões comprometem essa configuração enquanto prejudicam o moral da empresa e colocam você e seus funcionários em uma posição desafiadora. Algumas demissões podem até ter ramificações legais.

Se você é um pequeno empresário que está passando por momentos difíceis, não se preocupe. Há várias coisas que você pode fazer para cortar custos, economizar dinheiro e manter seus valiosos membros da equipe.

1. Crie um orçamento revisado

O primeiro passo em uma nova situação financeira é reanalisar e ajustar seu orçamento. Considere sua nova renda média e divida suas despesas em categorias “necessárias”, “desnecessárias” e “flexíveis”. Aqui estão algumas dicas a serem consideradas ao criar seu orçamento revisado:

• Elimine despesas desnecessárias: dê uma boa olhada na sua categoria de “despesas desnecessárias” e corte o máximo possível. Para alguns, pode significar eliminar custos como assinaturas de jornais ou almoços de sexta-feira no escritório. Para outros, pode estar encurtando sua semana de trabalho ou horas diárias de operação.
• Continue pagando dívidas: Continue pagando suas dívidas pelo maior tempo possível para que você não prejudique permanentemente sua pontuação de crédito.
• Converse com seu senhorio: se você alugar ou arrendar seu espaço, converse com seu senhorio sobre as opções para reduzir seu pagamento mensal ou cortar custos de serviços públicos.
• Evite terceirizar tarefas: Evite terceirizar quaisquer tarefas que você e sua equipe possam lidar. Por exemplo, em vez de pagar a uma empresa de limpeza para lavar as janelas ou esfregar o chão, passe algumas horas antes ou depois do trabalho para fazer o trabalho sozinho.
• Use um calendário: anote todas as datas de vencimento das contas em um calendário para não perdê-las e incorrer em multas ou multas por atraso.

Continue a acompanhar suas despesas e revise seu orçamento à medida que sua situação flutuar.

2. Fique sem papel

O trabalhador de escritório médio usa toneladas de papel, e grande parte acaba no lixo antes que o dia termine. Ficar sem papel é uma ótima maneira de minimizar esses custos e economizar em coisas como tinta e postagem. Também é melhor para o meio ambiente.

Algumas ideias para fazer a transição para sem papel incluem:

• Envie e-mails em vez de realizar reuniões ou enviar correspondência em papel
• Use ferramentas de colaboração digital, como armazenamento em nuvem, arquivamento digital e unidades compartilhadas
• Envie faturas e recibos digitais
• Use assinaturas eletrônicas para documentos importantes
• Digitalize arquivos e documentos em um computador ou armazenamento em nuvem em vez de fazer cópias

Ao fazer a transição para o digital, não abandone completamente sua trilha de papel. Alguns clientes preferem uma cópia em papel do recibo, e as dificuldades técnicas podem resultar em perdas significativas se você não tiver um método de backup.

3. Reduza os custos de energia

O consumo de energia pode ser uma parte significativa de suas despesas gerais, mesmo para empresas pequenas e de um cômodo. Para manter sua conta de luz o mais baixa possível, implemente as seguintes mudanças e peça a participação de seus funcionários:

• Conecte a eletrônica em réguas de energia de economia de energia
• Use luz natural em vez de iluminação suspensa quando possível
• Desligue os aparelhos e equipamentos ou desconecte-os quando não estiverem em uso
• Recolha a reciclagem e procure centros que paguem por materiais reciclados
• Abaixe ou desligue o ar condicionado ou o aquecimento quando não houver ninguém no prédio
• Opte por janelas abertas e blusas em vez de refrigeração e aquecimento
• Incentive as pessoas a usar as escadas sobre o elevador quando possível
• Mantenha todas as portas e janelas fechadas quando o ar condicionado ou aquecedor estiver ligado

4. Trabalhe remotamente quando possível

Para economizar no custo dos serviços públicos, implemente o trabalho remoto sempre que possível. Esse processo pode significar cortar viagens de negócios e optar por reuniões por teleconferência ou dar aos funcionários tarefas que eles podem fazer em casa. Ao fazer a transição para o trabalho remoto total ou parcial, trabalhe com seus funcionários para criar uma política que faça sentido para as circunstâncias de todos. Pesquise os melhores softwares de produtividade e ferramentas de gerenciamento de projetos que você precisa para suas tarefas diárias.

5. Escolha fornecedores e fornecedores com cuidado

Reconsidere os fornecedores e fornecedores com os quais você trabalha e certifique-se de que ainda está obtendo um preço justo de mercado. Sempre que puder, escolha itens genéricos em vez do nome da marca e compare os custos entre vários fornecedores.

