Управление закупками и цепочками поставок: в чем разница?

Закупки относятся ко всем действиям, необходимым для получения товаров и услуг, необходимых для выполнения повседневных деловых операций. Он включает в себя поиск поставщиков, заключение контрактов, закупку товаров, получение и проверку товаров, а также регистрацию всех шагов в бумажной работе.

Закупки можно разделить на прямые и косвенные:

• Прямые закупки – это получение сырья для производства конечной продукции. Для производителя прямыми закупками могут быть сырье и комплектующие. Для розничного продавца он включает в себя товары, которые приобретаются у оптовика, а затем перепродаются покупателям.
• Косвенные закупки относятся к закупкам предметов, необходимых для повседневных операций, но не составляющих непосредственно конечную продукцию. Сюда входят арендная плата, канцелярские принадлежности, мебель, расходы на маркетинг, консультационные услуги и техническое обслуживание оборудования.

Закупки — это не список отдельных действий — это непрерывный процесс. Например, вы можете установить долгосрочные отношения с ключевыми поставщиками, чтобы получить лучший сервис и заключать сделки по лучшей цене. Это помогает снизить затраты на закупки и, в конечном итоге, способствует увеличению прибыли. Кроме того, вам также необходимы частые проверки качества, чтобы проанализировать работу ваших поставщиков и выбрать лучших для будущих покупок.

Управление цепочками поставок — это процесс наблюдения за цепочками поставок для обеспечения бесперебойного сквозного потока товаров и услуг. Он включает в себя планирование, внедрение и мониторинг преобразования сырья в продукты для конечных потребителей.

Цепочка поставок — это большая сеть заинтересованных сторон, включая производителей, поставщиков, оптовые склады, розничных продавцов и поставщиков логистических услуг для производства и распространения продуктов. Таким образом, управление цепочкой поставок требует всех работ и услуг, которые помогают перемещать продукт от закупки сырья до запуска производства и беспрепятственно доставлять продукты конечным пользователям.

Операции розничного магазина, помогающие управлению цепочками поставок, помогают доставлять товары покупателям. Управление розничной торговлей — это процесс поддержания запасов, необходимых для удовлетворения покупательского спроса, привлечение покупателей в ваш магазин, улучшение покупательского опыта и укрепление их лояльности. Он поддерживает заключительный этап управления цепочками поставок.

Ключевые различия между закупками и управлением цепочками поставок

Управление закупками и цепочками поставок являются важными внутренними функциями для достижения целей и задач компании. У них много общего:

• И закупки, и управление цепочками поставок являются основными интерфейсами взаимодействия с поставщиками.
• Обе компании стремятся обеспечить наличие приобретаемых материалов и компонентов нужного качества, в нужном количестве, в нужное время и по правильной цене.
• Эти 2 процесса нуждаются в упреждающем управлении для успешного ведения бизнеса.

Хотя существует тесная связь между управлением цепочками поставок и закупками, они не взаимозаменяемы. Давайте обнаружим их ключевые отличия:

Закупки сосредоточены на входных данных; управление цепочками поставок делает упор на выпуск и доставку

Закупки ориентированы на получение сырья и товаров, необходимых вашей компании. Для этого требуется поиск поставщиков, заключение договора и ЗП, получение товара и проведение платежей.

Напротив, управление цепочками поставок — это ориентированный на результат процесс, который занимается преобразованием этих товаров в конечные продукты и их эффективным распределением среди клиентов. Следовательно, он включает в себя логистику, производство, управление запасами, стратегию распределения и управление розничной торговлей.

Отдел снабжения занимается получением поставок; управление цепочками поставок включает в себя гораздо больше

В то время как закупки в цепочке поставок направлены на построение отношений с поставщиками и приобретение высококачественных товаров и услуг для вашего бизнеса, управление всей цепочкой поставок гораздо шире. Закупки охватывают только первую часть управления цепочкой поставок. Остальная часть управления цепочкой поставок включает логистику для получения товаров, такую ​​как доставка, управление складом или кросс-докинг, а также производственный процесс и распределение конечной продукции.

