프로젝트 승인 시트에 대한 궁극적인 가이드(7 템플릿 포함)

어떤 창작 과정에서든 그 과정에서 떠오르는 새로운 아이디어에는 끝이 없을 수 있습니다. 한편으로 프로젝트에 대한 변경 및 추가는 상당한 가치를 추가할 수 있지만 확인하지 않으면 프로젝트를 탈선시킬 수도 있습니다. 승인 시트를 사용하는 것은 프로젝트를 목표로 유지하고 모든 이해 관계자에게 정보를 제공하고 진행 상황에 만족할 수 있는 효과적인 방법입니다.

사인오프 시트가 필수적인 이유

승인 시트는 합의된 내용 , 프로젝트의 개발 과정 , 모든 당사자의 동의 여부 등 을 기록하기 위한 모든 창작 과정에 필수적인 핵심 문서 중 하나입니다 . 최종 결과.

프로젝트 수명에 수반되는 승인 시트가 없으면 프로젝트 팀과 고객 모두 프로젝트 개념 , 결과물의 모양, 심지어 전달해야 하는 일정에 대해 서로 다른 생각 을 가질 수 있습니다.

서류 작업을 싫어하는 프로젝트 관리자에게도 승인 시트는 클라이언트와 프로젝트 팀의 기대치를 간단하게 상기시키는 역할을 하기 때문에 숨겨진 축복 입니다. 프로젝트의 여러 단계에 대해 질문이 있는 사람은 승인 시트를 다시 참조하여 지금까지 취해진 조치와 각 단계를 승인한 사람을 확인할 수 있습니다.

사인오프 시트의 3가지 이점

• 클라이언트와 크리에이티브 팀 간의 기대치를 관리 합니다.
• 의사 소통을 명확하게 유지하면서 추가 또는 변경을 위한 공간을 허용하십시오.
• 프로젝트의 각 단계에 대한 궁극적인 책임을 유지 합니다.

승인 시트를 사용하면 프로젝트가 스스로 앞서나가는 것을 방지할 수 있습니다. 이는 모든 크리에이티브 회사에서 특히 중요합니다. 프로젝트의 각 주요 단계를 검토하고 승인하여 모든 이해 관계자가 진행하기 전에 진행 상황에 만족하는지 확인합니다.

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프로젝트 승인 프로세스는 어떻게 됩니까?

공식적인 승인을 얻는 것은 프로젝트의 공식 종료 또는 결과물의 완료 및 고객(내부 또는 외부)의 제품 수락을 의미하기 때문에 중요합니다 . 복잡한 과정은 아니지만 고객 만족을 위한 필수 단계입니다.

완성된 결과물 을 위한 프로세스

프로젝트 팀이 결과물을 마치면 클라이언트와 함께 검토할 준비가 된 것입니다. 완전한 고객 검토를 위한 기회를 제공하면 모든 이해 관계자가 결과물을 고려하고 수용하거나 클라이언트 기대에 더 부합하도록 피드백을 제공할 수 있습니다.

Filestage와 같은 검토 및 승인 도구를 사용하면 관련된 모든 이해 관계자의 결과물 및 프로젝트에 대한 피드백을 묶을 수 있습니다. 다음은 간단한 6단계로 수행되는 방법입니다.

1. 여기에서 무료 Filestage 평가판 시작

2. Filestage에서 검토 단계 설정

시작하기 전에 Filestage에서 기존 검토 및 승인 프로세스를 복제해야 합니다. 파일이 거쳐야 하는 각 검토 인스턴스에 대해 검토 단계를 설정합니다.

각 검토 단계에는 다른 검토자와 다른 파일이 포함될 수 있습니다. 예를 들어 첫 번째 검토 단계는 팀과 함께 결과물 브리핑을 검토하는 데 사용할 수 있고 두 번째 검토 단계에는 최종 결과물에 대한 승인을 얻기 위해 경영진이 포함됩니다.

3. Filestage에 결과물 업로드

이제 UPLOAD FILE 버튼을 클릭하여 결과물을 Filestage에 업로드해야 합니다.

이 예에서는 첫 번째 검토 단계에서 브리핑을 먼저 업로드하고 두 번째 검토 단계에서 최종 결과물을 업로드합니다.

