Approvvigionamento e gestione della catena di approvvigionamento: quali sono le differenze?

Gli appalti si riferiscono a tutte le attività necessarie per ottenere beni e servizi necessari per eseguire le operazioni aziendali quotidiane. Implica l'approvvigionamento di fornitori, la negoziazione di contratti, l'acquisto di articoli, la ricezione e l'ispezione delle merci e la registrazione di tutti i passaggi delle pratiche burocratiche.

Gli appalti possono essere classificati come appalti diretti o indiretti:

• L'approvvigionamento diretto è l'ottenimento di beni primari per produrre prodotti finali. Per un produttore, l'approvvigionamento diretto può essere costituito da materie prime e componenti. Per un rivenditore, include articoli acquistati da un grossista e poi rivenduti ai clienti.
• L'approvvigionamento indiretto si riferisce agli acquisti di articoli necessari per le operazioni quotidiane ma che non costituiscono direttamente i prodotti finali. Include affitto, forniture per ufficio, mobili, costi di marketing, servizi di consulenza e manutenzione delle apparecchiature.

Gli appalti non sono un elenco di atti isolati: è un processo continuo. Ad esempio, puoi stabilire relazioni a lungo termine con i fornitori chiave per ottenere il miglior servizio e trattare a un prezzo migliore. Ti aiuta a ridurre i costi di approvvigionamento e, in definitiva, contribuisce a margini di profitto più elevati. Inoltre, hai anche bisogno di frequenti controlli di qualità per analizzare le prestazioni dei tuoi fornitori per scegliere i migliori per gli acquisti futuri.

La gestione della catena di approvvigionamento è il processo di supervisione di una catena di approvvigionamento per garantire un flusso regolare di beni e servizi end-to-end. Comprende la pianificazione, l'implementazione e il monitoraggio della trasformazione delle materie prime in prodotti per i clienti finali.

Una catena di approvvigionamento è una vasta rete di parti interessate, inclusi produttori, venditori, magazzini all'ingrosso, rivenditori e fornitori di servizi logistici per produrre e distribuire prodotti. Pertanto, la gestione della catena di approvvigionamento richiede tutti i lavori e i servizi che aiutano a spostare il prodotto dall'approvvigionamento delle materie prime all'esecuzione della produzione e alla consegna dei prodotti agli utenti finali senza interruzioni.

Servendo come assistenza alla gestione della catena di approvvigionamento, le operazioni del negozio al dettaglio aiutano a consegnare i prodotti ai clienti. La gestione della vendita al dettaglio è il processo di mantenimento dell'inventario giusto per soddisfare la domanda dei clienti, attirando i clienti nel tuo negozio, migliorando l'esperienza di acquisto e costruendo la loro fidelizzazione. Supporta la fase finale della gestione della catena di approvvigionamento.

Distinzioni chiave tra approvvigionamento e gestione della catena di approvvigionamento

L'approvvigionamento e la gestione della catena di approvvigionamento sono entrambe funzioni interne essenziali per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi di un'azienda. Hanno molte cose in comune:

• Sia l'approvvigionamento che la gestione della catena di approvvigionamento sono interfacce primarie con i fornitori.
• Entrambi mirano a garantire che i materiali ei componenti acquistati siano disponibili con la giusta qualità, la giusta quantità, il giusto momento e il giusto prezzo.
• I 2 processi necessitano di una gestione proattiva per far funzionare l'azienda con successo.

Sebbene esista una forte relazione tra gestione della catena di approvvigionamento e approvvigionamento, non sono intercambiabili. Scopriamo le loro principali differenze:

Gli appalti si concentrano sull'input; la gestione della catena di approvvigionamento enfatizza l'output e la consegna

L'approvvigionamento ha un focus di input per ottenere le materie prime e i beni di cui la tua azienda ha bisogno. Per fare ciò, richiede la ricerca di fornitori, il raggiungimento di un contratto e un ordine di acquisto, la ricezione della merce e l'esecuzione dei pagamenti.

Al contrario, la gestione della catena di approvvigionamento è un processo orientato all'output che si occupa di convertire quei beni in prodotti finali e distribuirli ai clienti in modo efficiente. Pertanto, coinvolge la logistica, la produzione, la gestione dell'inventario, la strategia di distribuzione e la gestione della vendita al dettaglio.

L'approvvigionamento gestisce l'ottenimento della fornitura; la gestione della catena di approvvigionamento comprende molto di più

Mentre l'approvvigionamento nella catena di approvvigionamento mira a costruire relazioni con i fornitori e acquisire beni e servizi di alta qualità per la tua azienda, l'intera gestione della catena di approvvigionamento è molto più ampia. Gli appalti coprono solo la prima parte della gestione della catena di approvvigionamento. Il resto della gestione della catena di approvvigionamento include la logistica per ottenere le merci, come la spedizione, la gestione del magazzino o il cross-docking, nonché il processo di produzione e la distribuzione dei prodotti finali.

