การจัดการสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความยุ่งยากในการกำกับดูแลกิจการจากระยะไกลได้อย่างไร

มาดูกันว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความยุ่งยากในการกำกับดูแลกิจการและกฎหมายจากระยะไกลได้อย่างไร

การทำงานระยะไกลได้กลายเป็นความจริงสำหรับบริษัททั่วโลก และเนื่องจากพนักงานกระจัดกระจายมากกว่าที่เคย การจัดการเอกสารและการแบ่งปันข้อมูลจึงอยู่ภายใต้การตรวจสอบอย่างละเอียด

ครั้งหนึ่ง พนักงานสามารถพึ่งพาอีเมลและช่องทางการส่งข้อความในที่ทำงานที่ปลอดภัยได้ ในขณะที่บริษัทต่างๆ สามารถรักษาความปลอดภัยเครือข่ายภายในองค์กรได้ ทุกวันนี้ พนักงานเข้าสู่ระบบเครือข่ายงานจากการเชื่อมต่อภายนอก แพลตฟอร์ม และสถานที่ ทำให้การรักษาความปลอดภัยและการเข้าถึงงานยากต่อการกำกับดูแล

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจรั่วไหลออกมาโดยไม่ได้ตั้งใจ และเมื่อการไหลของพันธมิตรทางธุรกิจใหม่เป็นสัดส่วนหลักของบริษัทของคุณ การทำให้แน่ใจว่าไปป์ไลน์สัญญาของคุณปลอดภัยและปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นมีความสำคัญต่อภารกิจ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะและแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาสามารถสร้างความแตกต่างได้มากที่นี่ แพลตฟอร์มเหล่านี้มีคุณลักษณะหลากหลายและมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย

มาดูกันว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความยุ่งยากในการกำกับดูแลกิจการและกฎหมายจากระยะไกลได้อย่างไร

การจัดการวงจรอายุสัญญา

โดยทั่วไปแล้ว ทีมงานของบริษัทจะใช้ลำดับชั้นของโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสัญญาและแชร์การอัปเดต โครงสร้างนี้ไม่เพียงแค่ไม่เหมาะกับสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลเท่านั้น แต่ยังทำให้เกิดความปวดหัวในการใช้งานอีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากพนักงานคนใดต้องการอัปเดตข้อมูลเฉพาะที่ฝังอยู่ในสัญญาต่างๆ ก็ไม่มีทางง่ายในการทำเช่นนี้

ผลกระทบด้านความปลอดภัยของโซลูชันโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันก็มีปัญหาเช่นกัน พนักงานระยะไกลเข้าสู่ระบบเครือข่ายของบริษัทจากอุปกรณ์ส่วนตัวและเครือข่ายที่ไม่ได้สร้างขึ้นสำหรับการแชร์ข้อมูลการกำกับดูแลกิจการที่มีความละเอียดอ่อน ตัวอย่างเช่น หากบริษัทต้องอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบสถานะผู้ซื้อหรือคู่ค้าที่มีศักยภาพ พนักงานแทบจะไม่สามารถคาดหวังให้ค้นหาและส่งข้อมูลผ่านไฟล์และไดรฟ์ที่แชร์ได้

ชุดการจัดการวงจรอายุสัญญาแบบ end-to-end ของ ContractZen เป็นตัวอย่างของวิธีที่โซลูชันทางเทคโนโลยีช่วยลดความซับซ้อนของปัญหานี้ และช่วยให้เกิดการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะที่คล่องตัวในแต่ละวัน ทีมงานสามารถเข้าสู่ระบบแพลตฟอร์มจากระยะไกลและแชร์ไฟล์สัญญาอย่างปลอดภัยผ่านห้องข้อมูลเสมือนแบบบูรณาการ เพื่อการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมและการควบคุมการเข้าถึง พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัยและขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากภายในแพลตฟอร์มเช่นกัน

สิ่งสำคัญที่สุดคือ การให้บริบทกับข้อมูลสัญญาก็ทำได้ง่ายเช่นกัน เนื่องจากทีมสามารถเชื่อมโยงและแท็กข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เช่น เอกสาร กราฟิก และบันทึกการสนทนา การทำให้สมาชิกในทีมใหม่ทราบสถานะสัญญาได้อย่างรวดเร็วง่ายดาย

ไฟล์ทั้งหมดบนแพลตฟอร์มได้รับการจัดหมวดหมู่และจัดเก็บตามเมตาแท็กที่กำหนดเองและเอ็นจินการรู้จำอักขระด้วยแสง ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลเฉพาะเป็นเรื่องง่าย

ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมกฎหมายต้องการค้นหาค่าตอบแทนตามตัวเลือก พวกเขาสามารถค้นหาคำนี้และเรียกเอกสารทั้งหมดที่มีวลีหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการชดเชยตัวเลือก ไม่ต้องกลั่นกรองไดรฟ์ที่แชร์และสแกนเอกสารที่มีความยาวอีกต่อไป

