Gestão de compras e cadeia de suprimentos: quais são as diferenças?

Aquisição refere-se a todas as atividades necessárias para obter bens e serviços necessários para executar as operações comerciais diárias. Envolve a contratação de fornecedores, negociação de contratos, compra de itens, recebimento e inspeção de mercadorias e registro de todas as etapas na papelada.

As aquisições podem ser categorizadas como aquisições diretas ou indiretas:

• A aquisição direta é a obtenção de bens primários para produzir produtos finais. Para um fabricante, a aquisição direta pode ser matérias-primas e componentes. Para um varejista, inclui itens que são comprados de um atacadista e depois revendidos aos clientes.
• As compras indiretas referem-se às compras de itens necessários para as operações do dia-a-dia, mas que não compõem diretamente os produtos finais. Inclui aluguel, material de escritório, móveis, custos de marketing, serviços de consultoria e manutenção de equipamentos.

A aquisição não é uma lista de atos isolados — é um processo contínuo. Por exemplo, você pode estabelecer relacionamentos de longo prazo com fornecedores-chave para obter o melhor serviço e negociar por um preço melhor. Isso ajuda a reduzir os custos de aquisição e, em última análise, contribui para margens de lucro mais altas. Além disso, você também precisa de verificações frequentes de garantia de qualidade para analisar o desempenho de seus fornecedores e escolher os melhores para compras futuras.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos é o processo de supervisão de uma cadeia de suprimentos para garantir um fluxo suave de bens e serviços de ponta a ponta. Inclui planejar, implementar e monitorar a transformação de matérias-primas em produtos para os clientes finais.

Uma cadeia de suprimentos é uma grande rede de partes interessadas, incluindo fabricantes, fornecedores, armazéns atacadistas, varejistas e fornecedores de logística para produzir e distribuir produtos. Portanto, o gerenciamento da cadeia de suprimentos requer todos os trabalhos e serviços que ajudam a mover o produto da aquisição de matérias-primas para a produção em execução e entrega dos produtos aos usuários finais sem problemas.

Servindo como assistência ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, as operações da loja de varejo ajudam a entregar os produtos aos clientes. O gerenciamento de varejo é o processo de manter o estoque certo para atender à demanda do cliente, atraindo clientes para sua loja, melhorando a experiência de compra e construindo sua fidelidade. Ele suporta o estágio final do gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Principais distinções entre compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos

A aquisição e o gerenciamento da cadeia de suprimentos são funções internas essenciais para atingir as metas e objetivos de uma empresa. Eles têm muitas coisas em comum:

• Tanto a aquisição quanto o gerenciamento da cadeia de suprimentos são interfaces primárias com os fornecedores.
• Ambos visam garantir que os materiais e componentes adquiridos estejam disponíveis com a qualidade certa, quantidade certa, tempo certo e preço certo.
• Os 2 processos precisam de gerenciamento proativo para operar o negócio com sucesso.

Embora haja uma forte relação entre gestão da cadeia de suprimentos e compras, eles não são intercambiáveis. Vamos descobrir suas principais diferenças:

A aquisição concentra-se na entrada; o gerenciamento da cadeia de suprimentos enfatiza a saída e a entrega

O Procurement tem o foco de entrada para obter as matérias-primas e mercadorias que sua empresa precisa. Para isso, é preciso buscar fornecedores, chegar a um contrato e PO, receber a mercadoria e realizar os pagamentos.

Em contraste, o gerenciamento da cadeia de suprimentos é um processo orientado para a saída que lida com a conversão desses bens em produtos finais e distribui-los aos clientes de forma eficiente. Portanto, envolve logística, produção, gestão de estoques, estratégia de distribuição e gestão de varejo.

Procurement trata da obtenção de suprimentos; gerenciamento da cadeia de suprimentos abrange muito mais

Enquanto a aquisição na cadeia de suprimentos visa construir relacionamentos com fornecedores e adquirir bens e serviços de alta qualidade para o seu negócio, todo o gerenciamento da cadeia de suprimentos é muito mais amplo. A aquisição cobre apenas a primeira parte do gerenciamento da cadeia de suprimentos. O restante do gerenciamento da cadeia de suprimentos inclui a logística para obtenção de mercadorias, como remessa, gerenciamento de armazém ou cross-docking, bem como o processo de fabricação e distribuição de produtos finais.