Закупки поддерживают производство; управление цепочками поставок управляет производством и распределением

Снабжение является важной функцией поддержки производства компании. Это гарантирует, что ваш бизнес получит нужные материалы и инвентарь для производства готовой продукции. С другой стороны, управление цепочками поставок решает, как эти ресурсы превращаются в конечные продукты и распространяются среди клиентов. Управление цепочкой поставок — это всеобъемлющий процесс, а закупки — это лишь его часть, обеспечивающая входные данные для всей системы.

Источники и закупки

Сорсинг является начальным этапом цикла закупок. Он состоит из выявления и оценки потенциальных поставщиков, согласования условий и выбора поставщиков, наиболее соответствующих требованиям компании. Снабжение сосредотачивается на том, «кто» может предложить поставки, в то время как закупки концентрируются на «каком» снабжении и материалах.

Закупки и закупки

Покупка и закупка — пара слов, которую чаще всего неправильно используют. Закупки — это часть закупок, которая происходит после этапа поиска поставщиков. Он включает в себя такие действия, как заказ, ускорение, получение и выполнение платежей. Закупки сосредоточены на транзакциях, а не на отношениях с поставщиками. В то время как закупки имеют проактивный подход, который начинается с определения потребностей бизнеса, закупки — это реактивный подход, который просто направлен на приобретение того, что уже решено купить.

Процесс закупок может варьироваться в зависимости от структуры и потребностей компании. Тем не менее, вот 9 типичных шагов для закупок в цепочке поставок:

Определить необходимые товары и услуги

Бизнес должен начинаться с определения своих потребностей в конкретном товаре или услуге. Это может быть новый товар, пополнение дефицитного инвентаря или продление подписки. В любом случае следует создать подробное требование по техническим спецификациям, материалам, количеству или характеристикам услуги. На этом этапе вы должны проконсультироваться со всеми бизнес-подразделениями, имеющими отношение к решению о закупках, чтобы убедиться, что приобретенные товары соответствуют практическим потребностям.

Отправьте заявку на покупку на утверждение

Если вам необходимо приобрести значительное количество товаров или услуг, вы должны сделать официальный запрос на покупку. Запрос на покупку информирует о необходимости закупки с описанием спецификаций, количества, необходимых сроков и т. д. Менеджер или директор, контролирующий закупочную деятельность в вашей компании, одобрит или отклонит запрос на закупку. В случае одобрения можно переходить к следующему шагу.

Оценить и выбрать поставщиков

Теперь, зная, что вам нужно искать, пришло время найти лучшего поставщика. Вы можете отправить запрос предложения (RFQ) или запрос предложения (RFP) потенциальным поставщикам в зависимости от объема поставки. RFQ и RFP должны содержать четкие инструкции о том, что вы ожидаете от предложения, чтобы вы могли сравнивать яблоки с яблоками.

Оценка поставщиков должна основываться не только на цене, вы должны учитывать репутацию поставщика, качество, скорость доставки и надежность. У вас должно быть как минимум 3 цитаты, прежде чем принимать решения. Обычно технические критерии должны оцениваться в первом раунде, затем у вас есть несколько поставщиков, включенных в окончательный список, для продолжения коммерческой оценки.

Договориться о цене и условиях

После оценки вы можете расположить поставщиков по порядку. Начните с верхнего, чтобы обсудить условия, включая объем работ и ответственность каждой стороны, цены и условия оплаты, а также страхование товаров и гарантию на услуги. Если первый поставщик не работает, вы можете перейти ко второму и далее. Просто убедитесь, что если вы отказываетесь от сделки, у вас есть конкретные альтернативные варианты. После того, как вы согласовали окончательные условия, они должны быть выражены в контракте.

Создать заказ на покупку

После подписания договора вы можете сформировать заказ на поставку (ЗП) и отправить его поставщику. В заказе на покупку должны быть подробно указаны необходимые товары или услуги, количество, цена, способ доставки и срок доставки.

Прием и осмотр доставленного товара

Теперь очередь поставщика выполнять заказ. После получения товара внимательно осмотрите его на наличие брака или повреждений. Убедитесь, что вы получаете правильное количество и нужное качество, как указано в заказе на поставку.

