Zarządzanie zakupami i łańcuchem dostaw: jakie są różnice?

Zaopatrzenie odnosi się do wszystkich czynności potrzebnych do uzyskania towarów i usług potrzebnych do prowadzenia codziennej działalności biznesowej. Obejmuje pozyskiwanie dostawców, negocjowanie kontraktów, kupowanie przedmiotów, odbieranie i kontrolowanie towarów oraz rejestrowanie wszystkich kroków w papierkowej robocie.

Zamówienia można podzielić na zamówienia bezpośrednie lub pośrednie:

• Zaopatrzenie bezpośrednie to pozyskiwanie towarów pierwotnych w celu wytworzenia produktów końcowych. Dla producenta bezpośrednim zaopatrzeniem mogą być surowce i komponenty. W przypadku sprzedawcy detalicznego obejmuje przedmioty, które są kupowane od hurtownika, a następnie odsprzedawane klientom.
• Zamówienia pośrednie odnoszą się do zakupów przedmiotów potrzebnych do codziennych operacji, ale nie tworzących bezpośrednio produktów końcowych. Obejmuje czynsz, materiały biurowe, meble, koszty marketingu, usługi doradcze i konserwację sprzętu.

Zaopatrzenie nie jest listą odosobnionych działań — to ciągły proces. Na przykład możesz nawiązać długoterminowe relacje z kluczowymi dostawcami, aby uzyskać najlepszą obsługę i oferować lepszą cenę. Pomaga obniżyć koszty zakupu, a ostatecznie przyczynia się do wyższych marż zysku. Co więcej, potrzebujesz również częstych kontroli jakości, aby przeanalizować wydajność swoich dostawców, aby wybrać najlepszych do przyszłych zakupów.

Zarządzanie łańcuchem dostaw to proces nadzorowania łańcucha dostaw w celu zapewnienia płynnego przepływu towarów i usług od końca do końca. Obejmuje planowanie, wdrażanie i monitorowanie przetwarzania surowców w produkty dla klientów końcowych.

Łańcuch dostaw to duża sieć interesariuszy, w tym producentów, sprzedawców, hurtownie, detaliści i dostawcy usług logistycznych, którzy wytwarzają i dystrybuują produkty. W związku z tym zarządzanie łańcuchem dostaw wymaga wszystkich miejsc pracy i usług, które pomagają przenieść produkt od zakupu surowców do prowadzenia produkcji i płynnego dostarczania produktów użytkownikom końcowym.

Działając jako pomoc w zarządzaniu łańcuchem dostaw, operacje sklepów detalicznych pomagają dostarczać produkty klientom. Zarządzanie sprzedażą detaliczną to proces utrzymywania odpowiednich zapasów w celu zaspokojenia popytu klientów, przyciągając klientów do sklepu, poprawiając wrażenia z zakupów i budując ich lojalność. Wspiera ostatni etap zarządzania łańcuchem dostaw.

Kluczowe różnice między zakupami a zarządzaniem łańcuchem dostaw

Zaopatrzenie i zarządzanie łańcuchem dostaw są niezbędnymi funkcjami wewnętrznymi do realizacji celów i zadań firmy. Mają wiele wspólnego:

• Zarówno zakupy, jak i zarządzanie łańcuchem dostaw są podstawowymi interfejsami z dostawcami.
• Obaj mają na celu zapewnienie, że zakupione materiały i komponenty będą dostępne w odpowiedniej jakości, odpowiedniej ilości, we właściwym czasie i we właściwej cenie.
• Te dwa procesy wymagają proaktywnego zarządzania, aby skutecznie prowadzić firmę.

Chociaż istnieje silny związek między zarządzaniem łańcuchem dostaw a zamówieniami, nie są one zamienne. Odkryjmy ich kluczowe różnice:

Zamówienia skupiają się na wkładzie; zarządzanie łańcuchem dostaw kładzie nacisk na produkcję i dostawę

Zaopatrzenie koncentruje się na wprowadzaniu surowców i towarów potrzebnych Twojej firmie. W tym celu wymaga wyszukania dostawców, dotarcia do kontraktu i PO, odbioru towaru i dokonania płatności.