A aquisição apoia a produção; gerenciamento da cadeia de suprimentos direciona a produção e distribuição

A aquisição é uma função de suporte proeminente para a produção de uma empresa. Ele garante que sua empresa obtenha os materiais e estoque certos para produzir produtos acabados. Por outro lado, o gerenciamento da cadeia de suprimentos aborda como esses insumos são transformados em produtos finais e distribuídos aos clientes. O gerenciamento da cadeia de suprimentos é o processo abrangente, enquanto a aquisição é apenas um subconjunto que fornece as entradas para todo o sistema.

Suprimentos e compras

O sourcing é o estágio inicial do ciclo de aquisição. Consiste em identificar e avaliar potenciais fornecedores, negociar prazos e selecionar os fornecedores mais adequados às necessidades da empresa. O sourcing se concentra no “quem” que pode oferecer os suprimentos, enquanto o procurement se concentra no “o quê” dos suprimentos e materiais.

Compras e compras

Compras e aquisições são os pares de palavras mais frequentemente mal utilizados. A compra é uma parte da aquisição que acontece após o estágio de fornecimento. Inclui atividades como pedidos, agilização, recebimento e cumprimento de pagamentos. A compra se concentra nas transações e não nos relacionamentos com os fornecedores. Enquanto a aquisição tem uma abordagem proativa que começa com a determinação das necessidades do negócio, a compra é uma abordagem reativa que visa simplesmente adquirir o que já foi decidido comprar.

O processo de aquisição pode variar de acordo com a estrutura e as necessidades da empresa. No entanto, aqui estão as 9 etapas típicas para compras na cadeia de suprimentos:

Identifique os bens e serviços necessários

Uma empresa deve começar identificando suas necessidades de um bem ou serviço específico. Pode ser um novo item, um reabastecimento de estoque com pouca execução ou renovação de assinatura. Em qualquer caso, você deve criar um requisito detalhado para especificações técnicas, materiais, quantidade ou características do serviço. Nesta fase, você deve consultar todos os departamentos de negócios relevantes para a decisão de aquisição para garantir que os bens adquiridos reflitam as necessidades práticas.

Enviar solicitação de compra para aprovação

Quando você precisa adquirir um número significativo de itens ou serviços, você deve fazer uma solicitação formal de compra. Uma solicitação de compra informa sobre a necessidade de aquisição, com descrições de especificações, quantidade, prazo necessário, etc. O gerente ou diretor que supervisiona as atividades de aquisição em sua empresa aprovará ou negará a solicitação de compra. Se aprovado, você pode prosseguir com a próxima etapa.

Avalie e selecione fornecedores

Agora sabendo o que você precisa procurar, é hora de encontrar o melhor fornecedor. Você pode enviar uma solicitação de cotação (RFQ) ou uma solicitação de proposta (RFP) para fornecedores em potencial, dependendo do escopo do fornecimento. A RFQ e a RFP devem ter instruções claras sobre o que você espera em uma cotação para que você possa comparar maçãs com maçãs.

Avaliar fornecedores não deve ser apenas sobre preço, você deve considerar a reputação do fornecedor, qualidade, velocidade de entrega e confiabilidade. Você deve ter pelo menos 3 citações antes de tomar decisões. Normalmente, os critérios técnicos devem ser avaliados na primeira rodada, então você tem alguns fornecedores pré-selecionados para continuar com a avaliação comercial.

Negocie preço e condições

Após a avaliação, você pode organizar os fornecedores em ordem. Comece pela primeira para negociar termos e condições, incluindo o escopo de trabalho e responsabilidade de cada parte, os preços e condições de pagamento, bem como o seguro dos bens e a garantia dos serviços. Se o primeiro fornecedor não for bem, você pode passar para o segundo e assim por diante. Apenas certifique-se de que se você recusar um acordo, você tem opções alternativas concretas. Depois de concordar com os termos e condições finais, eles devem ser expressos em um contrato.

Criar um pedido de compra

Após a assinatura do contrato, você pode gerar um pedido de compra (PO) e enviá-lo ao fornecedor. O PO deve identificar em detalhes os bens ou serviços exatos necessários, a quantidade, o preço, o método de entrega e a data de entrega.