4. 모든 관련 리뷰어 초대

각 검토 단계에 대해 검토 자 아이콘을 클릭하거나 검토 링크를 직접 공유하여 필요한 검토자를 초대합니다.

5. 피드백을 남겨달라고 요청

검토자가 초대되어 Filestage가 무엇인지 알고 있으면 이 새 소프트웨어가 어떻게 작동하는지 여전히 궁금해할 수 있습니다.

파일에 대한 주석을 표시함으로써 검토자는 자신의 피드백을 남기기 전에 도구의 이점을 실제로 볼 수 있습니다. 또한 다른 사람이 이미 첫 번째 표시를 남겼을 때 눈에 보이는 피드백을 남기는 것이 훨씬 덜 위협적입니다.

6. 결과물 승인 받기

검토자가 결과물 검토를 마치면 변경을 요청하거나 파일을 승인할 수 있습니다.

승인을 받는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 🎉

프로젝트가 모든 이해 관계자에 의해 만족스러운 것으로 간주되면 승인 시트가 작동합니다. 모든 주요 이해 관계자는 이 시트의 해당 부분에 서명합니다. 이 시트가 승인되면 프로젝트는 공식적으로 종료 됩니다.

완료된 프로젝트 에 대한 프로세스

승인 시트를 사용하여 더 큰 프로젝트의 일부인 하나의 결과물을 완료하는 경우 프로젝트의 모든 결과물이 완료되고 승인될 때까지 이전 프로세스를 반복합니다.

고객이 요구 사항 변경, 원하는 추가 사항 또는 원래 제품에 대한 확장으로 자주 돌아올 수 있는 단일 이유 때문에 완료된 승인 시트는 프로젝트 종료를 알리는 데 필수적입니다 . 프로젝트가 공식적으로 종료되면 이제 팀은 새로운 지불 조건으로 해당 클라이언트를 위해 새 프로젝트를 자유롭게 시작할 수 있습니다. 이런 식으로, 당신은 한정된 금액의 돈을 위해 하나의 프로젝트에서 끝없이 공개적으로 일하지 않습니다.

승인 시트가 완료되고 프로젝트가 완료된 후 프로젝트 관리자는 팀과 함께 프로젝트 전체를 검토하여 잘 된 부분과 개선할 수 있는 부분을 식별할 수 있습니다. 프로젝트 전체, 결과물의 품질, 크리에이티브 팀과 클라이언트 간의 커뮤니케이션 일관성에 대한 고객의 피드백을 구하도록 선택할 수도 있습니다.

결과물을 위한 Filestage 승인 시트 템플릿

클라이언트와 프로젝트 팀의 기대치를 유지하는 가장 좋은 방법은 각 프로젝트 결과물에 대해 승인서를 사용하는 것입니다. 이렇게 하면 클라이언트가 프로젝트 범위 내에 있지 않은 막바지 요청을 추가하는 것을 방지할 수 있습니다.

또한 클라이언트는 전체 프로젝트의 작은 구성 요소에 대한 완전한 가시성을 제공하여 프로젝트 흐름에 대한 중요한 도달 범위를 제공합니다. 그들은 제품에 대한 만족을 인정하고 프로젝트의 다음 단계로 계속 진행하도록 하여 결과물에 서명해야 합니다.

결과물에 대한 승인 시트는 클라이언트의 기대가 창의적인 팀의 기대와 완전히 일치하도록 보장하기 때문에 프로젝트 팀을 추가로 보호합니다. 이렇게 하면 프로젝트 완료를 향한 경로에 놀라움이 없습니다.

템플릿은 다음과 같습니다.

제공되는 그래픽 – 사인오프 시트

결과물 이름: _______________

인도물 번호: _________________ OF _________

배달 날짜: _______________

고객 이름: __________________________

고객 대리인 승인: __________________________

디자인 회사 이름: __________________________

디자인 프로젝트 리드: _______________

전달 가능한 승인

이 문서에 서명한다는 것은 승인하는 고객 담당자가 위에 나열된 완성된 결과물에 만족한다는 것을 의미합니다. 클라이언트는 결과물의 모든 요소에 대한 만족과 완료를 인정합니다.

