Achizițiile și managementul lanțului de aprovizionare: care sunt diferențele?

Achizițiile se referă la toate activitățile necesare pentru a obține bunuri și servicii de care aveți nevoie pentru a conduce operațiunile zilnice de afaceri. Aceasta implică aprovizionarea vânzătorilor, negocierea contractelor, achiziționarea de articole, primirea și inspectarea mărfurilor și înregistrarea tuturor pașilor în documente.

Achizițiile pot fi clasificate ca achiziții directe sau indirecte:

• Achiziția directă reprezintă obținerea de bunuri primare pentru a produce produse finite. Pentru un producător, achiziția directă poate fi materii prime și componente. Pentru un comerciant cu amănuntul, include articole care sunt achiziționate de la un angrosist și apoi revândute clienților.
• Achizițiile indirecte se referă la achizițiile de articole necesare operațiunilor de zi cu zi, dar nu alcătuiesc direct produsele finale. Include chirie, rechizite de birou, mobilier, costuri de marketing, servicii de consultanță și întreținere a echipamentelor.

Achizițiile nu sunt o listă de acte izolate - este un proces în desfășurare. De exemplu, puteți stabili relații pe termen lung cu furnizori cheie pentru a obține cele mai bune servicii și a face o afacere la un preț mai bun. Vă ajută să reduceți costurile de achiziție și, în cele din urmă, contribuie la marje de profit mai mari. Mai mult, aveți nevoie și de verificări frecvente de asigurare a calității pentru a analiza performanța furnizorilor dvs. pentru a-i alege pe cei mai buni pentru achizițiile viitoare.

Managementul lanțului de aprovizionare este procesul de supraveghere a lanțului de aprovizionare pentru a asigura un flux fără probleme de bunuri și servicii de la un capăt la altul. Include planificarea, implementarea și monitorizarea transformării materiilor prime în produse pentru clienții finali.

Un lanț de aprovizionare este o rețea mare de părți interesate, inclusiv producători, vânzători, depozite angro, comercianți cu amănuntul și furnizori de logistică pentru a produce și distribui produse. Prin urmare, managementul lanțului de aprovizionare necesită toate locurile de muncă și serviciile care ajută la trecerea produsului de la achiziționarea de materii prime la desfășurarea producției și livrarea produselor către utilizatorii finali fără probleme.

Servind ca asistență pentru managementul lanțului de aprovizionare, operațiunile magazinului cu amănuntul ajută la livrarea produselor clienților. Managementul comerțului cu amănuntul este procesul de menținere a inventarului potrivit pentru a satisface cererea clienților în același timp atragerea clienților în magazinul dvs., îmbunătățirea experienței de cumpărături și fidelizarea acestora. Sprijină etapa finală a managementului lanțului de aprovizionare.

Distincții cheie între achiziții și managementul lanțului de aprovizionare

Achizițiile și managementul lanțului de aprovizionare sunt ambele funcții interne esențiale pentru realizarea scopurilor și obiectivelor unei companii. Au multe lucruri în comun:

• Atât managementul achizițiilor, cât și al lanțului de aprovizionare sunt interfețele principale cu furnizorii.
• Ambele urmăresc să se asigure că materialele și componentele achiziționate sunt disponibile cu calitatea potrivită, cantitatea potrivită, momentul potrivit și prețul corect.
• Cele 2 procese au nevoie de un management proactiv pentru a opera afacerea cu succes.

Deși există o relație puternică între managementul lanțului de aprovizionare și achiziții, acestea nu sunt interschimbabile. Să descoperim diferențele lor cheie:

Achizițiile se concentrează pe input; managementul lanțului de aprovizionare pune accent pe producție și livrare

Achizițiile se concentrează pe input pentru a obține materiile prime și bunurile de care compania dumneavoastră are nevoie. Pentru a face acest lucru, necesită căutarea furnizorilor, încheierea unui contract și a unui PO, primirea mărfurilor și efectuarea plăților.

În schimb, managementul lanțului de aprovizionare este un proces orientat spre rezultate care se ocupă cu transformarea acelor bunuri în produse finale și distribuirea lor către clienți în mod eficient. Prin urmare, implică logistică, producție, managementul stocurilor, strategia de distribuție și managementul retailului.

Achizițiile se ocupă de obținerea aprovizionării; managementul lanțului de aprovizionare cuprinde mult mai mult

În timp ce achizițiile în lanțul de aprovizionare urmăresc să construiască relații cu furnizorii și să achiziționeze bunuri și servicii de înaltă calitate pentru afacerea dvs., întregul management al lanțului de aprovizionare este mult mai larg. Achizițiile acoperă doar prima parte a managementului lanțului de aprovizionare. Restul managementului lanțului de aprovizionare include logistica pentru a obține mărfuri, cum ar fi transportul, managementul depozitelor sau cross-docking, precum și procesul de fabricație și distribuția produselor finale.

