إدارة سلسلة التوريد والمشتريات: ما هي الاختلافات؟

يشير الشراء إلى جميع الأنشطة اللازمة للحصول على السلع والخدمات التي تحتاجها لتشغيل العمليات التجارية اليومية. يتضمن تحديد مصادر البائعين ، والتفاوض على العقود ، وشراء العناصر ، واستلام البضائع ومعاينتها ، وتسجيل جميع الخطوات في الأعمال الورقية.

يمكن تصنيف المشتريات على أنها مشتريات مباشرة أو غير مباشرة:

• الشراء المباشر هو الحصول على السلع الأولية لإنتاج المنتجات النهائية. بالنسبة للشركة المصنعة ، يمكن أن يكون الشراء المباشر مواد خام ومكونات. بالنسبة إلى بائع التجزئة ، يتضمن العناصر التي تم شراؤها من تاجر الجملة ثم إعادة بيعها للعملاء.
• يشير الشراء غير المباشر إلى مشتريات العناصر اللازمة للعمليات اليومية ولكن لا تشكل المنتجات النهائية بشكل مباشر. ويشمل الإيجار ، واللوازم المكتبية ، والأثاث ، وتكاليف التسويق ، والخدمات الاستشارية ، وصيانة المعدات.

المشتريات ليست قائمة من الأعمال المنفردة - إنها عملية مستمرة. على سبيل المثال ، يمكنك إقامة علاقات طويلة الأمد مع الموردين الرئيسيين للحصول على أفضل خدمة والتعامل بسعر أفضل. يساعدك على تقليل تكاليف الشراء ، ويساهم في النهاية في زيادة هوامش الربح. علاوة على ذلك ، تحتاج أيضًا إلى فحوصات ضمان الجودة المتكررة لتحليل أداء مورديك لاختيار أفضلهم لعمليات الشراء المستقبلية.

إدارة سلسلة التوريد هي عملية الإشراف على سلسلة التوريد لضمان التدفق السلس للسلع والخدمات من البداية إلى النهاية. ويشمل التخطيط والتنفيذ والمراقبة لتحويل المواد الخام إلى منتجات للعملاء النهائيين.

سلسلة التوريد عبارة عن شبكة كبيرة من أصحاب المصلحة ، بما في ذلك المصنعين والبائعين ومستودعات الجملة وتجار التجزئة ومقدمي الخدمات اللوجستية لإنتاج المنتجات وتوزيعها. لذلك ، تتطلب إدارة سلسلة التوريد جميع الوظائف والخدمات التي تساعد في نقل المنتج من شراء المواد الخام إلى تشغيل الإنتاج وتسليم المنتجات إلى المستخدمين النهائيين بسلاسة.

تساعد عمليات متاجر البيع بالتجزئة ، التي تعمل كمساعدة في إدارة سلسلة التوريد ، في توصيل المنتجات للعملاء. إدارة البيع بالتجزئة هي عملية الحفاظ على المخزون الصحيح لتلبية طلب العملاء مع جذب العملاء إلى متجرك ، وتحسين تجربة التسوق ، وبناء ولائهم. يدعم المرحلة النهائية من إدارة سلسلة التوريد.

الفروق الرئيسية بين إدارة سلسلة التوريد والمشتريات

تعتبر إدارة سلسلة التوريد والمشتريات من الوظائف الداخلية الأساسية لتحقيق أهداف الشركة وأهدافها. هناك العديد من الأشياء المشتركة:

• كل من إدارة سلسلة التوريد والمشتريات هي واجهات أولية مع الموردين.
• كلاهما يهدف إلى ضمان توفر المواد والمكونات المشتراة بالجودة المناسبة والكمية المناسبة والوقت المناسب والسعر المناسب.
• تحتاج العمليتان إلى إدارة استباقية لتشغيل الأعمال بنجاح.

على الرغم من وجود علاقة قوية بين إدارة سلسلة التوريد والمشتريات ، إلا أنهما غير قابلين للتبادل. دعنا نكتشف اختلافاتهم الرئيسية:

يركز المشتريات على المدخلات ؛ تؤكد إدارة سلسلة التوريد على الإنتاج والتسليم

تركز المشتريات على المدخلات للحصول على المواد الخام والسلع التي تحتاجها شركتك. للقيام بذلك ، يتطلب البحث عن الموردين ، والوصول إلى عقد وأمر شراء ، واستلام البضائع ، وإجراء المدفوعات.

