Como o Gerenciamento Eletrônico de Contratos Simplifica a Governança Corporativa Remota

Vamos dar uma olhada em como o gerenciamento eletrônico de documentos simplifica a governança corporativa remota e questões legais.

O trabalho remoto tornou-se a realidade para empresas em todo o mundo e, como os funcionários estão mais dispersos do que nunca, o gerenciamento de documentos e o compartilhamento de dados estão sob escrutínio.

Os funcionários já podiam contar com canais seguros de e-mail e mensagens no local de trabalho, enquanto as empresas podiam proteger suas redes no local. Atualmente, os funcionários fazem login nas redes de trabalho a partir de conexões, plataformas e locais externos, tornando tarefas difíceis de segurança e governança de acesso.

Como resultado, informações confidenciais podem vazar inadvertidamente e, quando o fluxo de novas parcerias de negócios é a força vital de sua empresa, garantir que seu pipeline de contratos seja seguro e compatível é essencial. Plataformas eletrônicas dedicadas de gerenciamento de contratos e documentos podem fazer uma grande diferença aqui. Essas plataformas são ricas em recursos e oferecem uma ampla gama de funcionalidades.

Vamos dar uma olhada em como o gerenciamento eletrônico de documentos simplifica a governança corporativa remota e questões legais.

Gerenciamento do ciclo de vida do contrato

As equipes corporativas normalmente usam uma hierarquia de pastas compartilhadas para armazenar dados relacionados ao contrato e compartilhar atualizações. Essa estrutura não era apenas um ajuste ruim para ambientes de trabalho remotos, mas também introduzia dores de cabeça no uso. Por exemplo, se algum funcionário desejasse atualizar informações específicas incorporadas em diferentes contratos, não havia uma maneira fácil de fazer isso.

As implicações de segurança das soluções de pasta compartilhada também são problemáticas. Funcionários remotos fazem login nas redes da empresa a partir de dispositivos pessoais e redes que não foram criadas para compartilhar dados confidenciais de governança corporativa. Por exemplo, se uma empresa precisa facilitar a devida diligência para um potencial comprador ou parceiro, dificilmente se espera que os funcionários encontrem e enviem informações por meio de arquivos e drives compartilhados.

A suíte de gerenciamento do ciclo de vida do contrato de ponta a ponta da ContractZen é um exemplo de como as soluções tecnológicas estão simplificando esse problema e permitindo uma due diligence ágil diariamente. As equipes podem fazer login na plataforma remotamente e compartilhar arquivos de contrato com segurança por meio de salas de dados virtuais integradas, para maior segurança e controle de acesso. Eles também podem colaborar com segurança e solicitar assinaturas eletrônicas de dentro da plataforma.

Mais importante ainda, fornecer contexto para informações contratuais também é simples, pois as equipes podem vincular e marcar informações relacionadas, como documentos, gráficos e notas de discussão. Atualizar os novos membros da equipe sobre o status de um contrato é simples assim.

Todos os arquivos na plataforma são categorizados e armazenados com base em metatags personalizadas e um mecanismo de reconhecimento óptico de caracteres, o que simplifica a busca de informações específicas.

Por exemplo, se um membro da equipe jurídica quiser pesquisar compensação baseada em opções, ele poderá pesquisar esse termo e recuperar todos os documentos que contenham a frase ou informações relacionadas à compensação de opções. Chega de vasculhar drives compartilhados e digitalizar documentos longos.

Negociação e Revisão Simplificada

Uma parte central do gerenciamento do ciclo de vida do contrato é a negociação. Uma vez que os contratos são elaborados, todas as partes relacionadas se reúnem sobre eles e negociam os termos. O trabalho remoto lançou alguns desafios nesse processo, pois as pessoas não estão mais em um único local para discutir os termos pessoalmente.

A comunicação tornou-se um desafio e a troca de termos de negociação por e-mail ou telefone não é a melhor maneira de garantir que os termos sejam cumpridos.

O Parley Pro simplifica a fase de negociação e revisão do contrato.

Depois que um membro da equipe redigir o contrato, o arquivo tende a ser editado por outros membros que propõem alterações. Normalmente, isso resulta em uma longa lista de palavras riscadas, edições e comentários no documento que podem ser difíceis de decifrar. Como todas essas edições são sugestões, uma pessoa que lê o documento pela primeira vez terá uma tarefa difícil para determinar o status da discussão.

Essa plataforma captura automaticamente as alterações de sugestões das discussões dos membros da equipe relacionadas ao documento e as destaca automaticamente. Ele também rastreia o consenso e, assim que todos os membros da equipe concordarem, a plataforma atualiza o texto relevante automaticamente. Assim, o controle de alterações é simples e ninguém precisa se preocupar com o controle de versão.

Ao apresentar o contrato a terceiros, todos podem negociar os termos dentro da plataforma. O Parley Pro acompanha todas as discussões e alterações propostas. Graças ao estabelecimento desse repositório central de termos, as partes afetadas podem realizar negociações dentro da plataforma sem depender de e-mails ou outras plataformas de mensagens menos seguras.

Simplificando o faturamento

Os fluxos de trabalho jurídicos podem se complicar rapidamente. As equipes jurídicas localizadas remotamente precisam de soluções eletrônicas que lidem com as operações, deixando tempo para que elas se concentrem nas especificidades do caso que estão tratando. A cobrança e o gerenciamento de assuntos tornam-se desafiadores em situações remotas, pois a comunicação pode se tornar dispersa, interrompendo as coisas.

O pacote Acuity ELM Essentials é um hub central de operações eletrônicas e gerenciamento de sinistros projetado para equipes jurídicas de todos os tamanhos. As equipes de operações jurídicas podem monitorar orçamentos, definir limites de gastos e monitorar custos e compromissos de advogados externos. A plataforma também possui um sistema de eBilling integrado para defesa de sinistros.

Seu Mass Tort Manager é um sistema de eBilling, gerenciamento de sinistros e relatórios em um que ajuda as equipes a lidar com as complexidades de uma defesa de delito em massa.

Nesses casos, as operações de administração e processamento podem ter um problema se os funcionários estiverem trabalhando remotamente. Graças à sua nova solução, o Acuity torna simples para as equipes jurídicas lidarem com as operações com eficiência.

O trabalho remoto traz novas soluções

O trabalho remoto tem sido enquadrado como um desafio significativo para as empresas, mas a realidade é que a tecnologia oferece muitas soluções para esses problemas. O gerenciamento de documentos, a negociação de contratos e o eBilling são passos significativos para as empresas que desejam incorporar o trabalho remoto, e só podemos esperar melhorias no futuro.