Achizițiile sprijină producția; managementul lanțului de aprovizionare direcționează producția și distribuția

Achizițiile sunt o funcție de sprijin proeminentă pentru producția unei companii. Se asigură că afacerea dvs. primește materialele și inventarul potrivit pentru a produce produse finite. Pe de altă parte, managementul lanțului de aprovizionare abordează modul în care aceste intrări sunt transformate în produse finale și distribuite clienților. Managementul lanțului de aprovizionare este procesul cuprinzător, în timp ce achizițiile este doar un subset care furnizează intrările pentru întregul sistem.

Aprovizionare și achiziții

Aprovizionarea este etapa inițială a ciclului de achiziții. Constă în identificarea și evaluarea potențialilor furnizori, negocierea termenilor și selectarea furnizorilor cei mai potriviti cu cerințele companiei. Aprovizionarea se concentrează pe „cine” care poate oferi bunurile, în timp ce achizițiile se concentrează pe „ce” dintre provizii și materiale.

Achizitii si achizitii

Achizițiile și achizițiile sunt cele mai des folosite pereche de cuvinte. Achiziția este o parte a achiziției care are loc după etapa de aprovizionare. Include activități precum comandarea, expedierea, primirea și efectuarea plăților. Achizițiile se concentrează mai degrabă pe tranzacții decât pe relațiile cu furnizorii. În timp ce achizițiile au o abordare proactivă care începe cu determinarea nevoilor afacerii, achiziția este o abordare reactivă care urmărește pur și simplu să achiziționeze ceea ce este deja decis să cumpere.

Procesul de achiziție poate varia în funcție de structura și nevoile companiei. Cu toate acestea, iată cei 9 pași tipici pentru achiziții în lanțul de aprovizionare:

Identificați bunurile și serviciile necesare

O afacere trebuie să înceapă prin a-și identifica nevoile pentru un anumit bun sau serviciu. Poate fi un articol nou, o reaprovizionare a inventarului cu funcționare redusă sau reînnoirea abonamentului. În orice caz, ar trebui să creați o cerință detaliată pentru specificațiile tehnice, materialele, cantitatea sau caracteristicile serviciului. În această etapă, ar trebui să consultați toate departamentele de afaceri relevante pentru decizia de achiziție pentru a vă asigura că bunurile achiziționate reflectă nevoile practice.

Trimiteți cererea de cumpărare pentru aprobare

Atunci când aveți nevoie să achiziționați un număr semnificativ de articole sau servicii, trebuie să faceți o cerere formală de cumpărare. O cerere de achiziție informează că este nevoie de achiziție, cu descrieri ale specificațiilor, cantității, intervalul de timp necesar etc. Managerul sau directorul care supraveghează activitățile de achiziții în compania dumneavoastră va aproba sau va respinge cererea de achiziție. Dacă este aprobat, puteți continua cu următorul pas.

Evaluează și selectează furnizorii

Acum, știind ce trebuie să căutați, este timpul să găsiți cel mai bun furnizor. Puteți trimite o cerere de ofertă (RFQ) sau o cerere de propunere (RFP) către potențialii furnizori, în funcție de sfera furnizării. RFQ și RFP ar trebui să aibă instrucțiuni clare cu privire la ceea ce vă așteptați într-o ofertă, astfel încât să puteți compara mere cu mere.

Evaluarea furnizorilor nu ar trebui să se refere doar la preț, trebuie să luați în considerare reputația furnizorului, calitatea, viteza de livrare și fiabilitatea. Ar trebui să aveți cel puțin 3 citate înainte de a lua decizii. De obicei, criteriile tehnice ar trebui evaluate în prima rundă, apoi aveți câțiva furnizori pe lista scurtă pentru a continua cu evaluarea comercială.

Negociați prețul și condițiile

După evaluare, puteți aranja furnizorii în ordine. Începeți cu cel de sus pentru a negocia termenii și condițiile, inclusiv domeniul de activitate și răspunderea fiecărei părți, prețurile și termenii de plată, precum și asigurarea bunurilor și garanția pentru servicii. Dacă primul furnizor nu merge bine, puteți trece la al doilea și mai departe. Doar asigurați-vă că, dacă refuzați o înțelegere, aveți opțiuni alternative concrete. Odată ce ați convenit asupra termenilor și condițiilor finale, acestea ar trebui să fie exprimate într-un contract.

Creați o comandă de achiziție

După semnarea contractului, puteți genera o comandă de achiziție (PO) și o puteți trimite vânzătorului. OP trebuie să identifice în detaliu bunurile sau serviciile exacte necesare, cantitatea, prețul, metoda de livrare și data scadentă pentru livrare.

