Oto dlaczego potrzebujesz przepływu pracy DAM — i jak go zmapować

System zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) to znacznie więcej niż wirtualny schowek na własność intelektualną Twojej firmy. Zwiększa produktywność i efektywność w poszukiwaniu i ponownym wykorzystaniu zasobów marketingowych poprzez sztuczną inteligencję i automatyzację. Pełne wykorzystanie zalet DAM wymaga przechwytywania przepływów pracy, aby administratorzy mogli zająć się nadmiarowością. Na przykład większość systemów zarządzania zasobami marketingowymi (MAM) nie może tworzyć różnych wersji istniejących zasobów, ale DAM może.

Zamiast tworzyć zapytanie w narzędziu do zarządzania projektami, a następnie czekać na załadowanie nowych wersji istniejącego obrazu do MAM, marketer może w ciągu kilku chwil utworzyć kilka wersji w DAM. Ta prosta zmiana może zaoszczędzić wiele godzin.

Biorąc pod uwagę, że największy odsetek marketerów to milenialsi lub pokolenie Z, którzy przepracowali pięć lat lub mniej, koncepcje procesów biznesowych mogą być źle rozumiane. Niektórzy poproszeni o opisanie swoich codziennych przepływów pracy mogą nie być w stanie wyjaśnić tego terminu.

Kop głębiej: Wdrażamy DAM! Gdzie zaczynam?

Co to jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to \ścieżka, którą podąża się od początku projektu do końca. Dla administratorów DAM reprezentuje wszystkie etapy od złożenia wniosku o nowy zasób do dostarczenia jego ostatecznej wersji.

Większość z nas nie myśli o krokach, które podejmujemy, aby wykonać typowe zadania, zwłaszcza te, które wykonujemy najczęściej. Czy mógłbyś opisać kroki, jakie podejmujesz między decyzją o pójściu do sklepu spożywczego a odłożeniem zakupionych towarów do spiżarni? Może przyprawić o skurcz mózgu.

Praca marketingowa sprowadza się do zbioru projektów zawierających powtarzalne zadania. Chociaż proces twórczy — inspiracja, pot i aktywacja — jest często trudny do wyartykułowania dla pisarzy, projektantów i programistów, produkty pracy, które dostarczają, nie są.

Jak naszkicować przepływ pracy

Oto przykład przepływu pracy dla typowego projektu marketingowego:

• Prośba o projekt najlepiej ma formę briefu ze szczegółowymi instrukcjami dotyczącymi przekazu, wyglądu i stylu oraz konkretnych zasobów wymaganych do projektu.
• Wstępny projekt dla klienta, który może składać się z jednego elementu lub wielu elementów, w zależności od złożoności zamówienia. Klient może zażądać oddzielnej kopii i szkiców projektu lub pełnej makiety zasobu wraz z kopią i projektem.
• Runda opinii i poprawek, w której klient zwraca uwagi i zmiany zespołowi kreatywnemu.
• Drugi projekt dostawy z kolejnymi rundami opinii i poprawek, jeśli to konieczne, aż do uzyskania ostatecznego dowodu,
• Ostateczny proces sprawdzania , w którym jeden lub więcej interesariuszy dokonuje przeglądu aktywów końcowych i zatwierdza wszystkie zmiany.
• Dostawa aktywów końcowych do klienta.
• Zakończenie projektu i migracja aktywów końcowych do archiwum korporacyjnego.

Każdy z tych etapów może zawierać jedno lub więcej pojedynczych zadań, takich jak:

• Produkcja grafiki.
• Implementacja szablonów.
• Uzyskanie zgody menedżera marki na określone elementy, takie jak logo.
• Redagowanie i sprawdzanie kopii.
• Wewnętrzne pytania i odpowiedzi przed dostarczeniem klientom wersji roboczych i poprawek.
• Prawny lub inny regulacyjny przegląd niektórych aspektów kopii lub projektu.
• Inne kroki w ramach procesu zatwierdzania w celu zapewnienia porozumienia między różnymi działami operacyjnymi lub organizacyjnymi.

Przegląd procesu takiego jak ten może pomóc Twojemu zespołowi zmapować własne procesy. Wykorzystując te etapy jako kamienie milowe, mogą omówić zadania, które wykonują, aby przejść z jednego etapu do drugiego.

Wykonanie diagramu przepływu pracy

Dostępnych jest wiele szablonów i schematów blokowych, które pomogą Ci w mapowaniu przepływu pracy. Niektóre są dostępne w oprogramowaniu komputerowym, takim jak Word, Excel, PowerPoint lub Keynote. Nawet prosta lista zadań w Notatniku może wystarczyć. Na przykład:

1. Żądanie projektu
   1. Przypisz kierownika projektu
   2. Zatrudnij copywritera i grafika
   3. W razie potrzeby przypisz programistę WWW
   4. Wybierz i zweryfikuj szablony oraz przewodniki po marce
   5. Napisz pierwszą wersję roboczą
   6. Utwórz trzy makiety graficzne do przeglądu zespołu kreatywnego

Platforma do zarządzania projektami, taka jak Adobe Workfront, Confluence, Trello lub Asanar, może przekształcić je w formularze i szablony, które automatycznie wypełniają, przypisują daty i terminy oraz wysyłają e-maile do odpowiednich członków projektu.

Konfigurowanie zadań przepływu pracy w Twoim DAM

Niektóre DAM mają funkcje, które pomogą przyspieszyć zadania i wyeliminować progi prędkości za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy.

Na przykład Adobe Experience Manager Assets ma przepływ pracy zatwierdzania dowodu, który wysyła łącza do wewnętrznych lub zewnętrznych klientów i interesariuszy, umożliwiając im OK \proofs bez konieczności dostępu do DAM.

Po połączeniu narzędzia do zarządzania projektami z DAM za pośrednictwem interfejsu API, DAM przechwytuje i przechowuje wszystkie komentarze, poprawki i aktualizacje oraz automatycznie wysyła e-mailem kopię lub łącze do odpowiednich stron.

Może to wyeliminować ostatni etap pakowania i migracji plików końcowych, ponieważ natychmiast stają się one częścią systemu DAM. Ułatwia to również Twojemu \zespołowi udostępnianie klientom aktualizacji prac w toku bez niezliczonych wiadomości e-mail lub przesyłania poufnych dokumentów do chmur poza zaporą sieciową.

Przepływy pracy DAM zwiększają produktywność i wydajność

Kroki, które należy wykonać, znajdują się głównie „w głowie”. Zespoły nie mogą jednak korzystać ze wzajemnej kreatywności i umiejętności bez wspólnych przepływów pracy, które oszczędzają czas wszystkim.

Po opracowaniu przepływów pracy administratorzy DAM mogą zadawać odpowiednie pytania dotyczące podejmowanych kroków.