Gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement : quelles sont les différences ?

L'approvisionnement fait référence à toutes les activités nécessaires pour obtenir les biens et services dont vous avez besoin pour exécuter les opérations commerciales quotidiennes. Cela implique de rechercher des fournisseurs, de négocier des contrats, d'acheter des articles, de recevoir et d'inspecter des marchandises et d'enregistrer toutes les étapes de la paperasserie.

Les achats peuvent être classés en achats directs ou indirects :

• L'approvisionnement direct est l'obtention de biens primaires pour fabriquer des produits finis. Pour un fabricant, l'approvisionnement direct peut concerner les matières premières et les composants. Pour un détaillant, il comprend les articles achetés auprès d'un grossiste puis revendus aux clients.
• L'approvisionnement indirect fait référence aux achats d'articles nécessaires aux opérations quotidiennes mais qui ne constituent pas directement les produits finaux. Il comprend le loyer, les fournitures de bureau, le mobilier, les frais de commercialisation, les services de consultation et l'entretien du matériel.

L'approvisionnement n'est pas une liste d'actes isolés — c'est un processus continu. Par exemple, vous pouvez établir des relations à long terme avec des fournisseurs clés pour obtenir le meilleur service et négocier au meilleur prix. Cela vous aide à réduire les coûts d'approvisionnement et, en fin de compte, contribue à des marges bénéficiaires plus élevées. De plus, vous avez également besoin de contrôles d'assurance qualité fréquents pour analyser les performances de vos fournisseurs afin de choisir les meilleurs pour vos futurs achats.

La gestion de la chaîne d'approvisionnement est le processus de supervision d'une chaîne d'approvisionnement pour assurer un flux fluide de biens et de services de bout en bout. Cela comprend la planification, la mise en œuvre et le suivi de la transformation des matières premières en produits pour les clients finaux.

Une chaîne d'approvisionnement est un vaste réseau de parties prenantes, comprenant des fabricants, des vendeurs, des entrepôts de gros, des détaillants et des prestataires logistiques pour produire et distribuer des produits. Par conséquent, la gestion de la chaîne d'approvisionnement nécessite tous les emplois et services qui permettent de faire passer le produit de l'approvisionnement en matières premières à la production en cours et à la livraison transparente des produits aux utilisateurs finaux.

Servant d'assistance à la gestion de la chaîne d'approvisionnement, les opérations des magasins de détail aident à livrer les produits aux clients. La gestion de la vente au détail consiste à maintenir le bon inventaire pour répondre à la demande des clients tout en attirant les clients dans votre magasin, en améliorant l'expérience d'achat et en renforçant leur fidélité. Il prend en charge la dernière étape de la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Principales distinctions entre les achats et la gestion de la chaîne d'approvisionnement

L'approvisionnement et la gestion de la chaîne d'approvisionnement sont deux fonctions internes essentielles pour atteindre les buts et les objectifs d'une entreprise. Ils ont beaucoup de choses en commun :

• Les achats et la gestion de la chaîne d'approvisionnement sont les principales interfaces avec les fournisseurs.
• Ils visent tous deux à garantir que les matériaux et composants achetés sont disponibles avec la bonne qualité, la bonne quantité, le bon moment et le bon prix.
• Les 2 processus nécessitent une gestion proactive pour faire fonctionner l'entreprise avec succès.

Bien qu'il existe une relation étroite entre la gestion de la chaîne d'approvisionnement et l'approvisionnement, ils ne sont pas interchangeables. Découvrons leurs principales différences :

L'approvisionnement se concentre sur les intrants ; la gestion de la chaîne d'approvisionnement met l'accent sur la production et la livraison

L'approvisionnement est axé sur les intrants pour obtenir les matières premières et les biens dont votre entreprise a besoin. Pour ce faire, il faut rechercher des fournisseurs, conclure un contrat et un bon de commande, recevoir les marchandises et effectuer les paiements.

En revanche, la gestion de la chaîne d'approvisionnement est un processus axé sur les résultats qui consiste à convertir ces biens en produits finaux et à les distribuer efficacement aux clients. Par conséquent, cela implique la logistique, la production, la gestion des stocks, la stratégie de distribution et la gestion de la vente au détail.

L'approvisionnement gère l'approvisionnement ; la gestion de la chaîne d'approvisionnement englobe beaucoup plus

Alors que l'approvisionnement dans la chaîne d'approvisionnement vise à établir des relations avec les fournisseurs et à acquérir des biens et services de haute qualité pour votre entreprise, la gestion de la chaîne d'approvisionnement dans son ensemble est beaucoup plus large. Les achats ne couvrent que la première partie de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Le reste de la gestion de la chaîne d'approvisionnement comprend la logistique pour atteindre les marchandises, comme l'expédition, la gestion des entrepôts ou le transbordement, ainsi que le processus de fabrication et la distribution des produits finaux.

