Comment la gestion électronique des contrats simplifie la gouvernance d'entreprise à distance

Voyons comment la gestion électronique des documents simplifie la gouvernance d'entreprise et les questions juridiques à distance.

Le travail à distance est devenu la réalité pour les entreprises du monde entier, et comme les employés sont plus dispersés que jamais, la gestion des documents et le partage des données ont fait l'objet d'un examen minutieux.

Les employés pouvaient autrefois compter sur des canaux de messagerie et de messagerie sécurisés sur leur lieu de travail, tandis que les entreprises pouvaient sécuriser leurs réseaux sur site. De nos jours, les employés se connectent aux réseaux de travail à partir de connexions, de plates-formes et d'emplacements extérieurs, ce qui rend les tâches de sécurité et de gouvernance des accès difficiles.

En conséquence, des informations sensibles peuvent être divulguées par inadvertance, et lorsque le flux de nouveaux partenariats commerciaux est l'élément vital de votre entreprise, il est essentiel de s'assurer que votre pipeline de contrats est sécurisé et conforme. Des plates-formes électroniques dédiées à la gestion des documents et des contrats peuvent faire une grande différence ici. Ces plates-formes sont riches en fonctionnalités et offrent un large éventail de fonctionnalités.

Voyons comment la gestion électronique des documents simplifie la gouvernance d'entreprise et les questions juridiques à distance.

Gestion du cycle de vie des contrats

Les équipes d'entreprise ont généralement utilisé une hiérarchie de dossiers partagés pour stocker les données liées aux contrats et partager les mises à jour. Non seulement cette structure ne convenait pas aux environnements de travail à distance, mais elle introduisait des maux de tête liés à l'utilisation. Par exemple, si un employé souhaitait mettre à jour des informations spécifiques intégrées dans différents contrats, il n'y avait pas de moyen facile de le faire.

Les implications de sécurité des solutions de dossiers partagés sont également problématiques. Les employés distants se connectent aux réseaux de l'entreprise à partir d'appareils personnels et de réseaux qui ne sont pas conçus pour partager des données de gouvernance d'entreprise sensibles. Par exemple, si une entreprise doit faciliter la diligence raisonnable d'un acheteur ou d'un partenaire potentiel, on ne peut guère s'attendre à ce que les employés trouvent et envoient des informations via des fichiers et des disques partagés.

La suite de gestion du cycle de vie des contrats de bout en bout de ContractZen est un exemple de la façon dont les solutions technologiques simplifient ce problème et permettent une diligence raisonnable agile au quotidien. Les équipes peuvent se connecter à distance à la plateforme et partager en toute sécurité des fichiers contractuels via des salles de données virtuelles intégrées, pour une sécurité et un contrôle d'accès supplémentaires. Ils peuvent également collaborer en toute sécurité et solliciter des signatures électroniques depuis la plateforme.

Plus important encore, fournir un contexte aux informations contractuelles est également simple puisque les équipes peuvent lier et baliser des informations connexes telles que des documents, des graphiques et des notes de discussion. Informer les nouveaux membres de l'équipe de l'état d'un contrat est aussi simple que cela.

Tous les fichiers de la plate-forme sont classés et stockés en fonction de balises méta personnalisées et d'un moteur de reconnaissance optique de caractères, ce qui simplifie la recherche d'informations spécifiques.

Par exemple, si un membre de l'équipe juridique souhaite rechercher une rémunération basée sur les options, il peut rechercher ce terme et récupérer tous les documents contenant la phrase ou les informations relatives à la rémunération des options. Plus besoin de passer au crible les disques partagés et de numériser de longs documents.

Négociation et examen simplifiés

La négociation est un élément central de la gestion du cycle de vie des contrats. Une fois les contrats rédigés, toutes les parties liées se rassemblent dessus et négocient les conditions. Le travail à distance a posé certains défis dans ce processus, car les gens ne sont plus au même endroit pour discuter des conditions en face à face.

La communication est devenue un défi et échanger les conditions de négociation par e-mail ou par téléphone n'est pas le meilleur moyen de garantir le respect des conditions.

Parley Pro simplifie à la fois l'étape de négociation et de révision du contrat.

Une fois qu'un membre de l'équipe a rédigé le contrat, le dossier a tendance à être édité par d'autres membres qui proposent des modifications. Habituellement, cela se traduit par une longue liste de mots barrés, de modifications et de commentaires dans le document qui peuvent être difficiles à déchiffrer. Étant donné que toutes ces modifications sont des suggestions, une personne lisant le document pour la première fois aura la tâche difficile de déterminer le statut de la discussion.

Cette plate-forme capture automatiquement les modifications suggérées à partir des discussions des membres de l'équipe liées au document et les met automatiquement en évidence. Il suit également le consensus et une fois que chaque membre de l'équipe est d'accord, la plateforme met automatiquement à jour le texte pertinent. Ainsi, le suivi des modifications est simple et personne n'a à se soucier du contrôle de version.

Lors de la présentation du contrat à d'autres parties, chacun peut négocier les conditions au sein de la plateforme. Parley Pro garde une trace de toutes les discussions et modifications proposées. Grâce à ce référentiel central de conditions en cours d'établissement, les parties concernées peuvent mener des négociations au sein de la plate-forme sans s'appuyer sur des e-mails ou d'autres plates-formes de messagerie moins sécurisées.

Facturation simplifiée

Les flux de travail juridiques peuvent se compliquer rapidement. Les équipes juridiques éloignées ont besoin de solutions électroniques qui gèrent les opérations, leur laissant le temps de se concentrer sur les spécificités de l'affaire qu'elles traitent. La facturation et la gestion des affaires deviennent difficiles dans les situations éloignées, car la communication peut être dispersée, ce qui arrête les choses.

La suite Acuity ELM Essentials est une plate-forme centrale d'opérations électroniques et de gestion des réclamations conçue pour les équipes juridiques de toutes tailles. Les équipes d'opérations juridiques peuvent surveiller les budgets, fixer des limites de dépenses et surveiller les coûts et les engagements des avocats externes. La plate-forme dispose également d'un système de facturation électronique intégré pour la défense des sinistres.

Son Mass Tort Manager est un système de facturation électronique, de gestion des réclamations et de reporting intégré qui aide les équipes à faire face aux complexités d'une défense de masse en matière de responsabilité délictuelle.

Dans ces cas, l'administration et le traitement des opérations peuvent se heurter à un problème si les employés travaillent à distance. Grâce à sa solution innovante, Acuity permet aux équipes juridiques de gérer efficacement les opérations.

Le travail à distance apporte de nouvelles solutions

Le travail à distance a été présenté comme un défi important pour les entreprises, mais la réalité est que la technologie offre de nombreuses solutions à ces problèmes. La gestion des documents, la négociation des contrats et la facturation électronique sont des avancées importantes pour les entreprises souhaitant intégrer le travail à distance, et nous ne pouvons que nous attendre à des améliorations à l'avenir.