Gli appalti supportano la produzione; la gestione della catena di approvvigionamento dirige la produzione e la distribuzione

L'approvvigionamento è un'importante funzione di supporto per la produzione di un'azienda. Garantisce che la tua azienda riceva i materiali e l'inventario giusti per produrre prodotti finiti. D'altra parte, la gestione della catena di approvvigionamento affronta il modo in cui questi input vengono trasformati in prodotti finali e distribuiti ai clienti. La gestione della catena di approvvigionamento è il processo globale, mentre l'approvvigionamento è solo un sottoinsieme che fornisce gli input per l'intero sistema.

Approvvigionamento e approvvigionamento

L'approvvigionamento è la fase iniziale del ciclo di approvvigionamento. Consiste nell'identificare e valutare potenziali fornitori, negoziare i termini e selezionare i fornitori più adatti ai requisiti dell'azienda. L'approvvigionamento si concentra sul "chi" che può offrire le forniture, mentre l'approvvigionamento si concentra sul "cosa" delle forniture e dei materiali.

Acquisti e appalti

Acquisto e approvvigionamento sono le coppie di parole più spesso utilizzate in modo improprio. L'acquisto è una parte dell'approvvigionamento che avviene dopo la fase di approvvigionamento. Include attività come l'ordinazione, l'accelerazione, la ricezione e l'evasione dei pagamenti. Gli acquisti si concentrano sulle transazioni piuttosto che sulle relazioni con i fornitori. Mentre l'approvvigionamento ha un approccio proattivo che inizia con la determinazione delle esigenze aziendali, l'acquisto è un approccio reattivo che mira semplicemente ad acquisire ciò che è già stato deciso di acquistare.

Il processo di approvvigionamento può variare a seconda della struttura e delle esigenze dell'azienda. Tuttavia, ecco i 9 passaggi tipici per l'approvvigionamento nella catena di approvvigionamento:

Identificare i beni ei servizi necessari

Un'azienda deve iniziare identificando le sue esigenze per un bene o servizio specifico. Può essere un nuovo articolo, un rifornimento di scorte in esaurimento o il rinnovo dell'abbonamento. In ogni caso, dovresti creare un requisito dettagliato per specifiche tecniche, materiali, quantità o caratteristiche del servizio. In questa fase, dovresti consultare tutti i dipartimenti aziendali rilevanti per la decisione di approvvigionamento per garantire che i beni acquistati riflettano le esigenze pratiche.

Invia richiesta di acquisto per l'approvazione

Quando è necessario acquistare un numero significativo di articoli o servizi, è necessario effettuare una richiesta di acquisto formale. Una richiesta di acquisto informa che c'è bisogno di approvvigionamento, con descrizioni di specifiche, quantità, lasso di tempo necessario, ecc. Il manager o il direttore che supervisiona le attività di approvvigionamento nella tua azienda approverà o rifiuterà la richiesta di acquisto. Se approvato, puoi procedere con il passaggio successivo.

Valuta e seleziona i fornitori

Ora sapendo cosa devi cercare, è tempo di trovare il miglior fornitore. È possibile inviare una richiesta di preventivo (RFQ) o una richiesta di proposta (RFP) a potenziali fornitori a seconda dell'ambito della fornitura. La richiesta di offerta e la richiesta di offerta dovrebbero avere istruzioni chiare su ciò che ti aspetti in un preventivo in modo da poter confrontare le mele con le mele.

La valutazione dei fornitori non dovrebbe riguardare solo il prezzo, è necessario considerare la reputazione, la qualità, la velocità di consegna e l'affidabilità del fornitore. Dovresti avere almeno 3 virgolette prima di prendere decisioni. Di solito, i criteri tecnici dovrebbero essere valutati nel primo round, quindi hai alcuni fornitori selezionati per continuare con la valutazione commerciale.

Negoziare prezzo e condizioni

Dopo la valutazione, è possibile organizzare i fornitori in ordine. Inizia con quello più in alto per negoziare termini e condizioni, incluso l'ambito del lavoro e la responsabilità di ciascuna parte, i prezzi e i termini di pagamento, nonché l'assicurazione dei beni e la garanzia per i servizi. Se il primo fornitore non va bene, puoi passare al secondo e oltre. Assicurati solo che se rifiuti un accordo, hai opzioni alternative concrete. Una volta che hai concordato i termini e le condizioni finali, dovrebbero essere espressi in un contratto.