การเจรจาต่อรองอย่างง่ายและการทบทวน

ศูนย์กลางของการจัดการวงจรอายุสัญญาคือการเจรจาต่อรอง เมื่อทำสัญญาแล้ว ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะรวมตัวกันและเจรจาเงื่อนไข การทำงานระยะไกลทำให้เกิดความท้าทายในกระบวนการนี้ เนื่องจากผู้คนไม่ได้อยู่ที่แห่งเดียวเพื่อหารือเกี่ยวกับคำศัพท์แบบเห็นหน้ากันอีกต่อไป

การสื่อสารกลายเป็นเรื่องท้าทายและการแลกเปลี่ยนเงื่อนไขการเจรจาผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามเงื่อนไข

Parley Pro ทำให้ขั้นตอนการเจรจาและทบทวนสัญญาง่ายขึ้น

เมื่อสมาชิกในทีมร่างสัญญา ไฟล์จะมีแนวโน้มที่จะถูกแก้ไขโดยสมาชิกคนอื่นๆ ที่เสนอการเปลี่ยนแปลง โดยปกติแล้ว การทำเช่นนี้จะทำให้รายการคำที่มีเครื่องหมายขีดฆ่า การแก้ไข และความคิดเห็นในเอกสารยาวเหยียด ซึ่งยากต่อการถอดรหัส เนื่องจากการแก้ไขทั้งหมดนี้เป็นข้อเสนอแนะ บุคคลที่อ่านเอกสารเป็นครั้งแรกจะมีงานที่ยากในการกำหนดสถานะของการสนทนา

แพลตฟอร์มนี้จะรวบรวมการเปลี่ยนแปลงข้อเสนอแนะจากการสนทนาของสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและไฮไลท์โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังติดตามฉันทามติและเมื่อสมาชิกในทีมทุกคนเห็นด้วย แพลตฟอร์มจะอัปเดตข้อความที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ดังนั้น การติดตามการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นเรื่องง่าย และไม่มีใครต้องกังวลเกี่ยวกับการควบคุมเวอร์ชัน

เมื่อนำเสนอสัญญากับอีกฝ่าย ทุกคนสามารถเจรจาเงื่อนไขภายในแพลตฟอร์มได้ Parley Pro ติดตามการสนทนาและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เสนอ ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบสามารถเจรจาภายในแพลตฟอร์มได้โดยไม่ต้องพึ่งพาอีเมลหรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความที่มีความปลอดภัยน้อยกว่า

ลดความซับซ้อนของการเรียกเก็บเงิน

เวิร์กโฟลว์ทางกฎหมายอาจซับซ้อนได้ ทีมกฎหมายที่อยู่ห่างไกลต้องการโซลูชันอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดการกับการปฏิบัติงาน โดยปล่อยให้เวลาสำหรับพวกเขาในการมุ่งเน้นไปที่กรณีเฉพาะที่พวกเขากำลังจัดการ การเรียกเก็บเงินและการจัดการเรื่องเป็นเรื่องที่ท้าทายในสถานการณ์ที่ห่างไกล เนื่องจากการสื่อสารอาจกระจัดกระจาย ทำให้สิ่งต่างๆ หยุดชะงัก

ชุดโปรแกรม Acuity ELM Essentials เป็นศูนย์ปฏิบัติการอิเล็กทรอนิกส์ส่วนกลางและศูนย์กลางการจัดการการเคลมที่ออกแบบมาสำหรับทีมกฎหมายทุกขนาด ทีมปฏิบัติการทางกฎหมายสามารถตรวจสอบงบประมาณ กำหนดวงเงินใช้จ่าย และตรวจสอบค่าใช้จ่ายและภาระผูกพันของที่ปรึกษาภายนอกได้ แพลตฟอร์มนี้ยังมีระบบ eBilling แบบบูรณาการสำหรับการป้องกันข้อเรียกร้อง

Mass Tort Manager เป็นระบบ eBilling การจัดการการเรียกร้อง และระบบการรายงานที่รวมเข้าเป็นหนึ่งเดียว ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถจัดการกับความซับซ้อนของการป้องกันการละเมิดจำนวนมาก

ในกรณีเหล่านี้ การบริหารและประมวลผลอาจประสบปัญหาหากพนักงานทำงานจากระยะไกล ด้วยโซลูชันใหม่ Acuity ทำให้ทีมกฎหมายสามารถจัดการการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย

การทำงานระยะไกลนำเสนอโซลูชั่นใหม่

การทำงานระยะไกลถูกมองว่าเป็นความท้าทายที่สำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ แต่ความจริงก็คือเทคโนโลยีกำลังเสนอวิธีแก้ปัญหามากมายสำหรับปัญหาเหล่านี้ การจัดการเอกสาร การเจรจาสัญญา และ eBilling เป็นก้าวสำคัญสำหรับบริษัทที่ต้องการรวมงานทางไกล และเราคาดหวังได้ว่าจะมีการปรับปรุงในอนาคตเท่านั้น