Einkauf und Supply Chain Management: Wo liegen die Unterschiede?

Beschaffung bezieht sich auf alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um Waren und Dienstleistungen zu erhalten, die Sie für den täglichen Geschäftsbetrieb benötigen. Es umfasst die Beschaffung von Lieferanten, das Aushandeln von Verträgen, den Einkauf von Artikeln, den Empfang und die Inspektion von Waren und die Aufzeichnung aller Schritte im Papierkram.

Die Beschaffung kann als direkte oder indirekte Beschaffung kategorisiert werden:

• Direkte Beschaffung ist die Beschaffung von Primärgütern zur Herstellung von Endprodukten. Für einen Hersteller können Rohstoffe und Komponenten direkt beschafft werden. Für einen Einzelhändler umfasst es Artikel, die bei einem Großhändler gekauft und dann an Kunden weiterverkauft werden.
• Indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Einkauf von Artikeln, die für den täglichen Betrieb benötigt werden, aber nicht direkt die Endprodukte ausmachen. Es umfasst Miete, Büromaterial, Möbel, Marketingkosten, Beratungsleistungen und Gerätewartung.

Die Beschaffung ist keine Liste isolierter Maßnahmen, sondern ein fortlaufender Prozess. Sie können beispielsweise langfristige Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufbauen, um den besten Service zu erhalten und zu einem besseren Preis zu handeln. Es hilft Ihnen, die Beschaffungskosten zu senken und trägt letztendlich zu höheren Gewinnmargen bei. Darüber hinaus benötigen Sie auch häufige Qualitätssicherungsprüfungen, um die Leistung Ihrer Lieferanten zu analysieren und die besten für zukünftige Einkäufe auszuwählen.

Supply Chain Management ist der Prozess der Überwachung einer Lieferkette, um einen reibungslosen Fluss von Waren und Dienstleistungen von Anfang bis Ende sicherzustellen. Es umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung der Umwandlung von Rohstoffen in Produkte für Endkunden.

Eine Lieferkette ist ein großes Netzwerk von Beteiligten, darunter Hersteller, Lieferanten, Großhandelslager, Einzelhändler und Logistikanbieter, um Produkte herzustellen und zu vertreiben. Daher erfordert das Management der Lieferkette alle Jobs und Dienstleistungen, die dazu beitragen, das Produkt von der Beschaffung der Rohstoffe über die laufende Produktion bis hin zur reibungslosen Lieferung der Produkte an die Endverbraucher zu bewegen.

Als Unterstützung des Lieferkettenmanagements hilft der Einzelhandelsgeschäft dabei, die Produkte an die Kunden zu liefern. Einzelhandelsmanagement ist der Prozess der Pflege des richtigen Bestands, um die Kundennachfrage zu befriedigen und gleichzeitig Kunden für Ihr Geschäft zu gewinnen, das Einkaufserlebnis zu verbessern und ihre Loyalität aufzubauen. Es unterstützt die letzte Stufe des Supply Chain Managements.

Hauptunterschiede zwischen Beschaffung und Supply Chain Management

Beschaffung und Lieferkettenmanagement sind beides wesentliche interne Funktionen, um die Ziele eines Unternehmens zu erreichen. Sie haben viele Gemeinsamkeiten:

• Sowohl die Beschaffung als auch das Supply Chain Management sind primäre Schnittstellen zu den Lieferanten.
• Beide zielen darauf ab, sicherzustellen, dass die gekauften Materialien und Komponenten in der richtigen Qualität, der richtigen Menge, zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis verfügbar sind.
• Die beiden Prozesse erfordern ein proaktives Management, um das Geschäft erfolgreich zu betreiben.

Obwohl es eine enge Beziehung zwischen Supply Chain Management und Beschaffung gibt, sind sie nicht austauschbar. Lassen Sie uns ihre Hauptunterschiede entdecken:

Die Beschaffung konzentriert sich auf den Input; Supply Chain Management betont Leistung und Lieferung

Die Beschaffung hat einen Input-Fokus, um die Rohstoffe und Waren zu erhalten, die Ihr Unternehmen benötigt. Dazu müssen Lieferanten gesucht, ein Vertrag und eine Bestellung abgeschlossen, die Waren empfangen und Zahlungen durchgeführt werden.

