كيف تبسط إدارة العقود الإلكترونية حوكمة الشركات عن بُعد

دعنا نلقي نظرة على كيفية تبسيط إدارة المستندات الإلكترونية حوكمة الشركات عن بُعد والمسائل القانونية.

أصبح العمل عن بُعد حقيقة واقعة للشركات في جميع أنحاء العالم ، وبما أن الموظفين أصبحوا مشتتين أكثر من أي وقت مضى ، فقد خضعت إدارة المستندات ومشاركة البيانات للتدقيق.

يمكن للموظفين الاعتماد مرة واحدة على قنوات البريد الإلكتروني والمراسلة الآمنة في مكان العمل بينما يمكن للشركات تأمين شبكاتها في أماكن العمل. في هذه الأيام ، يسجل الموظفون الدخول إلى شبكات العمل من الاتصالات والأنظمة الأساسية والمواقع الخارجية ، مما يجعل الأمان وحوكمة الوصول مهام صعبة.

يمكن أن يتم تسريب المعلومات الحساسة عن غير قصد نتيجة لذلك ، وعندما يكون تدفق الشراكات التجارية الجديدة هو شريان الحياة لشركتك ، فإن ضمان أن خط أنابيب العقد الخاص بك آمن ومتوافق هو أمر بالغ الأهمية. يمكن لمنصات إدارة المستندات والعقود الإلكترونية المخصصة أن تحدث فرقًا كبيرًا هنا. هذه المنصات غنية بالميزات وتقدم مجموعة واسعة من الوظائف.

دعنا نلقي نظرة على كيفية تبسيط إدارة المستندات الإلكترونية حوكمة الشركات عن بُعد والمسائل القانونية.

إدارة دورة حياة العقد

تستخدم فرق الشركات عادةً التسلسل الهرمي للمجلدات المشتركة لتخزين البيانات المتعلقة بالعقد ومشاركة التحديثات. لم يكن هذا الهيكل مناسبًا لبيئات العمل عن بُعد فحسب ، بل إنه يتسبب في حدوث مشكلات في الاستخدام. على سبيل المثال ، إذا رغب أي موظف في تحديث معلومات محددة مضمنة في عقود مختلفة ، فلا توجد طريقة سهلة للقيام بذلك.

الآثار الأمنية لحلول المجلد المشترك هي أيضا إشكالية. يسجل الموظفون عن بُعد الدخول إلى شبكات الشركة من الأجهزة والشبكات الشخصية التي لم يتم إنشاؤها لمشاركة بيانات حوكمة الشركة الحساسة. على سبيل المثال ، إذا كان على الشركة تسهيل العناية الواجبة لمشتري أو شريك محتمل ، فمن الصعب توقع أن يجد الموظفون ويرسلون المعلومات عبر الملفات ومحركات الأقراص المشتركة.

تعد مجموعة إدارة دورة حياة العقود الشاملة من ContractZen مثالاً على كيفية تبسيط الحلول التكنولوجية لهذه المشكلة وتمكين العناية الواجبة السريعة على أساس يومي. يمكن للفرق تسجيل الدخول إلى النظام الأساسي عن بُعد ومشاركة ملفات العقود بأمان عبر غرف بيانات افتراضية متكاملة ، لمزيد من الأمان والتحكم في الوصول. يمكنهم التعاون بشكل آمن وطلب التوقيعات الإلكترونية من داخل النظام الأساسي أيضًا.

والأهم من ذلك ، أن توفير سياق للمعلومات التعاقدية أمر بسيط أيضًا حيث يمكن للفرق ربط المعلومات ذات الصلة ووضع علامات عليها مثل المستندات والرسومات وملاحظات المناقشة. يعد جلب أعضاء الفريق الجدد للإسراع في حالة العقد أمرًا بسيطًا.

يتم تصنيف جميع الملفات الموجودة على النظام الأساسي وتخزينها بناءً على العلامات الوصفية المخصصة ومحرك التعرف الضوئي على الأحرف ، مما يجعل البحث عن معلومات محددة أمرًا بسيطًا.

على سبيل المثال ، إذا أراد أحد أعضاء الفريق القانوني البحث عن تعويض قائم على الخيارات ، فيمكنه البحث عن هذا المصطلح واسترداد جميع المستندات التي تحتوي على العبارة أو المعلومات المتعلقة بتعويض الخيارات. لا مزيد من غربلة محركات الأقراص المشتركة ومسح المستندات الطويلة ضوئيًا.

