Wie elektronisches Vertragsmanagement Remote Corporate Governance vereinfacht

Werfen wir einen Blick darauf, wie das elektronische Dokumentenmanagement die Corporate Governance und Rechtsangelegenheiten aus der Ferne vereinfacht.

Remote-Arbeit ist für Unternehmen weltweit zur Realität geworden, und da die Mitarbeiter weiter verstreut sind als je zuvor, wurden Dokumentenmanagement und Datenaustausch auf den Prüfstand gestellt.

Mitarbeiter konnten sich einst auf sichere E-Mail- und Messaging-Kanäle am Arbeitsplatz verlassen, während Unternehmen ihre Netzwerke vor Ort sichern konnten. Heutzutage melden sich Mitarbeiter von externen Verbindungen, Plattformen und Standorten in Arbeitsnetzwerke an, was Sicherheit und Zugriffskontrolle zu schwierigen Aufgaben macht.

Infolgedessen können vertrauliche Informationen versehentlich durchsickern, und wenn der Fluss neuer Geschäftspartnerschaften das Lebenselixier Ihres Unternehmens ist, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre Vertragspipeline sicher und konform ist. Dedizierte elektronische Dokumenten- und Vertragsverwaltungsplattformen können hier einen großen Unterschied machen. Diese Plattformen sind funktionsreich und bieten eine breite Palette von Funktionalitäten.

Werfen wir einen Blick darauf, wie das elektronische Dokumentenmanagement die Corporate Governance und Rechtsangelegenheiten aus der Ferne vereinfacht.

Vertragslebenszyklus-Management

Unternehmensteams haben in der Regel eine freigegebene Ordnerhierarchie verwendet, um vertragsbezogene Daten zu speichern und Updates auszutauschen. Diese Struktur war nicht nur schlecht für Remote-Arbeitsumgebungen geeignet, sondern führte auch zu Problemen bei der Nutzung. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter bestimmte Informationen aktualisieren wollte, die in verschiedene Verträge eingebettet waren, gab es keine einfache Möglichkeit, dies zu tun.

Die Sicherheitsimplikationen von Lösungen für freigegebene Ordner sind ebenfalls problematisch. Remote-Mitarbeiter melden sich von privaten Geräten und Netzwerken, die nicht für den Austausch sensibler Corporate-Governance-Daten ausgelegt sind, bei Unternehmensnetzwerken an. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Due Diligence für einen potenziellen Käufer oder Partner erleichtern muss, kann von Mitarbeitern kaum erwartet werden, Informationen über Dateien und gemeinsame Laufwerke zu finden und zu senden.

Die End-to-End-Suite für das Vertragslebenszyklusmanagement von ContractZen ist ein Beispiel dafür, wie technologische Lösungen dieses Problem vereinfachen und täglich eine agile Due-Diligence-Prüfung ermöglichen. Teams können sich aus der Ferne bei der Plattform anmelden und Vertragsdateien über integrierte virtuelle Datenräume für zusätzliche Sicherheit und Zugriffskontrolle sicher austauschen. Sie können auch innerhalb der Plattform sicher zusammenarbeiten und elektronische Signaturen anfordern.

Am wichtigsten ist, dass die Bereitstellung von Kontext zu Vertragsinformationen auch einfach ist, da Teams verwandte Informationen wie Dokumente, Grafiken und Diskussionsnotizen verknüpfen und markieren können. So einfach können Sie neue Teammitglieder über den Status eines Vertrags auf dem Laufenden halten.

Alle Dateien auf der Plattform werden basierend auf benutzerdefinierten Meta-Tags und einer optischen Zeichenerkennungs-Engine kategorisiert und gespeichert, was die Suche nach bestimmten Informationen vereinfacht.

Wenn beispielsweise ein Mitglied der Rechtsabteilung nach einer auf Optionen basierenden Vergütung suchen möchte, kann es nach diesem Begriff suchen und alle Dokumente abrufen, die den Begriff oder Informationen zur Optionsvergütung enthalten. Kein Durchsuchen freigegebener Laufwerke und Scannen langer Dokumente mehr.

