Come la gestione elettronica dei contratti semplifica la governance aziendale a distanza

Diamo un'occhiata a come la gestione elettronica dei documenti semplifica la governance aziendale remota e le questioni legali.

Il lavoro a distanza è diventato la realtà per le aziende di tutto il mondo e, poiché i dipendenti sono più dispersi che mai, la gestione dei documenti e la condivisione dei dati sono state esaminate.

I dipendenti un tempo potevano fare affidamento su canali di messaggistica e posta elettronica sul posto di lavoro protetti, mentre le aziende potevano proteggere le proprie reti in locale. Al giorno d'oggi, i dipendenti accedono alle reti di lavoro da connessioni, piattaforme e posizioni esterne, rendendo la sicurezza e la governance degli accessi compiti difficili.

Di conseguenza, le informazioni sensibili possono essere divulgate inavvertitamente e, quando il flusso di nuove partnership commerciali è la linfa vitale della tua azienda, garantire che la pipeline dei contratti sia sicura e conforme è mission-critical. In questo caso, piattaforme elettroniche dedicate per la gestione dei contratti e dei documenti possono fare una grande differenza. Queste piattaforme sono ricche di funzionalità e offrono un'ampia gamma di funzionalità.

Diamo un'occhiata a come la gestione elettronica dei documenti semplifica la governance aziendale remota e le questioni legali.

Gestione del ciclo di vita del contratto

I team aziendali hanno in genere utilizzato una gerarchia di cartelle condivise per archiviare i dati relativi ai contratti e condividere gli aggiornamenti. Non solo questa struttura non si adattava bene agli ambienti di lavoro remoti, ma introduce anche problemi di utilizzo. Ad esempio, se un dipendente desiderava aggiornare informazioni specifiche integrate in diversi contratti, non esisteva un modo semplice per farlo.

Anche le implicazioni sulla sicurezza delle soluzioni di cartelle condivise sono problematiche. I dipendenti remoti accedono alle reti aziendali da dispositivi personali e reti non progettate per la condivisione di dati sensibili di governance aziendale. Ad esempio, se un'azienda deve facilitare la due diligence per un potenziale acquirente o partner, difficilmente ci si può aspettare che i dipendenti trovino e inviino informazioni tramite file e drive condivisi.

La suite di gestione del ciclo di vita dei contratti end-to-end di ContractZen è un esempio di come le soluzioni tecnologiche stiano semplificando questo problema e consentendo una due diligence agile su base giornaliera. I team possono accedere alla piattaforma da remoto e condividere in modo sicuro i file dei contratti tramite data room virtuali integrate, per una maggiore sicurezza e controllo degli accessi. Possono collaborare in modo sicuro e richiedere firme elettroniche anche dall'interno della piattaforma.

Ancora più importante, fornire un contesto alle informazioni contrattuali è anche semplice poiché i team possono collegare e contrassegnare informazioni correlate come documenti, grafica e note di discussione. Portare i nuovi membri del team al passo con lo stato di un contratto è così semplice.

Tutti i file sulla piattaforma sono classificati e archiviati in base a meta tag personalizzati e un motore di riconoscimento ottico dei caratteri, che semplifica la ricerca di informazioni specifiche.

Ad esempio, se un membro del team legale desidera cercare un compenso basato su opzioni, può cercare questo termine e recuperare tutti i documenti che contengono la frase o le informazioni relative al compenso su opzioni. Non dovrai più passare al setaccio i Drive condivisi e scansionare documenti lunghi.

Negoziazione e revisione semplificate

Una parte centrale della gestione del ciclo di vita del contratto è la negoziazione. Una volta stipulati i contratti, tutte le parti correlate si stringono su di essi e negoziano i termini. Il lavoro a distanza ha creato alcune sfide in questo processo poiché le persone non sono più in un unico luogo per discutere i termini faccia a faccia.

La comunicazione è diventata una sfida e lo scambio di termini di negoziazione tramite e-mail o telefono non è il modo migliore per garantire il rispetto dei termini.

Parley Pro semplifica sia la fase di negoziazione che quella di revisione del contratto.

Una volta che un membro del team redige il contratto, il file tende a essere modificato da altri membri che propongono modifiche. Di solito, questo si traduce in un lungo elenco di parole barrate, modifiche e commenti nel documento che possono essere difficili da decifrare. Poiché tutte queste modifiche sono suggerimenti, una persona che legge il documento per la prima volta avrà un compito difficile nel determinare lo stato della discussione.

Questa piattaforma acquisisce automaticamente le modifiche ai suggerimenti dalle discussioni dei membri del team relative al documento e le evidenzia automaticamente. Tiene inoltre traccia del consenso e una volta che ogni membro del team è d'accordo, la piattaforma aggiorna automaticamente il testo pertinente. Pertanto, il rilevamento delle modifiche è semplice e nessuno deve preoccuparsi del controllo della versione.

Quando si presenta il contratto a parti alternative, tutti possono negoziare i termini all'interno della piattaforma. Parley Pro tiene traccia di tutte le discussioni e le modifiche proposte. Grazie alla creazione di questo repository centrale di termini, le parti interessate possono condurre trattative all'interno della piattaforma senza fare affidamento su e-mail o altre piattaforme di messaggistica meno sicure.

Semplificazione della fatturazione

I flussi di lavoro legali possono complicarsi in fretta. I team legali dislocati in remoto necessitano di soluzioni elettroniche che gestiscano le operazioni, lasciando loro il tempo di concentrarsi sulle specifiche del caso che stanno trattando. La fatturazione e la gestione delle questioni diventano difficili in situazioni remote poiché la comunicazione può diventare dispersa, bloccando le cose.

La suite Acuity ELM Essentials è un hub elettronico centrale per le operazioni e la gestione dei sinistri progettato per team legali di tutte le dimensioni. I team delle operazioni legali possono monitorare i budget, impostare limiti di spesa e monitorare i costi e gli impegni di consulenti esterni. La piattaforma dispone anche di un sistema di eBilling integrato per la difesa dei sinistri.

Il suo Mass Tort Manager è un sistema di fatturazione elettronica, gestione dei sinistri e reporting integrato che aiuta i team ad affrontare le complessità di una difesa per illeciti di massa.

In questi casi, le operazioni di amministrazione ed elaborazione possono incontrare un intoppo se i dipendenti lavorano in remoto. Grazie alla sua nuova soluzione, Acuity rende semplice per i team legali gestire le operazioni in modo efficiente.

Il lavoro a distanza porta nuove soluzioni

Il lavoro a distanza è stato inquadrato come una sfida significativa per le aziende, ma la realtà è che la tecnologia offre molte soluzioni a questi problemi. La gestione dei documenti, la negoziazione dei contratti e l'eBilling sono importanti passi avanti per le aziende che desiderano incorporare il lavoro a distanza e possiamo solo aspettarci miglioramenti in futuro.