Pengadaan dan manajemen rantai pasokan: Apa perbedaannya?

Pengadaan mengacu pada semua kegiatan yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan jasa yang Anda butuhkan untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari. Ini melibatkan vendor sumber, negosiasi kontrak, pembelian barang, menerima dan memeriksa barang, dan mencatat semua langkah dalam dokumen.

Pengadaan dapat dikategorikan sebagai pengadaan langsung atau tidak langsung:

• Pengadaan langsung adalah perolehan barang primer untuk menghasilkan produk akhir. Untuk produsen, pengadaan langsung dapat berupa bahan baku dan komponen. Untuk pengecer, itu termasuk barang yang dibeli dari grosir dan kemudian dijual kembali ke pelanggan.
• Pengadaan tidak langsung mengacu pada pembelian barang-barang yang dibutuhkan untuk operasi sehari-hari tetapi tidak secara langsung membuat produk akhir. Ini termasuk sewa, perlengkapan kantor, furnitur, biaya pemasaran, layanan konsultasi, dan pemeliharaan peralatan.

Pengadaan bukanlah daftar tindakan yang terisolasi — ini adalah proses yang berkelanjutan. Misalnya, Anda dapat menjalin hubungan jangka panjang dengan pemasok utama untuk mendapatkan layanan terbaik dan kesepakatan dengan harga yang lebih baik. Ini membantu Anda mengurangi biaya pengadaan, dan pada akhirnya berkontribusi pada margin keuntungan yang lebih tinggi. Selain itu, Anda juga perlu sering melakukan pemeriksaan jaminan kualitas untuk menganalisis kinerja pemasok Anda guna memilih yang terbaik untuk pembelian di masa mendatang.

Manajemen rantai pasokan adalah proses pengawasan rantai pasokan untuk memastikan kelancaran arus barang dan jasa dari ujung ke ujung. Ini termasuk perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan transformasi bahan baku menjadi produk untuk pelanggan akhir.

Rantai pasokan adalah jaringan besar pemangku kepentingan, termasuk produsen, vendor, gudang grosir, pengecer, dan penyedia logistik untuk memproduksi dan mendistribusikan produk. Oleh karena itu, manajemen rantai pasokan membutuhkan semua pekerjaan dan layanan yang membantu memindahkan produk dari pengadaan bahan baku ke menjalankan produksi dan mengirimkan produk ke pengguna akhir dengan mulus.

Melayani sebagai bantuan manajemen rantai pasokan, operasi toko ritel membantu mengirimkan produk ke pelanggan. Manajemen ritel adalah proses mempertahankan inventaris yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan sambil menarik pelanggan ke toko Anda, meningkatkan pengalaman berbelanja, dan membangun loyalitas mereka. Ini mendukung tahap akhir dari manajemen rantai pasokan.

Perbedaan utama antara pengadaan dan manajemen rantai pasokan

Pengadaan dan manajemen rantai pasokan keduanya merupakan fungsi internal yang penting untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Mereka memiliki banyak kesamaan:

• Baik pengadaan dan manajemen rantai pasokan adalah antarmuka utama dengan pemasok.
• Keduanya bertujuan untuk memastikan bahan dan komponen yang dibeli tersedia dengan kualitas yang tepat, jumlah yang tepat, waktu yang tepat, dan harga yang tepat.
• 2 proses membutuhkan manajemen proaktif untuk mengoperasikan bisnis dengan sukses.

Meskipun ada hubungan yang kuat antara manajemen rantai pasokan dan pengadaan, keduanya tidak dapat dipertukarkan. Mari temukan perbedaan utama mereka:

Pengadaan berfokus pada input; manajemen rantai pasokan menekankan keluaran dan pengiriman

Procurement memiliki fokus input untuk mendapatkan bahan baku dan barang kebutuhan perusahaan Anda. Untuk melakukannya, diperlukan pencarian pemasok, mencapai kontrak dan PO, menerima barang, dan melakukan pembayaran.