Vereinfachte Verhandlung und Überprüfung

Ein zentraler Bestandteil des Vertragslebenszyklusmanagements ist die Verhandlung. Sobald die Verträge abgeschlossen sind, drängen sich alle verbundenen Parteien darüber und verhandeln die Bedingungen. Die Fernarbeit hat diesen Prozess vor einige Herausforderungen gestellt, da die Menschen nicht mehr an einem einzigen Ort sind, um Begriffe von Angesicht zu Angesicht zu besprechen.

Die Kommunikation ist zu einer Herausforderung geworden, und der Austausch von Verhandlungsbedingungen per E-Mail oder Telefon ist nicht der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Bedingungen eingehalten werden.

Parley Pro vereinfacht sowohl die Verhandlungs- als auch die Vertragsprüfungsphase.

Sobald ein Teammitglied den Vertrag entworfen hat, wird die Datei in der Regel von anderen Mitgliedern bearbeitet, die Änderungen vorschlagen. Normalerweise führt dies zu einer langen Liste mit durchgestrichenen Wörtern, Bearbeitungen und Kommentaren im Dokument, die schwer zu entziffern sind. Da alle diese Bearbeitungen Vorschläge sind, wird eine Person, die das Dokument zum ersten Mal liest, eine schwierige Aufgabe haben, den Status der Diskussion zu bestimmen.

Diese Plattform erfasst automatisch Änderungsvorschläge aus Diskussionen von Teammitgliedern im Zusammenhang mit dem Dokument und hebt sie automatisch hervor. Es verfolgt auch den Konsens und sobald alle Teammitglieder zustimmen, aktualisiert die Plattform den relevanten Text automatisch. Somit ist die Änderungsverfolgung einfach und niemand muss sich um die Versionskontrolle kümmern.

Wenn der Vertrag alternativen Parteien vorgelegt wird, kann jeder die Bedingungen innerhalb der Plattform aushandeln. Parley Pro verfolgt alle Diskussionen und vorgeschlagenen Änderungen. Dank der Einrichtung dieses zentralen Speichers für Bedingungen können betroffene Parteien Verhandlungen innerhalb der Plattform führen, ohne auf E-Mails oder andere weniger sichere Messaging-Plattformen angewiesen zu sein.

Vereinfachung der Abrechnung

Rechtliche Arbeitsabläufe können schnell kompliziert werden. An entfernten Standorten befindliche Rechtsteams benötigen elektronische Lösungen zur Abwicklung von Vorgängen, die ihnen Zeit lassen, sich auf die Besonderheiten des von ihnen bearbeiteten Falls zu konzentrieren. Rechnungsstellung und Vorgangsverwaltung werden in Remote-Situationen zu einer Herausforderung, da die Kommunikation verstreut werden kann und die Dinge zum Erliegen kommen.

Die Acuity ELM Essentials-Suite ist ein zentraler elektronischer Betriebs- und Anspruchsmanagement-Hub, der für Rechtsteams jeder Größe entwickelt wurde. Legal Ops-Teams können Budgets überwachen, Ausgabenlimits festlegen und Kosten und Engagements externer Rechtsanwälte überwachen. Die Plattform verfügt zudem über ein integriertes eBilling-System zur Schadensabwehr.

Der Mass Tort Manager ist ein eBilling-, Forderungsmanagement- und Berichtssystem in einem, das Teams dabei hilft, die Komplexität einer Massenschadenersatzabwehr zu bewältigen.

In diesen Fällen können Verwaltungs- und Verarbeitungsvorgänge ins Stocken geraten, wenn Mitarbeiter remote arbeiten. Dank seiner neuartigen Lösung erleichtert Acuity Rechtsteams die effiziente Abwicklung von Vorgängen.

Remote Work bringt neue Lösungen

Fernarbeit wurde als große Herausforderung für Unternehmen bezeichnet, aber die Realität ist, dass die Technologie viele Lösungen für diese Probleme bietet. Dokumentenmanagement, Vertragsverhandlungen und eBilling sind bedeutende Fortschritte für Unternehmen, die Remote-Arbeit integrieren möchten, und wir können nur weitere Verbesserungen erwarten.