Cómo la gestión electrónica de contratos simplifica el gobierno corporativo remoto

Echemos un vistazo a cómo la gestión de documentos electrónicos simplifica el gobierno corporativo remoto y los asuntos legales.

El trabajo a distancia se ha convertido en una realidad para las empresas de todo el mundo y, dado que los empleados están más dispersos que nunca, la gestión de documentos y el intercambio de datos están bajo escrutinio.

Los empleados alguna vez pudieron confiar en el correo electrónico seguro del lugar de trabajo y en los canales de mensajería, mientras que las empresas podían proteger sus redes en las instalaciones. En estos días, los empleados inician sesión en las redes de trabajo desde conexiones, plataformas y ubicaciones externas, lo que hace que la seguridad y el control del acceso sean tareas difíciles.

Como resultado, la información confidencial puede filtrarse inadvertidamente, y cuando el flujo de nuevas asociaciones comerciales es el elemento vital de su empresa, garantizar que su cartera de contratos sea segura y cumpla con las normas es de misión crítica. Las plataformas dedicadas de gestión de contratos y documentos electrónicos pueden marcar una gran diferencia aquí. Estas plataformas son ricas en características y ofrecen una amplia gama de funcionalidades.

Echemos un vistazo a cómo la gestión de documentos electrónicos simplifica el gobierno corporativo remoto y los asuntos legales.

Gestión del ciclo de vida del contrato

Los equipos corporativos suelen utilizar una jerarquía de carpetas compartidas para almacenar datos relacionados con contratos y compartir actualizaciones. Esta estructura no solo no se adaptaba bien a los entornos de trabajo remoto, sino que presenta dolores de cabeza por el uso. Por ejemplo, si algún empleado deseaba actualizar información específica incrustada en diferentes contratos, no había una manera fácil de hacerlo.

Las implicaciones de seguridad de las soluciones de carpetas compartidas también son problemáticas. Los empleados remotos inician sesión en las redes de la empresa desde dispositivos personales y redes que no están diseñadas para compartir datos confidenciales de gobierno corporativo. Por ejemplo, si una empresa tiene que facilitar la diligencia debida para un posible comprador o socio, difícilmente se puede esperar que los empleados encuentren y envíen información a través de archivos y unidades compartidas.

El paquete de gestión integral del ciclo de vida del contrato de ContractZen es un ejemplo de cómo las soluciones tecnológicas simplifican este problema y permiten una diligencia debida ágil a diario. Los equipos pueden iniciar sesión en la plataforma de forma remota y compartir archivos de contratos de forma segura a través de salas de datos virtuales integradas, para mayor seguridad y control de acceso. Pueden colaborar de forma segura y solicitar firmas electrónicas desde dentro de la plataforma también.

Lo que es más importante, brindar contexto a la información contractual también es simple, ya que los equipos pueden vincular y etiquetar información relacionada, como documentos, gráficos y notas de discusión. Poner al día a los nuevos miembros del equipo sobre el estado de un contrato es así de simple.

Todos los archivos de la plataforma se clasifican y almacenan en función de metaetiquetas personalizadas y un motor de reconocimiento óptico de caracteres, lo que simplifica la búsqueda de información específica.

Por ejemplo, si un miembro del equipo legal desea buscar una compensación basada en opciones, puede buscar este término y recuperar todos los documentos que contengan la frase o la información relacionada con la compensación de opciones. Ya no tendrá que buscar en unidades compartidas ni escanear documentos extensos.

Negociación y revisión simplificadas

Una parte central de la gestión del ciclo de vida del contrato es la negociación. Una vez que se redactan los contratos, todas las partes relacionadas se juntan con ellos y negocian los términos. El trabajo remoto ha planteado algunos desafíos en este proceso, ya que las personas ya no están en un solo lugar para discutir los términos cara a cara.

La comunicación se ha convertido en un desafío y el intercambio de términos de negociación por correo electrónico o por teléfono no es la mejor manera de garantizar que se cumplan los términos.

Parley Pro simplifica tanto la etapa de negociación como la de revisión del contrato.

Una vez que un miembro del equipo redacta el contrato, el archivo tiende a ser editado por otros miembros que proponen cambios. Por lo general, esto da como resultado una larga lista de palabras tachadas, ediciones y comentarios en el documento que pueden ser difíciles de descifrar. Dado que todas estas ediciones son sugerencias, una persona que lea el documento por primera vez tendrá una tarea difícil para determinar el estado de la discusión.

Esta plataforma captura automáticamente los cambios de sugerencias de las discusiones de los miembros del equipo relacionadas con el documento y los resalta automáticamente. También realiza un seguimiento del consenso y, una vez que todos los miembros del equipo están de acuerdo, la plataforma actualiza el texto relevante automáticamente. Por lo tanto, el seguimiento de cambios es simple y nadie tiene que preocuparse por el control de versiones.

Al presentar el contrato a partes alternas, todos pueden negociar los términos dentro de la plataforma. Parley Pro realiza un seguimiento de todas las discusiones y cambios propuestos. Gracias al establecimiento de este repositorio central de términos, las partes afectadas pueden realizar negociaciones dentro de la plataforma sin depender de correos electrónicos u otras plataformas de mensajería menos seguras.

Simplificando la Facturación

Los flujos de trabajo legales pueden complicarse rápidamente. Los equipos legales ubicados remotamente necesitan soluciones electrónicas que manejen las operaciones, dejándoles tiempo para que se concentren en los detalles del caso que están manejando. La facturación y la gestión de asuntos se vuelven un desafío en situaciones remotas, ya que la comunicación puede dispersarse, lo que detiene las cosas.

La suite Acuity ELM Essentials es un centro de gestión de reclamos y operaciones electrónicas central que está diseñado para equipos legales de todos los tamaños. Los equipos de operaciones legales pueden monitorear presupuestos, establecer límites de gastos y monitorear los costos y compromisos de los abogados externos. La plataforma también cuenta con un sistema integrado de facturación electrónica para la defensa de reclamaciones.

Su Mass Tort Manager es un sistema de facturación electrónica, gestión de reclamos e informes integrado que ayuda a los equipos a abordar las complejidades de una defensa de agravios masivos.

En estos casos, las operaciones de administración y procesamiento pueden tener un inconveniente si los empleados trabajan de forma remota. Gracias a su novedosa solución, Acuity facilita que los equipos legales manejen las operaciones de manera eficiente.

El trabajo remoto trae nuevas soluciones

El trabajo remoto se ha enmarcado como un desafío importante para las empresas, pero la realidad es que la tecnología está ofreciendo muchas soluciones a estos problemas. La gestión de documentos, la negociación de contratos y la facturación electrónica son avances significativos para las empresas que desean incorporar el trabajo remoto, y solo podemos esperar mejoras en el futuro.