Sebaliknya, manajemen rantai pasokan adalah proses berorientasi keluaran yang berhubungan dengan mengubah barang-barang tersebut menjadi produk akhir dan mendistribusikannya kepada pelanggan secara efisien. Oleh karena itu, melibatkan logistik, produksi, manajemen persediaan, strategi distribusi, dan manajemen ritel.

Pengadaan menangani pengadaan pasokan; manajemen rantai pasokan mencakup lebih banyak lagi

Sementara pengadaan dalam rantai pasokan bertujuan untuk membangun hubungan dengan vendor dan memperoleh barang dan jasa berkualitas tinggi untuk bisnis Anda, seluruh manajemen rantai pasokan jauh lebih luas. Pengadaan hanya mencakup bagian pertama dari manajemen rantai pasokan. Sisa dari manajemen rantai pasokan mencakup logistik untuk mencapai barang, seperti pengiriman, manajemen gudang, atau cross-docking, serta proses manufaktur dan distribusi produk akhir.

Pengadaan mendukung produksi; manajemen rantai pasokan mengarahkan produksi dan distribusi

Pengadaan adalah fungsi pendukung yang menonjol untuk produksi perusahaan. Ini memastikan bisnis Anda mendapatkan bahan dan inventaris yang tepat untuk menghasilkan barang jadi. Di sisi lain, manajemen rantai pasokan menangani bagaimana input ini diubah menjadi produk akhir dan didistribusikan ke pelanggan. Manajemen rantai pasokan adalah proses yang mencakup, sedangkan pengadaan hanyalah bagian yang menyediakan input untuk keseluruhan sistem.

Sumber dan pengadaan

Sumber adalah tahap awal dari siklus pengadaan. Ini terdiri dari mengidentifikasi dan mengevaluasi pemasok potensial, menegosiasikan persyaratan, dan memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sourcing berfokus pada "siapa" yang dapat menawarkan persediaan, sementara pengadaan berkonsentrasi pada "apa" persediaan dan bahan.

Pembelian dan pengadaan

Pembelian dan pengadaan adalah pasangan kata yang paling sering disalahgunakan. Pembelian adalah bagian dari pengadaan yang terjadi setelah tahap pengadaan. Ini mencakup kegiatan seperti memesan, mempercepat, menerima, dan memenuhi pembayaran. Pembelian berfokus pada transaksi daripada hubungan vendor. Sementara pengadaan memiliki pendekatan proaktif yang dimulai dengan menentukan kebutuhan bisnis, pembelian adalah pendekatan reaktif yang hanya bertujuan untuk memperoleh apa yang sudah diputuskan untuk dibeli.

Proses pengadaan dapat bervariasi tergantung pada struktur dan kebutuhan perusahaan. Namun, berikut adalah 9 langkah khas untuk pengadaan dalam rantai pasokan:

Identifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan

Bisnis harus dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhannya akan barang atau jasa tertentu. Ini bisa berupa item baru, pengisian kembali inventaris yang hampir habis, atau pembaruan langganan. Bagaimanapun, Anda harus membuat persyaratan terperinci untuk spesifikasi teknis, bahan, kuantitas, atau karakteristik layanan. Pada tahap ini, Anda harus berkonsultasi dengan semua departemen bisnis yang relevan dengan keputusan pengadaan untuk memastikan barang yang dibeli mencerminkan kebutuhan praktis.

Kirim permintaan pembelian untuk persetujuan

Ketika Anda perlu membeli sejumlah besar barang atau jasa, Anda harus membuat permintaan pembelian resmi. Permintaan pembelian menginformasikan ada kebutuhan pengadaan, dengan deskripsi spesifikasi, jumlah, kerangka waktu yang dibutuhkan, dll. Manajer atau direktur yang mengawasi kegiatan pengadaan di perusahaan Anda akan menyetujui atau menolak permintaan pembelian. Jika disetujui, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Menilai dan memilih vendor

Sekarang mengetahui apa yang perlu Anda cari, saatnya untuk menemukan vendor terbaik. Anda dapat mengirim permintaan penawaran (RFQ) atau permintaan proposal (RFP) ke vendor potensial tergantung pada cakupan pasokan. RFQ dan RFP harus memiliki instruksi yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dalam kutipan sehingga Anda dapat membandingkan apel dengan apel.