Certifique-se de que os novos fornecedores com os quais você faz parceria tenham uma boa reputação de fornecer produtos de qualidade. Caso contrário, você corre o risco de desperdiçar essa parte do seu orçamento. Se você tem um bom relacionamento com seus fornecedores atuais e deseja mantê-lo, pergunte a eles sobre descontos, promoções ou páginas de parceiros que possam ajudá-lo a reduzir custos.

6. Seja intencional com seu marketing

Circunstâncias financeiras apertadas não são o momento para testar técnicas de marketing caras ou arriscadas. Em vez disso, mantenha os métodos que o ajudaram a crescer no passado e concentre a maior parte de seus esforços nos clientes existentes e recorrentes. Há também muitos métodos de marketing gratuitos e de baixo custo que você pode experimentar, como:

• Crie seus próprios e-flyers em sites como Canva ou Adobe Spark
• Preencha seu perfil do Google Business e mantenha as informações atualizadas
• Use as mídias sociais para expandir sua rede, interagir com os clientes e realizar concursos
• Analise promoções cruzadas ou parcerias com outras pessoas do seu setor
• Nunca subestime o poder do marketing boca a boca
• Crie conteúdo online destacando sua empresa, como postagens de blog, infográficos e vídeos

7. Utilize sua rede

Infelizmente, algumas despesas inesperadas – como reparos no local de trabalho e rotatividade de funcionários – tendem a surgir quando você menos espera. Quando isso acontece, é hora de utilizar sua rede.

Quando você possui um negócio, pedir ajuda de seus amigos, familiares e parceiros pode ser uma ferramenta poderosa. Se você está tentando encontrar um bom negócio em um telefone de escritório novo ou usado, precisa de ajuda para consertar o toldo da sua porta da frente ou quer evitar anúncios de emprego caros para um cargo recém-vago, deixe a notícia de que você precisa .

8. Comprar Usado

Se você precisar comprar ou substituir equipamentos existentes, escolha itens usados ​​quando possível. Leilões e vendas de imóveis são ótimos lugares para encontrar equipamentos usados, como móveis de escritório e eletrodomésticos por preços baixos. Você também pode usar sites de leilões online e lojas de desconto. Se você estiver substituindo um item quebrado ou desgastado – como um estande de restaurante ou uma mesa bamba – você também pode tentar consertá-lo antes de substituí-lo.

9. Mantenha o moral forte

Faça um esforço para manter o moral forte entre os funcionários. Funcionários felizes são menos propensos a sair. Considerando o enorme custo de contratação e treinamento de novos funcionários, é extremamente benéfico reter o maior número possível de membros da equipe dedicados e valiosos. Além disso, quanto mais felizes seus funcionários estiverem, maior a probabilidade de eles trabalharem duro.

Algumas maneiras de incentivar um local de trabalho positivo e próspero são:

• Seja honesto e incentive a comunicação: deixe seus funcionários saberem que você está fazendo de tudo para manter seus cargos. Se o dinheiro estiver apertado devido a uma preocupação generalizada da comunidade, como uma recessão econômica, é provável que seus funcionários estejam tão preocupados e incertos quanto você. Incentive a comunicação aberta e permita que eles tenham espaço para expressar suas preocupações. Essa etapa também é a melhor maneira de ajudar os funcionários a entender como é vital seguir novas regras, como manter o ar condicionado em uma determinada temperatura ou minimizar o desperdício do escritório.
• Ofereça elogios e feedback construtivo: ao fazer mudanças para economizar dinheiro no local de trabalho, faça uma pausa para oferecer feedback regular a todos os funcionários. Elogie aqueles que se destacam e encoraje aqueles que estão fazendo o seu melhor. Ofereça feedback construtivo quando necessário. Pratique a empatia e mostre apreço sempre que puder. Dito isso, não tenha medo de corrigir ou demitir um funcionário que está relaxando, maltratando outros funcionários ou desperdiçando tempo e recursos.
• Peça ideias à sua equipe: Seus funcionários conhecem sua empresa melhor do que ninguém. Afinal, eles estão interagindo com clientes e clientes, trabalhando diretamente com seu produto e fazendo um trabalho nos bastidores. Pergunte a eles quais ideias eles têm para cortar custos e atrair clientes.

Passar por uma crise financeira pode parecer esmagador, mas algumas mudanças podem causar um enorme impacto. Embora muitas dessas mudanças levem tempo, trabalho duro e colaboração, é possível economizar dinheiro e manter as despesas de negócios baixas sem dispensar seus funcionários.