مفاوضات ومراجعة مبسطة

التفاوض هو جزء أساسي من إدارة دورة حياة العقد. بمجرد إبرام العقود ، تتجمع الأطراف ذات الصلة عليها وتتفاوض على الشروط. طرح العمل عن بُعد بعض التحديات في هذه العملية نظرًا لأن الأشخاص ليسوا في مكان واحد لمناقشة المصطلحات وجهًا لوجه بعد الآن.

أصبح الاتصال تحديًا ، كما أن تبادل شروط التفاوض عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف ليس هو أفضل طريقة لضمان استيفاء الشروط.

يبسط Parley Pro كلاً من مرحلة التفاوض ومراجعة العقد.

بمجرد قيام أحد أعضاء الفريق بصياغة العقد ، يميل أعضاء الفريق الآخرون الذين يقترحون التغييرات إلى تحرير الملف. عادةً ما ينتج عن هذا قائمة طويلة من الكلمات المشطوبة والتعديلات والتعليقات داخل المستند التي يصعب فك شفرتها. نظرًا لأن كل هذه التعديلات عبارة عن اقتراحات ، فإن الشخص الذي يقرأ المستند لأول مرة سيكون لديه مهمة صعبة في تحديد حالة المناقشة.

يلتقط هذا النظام الأساسي تلقائيًا تغييرات الاقتراحات من مناقشات أعضاء الفريق المتعلقة بالمستند ويميزها تلقائيًا. كما أنه يتتبع الإجماع وبمجرد موافقة كل عضو في الفريق ، يقوم النظام الأساسي بتحديث النص ذي الصلة تلقائيًا. وبالتالي ، يعد تتبع التغيير أمرًا بسيطًا ولا داعي للقلق بشأن التحكم في الإصدار.

عند تقديم العقد إلى أطراف بديلة ، يمكن للجميع التفاوض على الشروط داخل المنصة. يتتبع Parley Pro جميع المناقشات والتغييرات المقترحة. بفضل هذا المستودع المركزي للشروط التي يتم إنشاؤها ، يمكن للأطراف المتأثرة إجراء مفاوضات داخل النظام الأساسي دون الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني أو منصات المراسلة الأخرى الأقل أمانًا.

تبسيط الفواتير

يمكن أن تتعقد مهام سير العمل القانونية بسرعة. تحتاج الفرق القانونية الموجودة عن بُعد إلى حلول إلكترونية تتعامل مع العمليات ، مما يتيح لهم الوقت للتركيز على تفاصيل القضية التي يتعاملون معها. تصبح إدارة الفواتير والمادة صعبة في المواقف البعيدة حيث يمكن أن تصبح الاتصالات مبعثرة ، مما يؤدي إلى توقف الأمور.

مجموعة Acuity ELM Essentials عبارة عن مركز مركزي لإدارة العمليات والمطالبات الإلكترونية مصمم للفرق القانونية من جميع الأحجام. يمكن لفرق العمليات القانونية مراقبة الميزانيات ، وتعيين حدود الإنفاق ، ومراقبة تكاليف وعمليات المحامي الخارجي. تحتوي المنصة أيضًا على نظام فواتير إلكتروني متكامل للدفاع عن المطالبات.

يعد Mass Tort Manager نظامًا للفوترة الإلكترونية وإدارة المطالبات وإعداد التقارير مدمجًا في نظام يساعد الفرق على معالجة تعقيدات الدفاع الجماعي عن الضرر.

في هذه الحالات ، يمكن أن تواجه عمليات الإدارة والمعالجة عقبة إذا كان الموظفون يعملون عن بُعد. بفضل الحل الجديد ، يجعل Acuity من السهل على الفرق القانونية التعامل مع العمليات بكفاءة.

العمل عن بعد يجلب حلولاً جديدة

تم تأطير العمل عن بعد على أنه تحد كبير للشركات ، ولكن الحقيقة هي أن التكنولوجيا تقدم العديد من الحلول لهذه القضايا. تعد إدارة المستندات والتفاوض على العقود والفوترة الإلكترونية خطوات مهمة إلى الأمام بالنسبة للشركات التي ترغب في دمج العمل عن بُعد ، ولا يمكننا إلا أن نتوقع التحسينات في المستقبل.