Im Gegensatz dazu ist Supply Chain Management ein ergebnisorientierter Prozess, der sich mit der Umwandlung dieser Waren in Endprodukte und deren effizienten Verteilung an Kunden befasst. Daher umfasst es Logistik, Produktion, Bestandsverwaltung, Vertriebsstrategie und Einzelhandelsmanagement.

Die Beschaffung kümmert sich um die Beschaffung von Lieferungen; Supply Chain Management umfasst weit mehr

Während die Beschaffung in der Lieferkette darauf abzielt, Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und hochwertige Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen zu erwerben, ist das gesamte Lieferkettenmanagement viel umfassender. Der Einkauf deckt nur den ersten Teil des Supply Chain Managements ab. Der Rest des Supply Chain Managements umfasst die Logistik zur Warenbeschaffung, wie Versand, Lagerverwaltung oder Cross-Docking, sowie den Herstellungsprozess und die Verteilung der Endprodukte.

Die Beschaffung unterstützt die Produktion; Supply Chain Management steuert Produktion und Vertrieb

Der Einkauf ist eine herausragende Unterstützungsfunktion für die Produktion eines Unternehmens. Es stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die richtigen Materialien und Lagerbestände erhält, um fertige Waren herzustellen. Andererseits geht es beim Supply Chain Management darum, wie diese Inputs in Endprodukte umgewandelt und an die Kunden verteilt werden. Das Supply Chain Management ist der umfassende Prozess, während die Beschaffung nur eine Teilmenge ist, die die Eingaben für das gesamte System liefert.

Beschaffung und Beschaffung

Die Beschaffung ist die Anfangsphase des Beschaffungszyklus. Es besteht darin, potenzielle Lieferanten zu identifizieren und zu bewerten, Bedingungen auszuhandeln und die Anbieter auszuwählen, die am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Die Beschaffung konzentriert sich auf das „Wer“, das die Lieferungen anbieten kann, während sich die Beschaffung auf das „Was“ der Lieferungen und Materialien konzentriert.

Einkauf und Beschaffung

Einkauf und Beschaffung sind die am häufigsten falsch verwendeten Wortpaare. Der Einkauf ist ein Teil der Beschaffung, der nach der Beschaffungsphase stattfindet. Es umfasst Aktivitäten wie das Bestellen, Beschleunigen, Empfangen und Ausführen von Zahlungen. Der Einkauf konzentriert sich eher auf Transaktionen als auf Lieferantenbeziehungen. Während die Beschaffung einen proaktiven Ansatz hat, der mit der Ermittlung der Geschäftsanforderungen beginnt, ist der Einkauf ein reaktiver Ansatz, der einfach darauf abzielt, das zu erwerben, was bereits zum Kauf entschieden wurde.

Der Beschaffungsprozess kann je nach Unternehmensstruktur und Bedarf variieren. Hier sind jedoch die 9 typischen Schritte für die Beschaffung in der Lieferkette:

Identifizieren Sie die benötigten Waren und Dienstleistungen

Ein Unternehmen muss damit beginnen, seinen Bedarf an einer bestimmten Ware oder Dienstleistung zu ermitteln. Dabei kann es sich um einen neuen Artikel, eine Aufstockung von knappen Lagerbeständen oder eine Abonnementverlängerung handeln. In jedem Fall sollten Sie eine detaillierte Anforderung an technische Spezifikationen, Materialien, Menge oder Leistungsmerkmale erstellen. In dieser Phase sollten Sie alle für die Beschaffungsentscheidung relevanten Fachabteilungen konsultieren, um sicherzustellen, dass die gekaufte Ware den praktischen Anforderungen entspricht.

