Gestión de compras y cadena de suministro: ¿Cuáles son las diferencias?

La adquisición se refiere a todas las actividades necesarias para obtener los bienes y servicios necesarios para ejecutar las operaciones comerciales diarias. Implica la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos, la compra de artículos, la recepción e inspección de productos y el registro de todos los pasos en el papeleo.

Las adquisiciones pueden clasificarse como adquisiciones directas o indirectas:

• La compra directa es la obtención de bienes primarios para producir productos finales. Para un fabricante, la adquisición directa puede ser materia prima y componentes. Para un minorista, incluye artículos que se compran a un mayorista y luego se revenden a los clientes.
• La adquisición indirecta se refiere a las compras de artículos necesarios para las operaciones diarias pero que no constituyen directamente los productos finales. Incluye alquiler, material de oficina, mobiliario, costos de comercialización, servicios de consultoría y mantenimiento de equipos.

La adquisición no es una lista de actos aislados, es un proceso continuo. Por ejemplo, puede establecer relaciones a largo plazo con proveedores clave para obtener el mejor servicio y negociar a un mejor precio. Le ayuda a reducir los costos de adquisición y, en última instancia, contribuye a aumentar los márgenes de beneficio. Además, también necesita controles frecuentes de control de calidad para analizar el desempeño de sus proveedores y elegir los mejores para futuras compras.

La gestión de la cadena de suministro es el proceso de supervisión de una cadena de suministro para garantizar un flujo fluido de bienes y servicios de principio a fin. Incluye la planificación, implementación y seguimiento de la transformación de las materias primas en productos para los clientes finales.

Una cadena de suministro es una gran red de partes interesadas, incluidos fabricantes, proveedores, almacenes mayoristas, minoristas y proveedores de logística para producir y distribuir productos. Por lo tanto, la gestión de la cadena de suministro requiere todos los trabajos y servicios que ayuden a mover el producto desde la adquisición de materias primas hasta el funcionamiento de la producción y la entrega de los productos a los usuarios finales sin problemas.

Al servir como asistencia de la gestión de la cadena de suministro, las operaciones de la tienda minorista ayudan a entregar los productos a los clientes. La administración minorista es el proceso de mantener el inventario correcto para satisfacer la demanda de los clientes mientras atrae clientes a su tienda, mejora la experiencia de compra y genera su lealtad. Es compatible con la etapa final de la gestión de la cadena de suministro.

Distinciones clave entre compras y gestión de la cadena de suministro

La gestión de compras y de la cadena de suministro son funciones internas esenciales para lograr las metas y objetivos de una empresa. Tienen muchas cosas en común:

• Tanto la gestión de compras como la de la cadena de suministro son interfaces principales con los proveedores.
• Ambos tienen como objetivo garantizar que los materiales y componentes adquiridos estén disponibles con la calidad adecuada, la cantidad adecuada, el momento adecuado y el precio adecuado.
• Los 2 procesos necesitan una gestión proactiva para operar el negocio con éxito.

Aunque existe una fuerte relación entre la gestión de la cadena de suministro y las adquisiciones, no son intercambiables. Descubramos sus principales diferencias:

Las adquisiciones se centran en los insumos; La gestión de la cadena de suministro hace hincapié en la producción y la entrega.

Las compras tienen un enfoque de insumos para obtener las materias primas y los bienes que su empresa necesita. Para hacerlo, requiere buscar proveedores, llegar a un contrato y orden de compra, recibir los bienes y realizar los pagos.

Por el contrario, la gestión de la cadena de suministro es un proceso orientado a la salida que se ocupa de convertir esos bienes en productos finales y distribuirlos a los clientes de manera eficiente. Por lo tanto, implica logística, producción, gestión de inventario, estrategia de distribución y gestión minorista.

Compras maneja la obtención de suministros; La gestión de la cadena de suministro abarca mucho más

Si bien el aprovisionamiento en la cadena de suministro tiene como objetivo establecer relaciones con los proveedores y adquirir bienes y servicios de alta calidad para su empresa, la gestión de toda la cadena de suministro es mucho más amplia. Las compras solo cubren la primera parte de la gestión de la cadena de suministro. El resto de la gestión de la cadena de suministro incluye la logística para obtener mercancías, como el envío, la gestión de almacenes o el tránsito directo, así como el proceso de fabricación y distribución de los productos finales.