클라이언트 서명: _______________

날짜: __________________________

프로젝트 관리자 서명: _______________

날짜: __________________________

인도 가능 미승인

이 결과물을 승인할 준비가 되지 않은 경우 아래에 피드백을 제공하고 프로젝트 팀이 필요한 변경을 수행하는 데 도움이 되도록 관련 정보를 첨부하십시오.

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

클라이언트 서명: _______________

날짜: __________________________

완료된 프로젝트에 대한 Filestage 승인 시트 템플릿

각 산출물 승인 시트만큼 중요한 것은 전체 완료된 프로젝트 승인 시트입니다. 서명된 승인 시트가 없으면 클라이언트는 특히 프로젝트를 백업할 클라이언트 서명이 없는 경우 프로젝트가 공식적으로 종료되지 않았다는 믿음 하에 추가 요청이나 변경 사항을 가지고 돌아올 자격이 있다고 느낄 수 있습니다.

이것은 특히 다른 클라이언트를 위해 새 프로젝트로 이동한 경우 프로젝트 팀을 난감한 상황에 빠뜨립니다. 관료적 형식에 얽매이거나 중복되는 일 없이 클라이언트와 크리에이티브 팀 간의 이해를 문서화하기 위해 더 많이 할 수 있을수록 팀에서 더 나은 성과를 얻을 수 있습니다.

승인 시트는 또한 고객에게 제공한 작업에 완전히 만족할 수 있도록 이 프로젝트에 모든 주의를 기울여야 한다는 크고 명확한 메시지 역할을 합니다. 그렇지 않은 경우 승인 시트는 "지금 말하거나 영원히 평화를 유지하십시오."라고 말하는 방식입니다.

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프로젝트 완료 – 사인오프 시트

프로젝트 이름: __________________________

배달 날짜: _______________

고객 이름: __________________________

고객 대리인 승인: __________________________

디자인 회사 이름: __________________________

디자인 프로젝트 리드: _______________

프로젝트 결과물

프로젝트 승인

이 문서에 서명한다는 것은 승인하는 고객 담당자가 위 표에 나열된 완성된 결과물에 만족하고 어떤 결과물도 누락되지 않았음을 의미합니다. 클라이언트는 프로젝트의 모든 요소에 대한 만족과 완료를 인정합니다.

클라이언트 서명: _______________

날짜: __________________________

프로젝트 관리자 서명: _______________

날짜: __________________________

프로젝트가 승인되지 않음

이 결과물을 승인할 준비가 되지 않은 경우 아래에 피드백을 제공하고 프로젝트 팀이 필요한 변경을 수행하는 데 도움이 되도록 관련 정보를 첨부하십시오.

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__________________________

__________________________

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클라이언트 서명: _______________

날짜: __________________________

도용할 수 있는 6가지 추가 승인 시트 템플릿 및 예

승인 시트는 필요한 만큼 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 그러나 바퀴를 만드는 바퀴를 재발명할 필요는 없습니다. 위의 예 중 하나를 사용하거나 온라인에서 사용할 수 있는 수많은 템플릿을 살펴보세요.

1. 디자인 승인 양식

(출처: 스터디립)

이 설계 승인 양식의 예는 설계 승인의 매개변수를 구체적으로 정의합니다. 이 양식에 서명함으로써 클라이언트는 디자인 팀이 제안한 글꼴 선택 및 크기, 색상 선택, 탐색 배치, 정보 계층 구조, 페이지 레이아웃, 페이지 너비 및 이미지 선택에 동의하는 것입니다. 그들은 또한 이 승인에 서명한 후 디자인에 필요한 모든 변경 사항이 추가 요금의 대상이 될 것이라고 이 승인에서 명시합니다.

이것은 당신이 하고 있는 일에 대한 대가를 받고 클라이언트가 당신이 지금까지 만든 것에 만족하는지 확인하는 간단한 방법입니다. 특정 요구 사항에 맞게 이 양식의 요소를 추가하거나 삭제하십시오.