W przeciwieństwie do tego, zarządzanie łańcuchem dostaw jest procesem zorientowanym na wyniki, który zajmuje się przekształcaniem tych towarów w produkty końcowe i wydajną dystrybucją do klientów. Dlatego obejmuje logistykę, produkcję, zarządzanie zapasami, strategię dystrybucji i zarządzanie sprzedażą detaliczną.

Zaopatrzenie obsługuje pozyskiwanie zaopatrzenia; zarządzanie łańcuchem dostaw obejmuje znacznie więcej

Podczas gdy zakupy w łańcuchu dostaw mają na celu budowanie relacji z dostawcami i nabywanie wysokiej jakości towarów i usług dla Twojej firmy, całe zarządzanie łańcuchem dostaw jest znacznie szersze. Zaopatrzenie obejmuje tylko pierwszą część zarządzania łańcuchem dostaw. Reszta zarządzania łańcuchem dostaw obejmuje logistykę w celu uzyskania towarów, taką jak wysyłka, zarządzanie magazynem lub przeładunek, a także proces produkcyjny i dystrybucja produktów końcowych.

Zaopatrzenie wspiera produkcję; zarządzanie łańcuchem dostaw kieruje produkcją i dystrybucją

Zakupy to ważna funkcja wspierająca produkcję firmy. Gwarantuje, że Twoja firma otrzyma odpowiednie materiały i zapasy do produkcji wyrobów gotowych. Z drugiej strony, zarządzanie łańcuchem dostaw zajmuje się sposobem, w jaki te dane wejściowe są przekształcane w produkty końcowe i dystrybuowane do klientów. Zarządzanie łańcuchem dostaw jest procesem obejmującym, podczas gdy zaopatrzenie jest tylko podzbiorem, który zapewnia dane wejściowe dla całego systemu.

Zaopatrzenie i zaopatrzenie

Zaopatrzenie to początkowy etap cyklu zakupowego. Polega na identyfikacji i ocenie potencjalnych dostawców, negocjowaniu warunków oraz wyborze dostawców najlepiej odpowiadających wymaganiom firmy. Zaopatrzenie koncentruje się na „kto”, który może oferować dostawy, podczas gdy zaopatrzenie koncentruje się na „co” dostaw i materiałów.

Zakupy i zamówienia

Zakupy i zamówienia to najczęściej nadużywana para słów. Zakupy to część zakupów, która ma miejsce po etapie sourcingu. Obejmuje czynności, takie jak zamawianie, wysyłanie, odbieranie i realizowanie płatności. Zakupy skupiają się na transakcjach, a nie na relacjach z dostawcami. Podczas gdy zaopatrzenie ma podejście proaktywne, które zaczyna się od określenia potrzeb biznesowych, zakup jest podejściem reaktywnym, które po prostu ma na celu zdobycie tego, co już zdecydowano się kupić.

Proces zakupowy może się różnić w zależności od struktury i potrzeb firmy. Oto 9 typowych etapów zakupów w łańcuchu dostaw:

Zidentyfikuj potrzebne towary i usługi

Firma musi zacząć od określenia swoich potrzeb dotyczących określonego towaru lub usługi. Może to być nowa pozycja, uzupełnienie niewyczerpujących się zapasów lub odnowienie subskrypcji. W każdym przypadku należy stworzyć szczegółowe wymagania dotyczące specyfikacji technicznych, materiałów, ilości lub charakterystyki usług. Na tym etapie należy skonsultować się ze wszystkimi działami biznesowymi istotnymi dla decyzji o zamówieniu, aby upewnić się, że zakupione towary odpowiadają praktycznym potrzebom.

Prześlij żądanie zakupu do zatwierdzenia

Gdy musisz zakupić znaczną liczbę towarów lub usług, musisz złożyć formalne żądanie zakupu. Zlecenie zakupu informuje o potrzebie zakupu, wraz z opisem specyfikacji, ilości, potrzebnych ram czasowych itp. Kierownik lub dyrektor nadzorujący działania związane z zakupami w Twojej firmie zatwierdzi lub odrzuci wniosek o zakup. Jeśli zostanie zatwierdzony, możesz przejść do następnego kroku.