Mengevaluasi pemasok tidak hanya tentang harga, Anda harus mempertimbangkan reputasi vendor, kualitas, kecepatan pengiriman, dan keandalan. Anda harus memiliki setidaknya 3 kutipan sebelum membuat keputusan. Biasanya, kriteria teknis harus dievaluasi pada putaran pertama, kemudian Anda memiliki beberapa vendor terpilih untuk melanjutkan evaluasi komersial.

Nego harga dan syarat

Setelah evaluasi, Anda dapat mengatur pemasok ke dalam urutan. Mulailah dengan yang teratas untuk menegosiasikan syarat dan ketentuan, termasuk ruang lingkup pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing pihak, harga dan syarat pembayaran, serta asuransi barang dan garansi untuk layanan. Jika pemasok pertama tidak berjalan dengan baik, Anda dapat pindah ke pemasok kedua dan seterusnya. Pastikan saja jika Anda menolak kesepakatan, Anda memiliki opsi alternatif yang konkret. Setelah Anda menyetujui syarat dan ketentuan akhir, syarat dan ketentuan tersebut harus dinyatakan dalam kontrak.

Buat pesanan pembelian

Setelah menandatangani kontrak, Anda dapat membuat pesanan pembelian (PO) dan mengirimkannya ke vendor. PO harus mengidentifikasi secara rinci barang atau jasa yang dibutuhkan, kuantitas, harga, metode pengiriman, dan tanggal jatuh tempo pengiriman.

Menerima dan memeriksa barang yang dikirim

Sekarang giliran pemasok untuk memenuhi pesanan. Setelah Anda menerima barang, periksa dengan cermat apakah ada cacat atau kerusakan. Pastikan Anda mendapatkan nomor yang tepat dan kualitas yang tepat seperti yang ditentukan dalam PO.

Lakukan pencocokan tiga arah untuk dokumen

Sebelum melakukan pembayaran, sebaiknya melakukan three way matching dengan membandingkan PO, resi pesanan atau packing list, dan invoice. Pastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan PO dan invoice resmi dan akurat. Jika ada perbedaan antara 3 dokumen, Anda harus menyelesaikannya sebelum menyelesaikan pembayaran.

Setujui faktur dan atur pembayaran

Setelah faktur melewati pemeriksaan kecocokan tiga arah, Anda dapat mengatur pembayaran untuk pemasok. Anda harus memiliki proses hutang usaha yang konsisten untuk menyatakan bahwa pembayaran sesuai dengan faktur dan tanggal jatuh tempo. Proses ini akan membantu Anda mengelola pembayaran tepat waktu, menghindari biaya keterlambatan, dan menciptakan hubungan yang baik dengan pemasok.

Pencatatan

Memelihara catatan untuk seluruh proses pengadaan adalah penting. Catatan ini akan membantu Anda menentukan harga yang tepat untuk pemesanan ulang di masa mendatang, serta mendukung Anda dalam proses audit dan penghitungan pajak. Catatan yang jelas dan akurat juga merupakan dasar yang kuat untuk menyelesaikan setiap potensi perselisihan.

Pasar perangkat lunak pengadaan global tumbuh dengan cepat. Sebuah laporan oleh Verified Market Research memperkirakan bahwa pasar akan bernilai $9,5 miliar secara global pada tahun 2028 – peningkatan yang signifikan dari $5,5 miliar pada tahun 2020.