Kaufanfrage zur Genehmigung einreichen

Wenn Sie eine beträchtliche Anzahl von Artikeln oder Dienstleistungen beschaffen müssen, müssen Sie eine formelle Kaufanfrage stellen. Eine Kaufanfrage informiert darüber, dass eine Beschaffung erforderlich ist, mit Beschreibungen der Spezifikationen, der Menge, des erforderlichen Zeitrahmens usw. Der Manager oder Direktor, der die Beschaffungsaktivitäten in Ihrem Unternehmen überwacht, wird die Kaufanfrage genehmigen oder ablehnen. Wenn Sie genehmigt wurden, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Anbieter bewerten und auswählen

Da Sie nun wissen, wonach Sie suchen müssen, ist es an der Zeit, den besten Anbieter zu finden. Abhängig vom Lieferumfang können Sie eine Angebotsanfrage (RFQ) oder eine Angebotsanfrage (RFP) an potenzielle Lieferanten senden. Die RFQ und RFP sollten klare Anweisungen darüber enthalten, was Sie von einem Angebot erwarten, damit Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen können.

Bei der Bewertung von Lieferanten sollte es nicht nur um den Preis gehen, sondern Sie müssen auch den Ruf, die Qualität, die Liefergeschwindigkeit und die Zuverlässigkeit des Lieferanten berücksichtigen. Sie sollten mindestens 3 Angebote haben, bevor Sie Entscheidungen treffen. Normalerweise sollten technische Kriterien in der ersten Runde bewertet werden, dann haben Sie einige Anbieter in der engeren Auswahl, um mit der kommerziellen Bewertung fortzufahren.

Preis und Konditionen aushandeln

Nach der Auswertung können Sie die Lieferanten in eine Reihenfolge bringen. Beginnen Sie mit der obersten, um die Bedingungen auszuhandeln, einschließlich des Arbeitsumfangs und der Haftung jeder Partei, der Preis- und Zahlungsbedingungen sowie der Versicherung von Waren und der Gewährleistung für Dienstleistungen. Wenn der erste Lieferant nicht gut läuft, können Sie zum zweiten und weiter wechseln. Stellen Sie nur sicher, dass Sie im Falle einer Ablehnung konkrete Alternativen haben. Sobald Sie sich auf die endgültigen Bedingungen geeinigt haben, sollten diese in einem Vertrag zum Ausdruck kommen.

Erstellen Sie eine Bestellung

Nach Unterzeichnung des Vertrags können Sie eine Bestellung (PO) generieren und an den Lieferanten senden. Die Bestellung sollte die genauen benötigten Waren oder Dienstleistungen, die Menge, den Preis, die Liefermethode und das Fälligkeitsdatum für die Lieferung im Detail angeben.

Empfangen und prüfen Sie die gelieferte Ware

Nun ist der Lieferant an der Reihe, die Bestellung auszuführen. Untersuchen Sie die Ware nach Erhalt sorgfältig auf eventuelle Mängel oder Schäden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Anzahl und die richtige Qualität erhalten, wie in der Bestellung angegeben.

Führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich für Dokumente durch

Vor der Zahlung sollten Sie einen Drei-Wege-Abgleich durchführen, indem Sie die Bestellung, den Bestellbeleg oder die Packliste und die Rechnung vergleichen. Stellen Sie sicher, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen und die Rechnung autorisiert und korrekt ist. Bei Unstimmigkeiten zwischen den 3 Dokumenten müssen Sie diese beheben, bevor Sie die Zahlung begleichen.

Genehmigen Sie die Rechnung und veranlassen Sie die Zahlung

Sobald die Rechnung die dreifache Übereinstimmungsprüfung besteht, können Sie die Zahlung für den Lieferanten veranlassen. Sie sollten über einen konsistenten Kreditorenprozess verfügen, um zu bestätigen, dass Zahlungen mit der Rechnung und dem Fälligkeitsdatum übereinstimmen. Dieser Prozess hilft Ihnen, pünktliche Zahlungen zu verwalten, verspätete Gebühren zu vermeiden und eine gute Beziehung zum Lieferanten aufzubauen.

Aufzeichnungen

Es ist wichtig, Aufzeichnungen über den gesamten Beschaffungsprozess zu führen. Diese Aufzeichnungen helfen Ihnen bei der Ermittlung des richtigen Preises für zukünftige Nachbestellungen und unterstützen Sie bei der Prüfung und Steuerberechnung. Klare, genaue Aufzeichnungen sind auch eine solide Grundlage für die Beilegung potenzieller Streitigkeiten.

Der globale Markt für Beschaffungssoftware wächst schnell. Ein Bericht von Verified Market Research prognostiziert, dass der Markt bis 2028 weltweit 9,5 Milliarden US-Dollar wert sein wird – ein deutlicher Anstieg von 5,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2020.

