电子合同管理如何简化远程公司治理

已发表: 2022-04-12

让我们看看电子文档管理如何简化远程公司治理和法律事务。

远程工作已成为全球公司的现实，随着员工比以往任何时候都更加分散，文档管理和数据共享受到了严格审查。

员工曾经可以依靠安全的工作场所电子邮件和消息传递渠道，而公司可以保护他们的本地网络。如今，员工从外部连接、平台和位置登录到工作网络，这使得安全和访问治理任务变得艰巨。

因此，敏感信息可能会在不经意间泄露，当新业务合作伙伴的流动是您公司的命脉时，确保您的合同管道安全且合规是关键任务。专用的电子文档和合同管理平台可以在这里发挥重要作用。这些平台功能丰富，并提供广泛的功能。

让我们看看电子文档管理如何简化远程公司治理和法律事务。

公司团队通常使用共享文件夹层次结构来存储与合同相关的数据并共享更新。这种结构不仅不适合远程工作环境，而且还带来了使用上的麻烦。例如，如果任何员工希望更新嵌入在不同合同中的特定信息，则没有简单的方法可以做到这一点。

共享文件夹解决方案的安全隐患也存在问题。远程员工从不是为共享敏感公司治理数据而构建的个人设备和网络登录公司网络。例如，如果一家公司必须为潜在买家或合作伙伴进行尽职调查，则几乎不能指望员工通过文件和共享驱动器查找和发送信息。

ContractZen 的端到端合同生命周期管理套件是技术解决方案如何简化此问题并每天实现敏捷尽职调查的一个示例。团队可以远程登录平台并通过集成的虚拟数据室安全地共享合同文件，以获得额外的安全性和访问控制。他们也可以安全地协作并从平台内请求电子签名。

最重要的是，为合同信息提供上下文也很简单，因为团队可以链接和标记相关信息，例如文档、图形和讨论笔记。让新团队成员快速了解合同状态就是这么简单。

平台上的所有文件都基于自定义元标记和光学字符识别引擎进行分类和存储，这使得搜索特定信息变得简单。

例如，如果法律团队成员想要搜索基于期权的补偿，他们可以搜索该术语并检索包含与期权补偿相关的短语或信息的所有文档。不再需要筛选共享驱动器和扫描冗长的文档。

合同生命周期管理的核心部分是谈判。签订合同后，所有相关方都会聚在一起商讨条款。远程工作给这个过程带来了一些挑战，因为人们不再在一个地方面对面讨论术语。

沟通已成为一项挑战，通过电子邮件或电话交换谈判条款并不是确保满足条款的最佳方式。

Parley Pro 简化了谈判和合同审查阶段。

一旦团队成员起草了合同，该文件往往会由提出更改的其他成员进行编辑。通常，这会导致一长串划掉的单词、编辑和文档内注释的列表，很难破译。由于所有这些编辑都是建议，因此第一次阅读文档的人将很难确定讨论的状态。

该平台自动从与文档相关的团队成员讨论中捕获建议更改，并自动突出显示它们。它还跟踪共识，一旦每个团队成员同意，平台就会自动更新相关文本。因此，更改跟踪很简单，无需担心版本控制。

在向其他各方提交合同时，每个人都可以在平台内协商条款。 Parley Pro 会跟踪所有讨论和提议的更改。由于建立了这个中央术语库，受影响的各方可以在平台内进行谈判，而无需依赖电子邮件或其他不太安全的消息传递平台。

法律工作流程可能会很快变得复杂。位于偏远地区的法律团队需要处理操作的电子解决方案，让他们有时间专注于他们正在处理的案件的细节。在远程情况下，计费和事务管理变得具有挑战性，因为通信可能会变得分散，从而使事情陷入停顿。

Acuity ELM Essentials 套件是一个中央电子运营和索赔管理中心，专为各种规模的法律团队而设计。法律运营团队可以监控预算、设置支出限额以及监控外部法律顾问的成本和参与。该平台还具有用于索赔辩护的集成电子账单系统。

其 Mass Tort Manager 是一个电子账单、索赔管理和报告系统，可帮助团队解决大规模侵权辩护的复杂性。

在这些情况下，如果员工远程工作，管理和处理操作可能会遇到障碍。由于其新颖的解决方案，Acuity 使法律团队能够轻松高效地处理业务。

远程工作一直被认为是公司面临的一项重大挑战，但现实情况是，技术为这些问题提供了许多解决方案。对于希望整合远程工作的公司来说，文档管理、合同谈判和电子账单是向前迈出的重要一步，我们只能期待未来的改进。