Teknologi pengadaan canggih menyediakan platform pengadaan terpadu bagi semua pemangku kepentingan untuk mendapatkan visibilitas waktu nyata, menemukan peluang penghematan, dan berkolaborasi secara efektif satu sama lain. Itu membuat pengadaan berkembang dari fungsi taktis menjadi fungsi strategis dan menghasilkan nilai lebih bagi bisnis.

Berikut adalah teknologi pengadaan teratas yang harus Anda adopsi untuk bisnis Anda:

Perangkat lunak pengadaan berbasis cloud dan disesuaikan

Dunia akan menggunakan perangkat lunak berbasis cloud yang membantu perusahaan mengurangi overhead dan mendapatkan berbagi informasi secara real-time. Dengan teknologi berbasis cloud, Anda memiliki lebih banyak fleksibilitas untuk mengakses aplikasi dari perangkat apa pun dan kapan pun.

Selain itu, popularitas komputasi awan membuatnya hemat biaya untuk memanfaatkan API dan layanan mikro. Anda dapat mengintegrasikan berbagai add-on ke sistem yang ada tanpa perlu pengkodean khusus. Ini menciptakan otonomi yang lebih tinggi bagi bisnis untuk menyesuaikan platform sesuai kebutuhan, dan tidak lagi harus membayar untuk fitur yang tidak perlu.

Otomatisasi proses

Otomatisasi pengadaan adalah tentang mengganti proses pengadaan manual Anda dengan elektronik/alur kerja digital untuk meningkatkan produktivitas, meminimalkan biaya tenaga kerja, memfasilitasi proses, dan mengurangi kesalahan.

2 jenis otomatisasi dapat diterapkan untuk pengadaan:

• Otomatisasi proses bisnis (BPA) memanfaatkan proses pengadaan Anda dengan digitalisasi untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, Anda dapat mengotomatiskan pesanan pembelian untuk merampingkan operasi atau mengotomatiskan formulir pesanan penjualan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.
• Otomatisasi proses robot (RPA) mempercepat tugas manual, berulang, dan bernilai rendah seperti entri data. Ini membantu Anda menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan manusia.

Analisis data

Saat ini, semakin banyak bisnis yang menyadari pentingnya data untuk mendorong kesuksesan organisasi mereka. Data dalam jumlah besar memerlukan kemampuan bisnis untuk memproses data secara real time, menafsirkan data, dan mengenali faktor dominan untuk merancang solusi inovatif bagi bisnis Anda.

Pendekatan berbasis data memberikan wawasan tentang kinerja dan tantangan Anda. Dengan data, Anda dapat mengidentifikasi aspek pengadaan yang perlu ditingkatkan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik untuk membuat keputusan yang tepat. Kunci untuk memberdayakan pengadaan yang didorong oleh analitik adalah dengan melibatkan analitik dalam proses pengambilan keputusan daripada proyek yang terpisah.

Kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin dalam pengadaan

Penerapan AI dan pembelajaran mesin dalam pengadaan berkembang pesat dalam memecahkan masalah rumit yang melibatkan sejumlah besar data. Berikut adalah beberapa area di mana AI dapat memberikan nilai pada pengadaan dalam rantai pasokan:

• Buat keputusan yang lebih baik: AI dapat menyediakan analisis dan wawasan yang tepat waktu untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih akurat.
• Identifikasi peluang baru: AI menangkap sumber data yang relevan seperti riset pasar eksternal untuk memberi tahu Anda tentang pengetahuan baru. Dikombinasikan dengan data internal Anda, ini membantu Anda menemukan peluang untuk penghematan, pemasok, atau pasar baru untuk dimasuki.
• Meningkatkan operasi internal: AI membantu merampingkan dan menyelaraskan operasi bisnis di berbagai departemen atau lokasi geografis.
• Mengosongkan waktu – Dengan mengotomatiskan lebih banyak tugas rutin, AI membebaskan sumber daya pengadaan untuk menangani tugas yang lebih kreatif atau strategis seperti manajemen hubungan pemasok utama.
• Optimalkan hubungan pemasok: AI dapat digunakan untuk mencari vendor baru dan mendukung manajemen kontrak dengan mengukur metrik kinerja utama.
• Memperlancar proses pengadaan: Pembelajaran mesin dapat memfasilitasi proses peninjauan dan persetujuan, serta memperbarui katalog atau data kontrak, memastikan semua informasi tentang produk, bahan, dan pemasok sudah benar.