Fortschrittliche Beschaffungstechnologie bietet eine einheitliche Beschaffungsplattform für alle Beteiligten, um Echtzeittransparenz zu erhalten, Einsparmöglichkeiten zu entdecken und effektiv zusammenzuarbeiten. Es macht die Beschaffung von einer taktischen Funktion zu einer strategischen Funktion und schafft mehr Wert für das Unternehmen.

Hier sind die wichtigsten Beschaffungstechnologien, die Sie für Ihr Unternehmen einsetzen sollten:

Cloudbasierte und kundenspezifische Beschaffungssoftware

Die Welt setzt auf Cloud-basierte Software, die Unternehmen dabei hilft, Gemeinkosten zu reduzieren und Informationen in Echtzeit auszutauschen. Mit Cloud-basierter Technologie haben Sie mehr Flexibilität, um von jedem Gerät und zu jeder Zeit auf die Anwendung zuzugreifen.

Darüber hinaus macht die Popularität von Cloud Computing die Nutzung von APIs und Microservices kostengünstig. Sie können verschiedene Add-Ons in Ihr bestehendes System integrieren, ohne dass eine benutzerdefinierte Codierung erforderlich ist. Es schafft eine größere Autonomie für Unternehmen, die Plattform nach Bedarf anzupassen, und muss nicht mehr für unnötige Funktionen bezahlen.

Prozessautomatisierung

Bei der Beschaffungsautomatisierung geht es darum, Ihre manuellen Beschaffungsprozesse durch elektronische/digitale Workflows zu ersetzen, um die Produktivität zu steigern, die Arbeitskosten zu minimieren, den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden.

2 Arten der Automatisierung können auf die Beschaffung angewendet werden:

• Business Process Automation (BPA) nutzt Ihren Beschaffungsprozess mit Digitalisierung, um die Effizienz zu steigern. Beispielsweise können Sie Bestellungen automatisieren, um den Betrieb zu optimieren, oder Verkaufsauftragsformulare automatisieren, um das Kundenerlebnis zu verbessern.
• Robotic Process Automation (RPA) beschleunigt manuelle, sich wiederholende und geringwertige Aufgaben wie die Dateneingabe. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu minimieren.

Datenanalyse

Heutzutage haben immer mehr Unternehmen erkannt, wie wichtig Daten für ihren Unternehmenserfolg sind. Große Datenmengen erfordern die Fähigkeit eines Unternehmens, Daten in Echtzeit zu verarbeiten, die Daten zu interpretieren und dominante Faktoren zu erkennen, um innovative Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

Ein datengesteuerter Ansatz bietet Einblicke in Ihre Leistung und Herausforderungen. Mit Daten können Sie Beschaffungsaspekte identifizieren, die verbessert werden müssen, und Ressourcen besser zuweisen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Der Schlüssel zur Stärkung einer analysegesteuerten Beschaffung liegt darin, die Analyse in den Entscheidungsprozess einzubeziehen und nicht in ein separates Projekt.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen im Einkauf

Die Anwendung von KI und maschinellem Lernen im Einkauf lebt davon, komplizierte Probleme mit großen Datenmengen zu lösen. Hier sind einige Bereiche, in denen KI einen Mehrwert für die Beschaffung in der Lieferkette schaffen kann:

• Treffen Sie bessere Entscheidungen: KI kann zeitnahe Analysen und Erkenntnisse liefern, um genauere Beschaffungsentscheidungen zu treffen.
• Identifizieren Sie neue Möglichkeiten: KI erfasst relevante Datenquellen wie externe Marktforschung, um Sie über neue Erkenntnisse zu informieren. In Kombination mit Ihren internen Daten hilft es Ihnen, Möglichkeiten für Einsparungen, Lieferanten oder den Eintritt in neue Märkte aufzudecken.
• Verbessern Sie den internen Betrieb: KI hilft, den Geschäftsbetrieb über mehrere Abteilungen oder geografische Standorte hinweg zu rationalisieren und auszurichten.
• Gewinnen Sie Zeit – Durch die Automatisierung von Routineaufgaben setzt KI Beschaffungsressourcen frei, um kreativere oder strategischere Aufgaben wie das Management wichtiger Lieferantenbeziehungen zu erledigen.
• Optimieren Sie Lieferantenbeziehungen: KI kann verwendet werden, um neue Lieferanten zu finden und das Vertragsmanagement zu unterstützen, indem wichtige Leistungskennzahlen gemessen werden.
• Reibungsloser Beschaffungsprozess: Maschinelles Lernen kann Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse erleichtern sowie Katalog- oder Vertragsdaten aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen zu Produkten, Materialien und Lieferanten korrekt sind.

