Jak elektroniczne zarządzanie umowami upraszcza zdalny nadzór korporacyjny

Przyjrzyjmy się, jak elektroniczne zarządzanie dokumentami upraszcza zdalny nadzór korporacyjny i kwestie prawne.

Praca zdalna stała się rzeczywistością dla firm na całym świecie, a ponieważ pracownicy są bardziej rozproszeni niż kiedykolwiek wcześniej, zarządzanie dokumentami i udostępnianie danych znalazły się pod kontrolą.

Pracownicy mogli kiedyś polegać na bezpiecznych kanałach poczty e-mail i wiadomości w miejscu pracy, podczas gdy firmy mogły zabezpieczać swoje sieci lokalnie. Obecnie pracownicy logują się do sieci roboczych z zewnętrznych połączeń, platform i lokalizacji, co utrudnia zarządzanie bezpieczeństwem i dostępem.

W rezultacie poufne informacje mogą zostać przypadkowo ujawnione, a gdy przepływ nowych partnerstw biznesowych jest siłą napędową Twojej firmy, zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami ma kluczowe znaczenie dla misji. Dedykowane elektroniczne platformy do zarządzania dokumentami i umowami mogą tutaj zrobić dużą różnicę. Platformy te są bogate w funkcje i oferują szeroki zakres funkcji.

Przyjrzyjmy się, jak elektroniczne zarządzanie dokumentami upraszcza zdalny nadzór korporacyjny i kwestie prawne.

Zarządzanie cyklem życia umowy

Zespoły korporacyjne zazwyczaj używały hierarchii folderów udostępnionych do przechowywania danych związanych z umową i udostępniania aktualizacji. Ta struktura nie tylko źle pasuje do środowisk pracy zdalnej, ale także powoduje bóle głowy związane z użytkowaniem. Na przykład, jeśli jakikolwiek pracownik chciałby zaktualizować określone informacje zawarte w różnych umowach, nie było na to łatwego sposobu.

Konsekwencje bezpieczeństwa rozwiązań folderów współdzielonych są również problematyczne. Zdalni pracownicy logują się do sieci firmowych z urządzeń osobistych i sieci, które nie zostały stworzone do udostępniania poufnych danych dotyczących nadzoru korporacyjnego. Na przykład, jeśli firma musi ułatwić analizę due diligence potencjalnemu nabywcy lub partnerowi, trudno oczekiwać od pracowników, że znajdą i wyślą informacje za pośrednictwem plików i dysków współdzielonych.

Kompleksowy pakiet zarządzania cyklem życia umowy ContractZen jest przykładem tego, jak rozwiązania technologiczne upraszczają ten problem i umożliwiają codzienne badanie due diligence. Zespoły mogą zdalnie logować się do platformy i bezpiecznie udostępniać pliki umów za pośrednictwem zintegrowanych wirtualnych pokoi danych, zapewniając dodatkowe bezpieczeństwo i kontrolę dostępu. Mogą bezpiecznie współpracować i zabiegać o podpisy elektroniczne również z poziomu platformy.

Co najważniejsze, zapewnienie kontekstu informacji kontraktowych jest również proste, ponieważ zespoły mogą łączyć i oznaczać powiązane informacje, takie jak dokumenty, grafiki i notatki do dyskusji. Poinformowanie nowych członków zespołu o statusie umowy jest tak proste.

Wszystkie pliki na platformie są kategoryzowane i przechowywane w oparciu o niestandardowe metatagi oraz silnik optycznego rozpoznawania znaków, co ułatwia wyszukiwanie określonych informacji.

Na przykład, jeśli członek zespołu prawnego chce wyszukać wynagrodzenie oparte na opcjach, może wyszukać ten termin i pobrać wszystkie dokumenty zawierające frazę lub informacje związane z opcjami wynagrodzenia. Koniec z przeglądaniem dysków współdzielonych i skanowaniem długich dokumentów.

Uproszczone negocjacje i przegląd

Centralną częścią zarządzania cyklem życia kontraktu są negocjacje. Po sporządzeniu umów wszystkie powiązane strony gromadzą się nad nimi i negocjują warunki. Praca zdalna rzuciła pewne wyzwania w ten proces, ponieważ ludzie nie są już w jednym miejscu, aby omawiać terminy twarzą w twarz.

Komunikacja stała się wyzwaniem, a wymiana warunków negocjacji przez e-mail lub telefon nie jest najlepszym sposobem na zapewnienie ich spełnienia.

Parley Pro upraszcza zarówno etap negocjacji, jak i przeglądu umowy.

Gdy członek zespołu przygotuje projekt umowy, plik jest zwykle edytowany przez innych członków, którzy proponują zmiany. Zwykle skutkuje to długą listą przekreślonych słów, zmian i komentarzy w dokumencie, które mogą być trudne do odszyfrowania. Ponieważ wszystkie te zmiany są sugestiami, osoba czytająca dokument po raz pierwszy będzie miała trudne zadanie określenia statusu dyskusji.

Ta platforma automatycznie przechwytuje zmiany sugestii z dyskusji członków zespołu związanych z dokumentem i automatycznie je wyróżnia. Śledzi również konsensus, a gdy każdy członek zespołu wyrazi zgodę, platforma automatycznie aktualizuje odpowiedni tekst. Dzięki temu śledzenie zmian jest proste i nikt nie musi się martwić o kontrolę wersji.

Przedstawiając umowę innym stronom, każdy może negocjować warunki w ramach platformy. Parley Pro śledzi wszystkie dyskusje i proponowane zmiany. Dzięki temu centralnemu repozytorium warunków, których to dotyczy, zainteresowane strony mogą prowadzić negocjacje w ramach platformy bez polegania na wiadomościach e-mail lub innych mniej bezpiecznych platformach komunikacyjnych.

Uproszczenie rozliczeń

Prawne przepływy pracy mogą się komplikować w pośpiechu. Zdalnie zlokalizowane zespoły prawne potrzebują rozwiązań elektronicznych, które obsługują operacje, pozostawiając im czas na skupienie się na specyfice prowadzonej sprawy. Rozliczenia i zarządzanie sprawami stają się wyzwaniem w sytuacjach odległych, ponieważ komunikacja może ulec rozproszeniu, powodując zatrzymanie spraw.

Pakiet Acuity ELM Essentials to centralne centrum operacji elektronicznych i zarządzania roszczeniami, które jest przeznaczone dla zespołów prawnych dowolnej wielkości. Zespoły ds. prawnych mogą monitorować budżety, ustalać limity wydatków oraz monitorować koszty i zaangażowanie doradców zewnętrznych. Platforma posiada również zintegrowany system eBilling do obrony przed roszczeniami.

Jego Mass Tort Manager to system eBilling, zarządzania roszczeniami i raportowania połączony w jeden, który pomaga zespołom w rozwiązywaniu złożoności masowej ochrony przed deliktami.

W takich przypadkach administrowanie i przetwarzanie operacji może stanowić problem, jeśli pracownicy pracują zdalnie. Dzięki nowatorskiemu rozwiązaniu Acuity ułatwia zespołom prawnym sprawną obsługę operacji.

Praca zdalna przynosi nowe rozwiązania

Praca zdalna została określona jako znaczące wyzwanie dla firm, ale w rzeczywistości technologia oferuje wiele rozwiązań tych problemów. Zarządzanie dokumentami, negocjowanie umów i eBilling to znaczące kroki naprzód dla firm, które chcą włączyć pracę zdalną, a my możemy spodziewać się jedynie postępów.