Primiti si inspectati marfa livrata

Acum este randul furnizorului sa indeplineasca comanda. Odată ce primiți mărfurile, examinați-le cu atenție pentru eventuale defecțiuni sau daune. Asigurați-vă că obțineți numărul potrivit și calitatea potrivită, așa cum este specificat în PO.

Efectuați potrivirea în trei direcții pentru documente

Înainte de a efectua plata, ar trebui să efectuați o potrivire în trei direcții comparând OP, chitanța de comandă sau lista de ambalare și factura. Asigurați-vă că bunurile sau serviciile primite se potrivesc cu OP și că factura este autorizată și exactă. Dacă există discrepanțe între cele 3 documente, trebuie să le rezolvați înainte de a deconta plata.

Aprobați factura și aranjați plata

Odată ce factura trece de verificarea potrivirii în trei direcții, puteți aranja plata pentru furnizor. Ar trebui să aveți un proces consecvent de plăți pentru a certifica că plățile se potrivesc cu factura și cu data scadenței. Acest proces vă va ajuta să gestionați plățile punctuale, să evitați taxele de întârziere și să creați o relație bună cu furnizorul.

Păstrarea înregistrărilor

Este importantă menținerea înregistrărilor pentru întregul proces de achiziție. Aceste înregistrări vă vor ajuta să determinați prețul corect pentru o viitoare recomandă, precum și să vă sprijine cu procesul de auditare și calculul taxelor. Înregistrările clare și precise reprezintă, de asemenea, o bază solidă pentru rezolvarea eventualelor dispute.

Piața globală de software de achiziții este în creștere rapidă. Un raport al Verified Market Research estimează că piața va avea o valoare globală de 9,5 miliarde de dolari până în 2028 – o creștere semnificativă de la 5,5 miliarde de dolari în 2020.

Tehnologia avansată de achiziții oferă o platformă unificată de achiziții pentru ca toate părțile interesate să obțină vizibilitate în timp real, să descopere oportunități de economisire și să colaboreze eficient între ele. Face ca achizițiile să evolueze de la o funcție tactică la o funcție strategică și generează mai multă valoare pentru afacere.

Iată cele mai importante tehnologii de achiziții pe care ar trebui să le adoptați pentru afacerea dvs.:

Software de achiziții bazat pe cloud și personalizat

Lumea caută software bazat pe cloud, care ajută companiile să reducă cheltuielile generale și să obțină schimb de informații în timp real. Cu tehnologia bazată pe cloud, aveți mai multă flexibilitate pentru a accesa aplicația de pe orice dispozitiv și în orice moment.

În plus, popularitatea cloud computing-ului face ca utilizarea API-urilor și a microserviciilor să fie rentabilă. Puteți integra diverse suplimente în sistemul dvs. existent fără a fi nevoie de codare personalizată. Creează o autonomie mai mare pentru companii pentru a personaliza platforma după cum au nevoie și nu mai trebuie să plătească pentru funcții inutile.

Automatizarea procesului

Automatizarea achizițiilor se referă la înlocuirea proceselor de achiziții manuale cu fluxuri de lucru electronice/digitale pentru a spori productivitatea, a minimiza costurile cu forța de muncă, a facilita procesul și a elimina erorile.

La achiziții se pot aplica 2 tipuri de automatizare:

• Automatizarea proceselor de afaceri (BPA) valorifică procesul dvs. de achiziții prin digitalizare pentru a crește eficiența. De exemplu, puteți automatiza comenzile de cumpărare pentru a eficientiza operațiunile sau puteți automatiza formularele de comenzi de vânzare pentru a îmbunătăți experiența clienților.
• Automatizarea proceselor robotizate (RPA) accelerează sarcinile manuale, repetitive și cu valoare redusă, cum ar fi introducerea datelor. Vă ajută să economisiți timp și să minimizați erorile umane.

Analiza datelor

Astăzi, tot mai multe companii și-au dat seama de importanța datelor pentru a le conduce succesul organizațional. O cantitate mare de date necesită capacitatea unei companii de a procesa date în timp real, de a interpreta datele și de a recunoaște factorii dominanti pentru a crea soluții inovatoare pentru afacerea dvs.

O abordare bazată pe date oferă informații despre performanța și provocările dvs. Cu date, puteți identifica aspectele legate de achiziții care necesită îmbunătățiri și puteți aloca mai bine resursele pentru a lua decizii bine informate. Cheia pentru împuternicirea unei achiziții bazate pe analize este implicarea analizei în procesul de luare a deciziilor, mai degrabă decât într-un proiect separat.