Adquisiciones apoya la producción; La gestión de la cadena de suministro dirige la producción y la distribución.

El aprovisionamiento es una importante función de apoyo a la producción de una empresa. Garantiza que su empresa obtenga los materiales y el inventario correctos para producir productos terminados. Por otro lado, la gestión de la cadena de suministro aborda cómo estos insumos se transforman en productos finales y se distribuyen a los clientes. La gestión de la cadena de suministro es el proceso que lo abarca, mientras que la adquisición es solo un subconjunto que proporciona los insumos para todo el sistema.

Abastecimiento y adquisición

El abastecimiento es la etapa inicial del ciclo de adquisiciones. Consiste en identificar y evaluar proveedores potenciales, negociar términos y seleccionar los proveedores que mejor se ajusten a los requisitos de la empresa. El abastecimiento se centra en el "quién" que puede ofrecer los suministros, mientras que el aprovisionamiento se concentra en el "qué" de los suministros y materiales.

Compras y aprovisionamiento

Compras y aprovisionamiento son el par de palabras mal utilizadas con mayor frecuencia. La compra es una parte de la adquisición que ocurre después de la etapa de abastecimiento. Incluye actividades como ordenar, acelerar, recibir y cumplir con los pagos. Las compras se centran en las transacciones más que en las relaciones con los proveedores. Si bien el abastecimiento tiene un enfoque proactivo que comienza con la determinación de las necesidades comerciales, la compra es un enfoque reactivo que simplemente tiene como objetivo adquirir lo que ya se decidió comprar.

El proceso de adquisición puede variar según la estructura y las necesidades de la empresa. Sin embargo, estos son los 9 pasos típicos para la adquisición en la cadena de suministro:

Identificar los bienes y servicios necesarios.

Una empresa debe comenzar por identificar sus necesidades de un bien o servicio específico. Puede ser un artículo nuevo, una reposición de inventario de bajo rendimiento o la renovación de una suscripción. En cualquier caso, debe crear un requisito detallado de especificaciones técnicas, materiales, cantidad o características del servicio. En esta etapa, debe consultar a todos los departamentos comerciales relevantes para la decisión de adquisición para asegurarse de que los bienes comprados reflejen las necesidades prácticas.

Enviar solicitud de compra para su aprobación

Cuando necesite adquirir una cantidad significativa de artículos o servicios, debe realizar una solicitud de compra formal. Una solicitud de compra informa que existe una necesidad de adquisición, con descripciones de especificaciones, cantidad, el marco de tiempo necesario, etc. El gerente o director que supervisa las actividades de adquisición en su empresa aprobará o denegará la solicitud de compra. Si se aprueba, puede continuar con el siguiente paso.

Evaluar y seleccionar proveedores

Ahora que sabe lo que necesita buscar, es hora de encontrar el mejor proveedor. Puede enviar una solicitud de cotización (RFQ) o una solicitud de propuesta (RFP) a proveedores potenciales según el alcance del suministro. La RFQ y la RFP deben tener instrucciones claras sobre lo que espera en una cotización para que pueda comparar manzanas con manzanas.

La evaluación de los proveedores no debe basarse simplemente en el precio, debe considerar la reputación, la calidad, la velocidad de entrega y la confiabilidad del proveedor. Debe tener al menos 3 cotizaciones antes de tomar decisiones. Por lo general, los criterios técnicos deben evaluarse en la primera ronda, luego tiene algunos proveedores preseleccionados para continuar con la evaluación comercial.

Negociar precio y condiciones

Después de la evaluación, puede organizar los proveedores en orden. Comience con el primero para negociar los términos y condiciones, incluido el alcance del trabajo y la responsabilidad de cada parte, el precio y las condiciones de pago, así como el seguro de los bienes y la garantía de los servicios. Si el primer proveedor no va bien, puedes pasar al segundo y en adelante. Solo asegúrese de que si rechaza un trato, tiene opciones alternativas concretas. Una vez que haya acordado los términos y condiciones finales, deben expresarse en un contrato.

Crear una orden de compra

Después de firmar el contrato, puede generar una orden de compra (PO) y enviarla al proveedor. La orden de compra debe identificar en detalle los bienes o servicios exactos que se necesitan, la cantidad, el precio, el método de entrega y la fecha de vencimiento de la entrega.

