Elektronik Sözleşme Yönetimi Uzaktan Kurumsal Yönetimi Nasıl Basitleştirir?

Elektronik belge yönetiminin uzaktan kurumsal yönetişimi ve yasal konuları nasıl basitleştirdiğine bir göz atalım.

Uzaktan çalışma, dünya çapındaki firmalar için bir gerçeklik haline geldi ve çalışanlar her zamankinden daha dağınık olduğundan, belge yönetimi ve veri paylaşımı inceleme altına alındı.

Şirketler ağlarını şirket içinde güvence altına alabilirken, çalışanlar bir zamanlar güvenli işyeri e-posta ve mesajlaşma kanallarına güvenebilirdi. Bu günlerde, çalışanlar dış bağlantılardan, platformlardan ve konumlardan iş ağlarına giriş yaparak güvenliği ve erişim yönetimini zorlaştırıyor.

Sonuç olarak, hassas bilgiler yanlışlıkla sızdırılabilir ve yeni iş ortaklıklarının akışı şirketinizin can damarı olduğunda, sözleşme hattınızın güvenli ve uyumlu olmasını sağlamak kritik önem taşır. Özel elektronik belge ve sözleşme yönetim platformları burada büyük bir fark yaratabilir. Bu platformlar zengin özelliklere sahiptir ve çok çeşitli işlevler sunar.

Elektronik belge yönetiminin uzaktan kurumsal yönetişimi ve yasal konuları nasıl basitleştirdiğine bir göz atalım.

Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi

Kurumsal ekipler, sözleşmeyle ilgili verileri depolamak ve güncellemeleri paylaşmak için genellikle bir paylaşılan klasör hiyerarşisi kullanmıştır. Bu yapı yalnızca uzak çalışma ortamları için uygun değil, aynı zamanda kullanım sorunlarına da neden oluyor. Örneğin, herhangi bir çalışan farklı sözleşmelere gömülü belirli bilgileri güncellemek isterse, bunu yapmanın kolay bir yolu yoktu.

Paylaşılan klasör çözümlerinin güvenlik etkileri de sorunludur. Uzak çalışanlar, hassas kurumsal yönetim verilerini paylaşmak için oluşturulmamış kişisel cihazlardan ve ağlardan şirket ağlarına giriş yapar. Örneğin, bir şirketin potansiyel bir alıcı veya ortak için durum tespitini kolaylaştırması gerekiyorsa, çalışanların dosyalar ve ortak sürücüler aracılığıyla bilgi bulması ve göndermesi pek beklenemez.

ContractZen'in uçtan uca sözleşme yaşam döngüsü yönetim paketi, teknolojik çözümlerin bu sorunu nasıl basitleştirdiğinin ve günlük bazda çevik durum tespitine nasıl olanak tanıdığının bir örneğidir. Ekipler, ekstra güvenlik ve erişim kontrolü için platforma uzaktan giriş yapabilir ve sözleşme dosyalarını entegre sanal veri odaları aracılığıyla güvenli bir şekilde paylaşabilir. Güvenli bir şekilde işbirliği yapabilir ve platform içinden de e-imza talep edebilirler.

En önemlisi, ekipler belgeler, grafikler ve tartışma notları gibi ilgili bilgileri bağlayıp etiketleyebildiklerinden, sözleşme bilgilerine bağlam sağlamak da kolaydır. Yeni ekip üyelerini bir sözleşmenin durumunu hızlandırmak bu kadar basit.

Platformdaki tüm dosyalar, özel meta etiketlere ve belirli bilgileri aramayı basitleştiren bir optik karakter tanıma motoruna göre sınıflandırılır ve saklanır.

Örneğin, bir hukuk ekibi üyesi opsiyon bazlı tazminat aramak isterse, bu terimi arayabilir ve opsiyon tazminatı ile ilgili ifade veya bilgileri içeren tüm belgelere ulaşabilir. Artık ortak sürücüler arasında gezinmeye ve uzun belgeleri taramaya gerek yok.