L'approvisionnement soutient la production; la gestion de la chaîne d'approvisionnement dirige la production et la distribution

L'approvisionnement est une fonction de soutien importante pour la production d'une entreprise. Il garantit que votre entreprise obtient les bons matériaux et les bons stocks pour produire des produits finis. D'autre part, la gestion de la chaîne d'approvisionnement aborde la manière dont ces intrants sont transformés en produits finaux et distribués aux clients. La gestion de la chaîne d'approvisionnement est le processus englobant, tandis que l'approvisionnement n'est qu'un sous-ensemble qui fournit les intrants pour l'ensemble du système.

Sourcing et approvisionnement

L'approvisionnement est la première étape du cycle d'approvisionnement. Il consiste à identifier et à évaluer les fournisseurs potentiels, à négocier les conditions et à sélectionner les fournisseurs les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise. L'approvisionnement se concentre sur le « qui » ​​qui peut offrir les fournitures, tandis que l'approvisionnement se concentre sur le « quoi » des fournitures et des matériaux.

Achats et approvisionnement

L'achat et l'approvisionnement sont les couples de mots les plus souvent utilisés à mauvais escient. L'achat est une partie de l'approvisionnement qui se produit après l'étape de sourcing. Cela comprend des activités telles que la commande, l'expédition, la réception et l'exécution des paiements. Les achats se concentrent sur les transactions plutôt que sur les relations avec les fournisseurs. Alors que l'approvisionnement a une approche proactive qui commence par la détermination des besoins de l'entreprise, l'achat est une approche réactive qui vise simplement à acquérir ce que l'on a déjà décidé d'acheter.

Le processus d'approvisionnement peut varier en fonction de la structure et des besoins de l'entreprise. Cependant, voici les 9 étapes typiques de l'approvisionnement dans la chaîne d'approvisionnement :

Identifier les biens et services nécessaires

Une entreprise doit commencer par identifier ses besoins pour un bien ou un service spécifique. Il peut s'agir d'un nouvel article, d'un réapprovisionnement d'un inventaire faible ou d'un renouvellement d'abonnement. Dans tous les cas, vous devez créer une exigence détaillée pour les spécifications techniques, les matériaux, la quantité ou les caractéristiques de service. À ce stade, vous devez consulter tous les départements commerciaux concernés par la décision d'achat pour vous assurer que les biens achetés reflètent les besoins pratiques.

Soumettre la demande d'achat pour approbation

Lorsque vous avez besoin de vous procurer un nombre important d'articles ou de services, vous devez faire une demande d'achat formelle. Une demande d'achat informe qu'il y a un besoin d'approvisionnement, avec des descriptions des spécifications, de la quantité, du délai nécessaire, etc. Le responsable ou le directeur qui supervise les activités d'approvisionnement de votre entreprise approuvera ou refusera la demande d'achat. S'il est approuvé, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Évaluer et sélectionner les fournisseurs

Maintenant que vous savez ce que vous devez rechercher, il est temps de trouver le meilleur fournisseur. Vous pouvez envoyer une demande de devis (RFQ) ou une demande de proposition (RFP) aux fournisseurs potentiels en fonction de l'étendue de l'approvisionnement. La demande de prix et la demande de propositions doivent contenir des instructions claires sur ce que vous attendez d'un devis afin que vous puissiez comparer des pommes avec des pommes.

L'évaluation des fournisseurs ne doit pas être uniquement une question de prix, vous devez tenir compte de la réputation, de la qualité, de la rapidité de livraison et de la fiabilité du fournisseur. Vous devriez avoir au moins 3 citations avant de prendre des décisions. Habituellement, les critères techniques doivent être évalués au premier tour, puis vous avez quelques fournisseurs présélectionnés pour poursuivre l'évaluation commerciale.

Négocier le prix et les conditions

Après évaluation, vous pouvez organiser les fournisseurs dans l'ordre. Commencez par le premier pour négocier les termes et conditions, y compris l'étendue des travaux et la responsabilité de chaque partie, les prix et les conditions de paiement, ainsi que l'assurance des biens et la garantie des services. Si le premier fournisseur ne va pas bien, vous pouvez passer au second et au-delà. Assurez-vous simplement que si vous refusez un accord, vous disposez d'options alternatives concrètes. Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les termes et conditions finaux, ils doivent être exprimés dans un contrat.

Créer un bon de commande

Après avoir signé le contrat, vous pouvez générer un bon de commande (PO) et l'envoyer au fournisseur. Le bon de commande doit identifier en détail les biens ou services exacts nécessaires, la quantité, le prix, le mode de livraison et la date d'échéance de livraison.