Recibir e inspeccionar los bienes entregados.

Ahora es el turno del proveedor para cumplir con el pedido. Una vez que reciba los productos, examínelos cuidadosamente en busca de defectos o daños. Asegúrese de obtener el número correcto y la calidad correcta como se especifica en la orden de compra.

Realizar coincidencias de tres vías para documentos

Antes de realizar el pago, debe realizar una comparación tripartita comparando la orden de compra, el recibo del pedido o la lista de empaque y la factura. Asegúrese de que los bienes o servicios recibidos coincidan con la orden de compra y que la factura esté autorizada y sea precisa. Si hay discrepancias entre los 3 documentos, debe resolverlas antes de liquidar el pago.

Aprobar la factura y organizar el pago

Una vez que la factura pasa la verificación de coincidencia triple, puede organizar el pago para el proveedor. Debe tener un proceso coherente de cuentas por pagar para certificar que los pagos coinciden con la factura y la fecha de vencimiento. Este proceso lo ayudará a administrar pagos puntuales, evitar cargos por mora y crear una buena relación con el proveedor.

Mantenimiento de registros

Es importante mantener registros de todo el proceso de adquisición. Estos registros lo ayudarán a determinar el precio correcto para reordenar en el futuro, así como también lo ayudarán con el proceso de auditoría y el cálculo de impuestos. Los registros claros y precisos también son una base sólida para resolver posibles disputas.

El mercado global de software de adquisiciones está creciendo rápidamente. Un informe de Verified Market Research pronostica que el mercado tendrá un valor de $ 9.5 mil millones a nivel mundial para 2028, un aumento significativo de $ 5.5 mil millones en 2020.

La tecnología de adquisiciones avanzada proporciona una plataforma de adquisiciones unificada para que todas las partes interesadas obtengan visibilidad en tiempo real, descubran oportunidades de ahorro y colaboren de manera efectiva entre sí. Hace que las compras evolucionen de una función táctica a una función estratégica y genera más valor para el negocio.

Estas son las principales tecnologías de adquisición que debe adoptar para su negocio:

Software de compras personalizado y basado en la nube

El mundo apuesta por un software basado en la nube que ayude a las empresas a reducir los gastos generales y a compartir información en tiempo real. Con la tecnología basada en la nube, tiene más flexibilidad para acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Además, la popularidad de la computación en la nube hace que sea rentable aprovechar las API y los microservicios. Puede integrar varios complementos a su sistema existente sin necesidad de codificación personalizada. Crea una mayor autonomía para que las empresas personalicen la plataforma según sus necesidades y ya no tengan que pagar por funciones innecesarias.

Automatización de procesos

La automatización de adquisiciones se trata de reemplazar sus procesos de adquisición manuales con flujos de trabajo electrónicos/digitales para mejorar la productividad, minimizar los costos de mano de obra, facilitar el proceso y eliminar errores.

Se pueden aplicar 2 tipos de automatización a las compras:

• La automatización de procesos comerciales (BPA) aprovecha su proceso de adquisición con la digitalización para aumentar la eficiencia. Por ejemplo, puede automatizar órdenes de compra para agilizar las operaciones o automatizar formularios de órdenes de venta para mejorar la experiencia del cliente.
• La automatización robótica de procesos (RPA) acelera las tareas manuales, repetitivas y de bajo valor, como la entrada de datos. Le ayuda a ahorrar tiempo y minimizar los errores humanos.

análisis de datos

Hoy en día, cada vez más empresas se han dado cuenta de la importancia de los datos para impulsar el éxito de su organización. Una gran cantidad de datos requiere la capacidad de una empresa para procesar datos en tiempo real, interpretar los datos y reconocer los factores dominantes para diseñar soluciones innovadoras para su negocio.

Un enfoque basado en datos proporciona información sobre su desempeño y desafíos. Con los datos, puede identificar los aspectos de adquisiciones que necesitan mejoras y asignar mejor los recursos para tomar decisiones bien informadas. La clave para potenciar una adquisición basada en análisis es involucrar análisis en el proceso de toma de decisiones en lugar de un proyecto separado.

Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático en compras

La aplicación de la IA y el aprendizaje automático en las compras prospera al resolver problemas complicados que involucran grandes cantidades de datos. Aquí hay algunas áreas en las que la IA puede aportar valor a la adquisición en la cadena de suministro:

• Tome mejores decisiones: la IA puede proporcionar análisis e información oportunos para tomar decisiones de abastecimiento más precisas.
• Identifique nuevas oportunidades: la IA captura fuentes de datos relevantes, como estudios de mercado externos, para informarle sobre nuevos conocimientos. Combinado con sus datos internos, lo ayuda a descubrir oportunidades de ahorro, proveedores o nuevos mercados para ingresar.
• Mejore las operaciones internas: la IA ayuda a optimizar y alinear las operaciones comerciales en múltiples departamentos o ubicaciones geográficas.
• Libere tiempo: al automatizar más tareas rutinarias, la IA libera recursos de compras para manejar tareas más creativas o estratégicas, como la gestión de relaciones con proveedores clave.
• Optimice las relaciones con los proveedores: la IA se puede utilizar para buscar nuevos proveedores y respaldar la gestión de contratos mediante la medición de métricas clave de rendimiento.
• Simplifique el proceso de adquisición: el aprendizaje automático puede facilitar los procesos de revisión y aprobación, así como actualizar los datos del catálogo o del contrato, asegurando que toda la información sobre productos, materiales y proveedores sea correcta.

Con la ayuda de la IA, las empresas pueden identificar las necesidades comerciales, aliviar los riesgos, automatizar las tareas repetitivas, facilitar la gestión de proveedores, realizar un seguimiento de los gastos y pronosticar la demanda del mercado para mejorar los resultados.

Integre la planificación de recursos empresariales (ERP) en la gestión de la cadena de suministro (SCM)

ERP en la gestión de la cadena de suministro tiene como objetivo ejecutar aspectos de suministro eficientes (almacenamiento y transporte) y aspectos de mercado. Un sistema ERP gestiona todas las funciones comerciales como contabilidad, gestión de proyectos, gestión de riesgos, logística, ventas, fabricación, distribución y recursos humanos. Al integrar ERP en SCM, todos los datos se centralizan para facilitar el acceso. La adquisición en la cadena de suministro se puede realizar en consonancia con otras actividades y recursos. Por lo tanto, la integración de ERP y SCM le permite entregar productos y servicios a los clientes con mayor velocidad, calidad y eficiencia.

Algunos valores que crea ERP para la gestión de la cadena de suministro son:

• Consolide las funciones de la cadena de suministro en un solo tablero
• Crear una mejor visibilidad y coordinación con los proveedores
• Automatice los procesos de la cadena de suministro para aumentar la productividad
• Elimine los errores humanos en las tareas manuales tradicionales
• Proporcione informes valiosos para tomar decisiones acertadas

Portales de autoservicio

Una de las tecnologías de adquisición en aumento son los portales de autoservicio que reemplazan el control de la oficina con una solución impulsada por el usuario. Esta tecnología se usa cada vez más para compras no críticas, ya que más compradores prefieren interactuar con los proveedores a través de portales de autoservicio y administrar la información de su cuenta.

Con los portales de autoservicio que se encargan de las pequeñas compras, puede liberar personal y recursos de compras para supervisar transacciones más complejas que requieren una experiencia de compra personal y efectiva.

¿La adquisición es parte de la cadena de suministro?

Sí. Las compras son una rama de la gestión de la cadena de suministro. El objetivo de Adquisiciones es adquirir los insumos que necesita para ejecutar las operaciones comerciales diarias. La gestión de la cadena de suministro se ocupa de la transformación de esos insumos en productos terminados y la entrega del producto a los clientes.

Por qué las compras son importantes en la gestión de la cadena de suministro

La adquisición es importante para que una empresa obtenga los productos correctos y construya relaciones sólidas con los proveedores. Una buena gestión de adquisiciones ayudará a reducir los costos de las materias primas e identificar mejores fuentes de suministro. El papel de las compras en la gestión de la cadena de suministro enfatiza cómo obtener los insumos correctos en el momento correcto y al precio correcto.

¿Qué hace un gerente de la cadena de suministro?

Los gerentes de la cadena de suministro supervisan las actividades logísticas y realizan un seguimiento del inventario. Analizan el rendimiento operativo, identifican cuellos de botella y resuelven problemas. Los gerentes de la cadena de suministro también deben colaborar con los proveedores y proveedores de logística para garantizar que el movimiento del producto cumpla con los estándares de calidad y seguridad.