Проведение трехстороннего сопоставления документов

Перед оплатой необходимо провести трехстороннее сопоставление путем сравнения заказа на поставку, квитанции о заказе или упаковочного листа и счета-фактуры. Убедитесь, что полученные товары или услуги соответствуют заказу на покупку, а счет-фактура авторизован и точен. Если есть какие-либо расхождения между 3 документами, вы должны устранить их до оплаты.

Утвердите счет и организуйте оплату

После того, как счет-фактура пройдет трехстороннюю проверку соответствия, вы можете организовать оплату поставщику. У вас должен быть последовательный процесс расчета кредиторской задолженности, чтобы удостовериться, что платежи соответствуют счету и сроку платежа. Этот процесс поможет вам контролировать своевременные платежи, избегать штрафов за просрочку платежа и наладить хорошие отношения с поставщиком.

Бухучет, ведение учета, делопроизводство

Важно вести учет всего процесса закупок. Эти записи помогут вам определить правильную цену для повторного заказа в будущем, а также помогут вам в процессе аудита и расчета налогов. Четкие и точные записи также являются прочной основой для разрешения любых потенциальных споров.

Мировой рынок программного обеспечения для закупок быстро растет. В отчете Verified Market Research прогнозируется, что к 2028 году мировой рынок будет стоить 9,5 миллиардов долларов, что значительно больше, чем 5,5 миллиардов долларов в 2020 году.

Усовершенствованная технология закупок предоставляет единую платформу закупок, позволяющую всем заинтересованным сторонам получать информацию в режиме реального времени, находить возможности для экономии и эффективно сотрудничать друг с другом. Это превращает закупки из тактической функции в стратегическую и создает большую ценность для бизнеса.

Вот лучшие технологии закупок, которые вы должны внедрить для своего бизнеса:

Облачное и индивидуальное программное обеспечение для закупок

Мир стремится к облачному программному обеспечению, которое помогает компаниям сократить накладные расходы и обеспечить обмен информацией в режиме реального времени. Благодаря облачным технологиям у вас больше гибкости для доступа к приложению с любого устройства и в любое время.

Кроме того, популярность облачных вычислений делает рентабельным использование API и микросервисов. Вы можете интегрировать различные надстройки в существующую систему без необходимости специального кодирования. Это создает более высокую автономию для предприятий, чтобы настраивать платформу по мере необходимости, и им больше не нужно платить за ненужные функции.

Автоматизация процессов

Автоматизация закупок заключается в замене ручных процессов закупок электронными/цифровыми рабочими процессами для повышения производительности, минимизации трудозатрат, облегчения процесса и устранения ошибок.

В закупках могут применяться 2 вида автоматизации:

• Автоматизация бизнес-процессов (BPA) использует цифровизацию процесса закупок для повышения эффективности. Например, вы можете автоматизировать заказы на покупку, чтобы оптимизировать операции, или автоматизировать формы заказов на продажу, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов.
• Роботизированная автоматизация процессов (RPA) ускоряет ручные, повторяющиеся и малоценные задачи, такие как ввод данных. Это поможет вам сэкономить время и свести к минимуму человеческие ошибки.

Аналитика данных

Сегодня все больше и больше компаний осознают важность данных для успеха своей организации. Большой объем данных требует от бизнеса способности обрабатывать данные в режиме реального времени, интерпретировать данные и распознавать доминирующие факторы для разработки инновационных решений для вашего бизнеса.

Подход, основанный на данных, дает представление о вашей производительности и проблемах. С помощью данных вы можете определить аспекты закупок, которые нуждаются в улучшении, и лучше распределять ресурсы для принятия обоснованных решений. Ключом к расширению возможностей закупок, основанных на аналитике, является вовлечение аналитики в процесс принятия решений, а не в отдельный проект.

Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение в закупках

Применение искусственного интеллекта и машинного обучения в сфере закупок позволяет решать сложные задачи, связанные с большими объемами данных. Вот некоторые области, в которых ИИ может принести пользу закупкам в цепочке поставок:

• Принимайте более взвешенные решения: искусственный интеллект может предоставлять своевременную аналитику и информацию для принятия более точных решений о поиске поставщиков.
• Определите новые возможности: ИИ собирает соответствующие источники данных, такие как внешние исследования рынка, чтобы информировать вас о новых знаниях. В сочетании с вашими внутренними данными это поможет вам найти возможности для экономии, поиска поставщиков или выхода на новые рынки.
• Улучшите внутренние операции: искусственный интеллект помогает оптимизировать и согласовывать бизнес-операции в нескольких отделах или географических точках.
• Высвобождение времени. Автоматизируя более рутинные задачи, ИИ высвобождает ресурсы по закупкам для решения более творческих или стратегических задач, таких как управление взаимоотношениями с ключевыми поставщиками.
• Оптимизация отношений с поставщиками: ИИ можно использовать для поиска новых поставщиков и поддержки управления контрактами путем измерения ключевых показателей производительности.
• Упростите процесс закупок: машинное обучение может упростить процессы проверки и утверждения, а также обновления данных каталога или контракта, гарантируя, что вся информация о продуктах, материалах и поставщиках верна.

С помощью ИИ компании могут определять потребности бизнеса, снижать риски, автоматизировать повторяющиеся задачи, облегчать управление поставщиками, отслеживать расходы и прогнозировать рыночный спрос для повышения итоговой прибыли.

Интегрируйте планирование ресурсов предприятия (ERP) в систему управления цепочками поставок (SCM).

ERP в управлении цепочками поставок направлена ​​​​на выполнение эффективных аспектов поставок (хранение и транспортировка) и рыночных аспектов. ERP-система управляет всеми бизнес-функциями, такими как бухгалтерский учет, управление проектами, управление рисками, логистика, продажи, производство, распределение и человеческие ресурсы. Благодаря интеграции ERP в SCM все данные централизованы для облегчения доступа. Затем закупки в цепочке поставок могут проводиться в соответствии с другими видами деятельности и ресурсами. Таким образом, интеграция ERP и SCM позволяет предоставлять клиентам продукты и услуги с более высокой скоростью, качеством и эффективностью.

Вот некоторые ценности, которые ERP создает для управления цепочками поставок:

• Консолидация функций цепочки поставок на единой панели управления
• Обеспечьте лучшую видимость и координацию с поставщиками
• Автоматизируйте процессы цепочки поставок для повышения производительности
• Устранение человеческих ошибок при выполнении традиционных ручных задач
• Предоставляйте ценные отчеты для принятия обоснованных решений

Порталы самообслуживания

Одной из растущих технологий закупок являются порталы самообслуживания, которые заменяют офисное управление решением, управляемым пользователем. Эта технология все чаще используется для некритичных покупок, так как все больше покупателей предпочитают взаимодействовать с поставщиками через порталы самообслуживания и управлять данными своей учетной записи.

Благодаря порталам самообслуживания, которые занимаются мелкими покупками, вы можете высвободить персонал и ресурсы отдела закупок для наблюдения за более сложными транзакциями, требующими личного и эффективного опыта закупок.

Являются ли закупки частью цепочки поставок?

Да. Закупки – это отрасль управления цепочками поставок. Задачей отдела закупок является приобретение материалов, необходимых для выполнения повседневных деловых операций. Управление цепочками поставок имеет дело с преобразованием этих ресурсов в готовую продукцию и доставкой продукции клиентам.

Почему закупки важны в управлении цепочками поставок

Закупки важны для бизнеса, чтобы получить нужные товары и построить прочные отношения с поставщиками. Надлежащее управление закупками поможет снизить затраты на сырье и определить лучшие источники поставок. Роль закупок в управлении цепочками поставок подчеркивает, как получить нужные ресурсы в нужное время и по правильной цене.

Чем занимается менеджер по снабжению?

Менеджеры цепочки поставок контролируют логистическую деятельность и отслеживают запасы. Они анализируют операционную эффективность, выявляют узкие места и решают проблемы. Руководителям цепочки поставок также необходимо сотрудничать с поставщиками и поставщиками логистических услуг, чтобы обеспечить соответствие движения продукции стандартам качества и безопасности.