Basitleştirilmiş Görüşme ve İnceleme

Sözleşme yaşam döngüsü yönetiminin merkezi bir parçası müzakeredir. Sözleşmeler yapıldıktan sonra, tüm ilgili taraflar bunlar üzerinde toplanır ve şartları müzakere eder. İnsanlar artık terimleri yüz yüze tartışmak için tek bir yerde bulunmadığından, uzaktan çalışma bu sürece bazı zorluklar getirdi.

İletişim bir zorluk haline geldi ve e-posta veya telefon üzerinden pazarlık şartlarını paylaşmak, şartların yerine getirilmesini sağlamanın en iyi yolu değil.

Parley Pro, hem müzakere hem de sözleşme inceleme aşamasını basitleştirir.

Bir ekip üyesi sözleşmeyi hazırladığında, dosya değişiklik öneren diğer üyeler tarafından düzenlenme eğilimindedir. Genellikle, bu, deşifre edilmesi zor olabilecek, üstü çizili sözcükler, düzenlemeler ve belge içi yorumlardan oluşan uzun bir listeyle sonuçlanır. Tüm bu düzenlemeler öneri olduğundan, belgeyi ilk kez okuyan bir kişi, tartışmanın durumunu belirlemek için zor bir görev alacaktır.

Bu platform, belgeyle ilgili ekip üyesi tartışmalarından öneri değişikliklerini otomatik olarak yakalar ve bunları otomatik olarak vurgular. Ayrıca fikir birliğini takip eder ve her ekip üyesi kabul ettiğinde platform ilgili metni otomatik olarak günceller. Bu nedenle, değişiklik takibi basittir ve hiç kimsenin sürüm kontrolü konusunda endişelenmesine gerek yoktur.

Sözleşmeyi alternatif taraflara sunarken, herkes platform içinde şartları müzakere edebilir. Parley Pro, önerilen tüm tartışmaları ve değişiklikleri takip eder. Oluşturulan bu merkezi terim deposu sayesinde, etkilenen taraflar, e-postalara veya daha az güvenli diğer mesajlaşma platformlarına güvenmeden platform içinde müzakereler yürütebilir.

Faturalandırmayı Basitleştirme

Yasal iş akışları aceleyle karmaşık hale gelebilir. Uzakta bulunan hukuk ekipleri, işlemleri yürüten elektronik çözümlere ihtiyaç duyar ve ele aldıkları davanın ayrıntılarına odaklanmaları için zaman bırakır. İletişim dağınık hale gelebileceği ve işleri durma noktasına getirebileceği için faturalandırma ve konu yönetimi uzak durumlarda zorlaşır.

Acuity ELM Essentials paketi, her büyüklükteki hukuk ekipleri için tasarlanmış merkezi bir elektronik operasyon ve talep yönetimi merkezidir. Hukuk operasyonları ekipleri bütçeleri izleyebilir, harcama limitleri belirleyebilir ve dış danışman maliyetlerini ve sözleşmelerini izleyebilir. Platform ayrıca talep savunması için entegre bir e-Fatura sistemine sahiptir.

Mass Tort Manager, ekiplerin toplu haksız fiil savunmasının karmaşıklıklarını ele almasına yardımcı olan bir e-Faturalandırma, talep yönetimi ve raporlama sistemidir.

Bu durumlarda, çalışanlar uzaktan çalışıyorsa, yönetim ve işleme operasyonları bir engele çarpabilir. Acuity, özgün çözümü sayesinde hukuk ekiplerinin operasyonları verimli bir şekilde yönetmesini kolaylaştırır.

Uzaktan Çalışma Yeni Çözümler Getiriyor

Uzaktan çalışma, şirketler için önemli bir zorluk olarak belirlendi, ancak gerçek şu ki, teknoloji bu sorunlara birçok çözüm sunuyor. Belge yönetimi, sözleşme görüşmeleri ve e-Faturalandırma, uzaktan çalışmayı dahil etmek isteyen şirketler için ileriye dönük önemli adımlardır ve yalnızca ileriye dönük iyileştirmeler bekleyebiliriz.