Dengan bantuan AI, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan bisnis, mengurangi risiko, mengotomatiskan tugas yang berulang, memfasilitasi manajemen vendor, melacak pengeluaran, dan memperkirakan permintaan pasar untuk meningkatkan laba.

Mengintegrasikan Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) ke dalam manajemen rantai pasokan (SCM)

ERP dalam manajemen rantai pasokan bertujuan untuk menjalankan aspek pasokan yang efisien (penyimpanan dan transportasi) dan aspek pasar. Sistem ERP mengelola semua fungsi bisnis seperti akuntansi, manajemen proyek, manajemen risiko, logistik, penjualan, manufaktur, distribusi, dan sumber daya manusia. Dengan mengintegrasikan ERP ke dalam SCM, semua data dipusatkan untuk aksesibilitas yang lebih mudah. Pengadaan dalam rantai pasokan kemudian dapat dilakukan sejalan dengan kegiatan dan sumber daya lainnya. Oleh karena itu, integrasi ERP dan SCM memungkinkan Anda untuk memberikan produk dan layanan kepada pelanggan dengan kecepatan, kualitas, dan efisiensi yang lebih tinggi.

Beberapa nilai yang diciptakan ERP untuk manajemen rantai pasokan adalah:

• Konsolidasikan fungsi rantai pasokan dalam satu dasbor
• Ciptakan visibilitas dan koordinasi yang lebih baik dengan pemasok
• Mengotomatiskan proses rantai pasokan untuk meningkatkan produktivitas
• Hilangkan kesalahan manusia dalam tugas manual tradisional
• Berikan laporan berharga untuk membuat keputusan yang tepat

Portal layanan mandiri

Salah satu teknologi pengadaan yang meningkat adalah portal swalayan yang menggantikan solusi yang dikendalikan oleh kantor dengan solusi yang digerakkan oleh pengguna. Teknologi ini semakin banyak digunakan untuk pembelian non-kritis, karena lebih banyak pembeli lebih suka berinteraksi dengan pemasok melalui portal layanan mandiri dan mengelola informasi akun mereka.

Dengan portal swalayan yang menangani pembelian kecil, Anda dapat membebaskan personel pengadaan dan sumber daya untuk mengawasi transaksi yang lebih kompleks yang memerlukan pengalaman pembelian pribadi dan efektif.

Apakah pengadaan bagian dari rantai pasokan?

Ya. Pengadaan adalah cabang dari manajemen rantai pasokan. Tujuan pengadaan adalah untuk memperoleh input yang Anda butuhkan untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari. Manajemen rantai pasokan berkaitan dengan transformasi input tersebut menjadi barang jadi dan pengiriman produk ke pelanggan.

Mengapa pengadaan penting dalam manajemen rantai pasokan

Pengadaan penting bagi bisnis untuk mendapatkan barang yang tepat, dan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok. Manajemen pengadaan yang baik akan membantu mengurangi biaya bahan baku dan mengidentifikasi sumber pasokan yang lebih baik. Peran pengadaan dalam manajemen rantai pasokan menekankan bagaimana mendapatkan input yang tepat pada waktu yang tepat dan harga yang tepat.

Apa yang dilakukan manajer rantai pasokan?

Manajer rantai pasokan memantau aktivitas logistik dan melacak inventaris. Mereka menganalisis kinerja operasional, mengidentifikasi kemacetan, dan menyelesaikan masalah. Manajer rantai pasokan juga perlu berkolaborasi dengan pemasok dan penyedia logistik untuk memastikan pergerakan produk memenuhi standar kualitas dan keamanan.