في المقابل ، فإن إدارة سلسلة التوريد هي عملية موجهة نحو المخرجات تتعامل مع تحويل تلك السلع إلى منتجات نهائية وتوزيعها على العملاء بكفاءة. لذلك ، فهي تشمل الخدمات اللوجستية والإنتاج وإدارة المخزون واستراتيجية التوزيع وإدارة البيع بالتجزئة.

المشتريات تتعامل مع الحصول على التوريد ؛ تشمل إدارة سلسلة التوريد أكثر من ذلك بكثير

بينما تهدف المشتريات في سلسلة التوريد إلى بناء علاقات مع البائعين والحصول على سلع وخدمات عالية الجودة لعملك ، فإن إدارة سلسلة التوريد بأكملها أوسع بكثير. المشتريات تغطي فقط الجزء الأول من إدارة سلسلة التوريد. تشمل بقية إدارة سلسلة التوريد الخدمات اللوجستية للحصول على السلع ، مثل الشحن أو إدارة المستودعات أو توزيع البضائع ، بالإضافة إلى عملية التصنيع وتوزيع المنتجات النهائية.

المشتريات تدعم الإنتاج. إدارة سلسلة التوريد توجه الإنتاج والتوزيع

المشتريات هي وظيفة دعم بارزة لإنتاج الشركة. يضمن حصول عملك على المواد والمخزون المناسبين لإنتاج سلع تامة الصنع. من ناحية أخرى ، تتناول إدارة سلسلة التوريد كيفية تحويل هذه المدخلات إلى منتجات نهائية وتوزيعها على العملاء. إدارة سلسلة التوريد هي العملية الشاملة ، في حين أن المشتريات ليست سوى مجموعة فرعية توفر المدخلات للنظام بأكمله.

المصادر والمشتريات

تحديد المصادر هو المرحلة الأولى من دورة الشراء. وهو يتألف من تحديد وتقييم الموردين المحتملين ، والتفاوض على الشروط ، واختيار أفضل البائعين المناسبين لمتطلبات الشركة. يركز تحديد المصادر على "من" الذي يمكنه تقديم الإمدادات ، بينما يركز الشراء على "ماذا" من الإمدادات والمواد.

الشراء والمشتريات

الشراء والمشتريات هما أكثر زوج من الكلمات يساء استخدامها. الشراء هو جزء من عملية الشراء التي تحدث بعد مرحلة التوريد. يتضمن أنشطة مثل طلب المدفوعات والتعجيل بها واستلامها والوفاء بها. يركز الشراء على المعاملات بدلاً من علاقات البائعين. في حين أن للمشتريات نهجًا استباقيًا يبدأ بتحديد احتياجات العمل ، فإن الشراء هو نهج تفاعلي يهدف ببساطة إلى الحصول على ما تقرر بالفعل شرائه.

يمكن أن تختلف عملية الشراء اعتمادًا على هيكل الشركة واحتياجاتها. ومع ذلك ، إليك 9 خطوات نموذجية للشراء في سلسلة التوريد:

تحديد السلع والخدمات المطلوبة

يجب أن يبدأ العمل التجاري بتحديد احتياجاته لسلعة أو خدمة معينة. يمكن أن يكون عنصرًا جديدًا ، أو إعادة تخزين للمخزون منخفض التشغيل ، أو تجديد الاشتراك. في أي حال ، يجب عليك إنشاء متطلب تفصيلي للمواصفات الفنية أو المواد أو الكمية أو خصائص الخدمة. في هذه المرحلة ، يجب عليك استشارة جميع أقسام الأعمال ذات الصلة بقرار الشراء للتأكد من أن البضائع المشتراة تعكس الاحتياجات العملية.

إرسال طلب الشراء للموافقة عليه

عندما تحتاج إلى شراء عدد كبير من العناصر أو الخدمات ، يجب عليك تقديم طلب شراء رسمي. يُعلمك طلب الشراء بوجود حاجة للمشتريات ، مع وصف المواصفات والكمية والإطار الزمني المطلوب ، وما إلى ذلك. سيوافق المدير أو المدير المشرف على أنشطة المشتريات في شركتك على طلب الشراء أو يرفضه. إذا تمت الموافقة ، يمكنك المتابعة مع الخطوة التالية.

