Bagaimana Manajemen Kontrak Elektronik Menyederhanakan Tata Kelola Perusahaan Jarak Jauh

Mari kita lihat bagaimana manajemen dokumen elektronik menyederhanakan tata kelola perusahaan jarak jauh dan masalah hukum.

Pekerjaan jarak jauh telah menjadi kenyataan bagi perusahaan di seluruh dunia, dan karena karyawan lebih tersebar daripada sebelumnya, manajemen dokumen dan berbagi data menjadi sorotan.

Karyawan pernah dapat mengandalkan email dan saluran pesan tempat kerja yang aman sementara perusahaan dapat mengamankan jaringan mereka di tempat. Saat ini, karyawan masuk ke jaringan kerja dari koneksi luar, platform, dan lokasi, membuat keamanan dan tata kelola akses menjadi tugas yang sulit.

Akibatnya, informasi sensitif dapat bocor secara tidak sengaja, dan ketika aliran kemitraan bisnis baru adalah sumber kehidupan perusahaan Anda, memastikan bahwa jalur kontrak Anda aman dan sesuai adalah sangat penting untuk misi. Dokumen elektronik khusus dan platform manajemen kontrak dapat membuat perbedaan besar di sini. Platform ini kaya fitur dan menawarkan berbagai fungsi.

Mari kita lihat bagaimana manajemen dokumen elektronik menyederhanakan tata kelola perusahaan jarak jauh dan masalah hukum.

Manajemen Siklus Hidup Kontrak

Tim perusahaan biasanya menggunakan hierarki folder bersama untuk menyimpan data terkait kontrak dan berbagi pembaruan. Tidak hanya struktur ini tidak cocok untuk lingkungan kerja jarak jauh, tetapi juga menimbulkan sakit kepala penggunaan. Misalnya, jika ada karyawan yang ingin memperbarui informasi spesifik yang disematkan di berbagai kontrak, tidak ada cara mudah untuk melakukannya.

Implikasi keamanan dari solusi folder bersama juga bermasalah. Karyawan jarak jauh masuk ke jaringan perusahaan dari perangkat pribadi dan jaringan yang tidak dibuat untuk berbagi data tata kelola perusahaan yang sensitif. Misalnya, jika perusahaan harus memfasilitasi uji tuntas untuk calon pembeli atau mitra, karyawan hampir tidak dapat diharapkan untuk menemukan dan mengirim informasi melalui file dan drive bersama.

Rangkaian manajemen siklus hidup kontrak menyeluruh dari ContractZen adalah contoh bagaimana solusi teknologi menyederhanakan masalah ini dan memungkinkan uji tuntas yang gesit setiap hari. Tim dapat masuk ke platform dari jarak jauh dan berbagi file kontrak dengan aman melalui ruang data virtual terintegrasi, untuk keamanan ekstra dan kontrol akses. Mereka dapat berkolaborasi dengan aman dan meminta tanda tangan elektronik dari dalam platform juga.

Yang terpenting, menyediakan konteks untuk informasi kontraktual juga sederhana karena tim dapat menautkan dan menandai informasi terkait seperti dokumen, grafik, dan catatan diskusi. Membawa anggota tim baru untuk mempercepat status kontrak semudah ini.

Semua file di platform dikategorikan dan disimpan berdasarkan tag meta khusus dan mesin pengenalan karakter optik, yang memudahkan pencarian informasi spesifik.

Misalnya, jika anggota tim hukum ingin mencari kompensasi berbasis opsi, mereka dapat mencari istilah ini dan mengambil semua dokumen yang berisi frasa atau informasi yang terkait dengan kompensasi opsi. Tidak perlu lagi memilah-milah drive bersama dan memindai dokumen yang panjang.

Negosiasi dan Tinjauan yang Disederhanakan

Bagian utama dari manajemen siklus hidup kontrak adalah negosiasi. Setelah kontrak ditarik, semua pihak terkait berkumpul di atasnya dan menegosiasikan persyaratan. Kerja jarak jauh telah memberikan beberapa tantangan ke dalam proses ini karena orang tidak lagi berada di satu lokasi untuk membahas istilah secara tatap muka lagi.

Komunikasi telah menjadi tantangan dan bertukar persyaratan negosiasi melalui email atau telepon bukanlah cara terbaik untuk memastikan persyaratan terpenuhi.

Parley Pro menyederhanakan tahap negosiasi dan peninjauan kontrak.

Setelah anggota tim menyusun kontrak, file tersebut cenderung diedit oleh anggota lain yang mengusulkan perubahan. Biasanya, ini menghasilkan daftar panjang kata-kata yang dicoret, suntingan, dan komentar dalam dokumen yang sulit untuk diuraikan. Karena semua suntingan ini adalah saran, seseorang yang membaca dokumen untuk pertama kali akan memiliki tugas yang berat untuk menentukan status diskusi.

Platform ini secara otomatis menangkap perubahan saran dari diskusi anggota tim yang terkait dengan dokumen dan menyorotnya secara otomatis. Itu juga melacak konsensus dan setelah setiap anggota tim setuju, platform memperbarui teks yang relevan secara otomatis. Dengan demikian, pelacakan perubahan menjadi sederhana dan tidak ada yang perlu khawatir tentang kontrol versi.

Saat mempresentasikan kontrak kepada pihak alternatif, setiap orang dapat menegosiasikan persyaratan dalam platform. Parley Pro melacak semua diskusi dan perubahan yang diusulkan. Berkat penyimpanan persyaratan sentral ini, pihak yang terkena dampak dapat melakukan negosiasi di dalam platform tanpa bergantung pada email atau platform perpesanan lain yang kurang aman.

Menyederhanakan Penagihan

Alur kerja hukum bisa menjadi rumit dengan cepat. Tim hukum yang berlokasi jauh membutuhkan solusi elektronik yang menangani operasi, menyisakan waktu bagi mereka untuk fokus pada hal-hal spesifik dari kasus yang mereka tangani. Penagihan dan manajemen masalah menjadi tantangan dalam situasi jarak jauh karena komunikasi dapat tercerai-berai, membuat segalanya terhenti.

Acuity ELM Essentials suite adalah pusat operasi elektronik dan pusat manajemen klaim yang dirancang untuk tim hukum dari semua ukuran. Tim operasi hukum dapat memantau anggaran, menetapkan batas pengeluaran, dan memantau biaya dan keterlibatan konsultan luar. Platform ini juga memiliki sistem eBilling terintegrasi untuk pembelaan klaim.

Mass Tort Manager-nya adalah eBilling, manajemen klaim, dan sistem pelaporan yang digabungkan menjadi satu yang membantu tim mengatasi kompleksitas pertahanan gugatan massal.

Dalam kasus ini, operasi administrasi dan pemrosesan dapat menjadi masalah jika karyawan bekerja dari jarak jauh. Berkat solusi barunya, Acuity memudahkan tim hukum untuk menangani operasi secara efisien.

Pekerjaan Jarak Jauh Membawa Solusi Baru

Pekerjaan jarak jauh telah dibingkai sebagai tantangan yang signifikan bagi perusahaan, tetapi kenyataannya adalah bahwa teknologi menawarkan banyak solusi untuk masalah ini. Manajemen dokumen, negosiasi kontrak, dan eBilling adalah langkah maju yang signifikan bagi perusahaan yang ingin menggabungkan pekerjaan jarak jauh, dan kami hanya dapat mengharapkan peningkatan di masa mendatang.