2. 마케팅 승인 시트

(출처: 더 나은 제안)

이것은 함께 제공되는 모든 문서에 대한 클라이언트 인터페이스가 있는 기본 제공 프로젝트 관리 시스템의 예입니다. 마케팅 회사의 경우 제안된 마케팅 전략의 모든 측면에 대한 고객의 승인이 기대치를 성공적으로 관리하는 데 필요합니다. 마케팅과 함께 승인 시트는 제안된 마케팅 계획의 세부 사본이어야 합니다.

3. 클라이언트 승인 템플릿

(출처: Gameis.us )

클라이언트 승인 시트는 프로젝트 승인 시트와 매우 유사합니다. 하나를 다른 하나 대신 사용하거나 둘 다 프로젝트 내의 모든 결과물에 대한 클라이언트의 동의를 강조하는 데 사용할 수 있습니다. 무엇을 사용하든 그 안에 있는 언어를 명확하게 작성해야 합니다. 여기에는 클라이언트 이름(또는 후원자), 프로젝트 관리자 이름 및 샘플에 나열된 것과 유사한 진술 아래 양 당사자가 서명을 제공하는 장소에 대한 필드가 포함되어야 합니다. 명시된 모든 결과물." 또는 "이 문서에 서명함으로써 본인은 모든 주정부 산출물을 수령했음을 인정합니다."

4. 고객 동의서

(출처: Scribd)

클라이언트 수락 양식 은 크리에이티브 회사와 클라이언트 간의 관계의 성격을 설정하고 크리에이티브 회사가 합의된 서비스를 수행하는 데 필요한 클라이언트에 대한 모든 관련 데이터를 포함합니다 .

비즈니스의 성격에 따라 그렇게 자세한 고객 승인 양식이 필요하지 않을 수도 있습니다. 필요한 정보만 포함하세요. 클라이언트 승인 양식을 클라이언트 승인 양식 또는 프로젝트 승인 양식과 결합하여 추가 서류 작업을 최소화할 수도 있습니다.

5. 프로젝트 승인 문서

(출처: StudyLib)

이 프로젝트 승인 시트 는 완료된 프로젝트의 최종 클라이언트 승인을 얻는 데 사용할 수 있는 간단한 템플릿의 예입니다. 이 유형의 양식은 하나 또는 몇 개의 결과물로만 구성된 소규모 회사 또는 소규모 프로젝트에 특히 유용합니다.

이 양식을 있는 그대로 사용하거나 확장하여 클라이언트에 대한 모든 결과물을 포함하여 최종 프로젝트를 승인하기 전에 지금까지 받은 모든 내용을 기록할 수 있도록 합니다. 불필요하거나 관련 없는 정보로 양식을 복잡하게 만들지 않고 필요한 만큼 정보를 입력하십시오. 당신이 당신의 고객에게 더 솔직할수록 그들은 반복 고객이 될 가능성이 더 큽니다.

6. 프로젝트 수락 양식

(출처: ProposalKit)

이 프로젝트 수락 양식 에는 회사와 클라이언트 간의 완전한 계약을 위한 영역이 포함됩니다. 계약을 포함할지 여부에 관계없이 중요한 부분은 양식의 전반부에 있습니다: 클라이언트 및 회사 데이터 및 수락 서명을 위한 장소.

프로젝트 수락 양식은 프로젝트 시작을 표시하는 데 사용할 수 있습니다. 또는 프로젝트가 완료된 후 결과물에 대한 클라이언트의 승인을 입증하는 데 사용할 수 있습니다.

결론

프로젝트의 시작 또는 종료, 제품 및 결과물 제공에 대한 명확하고 정당한 이해가 필요할 때마다 승인 양식을 사용하십시오. 현재 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하지 않는 경우 간단한 문서 템플릿을 사용하여 승인 시트를 만들 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용 중이거나 사용을 고려하고 있다면 많은 관리 앱에 패키지의 일부로 고객 인터페이스 또는 양식 작성기가 있다는 점을 알아두십시오. 사용자 지정 양식을 만들고 승인을 위해 클라이언트에게 보낼 수 있습니다. 양식 작성기를 사용하든, 기본 제공 양식을 사용하든, 온라인으로 템플릿을 작성하든, 자신의 승인 시트를 작성하든 관계를 최적화하고 작업을 최대한 효율적으로 만들기 위해 모든 고객에게 하나씩 사용하십시오.

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