تقييم واختيار البائعين

الآن بعد أن عرفت ما تحتاج إلى البحث عنه ، حان الوقت للعثور على أفضل بائع. يمكنك إرسال طلب عرض أسعار (RFQ) أو طلب عرض (RFP) إلى البائعين المحتملين اعتمادًا على نطاق التوريد. يجب أن يحتوي طلب عرض الأسعار (RFQ) وطلب تقديم العروض على إرشادات واضحة حول ما تتوقعه في عرض الأسعار بحيث يمكنك مقارنة التفاح بالتفاح.

لا ينبغي أن يقتصر تقييم الموردين على السعر فقط ، بل يجب أن تضع في اعتبارك سمعة البائع وجودته وسرعة التسليم والموثوقية. يجب أن يكون لديك 3 عروض أسعار على الأقل قبل اتخاذ القرارات. عادة ، يجب تقييم المعايير الفنية في الجولة الأولى ، ثم لديك بعض البائعين المختارين لمواصلة التقييم التجاري.

تفاوض على السعر والشروط

بعد التقييم ، يمكنك ترتيب الموردين حسب الترتيب. ابدأ بالأولى للتفاوض على الشروط والأحكام ، بما في ذلك نطاق العمل ومسؤولية كل طرف ، والتسعير وشروط الدفع ، بالإضافة إلى تأمين البضائع وضمان الخدمات. إذا لم يسير المورد الأول على ما يرام ، فيمكنك الانتقال إلى المورد الثاني وما بعده. فقط تأكد من أنك إذا رفضت صفقة ، فلديك خيارات بديلة ملموسة. بمجرد موافقتك على الشروط والأحكام النهائية ، يجب التعبير عنها في العقد.

قم بإنشاء أمر شراء

بعد توقيع العقد ، يمكنك إنشاء أمر شراء (PO) وإرساله إلى البائع. يجب أن يحدد أمر الشراء بالتفصيل السلع أو الخدمات المطلوبة بدقة ، والكمية ، والتسعير ، وطريقة التسليم ، وتاريخ الاستحقاق للتسليم.

استلام وفحص البضائع المسلمة

حان الآن دور المورد لتنفيذ الطلب. بمجرد استلام البضائع ، افحصها بعناية بحثًا عن أي خلل أو تلف. تأكد من حصولك على الرقم الصحيح والجودة المناسبة كما هو محدد في أمر الشراء.

إجراء المطابقة الثلاثية للمستندات

قبل إجراء الدفع ، يجب إجراء مطابقة ثلاثية من خلال مقارنة أمر الشراء وإيصال استلام الطلب أو قائمة التعبئة والفاتورة. تأكد من أن السلع أو الخدمات المستلمة تتطابق مع أمر الشراء وأن الفاتورة معتمدة ودقيقة. إذا كان هناك أي تناقضات بين المستندات الثلاثة ، يجب عليك حلها قبل تسوية الدفع.

اعتماد الفاتورة وترتيب الدفع

بمجرد اجتياز الفاتورة لشيك المطابقة ثلاثي الاتجاهات ، يمكنك ترتيب الدفع للمورد. يجب أن يكون لديك عملية حساب مستحقة الدفع متسقة للمصادقة على أن المدفوعات تتطابق مع الفاتورة وتاريخ الاستحقاق. ستساعدك هذه العملية في إدارة المدفوعات في الموعد المحدد ، وتجنب الرسوم المتأخرة ، وإنشاء علاقة جيدة مع المورد.

حفظ السجلات

يعد الاحتفاظ بسجلات لعملية الشراء بأكملها أمرًا مهمًا. ستساعدك هذه السجلات في تحديد السعر المناسب لإعادة الترتيب في المستقبل ، بالإضافة إلى دعمك في عملية التدقيق وحساب الضرائب. تعد السجلات الواضحة والدقيقة أيضًا قاعدة صلبة لحل أي نزاعات محتملة.

ينمو سوق برامج المشتريات العالمية بسرعة. يتوقع تقرير صادر عن مؤسسة أبحاث السوق المؤكدة أن السوق ستبلغ قيمة 9.5 مليار دولار على مستوى العالم بحلول عام 2028 - بزيادة كبيرة عن 5.5 مليار دولار في عام 2020.

