Как электронное управление контрактами упрощает дистанционное корпоративное управление

Давайте посмотрим, как электронный документооборот упрощает удаленное корпоративное управление и юридические вопросы.

Удаленная работа стала реальностью для компаний по всему миру, и, поскольку сотрудники рассредоточены больше, чем когда-либо прежде, управление документами и обмен данными стали предметом пристального внимания.

Когда-то сотрудники могли полагаться на защищенную электронную почту и каналы обмена сообщениями на рабочем месте, в то время как компании могли защищать свои сети локально. В наши дни сотрудники входят в рабочие сети из внешних соединений, платформ и местоположений, что усложняет задачу обеспечения безопасности и управления доступом.

В результате может произойти непреднамеренная утечка конфиденциальной информации, а когда поток новых деловых партнерских отношений является источником жизненной силы вашей компании, обеспечение безопасности и соответствия конвейера контрактов имеет решающее значение. Специализированные электронные платформы для управления документами и контрактами могут иметь здесь большое значение. Эти платформы многофункциональны и предлагают широкий спектр функций.

Давайте посмотрим, как электронный документооборот упрощает удаленное корпоративное управление и юридические вопросы.

Управление жизненным циклом контракта

Корпоративные группы обычно использовали иерархию общих папок для хранения данных, связанных с контрактом, и обмена обновлениями. Эта структура не только плохо подходила для удаленной работы, но и создавала головную боль при использовании. Например, если какой-либо сотрудник хотел обновить конкретную информацию, включенную в разные контракты, не было простого способа сделать это.

Последствия безопасности решений для общих папок также проблематичны. Удаленные сотрудники входят в сети компании с личных устройств и из сетей, не предназначенных для обмена конфиденциальными данными корпоративного управления. Например, если компании необходимо обеспечить комплексную проверку потенциального покупателя или партнера, вряд ли можно ожидать, что сотрудники будут находить и отправлять информацию через файлы и общие диски.

Пакет ContractZen для комплексного управления жизненным циклом контрактов является примером того, как технологические решения упрощают эту проблему и позволяют проводить гибкую комплексную проверку на ежедневной основе. Команды могут удаленно входить на платформу и безопасно обмениваться файлами контрактов через встроенные виртуальные комнаты данных для дополнительной безопасности и контроля доступа. Они также могут безопасно сотрудничать и запрашивать электронные подписи внутри платформы.

Самое главное, предоставление контекста для договорной информации также просто, поскольку команды могут связывать и помечать связанную информацию, такую ​​как документы, графики и заметки для обсуждения. Информировать новых членов команды о статусе контракта очень просто.

Все файлы на платформе классифицируются и хранятся на основе настраиваемых метатегов и механизма оптического распознавания символов, что упрощает поиск конкретной информации.

Например, если член группы юристов хочет найти компенсацию на основе опционов, он может выполнить поиск по этому термину и получить все документы, содержащие фразу или информацию, связанную с компенсацией опционов. Больше не нужно просматривать общие диски и сканировать длинные документы.

Упрощенные переговоры и проверка

Центральным элементом управления жизненным циклом контракта являются переговоры. Как только контракты составлены, все связанные стороны обсуждают их и обсуждают условия. Удаленная работа создала некоторые проблемы в этом процессе, поскольку люди больше не находятся в одном месте, чтобы обсуждать условия лицом к лицу.

Коммуникация стала проблемой, и обмен условиями переговоров по электронной почте или телефону — не лучший способ обеспечить их выполнение.

Parley Pro упрощает этап переговоров и проверки контракта.

Как только член команды составляет проект контракта, файл, как правило, редактируется другими членами, которые предлагают изменения. Обычно это приводит к длинному списку зачеркнутых слов, правок и комментариев в документе, которые бывает трудно расшифровать. Поскольку все эти правки являются предложениями, человеку, впервые читающему документ, будет сложно определить статус обсуждения.

Эта платформа автоматически фиксирует изменения предложений из обсуждений членов команды, связанных с документом, и автоматически выделяет их. Он также отслеживает консенсус, и как только каждый член команды соглашается, платформа автоматически обновляет соответствующий текст. Таким образом, отслеживание изменений упрощается, и никому не нужно беспокоиться о контроле версий.

При представлении контракта альтернативным сторонам каждый может обсудить условия на платформе. Parley Pro отслеживает все обсуждения и предлагаемые изменения. Благодаря созданному центральному хранилищу условий заинтересованные стороны могут вести переговоры внутри платформы, не полагаясь на электронную почту или другие менее безопасные платформы обмена сообщениями.

Упрощение выставления счетов

Юридические рабочие процессы могут быстро усложниться. Удаленно расположенным юридическим группам нужны электронные решения, которые управляют операциями, оставляя им время, чтобы сосредоточиться на специфике дела, которым они занимаются. Выставление счетов и управление делами становятся сложными в удаленных ситуациях, поскольку связь может быть рассеяна, что приводит к остановке работы.

Пакет Acuity ELM Essentials представляет собой центральный электронный узел управления операциями и претензиями, предназначенный для юридических групп любого размера. Юридические группы могут отслеживать бюджеты, устанавливать лимиты расходов и контролировать расходы и обязательства внешних консультантов. Платформа также имеет интегрированную систему электронного выставления счетов для защиты от претензий.

Его Mass Tort Manager представляет собой систему электронного выставления счетов, управления претензиями и отчетности, объединенную в одну, которая помогает командам решать сложности защиты от массовых правонарушений.

В этих случаях администрирование и обработка операций могут столкнуться с трудностями, если сотрудники работают удаленно. Благодаря своему новому решению Acuity упрощает юридическим командам эффективное выполнение операций.

Удаленная работа приносит новые решения

Удаленная работа считается серьезной проблемой для компаний, но реальность такова, что технологии предлагают множество решений этих проблем. Управление документами, заключение контрактов и электронный биллинг — это важные шаги вперед для компаний, желающих внедрить удаленную работу, и мы можем только ожидать улучшений в будущем.