Oceń i wybierz dostawców

Teraz wiedząc, czego należy szukać, nadszedł czas, aby znaleźć najlepszego dostawcę. Możesz wysłać zapytanie ofertowe (RFQ) lub zapytanie ofertowe (RFP) do potencjalnych dostawców w zależności od zakresu dostaw. Zapytanie ofertowe i zapytanie ofertowe powinny zawierać jasne instrukcje dotyczące tego, czego oczekujesz w ofercie, aby można było porównać jabłka z jabłkami.

Ocena dostawców nie powinna dotyczyć wyłącznie ceny, należy wziąć pod uwagę reputację dostawcy, jakość, szybkość dostawy i niezawodność. Powinieneś mieć co najmniej 3 cytaty przed podjęciem decyzji. Zazwyczaj kryteria techniczne powinny być oceniane w pierwszej rundzie, a następnie masz kilku dostawców z krótkiej listy, aby kontynuować ocenę komercyjną.

Negocjuj cenę i warunki

Po dokonaniu oceny możesz uporządkować dostawców. Zacznij od pierwszego, aby negocjować warunki, w tym zakres prac i odpowiedzialności każdej ze stron, warunki cenowe i płatnicze, a także ubezpieczenie towaru i rękojmię na usługi. Jeśli pierwszy dostawca nie działa dobrze, możesz przejść do drugiego i dalej. Tylko upewnij się, że jeśli odrzucisz ofertę, masz konkretne alternatywne opcje. Po uzgodnieniu ostatecznych warunków należy je wyrazić w umowie.

Utwórz zamówienie zakupu

Po podpisaniu umowy możesz wygenerować zamówienie zakupu (PO) i wysłać je do dostawcy. Zamówienie zakupu powinno szczegółowo określać potrzebne towary lub usługi, ich ilość, cenę, metodę dostawy oraz termin dostawy.

Odbierz i sprawdź dostarczony towar

Teraz kolej na dostawcę, aby zrealizować zamówienie. Po otrzymaniu towaru należy go dokładnie zbadać pod kątem ewentualnych wad lub uszkodzeń. Upewnij się, że otrzymasz odpowiednią liczbę i odpowiednią jakość, jak określono w zamówieniu.

Przeprowadź trójstronne dopasowanie dokumentów

Przed dokonaniem płatności należy przeprowadzić trójstronne dopasowanie, porównując PO, paragon zamówienia lub list przewozowy oraz fakturę. Upewnij się, że otrzymane towary lub usługi są zgodne z PO, a faktura jest autoryzowana i dokładna. Jeśli istnieją jakiekolwiek rozbieżności między 3 dokumentami, musisz je rozwiązać przed rozliczeniem płatności.

Zatwierdź fakturę i zorganizuj płatność

Gdy faktura przejdzie trzystronną kontrolę zgodności, możesz zorganizować płatność dla dostawcy. Powinieneś mieć spójny proces rozliczenia zobowiązań, aby poświadczyć, że płatności są zgodne z fakturą i terminem płatności. Ten proces pomoże Ci zarządzać terminowymi płatnościami, uniknąć opóźnień i stworzyć dobre relacje z dostawcą.

Ewidencjonowanie

Ważne jest prowadzenie ewidencji dla całego procesu zakupowego. Te zapisy pomogą Ci określić odpowiednią cenę dla przyszłego ponownego zamówienia, a także wesprą Cię w procesie audytu i kalkulacji podatku. Przejrzyste, dokładne zapisy są również solidną podstawą do rozwiązywania ewentualnych sporów.

Globalny rynek oprogramowania zakupowego szybko się rozwija. Raport Verified Market Research przewiduje, że do 2028 r. rynek będzie wart 9,5 miliarda dolarów na całym świecie, co oznacza znaczny wzrost z 5,5 miliarda dolarów w 2020 roku.