توفر تقنية المشتريات المتقدمة منصة شراء موحدة لجميع أصحاب المصلحة لاكتساب رؤية في الوقت الفعلي ، واكتشاف فرص الادخار ، والتعاون بفعالية مع بعضهم البعض. إنه يجعل المشتريات تتطور من وظيفة تكتيكية إلى وظيفة إستراتيجية وتولد قيمة أكبر للأعمال.

فيما يلي أهم تقنيات الشراء التي يجب أن تعتمدها لعملك:

برنامج مشتريات مخصص وقائم على السحابة

يتجه العالم إلى البرامج المستندة إلى السحابة التي تساعد الشركات على تقليل النفقات العامة واكتساب مشاركة المعلومات في الوقت الفعلي. مع التكنولوجيا المستندة إلى السحابة ، لديك المزيد من المرونة للوصول إلى التطبيق من أي جهاز وفي أي وقت.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن شعبية الحوسبة السحابية تجعل الاستفادة من واجهات برمجة التطبيقات والخدمات الصغيرة فعالة من حيث التكلفة. يمكنك دمج العديد من الوظائف الإضافية في نظامك الحالي دون الحاجة إلى ترميز مخصص. إنه يخلق استقلالية أعلى للشركات لتخصيص النظام الأساسي كما يحتاجون ، ولم يعد يتعين عليهم الدفع مقابل الميزات غير الضرورية.

أتمتة العمليات

تتعلق أتمتة المشتريات باستبدال عمليات الشراء اليدوية بالإلكترونيات / تدفقات العمل الرقمية لتعزيز الإنتاجية وتقليل تكاليف العمالة وتسهيل العملية وتقليل الأخطاء.

يمكن تطبيق نوعين من الأتمتة على المشتريات:

• تعمل أتمتة عمليات الأعمال (BPA) على تعزيز عملية الشراء الخاصة بك باستخدام الرقمنة لتعزيز الكفاءة. على سبيل المثال ، يمكنك أتمتة أوامر الشراء لتبسيط العمليات أو أتمتة نماذج أوامر المبيعات لتحسين تجربة العميل.
• تعمل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) على تسريع المهام اليدوية والمتكررة ومنخفضة القيمة مثل إدخال البيانات. يساعدك على توفير الوقت وتقليل الأخطاء البشرية.

تحليلات البيانات

اليوم ، أدرك المزيد والمزيد من الشركات أهمية البيانات لدفع نجاحها التنظيمي. تتطلب كمية كبيرة من البيانات قدرة الشركة على معالجة البيانات في الوقت الفعلي ، وتفسير البيانات ، والتعرف على العوامل المهيمنة لابتكار حلول مبتكرة لعملك.

يوفر النهج المستند إلى البيانات رؤى حول أدائك وتحدياتك. باستخدام البيانات ، يمكنك تحديد جوانب الشراء التي تحتاج إلى تحسين وتخصيص الموارد بشكل أفضل لاتخاذ قرارات مستنيرة. مفتاح تمكين الشراء القائم على التحليلات هو إشراك التحليلات في عملية صنع القرار بدلاً من مشروع منفصل.

الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي في المشتريات

يزدهر تطبيق الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي في المشتريات في حل المشكلات المعقدة التي تنطوي على كميات كبيرة من البيانات. فيما يلي بعض المجالات التي يمكن للذكاء الاصطناعي أن يحقق فيها قيمة للمشتريات في سلسلة التوريد:

• اتخاذ قرارات أفضل: يمكن للذكاء الاصطناعي توفير التحليلات والرؤى في الوقت المناسب لاتخاذ قرارات أكثر دقة بشأن المصادر.
• تحديد الفرص الجديدة: يلتقط الذكاء الاصطناعي مصادر البيانات ذات الصلة مثل أبحاث السوق الخارجية لإبلاغك بالمعرفة الجديدة. إلى جانب بياناتك الداخلية ، يساعدك على الكشف عن فرص المدخرات أو الموردين أو الأسواق الجديدة للدخول.
• تحسين العمليات الداخلية: يساعد الذكاء الاصطناعي في تبسيط ومواءمة العمليات التجارية عبر أقسام أو مواقع جغرافية متعددة.
• وقت الفراغ - من خلال أتمتة المزيد من المهام الروتينية ، يحرر الذكاء الاصطناعي موارد المشتريات للتعامل مع مهام أكثر إبداعًا أو استراتيجية مثل إدارة علاقات الموردين الرئيسيين.
• تحسين علاقات الموردين: يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لإيجاد موردين جدد ودعم إدارة العقود عن طريق قياس مقاييس الأداء الرئيسية.
• تسهيل عملية الشراء: يمكن أن يسهل التعلم الآلي عمليات المراجعة والموافقة ، بالإضافة إلى تحديث بيانات الكتالوج أو العقد ، مما يضمن صحة جميع المعلومات المتعلقة بالمنتجات والمواد والموردين.

