Кадровый надзор: все, что нужно знать, чтобы избежать штрафа

Некоторые правила созданы для того, чтобы их нарушать.

За исключением тех случаев, когда вы рассматриваете правила и нормы, необходимые для обеспечения соответствия вашей компании требованиям.

Существует множество законов и положений, которым должны следовать руководители отдела кадров, чтобы их компания избежала крупных штрафов и других наказаний, в том числе потенциального ущерба для ее репутации. Чтобы следить за соблюдением этих правил, вашей компании нужна стратегия, основанная на соблюдении требований HR.

Когда отдел кадров может справиться со сложностями требований, соблюдение требований HR помогает снизить риски организации и избежать санкций, штрафов, скандалов и многого другого, что в конечном итоге может подорвать доверие потребителей и нанести ущерб репутации.

Как правило, соблюдение трудового законодательства связано с трудовым законодательством как частью их плана управления льготами, такими как отпуск по болезни, равное трудоустройство и борьба с дискриминацией, но это еще не все, особенно в крупных корпорациях. Трудовое законодательство постоянно меняется и развивается, поэтому процесс обновления может быть сложным.

Какова роль HR в соблюдении требований?

Специалисту по кадрам может быть сложно разработать конкретные политики и процедуры, обеспечивающие соответствие вашей организации требованиям.

В ваших интересах хорошо разбираться в том, как ваша компания ожидает роста и что это будет означать для найма, удержания и развития сотрудников. Правильный баланс между эффективной стратегией и необходимым пониманием соответствия при определении этих целей поможет вашей организации добиться успеха.

Распространенные проблемы с соблюдением требований HR

Когда дело доходит до вопросов соответствия, с которыми сталкивается отдел кадров, они обычно относятся к ситуациям, связанным с сотрудниками, и охватывают все, от найма до выхода на пенсию.

Вот наиболее распространенные проблемы, с которыми может столкнуться ваша компания.

Соответствие преимуществам

Руководителям отдела кадров часто приходится понимать обязанности компании, предлагая компенсацию и льготы, такие как пенсионные планы и медицинское страхование. Чем крупнее организация и чем больше преимуществ для сотрудников вы решите предложить, тем сложнее будет обеспечить соответствие требованиям.

Например, Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) гласит, что работодатели с 50 или более штатными сотрудниками должны предлагать медицинское обслуживание как часть своего пакета льгот.

Антидискриминационные законы

Существует длинный список федеральных антидискриминационных законов, которые охватывают цвет кожи, расу, пол, этническое происхождение, инвалидность, возраст и статус ветерана. По сути, эти законы запрещают работодателям во всех отраслях предпринимать негативные действия в сфере занятости на основании этих факторов.

К этой категории относятся различные законы. Некоторые из этих законов включают:

• Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года: запрещает дискриминацию по признаку расы, цвета кожи, пола и этнического происхождения в организациях с 15 и более сотрудниками.
• Закон об американцах-инвалидах: запрещает дискриминацию в отношении людей с ограниченными возможностями и ограничивает вопросы, которые работодатели могут задавать работникам в отношении инвалидности. Этот закон также защищает тех, кто имеет инвалидность, считается инвалидом или связан с инвалидом.
• Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу 1967 года: защищает лиц в возрасте 40 лет и старше от дискриминации по возрасту.
• Раздел II Закона о недискриминации генетической информации: защищает от дискриминации при приеме на работу, основанной на генетической информации.
• Закон о правах на трудоустройство и повторное трудоустройство в силовых структурах: Закон, введенный в действие Министерством труда США, который запрещает дискриминацию по признаку военной службы, обеспечивая при этом защиту рабочих мест во время службы в вооруженных силах.

Семейный и медицинский отпуск

Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) — это федеральный закон, который предоставляет некоторым работникам до 12 недель неоплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места в год. Это также требует, чтобы их групповые льготы по здоровью сохранялись во время отпуска.

Этот отпуск предоставляется лицам в связи с рождением и уходом за новорожденным работника, временем связи с усыновленным ребенком или с ребенком из приемной семьи, для обеспечения ухода за ближайшим членом семьи или в связи с серьезным состоянием здоровья самого работника.