Crea un ordine di acquisto

Dopo aver firmato il contratto, è possibile generare un ordine di acquisto (PO) e inviarlo al fornitore. L'ordine di acquisto dovrebbe identificare in dettaglio i beni o servizi esatti necessari, la quantità, il prezzo, il metodo di consegna e la data di scadenza per la consegna.

Ricevi e ispeziona la merce consegnata

Ora tocca al fornitore evadere l'ordine. Una volta ricevuta la merce, esaminarla attentamente per eventuali difetti o danneggiamenti. Assicurati di ottenere il numero giusto e la qualità giusta come specificato nell'ordine di acquisto.

Effettuare la corrispondenza a tre vie per i documenti

Prima di effettuare il pagamento, è necessario eseguire un confronto a tre vie confrontando l'ordine di acquisto, la ricevuta dell'ordine o la distinta di imballaggio e la fattura. Assicurati che i beni o i servizi ricevuti corrispondano all'ordine di acquisto e che la fattura sia autorizzata e accurata. Se ci sono discrepanze tra i 3 documenti, devi risolverli prima di saldare il pagamento.

Approva la fattura e organizza il pagamento

Una volta che la fattura ha superato il controllo di corrispondenza a tre vie, puoi organizzare il pagamento per il fornitore. Dovresti disporre di un processo di contabilità fornitori coerente per certificare che i pagamenti corrispondano alla fattura e alla data di scadenza. Questo processo ti aiuterà a gestire i pagamenti puntuali, a evitare i ritardi e a creare un buon rapporto con il fornitore.

Tenuta dei registri

È importante mantenere i registri per l'intero processo di approvvigionamento. Questi record ti aiuteranno a determinare il prezzo giusto per un futuro riordino, oltre a supportarti con il processo di revisione e il calcolo delle tasse. Registri chiari e accurati sono anche una solida base per risolvere eventuali controversie.

Il mercato globale del software di approvvigionamento sta crescendo rapidamente. Un rapporto di Verified Market Research prevede che il mercato varrà 9,5 miliardi di dollari a livello globale entro il 2028, un aumento significativo rispetto ai 5,5 miliardi di dollari del 2020.

La tecnologia di approvvigionamento avanzata fornisce una piattaforma di approvvigionamento unificata per tutte le parti interessate per ottenere visibilità in tempo reale, scoprire opportunità di risparmio e collaborare efficacemente tra loro. Fa evolvere il procurement da una funzione tattica a una funzione strategica e genera più valore per il business.

Ecco le migliori tecnologie di approvvigionamento che dovresti adottare per la tua attività:

Software di approvvigionamento basato su cloud e personalizzato

Il mondo sta cercando software basato su cloud che aiuti le aziende a ridurre le spese generali e ottenere la condivisione delle informazioni in tempo reale. Con la tecnologia basata su cloud, hai maggiore flessibilità per accedere all'applicazione da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

Inoltre, la popolarità del cloud computing rende conveniente sfruttare API e microservizi. Puoi integrare vari componenti aggiuntivi al tuo sistema esistente senza la necessità di una codifica personalizzata. Crea una maggiore autonomia per le aziende per personalizzare la piattaforma di cui hanno bisogno e non devono più pagare per funzionalità non necessarie.

Automazione del processo

L'automazione degli appalti consiste nel sostituire i processi di approvvigionamento manuale con flussi di lavoro elettronici/digitali per migliorare la produttività, ridurre al minimo i costi di manodopera, facilitare il processo ed eliminare gli errori.

2 tipi di automazione possono essere applicati agli appalti:

• L'automazione dei processi aziendali (BPA) sfrutta il processo di approvvigionamento con la digitalizzazione per aumentare l'efficienza. Ad esempio, puoi automatizzare gli ordini di acquisto per semplificare le operazioni o automatizzare i moduli degli ordini di vendita per migliorare l'esperienza del cliente.
• L'automazione dei processi robotici (RPA) accelera le attività manuali, ripetitive e di basso valore come l'immissione di dati. Ti aiuta a risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori umani.

Analisi dei dati

Oggi, sempre più aziende si sono rese conto dell'importanza dei dati per guidare il proprio successo organizzativo. Una grande quantità di dati richiede la capacità di un'azienda di elaborare i dati in tempo reale, interpretarli e riconoscere i fattori dominanti per ideare soluzioni innovative per il tuo business.

Un approccio basato sui dati fornisce informazioni dettagliate sulle prestazioni e sulle sfide. Con i dati è possibile identificare gli aspetti dell'approvvigionamento che necessitano di miglioramenti e allocare meglio le risorse per prendere decisioni consapevoli. La chiave per potenziare un approvvigionamento basato sull'analisi è coinvolgere l'analisi nel processo decisionale piuttosto che in un progetto separato.