Zaawansowana technologia zaopatrzenia zapewnia ujednoliconą platformę zaopatrzenia dla wszystkich interesariuszy, aby uzyskać widoczność w czasie rzeczywistym, odkrywać możliwości oszczędności i efektywnie współpracować ze sobą. Sprawia, że ​​zakupy ewoluują od funkcji taktycznej do funkcji strategicznej i generują większą wartość dla biznesu.

Oto najlepsze technologie zaopatrzenia, które powinieneś zastosować w swojej firmie:

Oparte na chmurze i dostosowane oprogramowanie do zamówień

Świat idzie w kierunku oprogramowania opartego na chmurze, które pomaga firmom zmniejszyć koszty ogólne i uzyskać możliwość udostępniania informacji w czasie rzeczywistym. Dzięki technologii opartej na chmurze masz większą elastyczność dostępu do aplikacji z dowolnego urządzenia i w dowolnym czasie.

Ponadto popularność przetwarzania w chmurze sprawia, że ​​korzystanie z interfejsów API i mikrousług jest opłacalne. Możesz zintegrować różne dodatki z istniejącym systemem bez potrzeby niestandardowego kodowania. Daje to większą autonomię firmom w dostosowywaniu platformy do potrzeb i nie musi już płacić za niepotrzebne funkcje.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja zakupów polega na zastąpieniu ręcznych procesów zaopatrzenia elektronicznymi/cyfrowymi przepływami pracy w celu zwiększenia produktywności, zminimalizowania kosztów pracy, ułatwienia procesu i wyeliminowania błędów.

Do zamówień można zastosować 2 rodzaje automatyzacji:

• Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) wykorzystuje proces zaopatrzenia dzięki cyfryzacji w celu zwiększenia wydajności. Na przykład można zautomatyzować zamówienia zakupu w celu usprawnienia operacji lub zautomatyzować formularze zamówień sprzedaży w celu poprawy obsługi klienta.
• Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) przyspiesza ręczne, powtarzalne i mało wartościowe zadania, takie jak wprowadzanie danych. Pomaga zaoszczędzić czas i zminimalizować błędy ludzkie.

Analityka danych

Obecnie coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne są dane dla ich sukcesu organizacyjnego. Duża ilość danych wymaga od firmy zdolności przetwarzania danych w czasie rzeczywistym, interpretacji danych i rozpoznawania dominujących czynników w celu opracowania innowacyjnych rozwiązań dla Twojej firmy.

Podejście oparte na danych zapewnia wgląd w wydajność i wyzwania. Dzięki danym możesz zidentyfikować aspekty zaopatrzenia, które wymagają poprawy, i lepiej alokować zasoby, aby podejmować świadome decyzje. Kluczem do wzmocnienia zamówień opartych na analizach jest zaangażowanie analityków w proces podejmowania decyzji, a nie oddzielny projekt.

Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe w zakupach

Zastosowanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego w zakupach sprzyja rozwiązywaniu skomplikowanych problemów, które wiążą się z dużymi ilościami danych. Oto kilka obszarów, w których sztuczna inteligencja może wnieść wartość do zamówień w łańcuchu dostaw:

• Podejmuj lepsze decyzje: sztuczna inteligencja może dostarczać na czas analizy i spostrzeżenia, aby podejmować dokładniejsze decyzje dotyczące pozyskiwania.
• Identyfikuj nowe możliwości: sztuczna inteligencja przechwytuje odpowiednie źródła danych, takie jak zewnętrzne badania rynku, aby informować Cię o nowej wiedzy. W połączeniu z Twoimi danymi wewnętrznymi pomaga odkryć możliwości uzyskania oszczędności, dostawców lub wejścia na nowe rynki.
• Usprawnij operacje wewnętrzne: sztuczna inteligencja pomaga usprawnić i wyrównać operacje biznesowe w wielu działach lub lokalizacjach geograficznych.
• Zwolnij czas — automatyzując bardziej rutynowe zadania, sztuczna inteligencja uwalnia zasoby zaopatrzenia w celu obsługi bardziej kreatywnych lub strategicznych zadań, takich jak zarządzanie relacjami z kluczowymi dostawcami.
• Optymalizuj relacje z dostawcami: sztuczną inteligencję można wykorzystać do pozyskiwania nowych dostawców i wspierania zarządzania umowami poprzez pomiar kluczowych wskaźników wydajności.
• Usprawnij proces zaopatrzenia: uczenie maszynowe może ułatwić procesy przeglądu i zatwierdzania, a także zaktualizować katalog lub dane umowy, zapewniając, że wszystkie informacje o produktach, materiałach i dostawcach są prawidłowe.

