Cum simplifică managementul electronic al contractelor guvernanța corporativă de la distanță

Să aruncăm o privire la modul în care gestionarea electronică a documentelor simplifică guvernanța corporativă la distanță și chestiunile legale.

Lucrarea la distanță a devenit o realitate pentru firmele din întreaga lume și, pe măsură ce angajații sunt mai dispersați decât oricând, gestionarea documentelor și partajarea datelor au intrat în atenție.

Angajații se puteau baza odată pe canalele de e-mail și mesagerie securizate la locul de muncă, în timp ce companiile își puteau securiza rețelele la sediu. În zilele noastre, angajații se conectează la rețelele de lucru din conexiuni, platforme și locații exterioare, ceea ce face ca sarcinile de securitate și guvernanța accesului să fie dificile.

Ca urmare, informațiile sensibile pot fi scurse din neatenție, iar atunci când fluxul de noi parteneriate de afaceri este elementul vital al companiei dvs., asigurarea faptului că canalul dvs. de contracte este sigur și conform este esențial pentru misiune. Platformele dedicate de gestionare a documentelor electronice și a contractelor pot face o mare diferență aici. Aceste platforme sunt bogate în funcții și oferă o gamă largă de funcționalități.

Să aruncăm o privire la modul în care gestionarea electronică a documentelor simplifică guvernanța corporativă la distanță și chestiunile legale.

Managementul ciclului de viață al contractului

Echipele corporative au folosit de obicei o ierarhie de foldere partajate pentru a stoca datele legate de contract și pentru a partaja actualizări. Nu numai că această structură nu a fost potrivită pentru mediile de lucru la distanță, dar introduce dureri de cap de utilizare. De exemplu, dacă vreun angajat dorea să actualizeze informații specifice incluse în diferite contracte, nu exista o modalitate ușoară de a face acest lucru.

Implicațiile de securitate ale soluțiilor de foldere partajate sunt, de asemenea, problematice. Angajații de la distanță se conectează la rețelele companiei de pe dispozitive personale și rețele care nu sunt create pentru partajarea datelor sensibile de guvernanță corporativă. De exemplu, dacă o companie trebuie să faciliteze due diligence pentru un potențial cumpărător sau partener, nu se poate aștepta ca angajații să găsească și să trimită informații prin fișiere și drive-uri partajate.

Suita de gestionare a ciclului de viață a contractului de la capăt la capăt de la ContractZen este un exemplu al modului în care soluțiile tehnologice simplifică această problemă și permit o diligență agilă în fiecare zi. Echipele se pot conecta la platformă de la distanță și pot partaja în siguranță fișiere contractuale prin camere de date virtuale integrate, pentru securitate suplimentară și control al accesului. Ei pot colabora în siguranță și pot solicita semnături electronice și din cadrul platformei.

Cel mai important, furnizarea contextului informațiilor contractuale este, de asemenea, simplă, deoarece echipele pot lega și eticheta informațiile conexe, cum ar fi documente, grafice și note de discuție. Aducerea la curent a noilor membri ai echipei cu privire la statutul unui contract este atât de simplă.

Toate fișierele de pe platformă sunt clasificate și stocate pe baza meta-etichetelor personalizate și a unui motor optic de recunoaștere a caracterelor, care simplifică căutarea unor informații specifice.

De exemplu, dacă un membru al echipei juridice dorește să caute compensații bazate pe opțiuni, poate căuta acest termen și poate prelua toate documentele care conțin expresia sau informațiile legate de compensarea opțiunilor. Nu mai căutați discurile partajate și scanați documente lungi.

Negociere și revizuire simplificate

O parte centrală a managementului ciclului de viață al contractului este negocierea. Odată ce contractele sunt încheiate, toate părțile afiliate se înghesuie asupra lor și negociază termenii. Lucrarea de la distanță a adus unele provocări în acest proces, deoarece oamenii nu se mai află într-o singură locație pentru a discuta termenii față în față.

Comunicarea a devenit o provocare, iar schimbul de termeni de negociere prin e-mail sau telefon nu este cel mai bun mod de a vă asigura că termenii sunt respectați.

Parley Pro simplifică atât etapa de negociere, cât și cea de revizuire a contractului.

Odată ce un membru al echipei redactează contractul, dosarul tinde să fie editat de alți membri care propun modificări. De obicei, acest lucru are ca rezultat o listă lungă de cuvinte tăiate, editări și comentarii în documente care pot fi greu de descifrat. Deoarece toate aceste modificări sunt sugestii, o persoană care citește documentul pentru prima dată va avea o sarcină grea de a determina stadiul discuției.

Această platformă captează automat modificările sugestiilor din discuțiile membrilor echipei legate de document și le evidențiază automat. De asemenea, urmărește consensul și odată ce fiecare membru al echipei este de acord, platforma actualizează automat textul relevant. Astfel, urmărirea modificărilor este simplă și nimeni nu trebuie să-și facă griji cu privire la controlul versiunilor.

Când se prezintă contractul unor părți alternative, toată lumea poate negocia termenii în cadrul platformei. Parley Pro ține evidența tuturor discuțiilor și modificărilor propuse. Datorită înființării acestui depozit central de termeni, părțile afectate pot conduce negocieri în cadrul platformei fără a se baza pe e-mailuri sau alte platforme de mesagerie mai puțin sigure.

Simplificarea facturării

Fluxurile de lucru legale se pot complica în grabă. Echipele juridice aflate la distanță au nevoie de soluții electronice care se ocupă de operațiuni, lăsându-le timp să se concentreze asupra specificului cazului pe care îl gestionează. Facturarea și gestionarea problemelor devin dificile în situații îndepărtate, deoarece comunicarea poate deveni împrăștiată, oprind lucrurile.

Suita Acuity ELM Essentials este un centru central de operațiuni electronice și de gestionare a daunelor care este conceput pentru echipele juridice de toate dimensiunile. Echipele de operațiuni juridice pot monitoriza bugetele, pot stabili limite de cheltuieli și pot monitoriza costurile și angajamentele consiliului extern. Platforma are, de asemenea, un sistem integrat de eBilling pentru apărarea daunelor.

Mass Tort Manager este un sistem de facturare electronică, de gestionare a revendicărilor și de raportare integrat într-unul care ajută echipele să abordeze complexitățile unei apărări în masă.

În aceste cazuri, operațiunile de administrare și procesare pot avea o problemă dacă angajații lucrează de la distanță. Datorită soluției sale noi, Acuity simplifică echipele juridice să gestioneze operațiunile în mod eficient.

Lucrul de la distanță aduce noi soluții

Lucrul la distanță a fost încadrat ca o provocare semnificativă pentru companii, dar realitatea este că tehnologia oferă multe soluții la aceste probleme. Gestionarea documentelor, negocierea contractelor și facturarea electronică sunt pași importanți înainte pentru companiile care doresc să încorporeze lucrul de la distanță și ne putem aștepta doar la îmbunătățiri.