Mithilfe von KI können Unternehmen Geschäftsanforderungen identifizieren, Risiken mindern, sich wiederholende Aufgaben automatisieren, das Lieferantenmanagement erleichtern, Ausgaben verfolgen und die Marktnachfrage prognostizieren, um das Endergebnis zu verbessern.

Integrieren Sie Enterprise Resource Planning (ERP) in das Supply Chain Management (SCM)

ERP im Supply Chain Management zielt darauf ab, effiziente Versorgungsaspekte (Lagerung und Transport) und Marktaspekte umzusetzen. Ein ERP-System verwaltet alle Geschäftsfunktionen wie Buchhaltung, Projektmanagement, Risikomanagement, Logistik, Verkauf, Fertigung, Vertrieb und Personalwesen. Durch die Integration von ERP in SCM werden alle Daten für einen einfacheren Zugriff zentralisiert. Die Beschaffung in der Lieferkette kann dann in Abstimmung mit anderen Aktivitäten und Ressourcen durchgeführt werden. Daher ermöglicht Ihnen die Integration von ERP und SCM, Produkte und Dienstleistungen mit höherer Geschwindigkeit, Qualität und Effizienz an Kunden zu liefern.

Einige Werte, die ERP für das Supply Chain Management schafft, sind:

• Konsolidieren Sie Lieferkettenfunktionen in einem einzigen Dashboard
• Schaffen Sie eine bessere Sichtbarkeit und Koordination mit Lieferanten
• Automatisieren Sie Lieferkettenprozesse, um die Produktivität zu steigern
• Eliminieren Sie menschliche Fehler bei traditionellen manuellen Aufgaben
• Stellen Sie wertvolle Berichte bereit, um fundierte Entscheidungen zu treffen

Self-Service-Portale

Eine der aufstrebenden Beschaffungstechnologien sind Self-Service-Portale, die bürogesteuerte durch eine benutzergesteuerte Lösung ersetzen. Diese Technologie wird zunehmend für unkritische Einkäufe eingesetzt, da immer mehr Käufer es vorziehen, mit Lieferanten über Self-Service-Portale zu interagieren und ihre Kontoinformationen zu verwalten.

Mit Self-Service-Portalen, die sich um kleine Einkäufe kümmern, können Sie Beschaffungspersonal und Ressourcen entlasten, um komplexere Transaktionen zu überwachen, die ein persönliches und effektives Einkaufserlebnis erfordern.

Ist die Beschaffung Teil der Lieferkette?

Ja. Der Einkauf ist ein Zweig des Supply Chain Managements. Das Ziel der Beschaffung ist es, die Inputs zu beschaffen, die Sie für den täglichen Geschäftsbetrieb benötigen. Das Supply Chain Management befasst sich mit der Umwandlung dieser Inputs in fertige Waren und die Produktlieferung an die Kunden.

Warum die Beschaffung im Supply Chain Management wichtig ist

Die Beschaffung ist für ein Unternehmen wichtig, um die richtigen Waren zu erhalten und starke Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. Ein gutes Beschaffungsmanagement trägt dazu bei, die Rohstoffkosten zu senken und bessere Bezugsquellen zu identifizieren. Die Rolle der Beschaffung im Supply Chain Management betont, wie man die richtigen Inputs zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis erhält.

Was macht ein Supply Chain Manager?

Supply-Chain-Manager überwachen Logistikaktivitäten und behalten den Überblick über die Bestände. Sie analysieren die Betriebsleistung, identifizieren Engpässe und beheben Probleme. Supply-Chain-Manager müssen auch mit Lieferanten und Logistikanbietern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Produktbewegungen den Qualitäts- und Sicherheitsstandards entsprechen.