Réceptionner et inspecter les marchandises livrées

C'est maintenant au tour du fournisseur d'exécuter la commande. Une fois que vous recevez les marchandises, examinez-les attentivement pour détecter tout défaut ou dommage. Assurez-vous d'obtenir le bon nombre et la bonne qualité comme spécifié dans le bon de commande.

Effectuez une triple correspondance pour les documents

Avant d'effectuer le paiement, vous devez effectuer une triple comparaison en comparant le bon de commande, le reçu de commande ou la liste de colisage et la facture. Assurez-vous que les biens ou services reçus correspondent au bon de commande et que la facture est autorisée et exacte. S'il y a des divergences entre les 3 documents, vous devez les résoudre avant de régler le paiement.

Approuver la facture et organiser le paiement

Une fois que la facture passe la vérification de concordance à trois voies, vous pouvez organiser le paiement pour le fournisseur. Vous devez disposer d'un processus de compte fournisseur cohérent pour certifier que les paiements correspondent à la facture et à la date d'échéance. Ce processus vous aidera à gérer les paiements ponctuels, à éviter les frais de retard et à créer une bonne relation avec le fournisseur.

Tenue de registres

Il est important de tenir des registres pour l'ensemble du processus d'approvisionnement. Ces enregistrements vous aideront à déterminer le bon prix pour une future commande, ainsi qu'à vous aider dans le processus d'audit et le calcul des taxes. Des registres clairs et précis constituent également une base solide pour résoudre d'éventuels litiges.

Le marché mondial des logiciels d'approvisionnement se développe rapidement. Un rapport de Verified Market Research prévoit que le marché atteindra 9,5 milliards de dollars dans le monde d'ici 2028, une augmentation significative par rapport aux 5,5 milliards de dollars en 2020.

La technologie d'approvisionnement avancée fournit une plate-forme d'approvisionnement unifiée à toutes les parties prenantes pour obtenir une visibilité en temps réel, découvrir des opportunités d'économies et collaborer efficacement les unes avec les autres. Elle fait évoluer les achats d'une fonction tactique à une fonction stratégique et génère plus de valeur pour l'entreprise.

Voici les principales technologies d'approvisionnement que vous devriez adopter pour votre entreprise :

Logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud et personnalisé

Le monde opte pour un logiciel basé sur le cloud qui aide les entreprises à réduire les frais généraux et à obtenir un partage d'informations en temps réel. Avec la technologie basée sur le cloud, vous avez plus de flexibilité pour accéder à l'application depuis n'importe quel appareil et à tout moment.

De plus, la popularité du cloud computing rend rentable l'exploitation des API et des microservices. Vous pouvez intégrer divers modules complémentaires à votre système existant sans avoir besoin d'un codage personnalisé. Cela crée une plus grande autonomie pour les entreprises afin de personnaliser la plate-forme selon leurs besoins et de ne plus avoir à payer pour des fonctionnalités inutiles.

Automatisation des processus

L'automatisation des achats consiste à remplacer vos processus d'approvisionnement manuels par des flux de travail électroniques/numériques pour améliorer la productivité, minimiser les coûts de main-d'œuvre, faciliter le processus et éliminer les erreurs.

2 types d'automatisation peuvent être appliqués aux achats :

• L'automatisation des processus métier (BPA) tire parti de votre processus d'approvisionnement avec la numérisation pour augmenter l'efficacité. Par exemple, vous pouvez automatiser les bons de commande pour rationaliser les opérations ou automatiser les formulaires de commande client pour améliorer l'expérience client.
• L'automatisation robotique des processus (RPA) accélère les tâches manuelles, répétitives et de faible valeur comme la saisie de données. Il vous aide à gagner du temps et à minimiser les erreurs humaines.

Analyse des données

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises ont réalisé l'importance des données pour assurer leur réussite organisationnelle. Une grande quantité de données nécessite la capacité d'une entreprise à traiter les données en temps réel, à interpréter les données et à reconnaître les facteurs dominants pour concevoir des solutions innovantes pour votre entreprise.

Une approche basée sur les données fournit des informations sur vos performances et vos défis. Grâce aux données, vous pouvez identifier les aspects de l'approvisionnement qui doivent être améliorés et mieux allouer les ressources pour prendre des décisions éclairées. La clé de l'autonomisation d'un approvisionnement axé sur l'analytique est d'impliquer l'analytique dans le processus de prise de décision plutôt que dans un projet séparé.

Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique dans les achats

L'application de l'IA et de l'apprentissage automatique dans les achats permet de résoudre des problèmes complexes impliquant de grandes quantités de données. Voici quelques domaines dans lesquels l'IA peut apporter de la valeur aux achats dans la chaîne d'approvisionnement :

• Prendre de meilleures décisions : l'IA peut fournir des analyses et des informations en temps opportun pour prendre des décisions d'approvisionnement plus précises.
• Identifiez de nouvelles opportunités : l'IA capture des sources de données pertinentes telles que des études de marché externes pour vous informer de nouvelles connaissances. Combiné à vos données internes, il vous aide à découvrir des opportunités d'économies, de fournisseurs ou de nouveaux marchés à pénétrer.
• Améliorez les opérations internes : l'IA aide à rationaliser et à aligner les opérations commerciales dans plusieurs départements ou emplacements géographiques.
• Libérez du temps – En automatisant davantage de tâches routinières, l'IA libère des ressources d'approvisionnement pour gérer des tâches plus créatives ou stratégiques telles que la gestion des relations avec les principaux fournisseurs.
• Optimiser les relations avec les fournisseurs : l'IA peut être utilisée pour trouver de nouveaux fournisseurs et soutenir la gestion des contrats en mesurant les indicateurs de performance clés.
• Faciliter le processus d'approvisionnement : l'apprentissage automatique peut faciliter les processus d'examen et d'approbation, ainsi que la mise à jour des données de catalogue ou de contrat, garantissant que toutes les informations sur les produits, les matériaux et les fournisseurs sont correctes.

Avec l'aide de l'IA, les entreprises peuvent identifier les besoins de l'entreprise, atténuer les risques, automatiser les tâches répétitives, faciliter la gestion des fournisseurs, suivre les dépenses et prévoir la demande du marché pour améliorer les résultats.

Intégrer la planification des ressources d'entreprise (ERP) dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM)

L'ERP dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement vise à exécuter efficacement les aspects d'approvisionnement (stockage et transport) et les aspects de marché. Un système ERP gère toutes les fonctions de l'entreprise telles que la comptabilité, la gestion de projet, la gestion des risques, la logistique, les ventes, la fabrication, la distribution et les ressources humaines. En intégrant l'ERP dans le SCM, toutes les données sont centralisées pour un accès plus facile. Les achats dans la chaîne d'approvisionnement peuvent alors être menés en alignement avec d'autres activités et ressources. Par conséquent, l'intégration de l'ERP et du SCM vous permet de fournir des produits et des services aux clients avec une vitesse, une qualité et une efficacité supérieures.

Certaines valeurs créées par l'ERP pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement sont :

• Consolidez les fonctions de la chaîne d'approvisionnement dans un tableau de bord unique
• Créer une meilleure visibilité et coordination avec les fournisseurs
• Automatisez les processus de la chaîne d'approvisionnement pour augmenter la productivité
• Éliminer les erreurs humaines dans les tâches manuelles traditionnelles
• Fournir des rapports précieux pour prendre des décisions éclairées

Portails libre-service

L'une des technologies d'approvisionnement en plein essor est celle des portails en libre-service qui remplacent le contrôle du bureau par une solution axée sur l'utilisateur. Cette technologie est de plus en plus utilisée pour les achats non critiques, car de plus en plus d'acheteurs préfèrent interagir avec les fournisseurs via des portails en libre-service et gérer les informations de leur compte.

Avec des portails en libre-service prenant en charge les petits achats, vous pouvez libérer du personnel et des ressources d'approvisionnement pour superviser des transactions plus complexes qui nécessitent une expérience d'achat personnelle et efficace.

L'approvisionnement fait-il partie de la chaîne d'approvisionnement?

Oui. L'approvisionnement est une branche de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. L'objectif de l'approvisionnement est d'acquérir les intrants dont vous avez besoin pour exécuter les opérations commerciales quotidiennes. La gestion de la chaîne d'approvisionnement traite de la transformation de ces intrants en produits finis et de la livraison des produits aux clients.

Pourquoi les achats sont importants dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement

L'approvisionnement est important pour une entreprise afin d'obtenir les bons produits et d'établir des relations solides avec les fournisseurs. Une bonne gestion des achats permettra de réduire les coûts des matières premières et d'identifier de meilleures sources d'approvisionnement. Le rôle de l'approvisionnement dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement met l'accent sur la façon d'obtenir les bons intrants au bon moment et au bon prix.

Que fait un responsable de la chaîne d'approvisionnement ?

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement surveillent les activités logistiques et assurent le suivi des stocks. Ils analysent les performances opérationnelles, identifient les goulots d'étranglement et résolvent les problèmes. Les responsables de la chaîne d'approvisionnement doivent également collaborer avec les fournisseurs et les prestataires logistiques pour garantir que le mouvement des produits respecte les normes de qualité et de sécurité.