Inteligența artificială (AI) și învățarea automată în achiziții

Aplicarea AI și a învățării automate în achiziții prosperă în rezolvarea problemelor complicate care implică cantități mari de date. Iată câteva domenii în care AI poate aduce valoare achizițiilor în lanțul de aprovizionare:

• Luați decizii mai bune: AI poate furniza analize și perspective în timp util pentru a lua decizii de aprovizionare mai precise.
• Identificați noi oportunități: AI captează surse de date relevante, cum ar fi cercetarea de piață externă, pentru a vă informa cu privire la noile cunoștințe. În combinație cu datele tale interne, te ajută să descoperi oportunități de economisire, furnizori sau piețe noi.
• Îmbunătățiți operațiunile interne: AI ajută la eficientizarea și alinierea operațiunilor de afaceri în mai multe departamente sau locații geografice.
• Eliberați timp – Prin automatizarea mai multor sarcini de rutină, inteligența artificială eliberează resurse de achiziții pentru a gestiona sarcini mai creative sau strategice, cum ar fi gestionarea relațiilor cheie cu furnizorii.
• Optimizați relațiile cu furnizorii: AI poate fi folosită pentru a găsi noi furnizori și pentru a sprijini gestionarea contractelor prin măsurarea unor valori cheie de performanță.
• Ușurați procesul de achiziție: învățarea automată poate facilita procesele de revizuire și aprobare, precum și actualizarea datelor de catalog sau contract, asigurând că toate informațiile despre produse, materiale și furnizori sunt corecte.

Cu ajutorul inteligenței artificiale, companiile pot identifica nevoile de afaceri, pot atenua riscurile, automatiza sarcinile repetitive, pot facilita gestionarea furnizorilor, pot urmări cheltuielile și pot prognoza cererea pieței pentru a îmbunătăți profitul.

Integrați Enterprise Resource Planning (ERP) în managementul lanțului de aprovizionare (SCM)

ERP în managementul lanțului de aprovizionare își propune să execute aspecte eficiente de aprovizionare (depozitare și transport) și aspecte de piață. Un sistem ERP gestionează toate funcțiile de afaceri, cum ar fi contabilitatea, managementul proiectelor, managementul riscurilor, logistica, vânzările, producția, distribuția și resursele umane. Prin integrarea ERP în SCM, toate datele sunt centralizate pentru o accesibilitate mai ușoară. Achizițiile în lanțul de aprovizionare pot fi apoi efectuate în concordanță cu alte activități și resurse. Prin urmare, integrarea ERP și SCM vă permite să livrați produse și servicii clienților cu viteză, calitate și eficiență mai ridicate.

Unele valori pe care ERP le creează pentru managementul lanțului de aprovizionare sunt:

• Consolidați funcțiile lanțului de aprovizionare într-un singur tablou de bord
• Creați o mai bună vizibilitate și coordonare cu furnizorii
• Automatizați procesele lanțului de aprovizionare pentru a crește productivitatea
• Eliminați erorile umane în sarcinile manuale tradiționale
• Furnizați rapoarte valoroase pentru a lua decizii corecte

Portaluri de autoservire

Una dintre tehnologiile de achiziții în creștere este portalurile de autoservire care înlocuiesc o soluție controlată de birou cu o soluție condusă de utilizator. Această tehnologie este din ce în ce mai utilizată pentru achiziții necritice, deoarece mai mulți cumpărători preferă să interacționeze cu furnizorii prin portaluri de autoservire și să își gestioneze informațiile contului.

Cu portalurile de autoservire care se ocupă de achizițiile mici, puteți elibera personal și resurse de achiziții pentru a supraveghea tranzacții mai complexe care necesită o experiență de cumpărare personală și eficientă.

Achizițiile fac parte din lanțul de aprovizionare?

Da. Achizițiile sunt o ramură a managementului lanțului de aprovizionare. Obiectivul Achizițiilor este de a obține inputurile de care aveți nevoie pentru a conduce operațiunile zilnice de afaceri. Managementul lanțului de aprovizionare se ocupă cu transformarea acelor intrări în produse finite și livrarea produselor către clienți.

De ce achizițiile sunt importante în managementul lanțului de aprovizionare

Achizițiile sunt importante pentru o afacere pentru a obține bunurile potrivite și pentru a construi relații puternice cu furnizorii. O bună gestionare a achizițiilor va contribui la reducerea costurilor cu materiile prime și la identificarea surselor de aprovizionare mai bune. Rolul achizițiilor în managementul lanțului de aprovizionare subliniază cum să obțineți intrările potrivite la momentul potrivit și prețul potrivit.

Ce face un manager de lanț de aprovizionare?

Managerii lanțului de aprovizionare monitorizează activitățile logistice și țin evidența inventarului. Ei analizează performanța operațională, identifică blocajele și rezolvă problemele. Managerii lanțului de aprovizionare trebuie, de asemenea, să colaboreze cu furnizorii și furnizorii de logistică pentru a se asigura că mișcarea produselor îndeplinește standardele de calitate și siguranță.