Организации обычно увеличивают количество времени, предоставляемого сотрудникам сверх 12 недель, а также позволяют оплачивать часть или все это время.

Законы о заработной плате и часах

Законы о заработной плате и рабочем времени охватывают все требования, касающиеся минимальной заработной платы, оплаты сверхурочных, отработанных часов, законов о детском труде, а также требований к времени приема пищи и перерывов.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) — это федеральный закон, о котором должны помнить организации, поскольку он устанавливает минимальную заработную плату и правила сверхурочной работы. На федеральном уровне минимальная заработная плата составляет 7,25 доллара в час с 2020 года, но в большинстве штатов есть собственная минимальная заработная плата. Что касается сверхурочной работы, то она превышает стандартную 40-часовую рабочую неделю.

Министерство труда США (DOL) следит за тем, чтобы работникам платили в соответствии с федеральным законом о заработной плате и рабочем времени. В соответствии с этим законом сотрудники классифицируются как освобожденные или не освобожденные от некоторых или всех положений FLSA. Работникам, не освобожденным от налога, должна выплачиваться минимальная заработная плата за все часы, отработанные до 40 часов в течение одной рабочей недели, а также применимая ставка сверхурочной работы за часы, отработанные более 40 часов в неделю.

Иммиграционные законы

Многие законы охватывают иммиграцию, чтобы гарантировать, что работодатели нанимают только тех кандидатов, которые имеют право работать в США.

Эти акты включают в себя:

• Закон об иммиграции и гражданстве
• Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 г.
• Закон об иммиграции 1990 г.
• Закон о реформе нелегальной иммиграции и ответственности иммигрантов 1996 г.

В число правомочных кандидатов, подпадающих под действие этих законов, входят граждане, неграждане, законные постоянные жители и иностранцы-резиденты, имеющие разрешение на работу. Крайне важно, чтобы работодатели проверяли соответствие кандидатов требованиям с помощью документации, а также следили за тем, чтобы они не столкнулись с какими-либо антидискриминационными законами в процессе.

Форма I-9

В рамках этих законов менеджеры по персоналу должны будут учитывать форму I-9, которая используется для проверки личности новых сотрудников и их разрешения на работу в Соединенных Штатах.

Компании должны обеспечить своевременное заполнение Форм I-9 в соответствии с предоставленными правилами и инструкциями. Они также должны быть должным образом сохранены в файле. Считается лучшей практикой хранить форму I-9 в консолидированных, безопасных папках для действующих и уволенных сотрудников, за пределами общего личного дела.

Законы о безопасности

Когда дело доходит до безопасности сотрудников, все сводится к Закону о безопасности и гигиене труда (OSHA). Этот закон был создан для обеспечения безопасных условий труда для всех сотрудников путем установления и обеспечения соблюдения стандартов, а также путем обучения, разъяснительной работы, обучения и помощи всем в организации.

Законы Союза

Если вы думаете, что ваш бизнес может игнорировать Закон о национальных трудовых отношениях, потому что вы не состоите в профсоюзе, вы ошибаетесь. Это связано с тем, что закон охватывает право работников, работающих вместе, на улучшение условий своего труда.

Это включает в себя право работника обращаться в социальные сети, чтобы поделиться любым негодованием или недовольством работодателем, а также любым обучением, политикой или поведением, которые допускают негатив на рабочем месте.

Хитрый элемент, который HR-специалисты должны знать о NLRA, заключается в том, что Национальный совет по трудовым отношениям состоит из членов, выбранных и назначенных президентом, поэтому решения, касающиеся этих законов, могут резко меняться в зависимости от того, кто находится у власти.

Как не отставать от кадрового регламента

У HR-специалистов много работы, поэтому соблюдать законы и законы, чтобы соответствовать требованиям, непросто. К счастью, есть несколько лучших практик, которые облегчают задачу.

Используйте правильное программное обеспечение

Эффективная стратегия управления персоналом начинается с использования правильных инструментов. Вот несколько примеров программных приложений, которые помогут вашему отделу кадров:

Соответствие HR: программное обеспечение для обеспечения соответствия HR помогает компаниям, менеджерам и руководителям отдела кадров быть в курсе бизнес-правил и соответствующих законов. Инструменты в этой категории упрощают предприятиям понимание законодательства и правил штата и федерального уровня по мере их изменения. Они также помогают в общении и обеспечивают соблюдение политики компании для новых и существующих сотрудников.

