Вот почему вам нужен рабочий процесс DAM и как его отобразить

Система управления цифровыми активами (DAM) — это гораздо больше, чем виртуальный шкафчик для хранения интеллектуальной собственности вашей компании. Это повышает производительность и эффективность поиска и повторного использования маркетинговых активов за счет искусственного интеллекта и автоматизации. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами DAM, необходимо зафиксировать рабочие процессы, чтобы администраторы могли устранять избыточность. Например, большинство систем управления маркетинговыми активами (MAM) не могут создавать разные версии существующих активов, но DAM может.

Вместо создания запроса в инструменте управления проектами, а затем ожидания загрузки новых версий существующего изображения в MAM, маркетолог может создать несколько версий в DAM за несколько секунд. Это простое изменение может сэкономить много часов.

Учитывая, что самый большой процент маркетологов — миллениалы или поколение Z, проработавшие пять лет или меньше, концепции бизнес-процессов могут быть неправильно поняты. Когда их просят описать их повседневные рабочие процессы, некоторые могут быть не в состоянии объяснить этот термин.

Копай глубже: Мы внедряем DAM! С чего начать?

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это путь от начала проекта до конца. Для администраторов DAM он представляет собой все этапы между запросом нового актива и доставкой его окончательной версии.

Большинство из нас не думают о шагах, которые мы предпринимаем для выполнения обычных задач, особенно тех, которые мы делаем чаще всего. Не могли бы вы записать шаги, которые вы совершаете между решением пойти в продуктовый магазин и складыванием купленных товаров в кладовую? Это может вызвать спазм мозга.

Маркетинговая работа сводится к набору проектов, содержащих повторяющиеся задачи. В то время как творческий процесс — вдохновение, потоотделение и активация — часто бывает трудно сформулировать писателям, дизайнерам и разработчикам, рабочие продукты, которые они создают, — нет.

Как набросать рабочий процесс

Вот пример рабочего процесса для типичного маркетингового проекта:

• Запрос на проект в идеале представляет собой краткое изложение с подробными инструкциями по обмену сообщениями, внешнему виду и конкретным активам, необходимым для проекта.
• Первоначальный набросок для клиента, который может состоять из одной или нескольких частей в зависимости от сложности запроса. Клиент может запросить отдельные копии и эскизы дизайна или полный макет актива (ов) с копией и дизайном на месте.
• Раунд обратной связи и доработки , в ходе которого клиент возвращает комментарии и правки творческой группе.
• Предоставление второго проекта с последующей обратной связью и раундами пересмотра, если это необходимо, до тех пор, пока не будет получено окончательное подтверждение,
• Процесс окончательной проверки , когда один или несколько заинтересованных лиц проверяют окончательные активы и утверждают все изменения.
• Доставка конечного актива(ов) клиенту.
• Завершение проекта и миграция конечных активов в корпоративный архив.

Каждый из этих этапов может содержать одну или несколько отдельных задач, таких как:

• Изготовление графики.
• Реализация шаблонов.
• Получение одобрения бренд-менеджером определенных элементов, таких как логотипы.
• Редактирование и проверка копии.
• Внутренние вопросы и ответы перед отправкой черновиков и исправлений клиентам.
• Юридическая или иная нормативная проверка определенных аспектов копии или дизайна.
• Другие этапы процесса утверждения для обеспечения согласия между различными операционными или организационными подразделениями.

Рассмотрение такого процесса может помочь вашей команде наметить свои собственные процессы. Используя эти этапы в качестве вех, они могут обсудить задачи, которые они выполняют, чтобы перейти от одного этапа к другому.

Делаем схему рабочего процесса

Существует множество доступных шаблонов и блок-схем, которые помогут вам в отображении рабочего процесса. Некоторые из них доступны в настольных программах, таких как Word, Excel, PowerPoint или Keynote. Даже простого списка задач в Блокноте может быть достаточно. Например:

1. Запрос проекта
   1. Назначить руководителя проекта
   2. Назначить копирайтера и графического дизайнера
   3. Назначьте веб-разработчика, если требуется
   4. Выбирайте и проверяйте шаблоны и руководства по брендам
   5. Напишите черновик первого экземпляра
   6. Создайте три графических макета для просмотра творческой командой

Платформа управления проектами, такая как Adobe Workfront, Confluence, Trello или Asanar, может преобразовывать их в формы и шаблоны, которые автоматически заполняются, назначают даты и сроки и отправляют электронные письма соответствующим участникам проекта.

Настройка задач рабочего процесса в DAM

Некоторые DAM имеют функции, которые помогут ускорить выполнение задач и устранить скачки скорости с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Adobe Experience Manager Assets, например, имеет рабочий процесс утверждения проб, который отправляет ссылки внутренним или внешним клиентам и заинтересованным сторонам, позволяя им подтверждать/проверки без необходимости доступа к DAM.

Как только инструмент управления проектами будет связан с DAM через API, DAM будет собирать и сохранять все комментарии, исправления и обновления и автоматически отправлять копии или ссылки соответствующим сторонам по электронной почте.

Это может исключить последний этап упаковки и переноса окончательных файлов, поскольку они сразу же становятся частью системы DAM. Это также позволяет вашей команде легко делиться обновлениями незавершенных работ с клиентами без бесчисленных электронных писем или загрузки конфиденциальных документов в облака за пределами вашего брандмауэра.

Рабочие процессы DAM повышают производительность и эффективность

Шаги для достижения цели в основном находятся «в голове». Но команды не могут извлечь выгоду из творчества и навыков друг друга без общих рабочих процессов, которые экономят время всех.

После того, как рабочие процессы разработаны, администраторы DAM могут задавать соответствующие вопросы о том, какие шаги следует предпринять.