전자 계약 관리가 원격 기업 거버넌스를 단순화하는 방법

전자 문서 관리가 원격 기업 거버넌스 및 법적 문제를 단순화하는 방법을 살펴보겠습니다.

원격 근무는 전 세계 기업의 현실이 되었으며 직원이 그 어느 때보다 분산됨에 따라 문서 관리 및 데이터 공유에 대한 면밀한 조사가 이루어졌습니다.

직원들은 한때 안전한 직장 이메일 및 메시징 채널에 의존할 수 있었고 회사는 온프레미스에서 네트워크를 보호할 수 있었습니다. 오늘날 직원들은 외부 연결, 플랫폼 및 위치에서 네트워크에 로그인하여 보안 및 액세스 거버넌스를 어려운 작업으로 만듭니다.

결과적으로 민감한 정보가 실수로 유출될 수 있으며 새로운 비즈니스 파트너십의 흐름이 회사의 생명선인 경우 계약 파이프라인이 안전하고 규정을 준수하는지 확인하는 것이 미션 크리티컬합니다. 전용 전자 문서 및 계약 관리 플랫폼은 여기에서 큰 차이를 만들 수 있습니다. 이러한 플랫폼은 기능이 풍부하고 다양한 기능을 제공합니다.

전자 문서 관리가 원격 기업 거버넌스 및 법적 문제를 단순화하는 방법을 살펴보겠습니다.

계약 수명 주기 관리

기업 팀은 일반적으로 계약 관련 데이터를 저장하고 업데이트를 공유하기 위해 공유 폴더 계층을 사용했습니다. 이 구조는 원격 작업 환경에 적합하지 않을 뿐만 아니라 사용 문제를 야기합니다. 예를 들어 직원이 서로 다른 계약에 포함된 특정 정보를 업데이트하려는 경우 이를 수행하는 쉬운 방법은 없었습니다.

공유 폴더 솔루션의 보안 영향도 문제가 됩니다. 원격 직원은 민감한 기업 거버넌스 데이터 공유용으로 구축되지 않은 개인 장치 및 네트워크에서 회사 네트워크에 로그인합니다. 예를 들어, 회사에서 잠재적인 구매자나 파트너에 대한 실사를 촉진해야 하는 경우 직원이 파일 및 공유 드라이브를 통해 정보를 찾고 전송하는 것은 거의 불가능합니다.

ContractZen의 종단 간 계약 수명 주기 관리 제품군은 기술 솔루션이 어떻게 이 문제를 단순화하고 매일 민첩한 실사를 가능하게 하는지 보여주는 예입니다. 팀은 원격으로 플랫폼에 로그인하고 통합 가상 데이터 룸을 통해 계약 파일을 안전하게 공유하여 보안 및 액세스 제어를 강화할 수 있습니다. 플랫폼 내에서도 안전하게 협업하고 전자 서명을 요청할 수 있습니다.

가장 중요한 것은 팀이 문서, 그래픽 및 토론 메모와 같은 관련 정보를 연결하고 태그를 지정할 수 있기 때문에 계약 정보에 컨텍스트를 제공하는 것도 간단합니다. 새로운 팀 구성원에게 계약 상태에 대한 정보를 제공하는 것은 간단합니다.

플랫폼의 모든 파일은 맞춤형 메타 태그와 광학 문자 인식 엔진을 기반으로 분류 및 저장되어 특정 정보를 간단하게 검색할 수 있습니다.

예를 들어, 법무팀 구성원이 옵션 기반 보상을 검색하려는 경우 이 용어를 검색하여 옵션 보상과 관련된 문구 또는 정보가 포함된 모든 문서를 검색할 수 있습니다. 더 이상 공유 드라이브를 샅샅이 뒤지고 긴 문서를 스캔할 필요가 없습니다.

간소화된 협상 및 검토

계약 수명 주기 관리의 중심 부분은 협상입니다. 계약이 체결되면 모든 관련 당사자가 이를 둘러싸고 조건을 협상합니다. 원격 근무는 사람들이 더 이상 대면하여 용어를 논의하기 위해 한 장소에 있지 않기 때문에 이 프로세스에 몇 가지 문제를 던졌습니다.

의사소통은 어려운 일이 되었고 이메일이나 전화를 통해 협상 조건을 교환하는 것은 조건이 충족되도록 하는 최선의 방법이 아닙니다.

Parley Pro는 협상 및 계약 검토 단계를 모두 단순화합니다.

팀 구성원이 계약 초안을 작성하면 변경 사항을 제안하는 다른 구성원이 파일을 편집하는 경향이 있습니다. 일반적으로 이로 인해 해독하기 어려울 수 있는 긴 줄을 그어진 단어, 편집 및 문서 내 주석 목록이 생성됩니다. 이러한 편집은 모두 제안 사항이므로 문서를 처음 읽는 사람은 토론 상태를 결정하는 데 어려움을 겪을 것입니다.

이 플랫폼은 문서와 관련된 팀 구성원 토론에서 제안 변경 사항을 자동으로 캡처하고 자동으로 강조 표시합니다. 또한 합의를 추적하고 모든 팀 구성원이 동의하면 플랫폼에서 관련 텍스트를 자동으로 업데이트합니다. 따라서 변경 추적이 간단하고 아무도 버전 제어에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

다른 당사자에게 계약을 제시할 때 모든 사람은 플랫폼 내에서 조건을 협상할 수 있습니다. Parley Pro는 제안된 모든 토론과 변경 사항을 추적합니다. 이 중앙 저장소가 설정되어 영향을 받는 당사자는 이메일이나 기타 덜 안전한 메시징 플랫폼에 의존하지 않고 플랫폼 내에서 협상을 수행할 수 있습니다.

결제 간소화

법률 워크플로는 급하게 복잡해질 수 있습니다. 멀리 떨어져 있는 법무팀은 업무를 처리하는 전자 솔루션이 필요하므로 처리 중인 사건의 세부 사항에 집중할 수 있는 시간이 필요합니다. 통신이 분산되어 작업이 중단될 수 있으므로 원격 상황에서는 청구 및 문제 관리가 어려워집니다.

Acuity ELM Essentials 제품군은 모든 규모의 법무팀을 위해 설계된 중앙 전자 운영 및 청구 관리 허브입니다. 법무팀은 예산을 모니터링하고 지출 한도를 설정하며 외부 자문 비용 및 계약을 모니터링할 수 있습니다. 이 플랫폼에는 청구 방어를 위한 통합 eBilling 시스템도 있습니다.

Mass Tort Manager는 eBilling, 청구 관리 및 보고 시스템이 하나로 통합되어 팀이 대규모 불법 행위 방어의 복잡성을 해결할 수 있도록 지원합니다.

이러한 경우 직원이 원격으로 작업하는 경우 운영 관리 및 처리에 문제가 발생할 수 있습니다. 새로운 솔루션 덕분에 Acuity는 법무팀이 작업을 효율적으로 처리하는 것을 간단하게 만듭니다.

원격 작업으로 새로운 솔루션 제공

원격 근무는 기업에게 중요한 과제로 인식되어 왔지만 현실은 기술이 이러한 문제에 대한 많은 솔루션을 제공하고 있다는 것입니다. 문서 관리, 계약 협상 및 eBilling은 원격 작업을 통합하려는 회사에게 중요한 단계이며 앞으로의 개선 사항을 기대할 수 있습니다.