Receber e inspecionar as mercadorias entregues

Agora é a vez do fornecedor atender o pedido. Depois de receber as mercadorias, examine-as cuidadosamente quanto a defeitos ou danos. Certifique-se de obter o número certo e a qualidade certa, conforme especificado no pedido.

Conduza a correspondência de três vias para documentos

Antes de efetuar o pagamento, você deve realizar uma correspondência de três vias comparando a ordem de compra, o recibo do pedido ou lista de embalagem e a fatura. Certifique-se de que os bens ou serviços recebidos correspondam ao pedido e a fatura seja autorizada e precisa. Se houver discrepâncias entre os 3 documentos, você deve resolvê-las antes de liquidar o pagamento.

Aprovar a fatura e providenciar o pagamento

Assim que a fatura for aprovada na verificação de correspondência de três vias, você poderá providenciar o pagamento para o fornecedor. Você deve ter um processo consistente de contas a pagar para certificar que os pagamentos correspondem à fatura e à data de vencimento. Esse processo ajudará você a gerenciar pagamentos pontuais, evitar multas por atraso e criar um bom relacionamento com o fornecedor.

Manutenção de registros

Manter registros de todo o processo de aquisição é importante. Esses registros ajudarão você a determinar o preço certo para pedidos futuros, além de apoiá-lo no processo de auditoria e cálculo de impostos. Registros claros e precisos também são uma base sólida para resolver possíveis disputas.

O mercado global de software de compras está crescendo rapidamente. Um relatório da Verified Market Research prevê que o mercado valerá US$ 9,5 bilhões globalmente até 2028 – um aumento significativo de US$ 5,5 bilhões em 2020.

A tecnologia de aquisição avançada fornece uma plataforma de aquisição unificada para que todas as partes interessadas obtenham visibilidade em tempo real, descubram oportunidades de economia e colaborem efetivamente entre si. Faz o procurement evoluir de uma função tática para uma função estratégica e gera mais valor para o negócio.

Aqui estão as principais tecnologias de aquisição que você deve adotar para o seu negócio:

Software de compras personalizado e baseado em nuvem

O mundo está buscando um software baseado em nuvem que ajude as empresas a reduzir as despesas gerais e obter compartilhamento de informações em tempo real. Com a tecnologia baseada em nuvem, você tem mais flexibilidade para acessar o aplicativo de qualquer dispositivo e a qualquer momento.

Além disso, a popularidade da computação em nuvem torna econômico alavancar APIs e microsserviços. Você pode integrar vários complementos ao seu sistema existente sem a necessidade de codificação personalizada. Ele cria uma maior autonomia para as empresas personalizarem a plataforma conforme suas necessidades e não precisarem mais pagar por recursos desnecessários.

Automação do processo

A automação de compras consiste em substituir seus processos de compras manuais por fluxos de trabalho eletrônicos/digitais para aumentar a produtividade, minimizar os custos de mão de obra, facilitar o processo e eliminar erros.

2 tipos de automação podem ser aplicados à aquisição:

• A automação de processos de negócios (BPA) alavanca seu processo de aquisição com digitalização para aumentar a eficiência. Por exemplo, você pode automatizar pedidos de compra para otimizar as operações ou automatizar formulários de pedidos de vendas para melhorar a experiência do cliente.
• A automação robótica de processos (RPA) acelera tarefas manuais, repetitivas e de baixo valor, como entrada de dados. Ele ajuda você a economizar tempo e minimizar erros humanos.

Análise de dados

Hoje, mais e mais empresas perceberam a importância dos dados para impulsionar seu sucesso organizacional. Uma grande quantidade de dados requer a capacidade de uma empresa de processar dados em tempo real, interpretar os dados e reconhecer fatores dominantes para criar soluções inovadoras para seus negócios.

Uma abordagem orientada por dados fornece insights sobre seu desempenho e desafios. Com os dados, você pode identificar aspectos de compras que precisam ser aprimorados e alocar melhor os recursos para tomar decisões bem informadas. A chave para capacitar uma aquisição orientada a análises é envolver análises no processo de tomada de decisão, em vez de um projeto separado.

Inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina em compras

A aplicação de IA e aprendizado de máquina em compras prospera na solução de problemas complicados que envolvem grandes quantidades de dados. Aqui estão algumas áreas em que a IA pode agregar valor à aquisição na cadeia de suprimentos:

• Tome melhores decisões: a IA pode fornecer análises e insights oportunos para tomar decisões de fornecimento mais precisas.
• Identifique novas oportunidades: a IA captura fontes de dados relevantes, como pesquisas de mercado externas, para informá-lo sobre novos conhecimentos. Combinado com seus dados internos, ele ajuda você a descobrir oportunidades de economia, fornecedores ou novos mercados para entrar.
• Melhore as operações internas: a IA ajuda a otimizar e alinhar as operações de negócios em vários departamentos ou localizações geográficas.
• Libere tempo – Ao automatizar mais tarefas rotineiras, a IA libera recursos de compras para lidar com tarefas mais criativas ou estratégicas, como gerenciamento de relacionamento com fornecedores principais.
• Otimize os relacionamentos com fornecedores: a IA pode ser usada para fornecer novos fornecedores e apoiar o gerenciamento de contratos medindo as principais métricas de desempenho.
• Agilize o processo de aquisição: o aprendizado de máquina pode facilitar os processos de revisão e aprovação, bem como atualizar dados de catálogo ou contrato, garantindo que todas as informações sobre produtos, materiais e fornecedores estejam corretas.

Com a ajuda da IA, as empresas podem identificar necessidades de negócios, aliviar riscos, automatizar tarefas repetitivas, facilitar o gerenciamento de fornecedores, rastrear gastos e prever a demanda do mercado para melhorar os resultados.

Integrar o Enterprise Resource Planning (ERP) ao gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM)

O ERP na gestão da cadeia de suprimentos visa executar aspectos eficientes de suprimentos (armazenamento e transporte) e aspectos de mercado. Um sistema ERP gerencia todas as funções de negócios, como contabilidade, gerenciamento de projetos, gerenciamento de riscos, logística, vendas, fabricação, distribuição e recursos humanos. Ao integrar o ERP ao SCM, todos os dados são centralizados para facilitar a acessibilidade. A aquisição na cadeia de suprimentos pode então ser conduzida em alinhamento com outras atividades e recursos. Portanto, a integração de ERP e SCM permite entregar produtos e serviços aos clientes com maior velocidade, qualidade e eficiência.

Alguns valores que o ERP cria para o gerenciamento da cadeia de suprimentos são:

• Consolide as funções da cadeia de suprimentos em um único painel
• Criar melhor visibilidade e coordenação com fornecedores
• Automatize os processos da cadeia de suprimentos para aumentar a produtividade
• Elimine erros humanos em tarefas manuais tradicionais
• Forneça relatórios valiosos para tomar decisões acertadas

Portais de autoatendimento

Uma das tecnologias de aquisição em ascensão são os portais de autoatendimento que substituem o controle do escritório por uma solução orientada ao usuário. Essa tecnologia é cada vez mais utilizada para compras não críticas, pois mais compradores preferem interagir com os fornecedores por meio de portais de autoatendimento e gerenciar as informações de suas contas.

Com portais de autoatendimento cuidando de pequenas compras, você pode liberar pessoal e recursos de compras para supervisionar transações mais complexas que exigem uma experiência de compra pessoal e eficaz.

A aquisição faz parte da cadeia de suprimentos?

Sim. Compras é um ramo do gerenciamento da cadeia de suprimentos. O objetivo do Procurement é adquirir os insumos necessários para executar as operações comerciais diárias. O gerenciamento da cadeia de suprimentos lida com a transformação desses insumos em produtos acabados e entrega do produto aos clientes.

Por que a aquisição é importante na gestão da cadeia de suprimentos

A aquisição é importante para uma empresa obter os bens certos e construir relacionamentos fortes com os fornecedores. Uma boa gestão de compras ajudará a reduzir os custos de matérias-primas e a identificar melhores fontes de suprimento. O papel das compras no gerenciamento da cadeia de suprimentos enfatiza como obter os insumos certos na hora certa e no preço certo.

O que faz um gerente da cadeia de suprimentos?

Os gerentes da cadeia de suprimentos monitoram as atividades de logística e acompanham o estoque. Eles analisam o desempenho operacional, identificam gargalos e resolvem problemas. Os gerentes da cadeia de suprimentos também precisam colaborar com fornecedores e fornecedores de logística para garantir que a movimentação do produto atenda aos padrões de qualidade e segurança.