Intelligenza artificiale (AI) e machine learning negli appalti

L'applicazione dell'IA e dell'apprendimento automatico negli appalti consente di risolvere problemi complicati che coinvolgono grandi quantità di dati. Ecco alcune aree in cui l'IA può apportare valore all'approvvigionamento nella catena di approvvigionamento:

• Prendi decisioni migliori: l'IA può fornire analisi e approfondimenti tempestivi per prendere decisioni di approvvigionamento più accurate.
• Identifica nuove opportunità: l'IA acquisisce fonti di dati rilevanti come ricerche di mercato esterne per informarti di nuove conoscenze. Combinato con i tuoi dati interni, ti aiuta a scoprire opportunità di risparmio, fornitori o nuovi mercati in cui entrare.
• Migliora le operazioni interne: l'intelligenza artificiale aiuta a semplificare e allineare le operazioni aziendali in più dipartimenti o posizioni geografiche.
• Liberare tempo: automatizzando più attività di routine, l'IA libera risorse di approvvigionamento per gestire attività più creative o strategiche come la gestione delle relazioni con i fornitori chiave.
• Ottimizza le relazioni con i fornitori: l'IA può essere utilizzata per trovare nuovi fornitori e supportare la gestione dei contratti misurando le metriche chiave delle prestazioni.
• Semplifica il processo di approvvigionamento: l'apprendimento automatico può facilitare i processi di revisione e approvazione, nonché aggiornare i dati del catalogo o del contratto, garantendo che tutte le informazioni su prodotti, materiali e fornitori siano corrette.

Con l'aiuto dell'IA, le aziende possono identificare le esigenze aziendali, alleviare i rischi, automatizzare le attività ripetitive, facilitare la gestione dei fornitori, monitorare le spese e prevedere la domanda del mercato per migliorare i profitti.

Integrare Enterprise Resource Planning (ERP) nella gestione della catena di approvvigionamento (SCM)

L'ERP nella gestione della catena di approvvigionamento mira a eseguire aspetti di approvvigionamento efficienti (stoccaggio e trasporto) e aspetti di mercato. Un sistema ERP gestisce tutte le funzioni aziendali come contabilità, gestione dei progetti, gestione dei rischi, logistica, vendite, produzione, distribuzione e risorse umane. Integrando ERP in SCM, tutti i dati sono centralizzati per una più facile accessibilità. L'approvvigionamento nella catena di approvvigionamento può quindi essere condotto in linea con altre attività e risorse. Pertanto, l'integrazione di ERP e SCM consente di fornire prodotti e servizi ai clienti con maggiore velocità, qualità ed efficienza.

Alcuni valori che ERP crea per la gestione della supply chain sono:

• Consolida le funzioni della supply chain in un'unica dashboard
• Creare una migliore visibilità e coordinamento con i fornitori
• Automatizza i processi della supply chain per aumentare la produttività
• Elimina gli errori umani nelle tradizionali attività manuali
• Fornire report preziosi per prendere decisioni corrette

Portali self-service

Una delle tecnologie di approvvigionamento in ascesa sono i portali self-service che sostituiscono il controllo dell'ufficio con una soluzione guidata dall'utente. Questa tecnologia è sempre più utilizzata per acquisti non critici, poiché sempre più acquirenti preferiscono interagire con i fornitori tramite portali self-service e gestire le informazioni sul proprio account.

Con i portali self-service che si occupano di piccoli acquisti, puoi liberare personale e risorse di approvvigionamento per supervisionare transazioni più complesse che richiedono un'esperienza di acquisto personale ed efficace.

L'approvvigionamento fa parte della filiera?

Sì. L'approvvigionamento è una branca della gestione della catena di approvvigionamento. L'obiettivo del Procurement è acquisire gli input necessari per eseguire le operazioni aziendali quotidiane. La gestione della catena di approvvigionamento si occupa della trasformazione di tali input in prodotti finiti e della consegna dei prodotti ai clienti.

Perché l'approvvigionamento è importante nella gestione della catena di approvvigionamento

L'approvvigionamento è importante per un'azienda per ottenere le merci giuste e costruire solide relazioni con i fornitori. Una buona gestione degli approvvigionamenti aiuterà a ridurre i costi delle materie prime e a identificare migliori fonti di approvvigionamento. Il ruolo dell'approvvigionamento nella gestione della catena di approvvigionamento sottolinea come ottenere gli input giusti al momento giusto e al prezzo giusto.

Cosa fa un responsabile della catena di approvvigionamento?

I responsabili della catena di approvvigionamento monitorano le attività logistiche e tengono traccia dell'inventario. Analizzano le prestazioni operative, identificano i colli di bottiglia e risolvono i problemi. I responsabili della catena di approvvigionamento devono anche collaborare con fornitori e fornitori di servizi logistici per garantire che il movimento dei prodotti soddisfi gli standard di qualità e sicurezza.