Администрирование льгот: Программное обеспечение для администрирования льгот позволяет организациям планировать и администрировать пакеты льгот для сотрудников, обеспечивая при этом соблюдение государственных норм. Эти инструменты используются, чтобы помочь организациям любого размера оставаться в соответствии с государственными, федеральными и местными нормативными актами, включая Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).

Программное обеспечение для адаптации. Программное обеспечение для адаптации упрощает процесс адаптации новых сотрудников, сокращая необходимую административную работу для менеджеров по найму и специалистов по персоналу. Кроме того, как сотрудник, так и менеджер по найму могут лучше отслеживать вводные материалы и документы, необходимые для соблюдения нормативных требований.

Программное обеспечение для учета рабочего времени. Программное обеспечение для учета рабочего времени используется отделами кадров для упрощения учета рабочего времени. Они управляют временем компании и данными о посещаемости, а также отслеживают время отпуска, праздничные дни, сверхурочную работу и больничные.

Включение этих инструментов в технический стек вашей компании поможет гарантировать, что ничего не будет упущено, и будут соблюдены все необходимые законы и правила.

Наймите правильный талант

Поскольку ваша компания ищет новых кандидатов и проходит процесс найма, отдел кадров должен соблюдать различные законы и правила. От положений о минимальной заработной плате до законов о труде и даже ограничений на сверхурочную работу — нужно помнить о многом.

Чтобы ничего не упускать из виду относительно того, кому вы можете и не можете отказать, наличие надежного процесса найма, соответствующего стандартам соответствия, является одной из наиболее важных функций стратегии соответствия HR. Крайне важно, чтобы руководители отдела кадров управляли всеми кадровыми потребностями своей организации, сохраняя при этом федеральные правила и справедливое отношение в центре внимания.

Быть уверенным в том, что вы согласовываете то, как вы набираете, нанимаете и берете на работу кандидатов, жизненно важно для определения тона компании и ожиданий в отношении соблюдения требований, которые необходимо установить.

Обучать и обучать персонал

Отделу кадров необходимо постоянно обучаться и обучаться всем юридическим и нормативным требованиям, которые могут меняться, поскольку они напрямую влияют на соответствие организации требованиям.

Поскольку некоторые правила и положения могут быть изменены, крайне важно обеспечить доступ руководителей HR к актуальной информации.

Создание и обновление справочника сотрудников

Справочник сотрудника вашей компании должен быть источником разнообразной информации о политике и процедурах. Просто помните, что руководство для сотрудников не должно оставаться в застое слишком долго, так как это должен быть живой документ, который растет и адаптируется вместе с вашей компанией.

Хотя основные элементы политики, скорее всего, останутся прежними, сведения о том, как ваша компания обеспечивает соблюдение требований, должны быть обновлены.

Проводить кадровые аудиты соответствия

Чтобы избежать штрафа или пени, вашей компании рекомендуется провести собственный кадровый аудит. Планирование этих аудитов должно быть частью стратегии соответствия вашей организации, чтобы вы могли избежать любых юридических обязательств, пока не стало слишком поздно.

Эффективное общение

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером по персоналу или директором по персоналу, крайне важно, чтобы вы общались с другими руководителями и информировали всех о потенциальных рисках соблюдения требований HR и рекомендовали пути исправления ситуации.

Если все в организации понимают политику управления персоналом и то, что необходимо для соблюдения требований, легче избежать санкций и штрафов.

Закон и порядок - лучшая политика

Когда дело доходит до трудового законодательства, соблюдайте правила, чтобы избежать крупного штрафа и обеспечить наилучшие условия труда для своих сотрудников. При правильном программном обеспечении изучение тонкостей соблюдения требований HR становится менее напряженным для всех участников.

Ваш справочник сотрудника нуждается в обновлении? Убедитесь, что в нем есть эти девять вещей, чтобы вы могли быть уверены, что ваша организация соответствует требованиям.