Za pomocą sztucznej inteligencji firmy mogą identyfikować potrzeby biznesowe, łagodzić ryzyko, automatyzować powtarzające się zadania, ułatwiać zarządzanie dostawcami, śledzić wydatki i prognozować popyt na rynku w celu poprawy wyników.

Zintegruj planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) z zarządzaniem łańcuchem dostaw (SCM)

ERP w zarządzaniu łańcuchem dostaw ma na celu realizację efektywnych aspektów dostaw (przechowywanie i transport) oraz aspektów rynkowych. System ERP zarządza wszystkimi funkcjami biznesowymi, takimi jak księgowość, zarządzanie projektami, zarządzanie ryzykiem, logistyka, sprzedaż, produkcja, dystrybucja i zasoby ludzkie. Dzięki integracji ERP z SCM wszystkie dane są scentralizowane w celu ułatwienia dostępu. Zaopatrzenie w łańcuchu dostaw można wówczas przeprowadzić w zgodzie z innymi działaniami i zasobami. Dlatego integracja ERP i SCM pozwala dostarczać produkty i usługi klientom z większą szybkością, jakością i wydajnością.

Niektóre wartości, które ERP tworzy dla zarządzania łańcuchem dostaw to:

• Skonsoliduj funkcje łańcucha dostaw na jednym pulpicie nawigacyjnym
• Stwórz lepszą widoczność i koordynację z dostawcami
• Zautomatyzuj procesy łańcucha dostaw w celu zwiększenia produktywności
• Wyeliminuj błędy ludzkie w tradycyjnych zadaniach manualnych
• Dostarczaj cenne raporty, aby podejmować słuszne decyzje

Portale samoobsługowe

Jedną z rozwijających się technologii zakupowych są portale samoobsługowe, które zastępują rozwiązania kontrolowane przez biuro rozwiązaniem zorientowanym na użytkownika. Technologia ta jest coraz częściej wykorzystywana do zakupów niekrytycznych, ponieważ coraz więcej kupujących woli kontaktować się z dostawcami za pośrednictwem portali samoobsługowych i zarządzać informacjami o koncie.

Dzięki portalom samoobsługowym zajmującym się małymi zakupami możesz zwolnić personel i zasoby zaopatrzenia, aby nadzorować bardziej złożone transakcje, które wymagają osobistego i efektywnego doświadczenia zakupowego.

Czy zakupy są częścią łańcucha dostaw?

TAk. Zakupy to gałąź zarządzania łańcuchem dostaw. Celem Zakupów jest pozyskiwanie danych niezbędnych do prowadzenia codziennej działalności biznesowej. Zarządzanie łańcuchem dostaw zajmuje się przekształcaniem tych nakładów w wyroby gotowe i dostarczanie produktów do klientów.

Dlaczego zakupy są ważne w zarządzaniu łańcuchem dostaw

Zaopatrzenie jest ważne dla firmy, aby uzyskać odpowiednie towary i zbudować silne relacje z dostawcami. Dobre zarządzanie zakupami pomoże obniżyć koszty surowców i zidentyfikować lepsze źródła dostaw. Rola zakupów w zarządzaniu łańcuchem dostaw kładzie nacisk na to, jak uzyskać właściwe dane wejściowe we właściwym czasie i we właściwej cenie.

Czym zajmuje się kierownik łańcucha dostaw?

Menedżerowie łańcucha dostaw monitorują działania logistyczne i śledzą zapasy. Analizują wydajność operacyjną, identyfikują wąskie gardła i rozwiązują problemy. Menedżerowie łańcucha dostaw muszą również współpracować z dostawcami i dostawcami usług logistycznych, aby zapewnić, że ruch produktów spełnia standardy jakości i bezpieczeństwa.