電子契約管理がリモートのコーポレートガバナンスをどのように簡素化するか

電子文書管理がリモートのコーポレートガバナンスと法的な問題をどのように簡素化するかを見てみましょう。

世界中の企業にとってリモートワークが現実のものとなり、従業員がかつてないほど分散しているため、ドキュメント管理とデータ共有が精査されています。

従業員はかつては安全な職場の電子メールおよびメッセージングチャネルに依存できましたが、企業はオンプレミスでネットワークを保護できました。 最近では、従業員は外部の接続、プラットフォーム、場所から職場のネットワークにログインするため、セキュリティとアクセスガバナンスが困難な作業になっています。

その結果、機密情報が誤って漏洩する可能性があります。新しいビジネスパートナーシップの流れが企業の生命線である場合、契約パイプラインの安全性とコンプライアンスを確保することがミッションクリティカルです。 専用の電子文書および契約管理プラットフォームは、ここで大きな違いを生む可能性があります。 これらのプラットフォームは機能が豊富で、幅広い機能を提供します。

電子文書管理がリモートのコーポレートガバナンスと法的な問題をどのように簡素化するかを見てみましょう。

契約ライフサイクル管理

企業チームは通常、共有フォルダー階層を使用して、契約関連のデータを保存し、更新を共有していました。 この構造はリモートワーク環境に適していないだけでなく、使用上の問題を引き起こします。 たとえば、従業員がさまざまな契約に埋め込まれた特定の情報を更新したい場合、これを行う簡単な方法はありませんでした。

共有フォルダソリューションのセキュリティへの影響も問題があります。 リモートの従業員は、機密性の高いコーポレートガバナンスデータを共有するために構築されていない個人用デバイスやネットワークから会社のネットワークにログインします。 たとえば、企業が潜在的なバイヤーまたはパートナーのデューデリジェンスを促進する必要がある場合、従業員がファイルや共有ドライブを介して情報を見つけて送信することはほとんど期待できません。

ContractZenのエンドツーエンドの契約ライフサイクル管理スイートは、技術ソリューションがこの問題を簡素化し、日常的にアジャイルデューデリジェンスを可能にする方法の一例です。 チームはプラットフォームにリモートでログインし、統合された仮想データルームを介して契約ファイルを安全に共有して、セキュリティとアクセス制御を強化できます。 彼らは安全に協力し、プラットフォーム内からも電子署名を求めることができます。

最も重要なことは、チームがドキュメント、グラフィック、ディスカッションノートなどの関連情報をリンクしてタグ付けできるため、契約情報にコンテキストを提供することも簡単です。 契約のステータスについて新しいチームメンバーをスピードアップさせるのは、これほど簡単です。

プラットフォーム上のすべてのファイルは、カスタムメタタグと光学式文字認識エンジンに基づいて分類および保存されるため、特定の情報を簡単に検索できます。

たとえば、法務チームのメンバーがオプションベースの報酬を検索する場合、この用語を検索して、オプション報酬に関連するフレーズまたは情報を含むすべてのドキュメントを取得できます。 共有ドライブをふるいにかけたり、長いドキュメントをスキャンしたりする必要はもうありません。

簡素化された交渉とレビュー

契約ライフサイクル管理の中心的な部分は交渉です。 契約が結ばれると、すべての関連当事者がそれらを密談し、条件を交渉します。 人々はもはや対面で用語を議論するために単一の場所にいないので、リモートワークはこのプロセスにいくつかの課題を投げかけました。

コミュニケーションが課題になり、条件を確実に満たすには、電子メールや電話で交渉条件を交換することが最善の方法ではありません。

Parley Proは、交渉と契約のレビューの両方の段階を簡素化します。

チームメンバーが契約書の草案を作成すると、ファイルは変更を提案する他のメンバーによって編集される傾向があります。 通常、これにより、取り消し線の付いた単語、編集、およびドキュメント内のコメントの長いリストが作成され、解読が困難になる可能性があります。 これらの編集はすべて提案であるため、ドキュメントを初めて読む人は、ディスカッションのステータスを決定するのが難しい作業になります。

このプラットフォームは、ドキュメントに関連するチームメンバーのディスカッションから提案の変更を自動的にキャプチャし、それらを自動的に強調表示します。 また、コンセンサスを追跡し、すべてのチームメンバーが同意すると、プラットフォームは関連するテキストを自動的に更新します。 したがって、変更の追跡は簡単で、バージョン管理について心配する必要はありません。

代替当事者に契約を提示する場合、誰もがプラットフォーム内で条件を交渉できます。 Parley Proは、提案されたすべてのディスカッションと変更を追跡します。 確立された用語のこの中央リポジトリのおかげで、影響を受ける当事者は、電子メールやその他の安全性の低いメッセージングプラットフォームに依存することなく、プラットフォーム内で交渉を行うことができます。

請求の簡素化

法的なワークフローは急いで複雑になる可能性があります。 遠隔地にある法務チームは、業務を処理する電子ソリューションを必要としており、業務を処理しているケースの詳細に集中する時間を残しています。 通信が分散し、物事が停止する可能性があるため、遠隔地では請求と問題管理が困難になります。

Acuity ELM Essentialsスイートは、あらゆる規模の法務チーム向けに設計された中央の電子運用および請求管理ハブです。 法務チームは、予算を監視し、支出制限を設定し、外部の弁護士の費用と関与を監視できます。 このプラットフォームには、クレーム防御のための統合されたeBillingシステムもあります。

そのMassTortManagerは、eBilling、クレーム管理、およびレポートシステムを1つにまとめたものであり、チームが大量の不法行為防御の複雑さに対処するのに役立ちます。

このような場合、従業員がリモートで作業していると、管理および処理操作が問題になる可能性があります。 その斬新なソリューションのおかげで、Acuityは法務チームが業務を効率的に処理することを容易にします。

リモートワークは新しいソリューションをもたらします

在宅勤務は企業にとって重要な課題と見なされてきましたが、実際には、テクノロジーがこれらの問題に対して多くのソリューションを提供しています。 ドキュメント管理、契約交渉、およびeBillingは、リモートワークの組み込みを希望する企業にとって重要な前進であり、今後の改善のみが期待できます。