電子合同管理如何簡化遠程公司治理

已發表: 2022-04-12

讓我們看看電子文檔管理如何簡化遠程公司治理和法律事務。

遠程工作已成為全球公司的現實，隨著員工比以往任何時候都更加分散，文檔管理和數據共享受到了嚴格審查。

員工曾經可以依靠安全的工作場所電子郵件和消息傳遞渠道，而公司可以保護他們的本地網絡。如今，員工從外部連接、平台和位置登錄到工作網絡，這使得安全和訪問治理任務變得艱鉅。

因此，敏感信息可能會在不經意間洩露，當新業務合作夥伴的流動是您公司的命脈時，確保您的合同管道安全且合規是關鍵任務。專用的電子文檔和合同管理平台可以在這裡發揮重要作用。這些平台功能豐富，並提供廣泛的功能。

讓我們看看電子文檔管理如何簡化遠程公司治理和法律事務。

公司團隊通常使用共享文件夾層次結構來存儲與合同相關的數據並共享更新。這種結構不僅不適合遠程工作環境，而且還帶來了使用上的麻煩。例如，如果任何員工希望更新嵌入在不同合同中的特定信息，則沒有簡單的方法可以做到這一點。

共享文件夾解決方案的安全隱患也存在問題。遠程員工從不是為共享敏感公司治理數據而構建的個人設備和網絡登錄公司網絡。例如，如果一家公司必須為潛在買家或合作夥伴進行盡職調查，則幾乎不能指望員工通過文件和共享驅動器查找和發送信息。

ContractZen 的端到端合同生命週期管理套件是技術解決方案如何簡化此問題並每天實現敏捷盡職調查的一個示例。團隊可以遠程登錄平台並通過集成的虛擬數據室安全地共享合同文件，以獲得額外的安全性和訪問控制。他們也可以安全地協作並從平台內請求電子簽名。

最重要的是，為合同信息提供上下文也很簡單，因為團隊可以鏈接和標記相關信息，例如文檔、圖形和討論筆記。讓新團隊成員快速了解合同狀態就是這麼簡單。

平台上的所有文件都基於自定義元標記和光學字符識別引擎進行分類和存儲，這使得搜索特定信息變得簡單。

例如，如果法律團隊成員想要搜索基於期權的補償，他們可以搜索該術語並檢索包含與期權補償相關的短語或信息的所有文檔。不再需要篩選共享驅動器和掃描冗長的文檔。

合同生命週期管理的核心部分是談判。簽訂合同後，所有相關方都會聚在一起商討條款。遠程工作給這個過程帶來了一些挑戰，因為人們不再在一個地方面對面討論術語。

溝通已成為一項挑戰，通過電子郵件或電話交換談判條款並不是確保滿足條款的最佳方式。

Parley Pro 簡化了談判和合同審查階段。

一旦團隊成員起草了合同，該文件往往會由提出更改的其他成員進行編輯。通常，這會導致一長串劃掉的單詞、編輯和文檔內註釋的列表，很難破譯。由於所有這些編輯都是建議，因此第一次閱讀文檔的人將很難確定討論的狀態。

該平台自動從與文檔相關的團隊成員討論中捕獲建議更改，並自動突出顯示它們。它還跟踪共識，一旦每個團隊成員同意，平台就會自動更新相關文本。因此，更改跟踪很簡單，無需擔心版本控制。

在向其他各方提交合同時，每個人都可以在平台內協商條款。 Parley Pro 會跟踪所有討論和提議的更改。由於建立了這個中央術語庫，受影響的各方可以在平台內進行談判，而無需依賴電子郵件或其他不太安全的消息傳遞平台。

法律工作流程可能會很快變得複雜。位於偏遠地區的法律團隊需要處理操作的電子解決方案，讓他們有時間專注於他們正在處理的案件的細節。在遠程情況下，計費和事務管理變得具有挑戰性，因為通信可能會變得分散，從而使事情陷入停頓。

Acuity ELM Essentials 套件是一個中央電子運營和索賠管理中心，專為各種規模的法律團隊而設計。法律運營團隊可以監控預算、設置支出限額以及監控外部法律顧問的成本和參與。該平台還具有用於索賠辯護的集成電子賬單系統。

其 Mass Tort Manager 是一個電子賬單、索賠管理和報告系統，可幫助團隊解決大規模侵權辯護的複雜性。

在這些情況下，如果員工遠程工作，管理和處理操作可能會遇到障礙。由於其新穎的解決方案，Acuity 使法律團隊能夠輕鬆高效地處理業務。

遠程工作一直被認為是公司面臨的一項重大挑戰，但現實情況是，技術為這些問題提供了許多解決方案。對於希望整合遠程工作的公司來說，文檔管理、合同談判和電子賬單是向前邁出的重要一步，我們只能期待未來的改進。