بمساعدة الذكاء الاصطناعي ، يمكن للشركات تحديد احتياجات العمل ، وتخفيف المخاطر ، وأتمتة المهام المتكررة ، وتسهيل إدارة البائعين ، وتتبع الإنفاق ، وتوقع طلب السوق لتحسين النتيجة النهائية.

دمج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في إدارة سلسلة التوريد (SCM)

يهدف تخطيط موارد المؤسسات في إدارة سلسلة التوريد إلى تنفيذ جوانب التوريد الفعالة (التخزين والنقل) وجوانب السوق. يدير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع وظائف الأعمال مثل المحاسبة وإدارة المشاريع وإدارة المخاطر والخدمات اللوجستية والمبيعات والتصنيع والتوزيع والموارد البشرية. من خلال دمج ERP في SCM ، يتم مركزية جميع البيانات لتسهيل الوصول إليها. يمكن بعد ذلك إجراء المشتريات في سلسلة التوريد بالتوافق مع الأنشطة والموارد الأخرى. لذلك ، يتيح لك دمج ERP و SCM تقديم المنتجات والخدمات للعملاء بسرعة وجودة وكفاءة أعلى.

بعض القيم التي ينشئها تخطيط موارد المؤسسات لإدارة سلسلة التوريد هي:

• دمج وظائف سلسلة التوريد في لوحة معلومات واحدة
• خلق رؤية أفضل والتنسيق مع الموردين
• أتمتة عمليات سلسلة التوريد لزيادة الإنتاجية
• القضاء على الأخطاء البشرية في المهام اليدوية التقليدية
• تقديم تقارير قيمة لاتخاذ قرارات سليمة

بوابات الخدمة الذاتية

واحدة من تقنيات الشراء المتزايدة هي بوابات الخدمة الذاتية التي تحل محل الحلول التي يتحكم فيها المكتب بحل يحركه المستخدم. تُستخدم هذه التقنية بشكل متزايد في عمليات الشراء غير الهامة ، حيث يفضل المزيد من المشترين التفاعل مع الموردين من خلال بوابات الخدمة الذاتية وإدارة معلومات حساباتهم.

مع بوابات الخدمة الذاتية التي تهتم بالمشتريات الصغيرة ، يمكنك تحرير موظفي المشتريات والموارد للإشراف على المعاملات الأكثر تعقيدًا التي تتطلب تجربة شراء شخصية وفعالة.

هل الشراء جزء من سلسلة التوريد؟

نعم. المشتريات هي فرع من إدارة سلسلة التوريد. هدف المشتريات هو الحصول على المدخلات التي تحتاجها لتشغيل العمليات التجارية اليومية. تتعامل إدارة سلسلة التوريد مع تحويل هذه المدخلات إلى سلع تامة الصنع وتسليم المنتجات للعملاء.

لماذا الشراء مهم في إدارة سلسلة التوريد

الشراء مهم للأعمال للحصول على السلع المناسبة ، وبناء علاقات قوية مع الموردين. ستساعد الإدارة الجيدة للمشتريات على تقليل تكاليف المواد الخام وتحديد مصادر أفضل للإمداد. يؤكد دور المشتريات في إدارة سلسلة التوريد على كيفية الحصول على المدخلات الصحيحة في الوقت المناسب والسعر المناسب.

ماذا يفعل مدير سلسلة التوريد؟

يقوم مديرو سلسلة التوريد بمراقبة الأنشطة اللوجستية وتتبع المخزون. يقومون بتحليل الأداء التشغيلي وتحديد الاختناقات وحل المشكلات. يحتاج مديرو سلسلة التوريد أيضًا إلى التعاون مع الموردين ومقدمي الخدمات اللوجستية لضمان توافق حركة المنتج مع معايير الجودة والسلامة.