İşte bir DAM iş akışına neden ihtiyaç duyduğunuz ve bunun nasıl haritalandırılacağı

Bir dijital varlık yönetimi (DAM) sistemi, şirketinizin fikri mülkiyeti için sanal bir saklama dolabından çok daha fazlasıdır. Yapay zeka ve otomasyon yoluyla pazarlama varlıklarının aranmasında ve yeniden kullanılmasında üretkenliği ve etkinliği artırır. Bir DAM'nin tüm avantajlarından yararlanmak, yöneticilerin fazlalıkları giderebilmesi için iş akışlarının kaydedilmesini gerektirir. Örneğin, çoğu pazarlama varlık yönetimi (MAM) sistemi, mevcut varlıkların farklı sürümlerini oluşturamaz, ancak bir DAM oluşturabilir.

Bir proje yönetimi aracında bir istek oluşturup ardından mevcut bir görüntünün yeni sürümlerinin MAM'a yüklenmesini beklemek yerine, bir pazarlamacı DAM'de birkaç dakika içinde birkaç sürüm oluşturabilir. Bu basit değişiklik saatler kazandırabilir.

Pazarlamacıların en büyük yüzdesinin Y kuşağı veya beş yıl veya daha az çalışmış Z Kuşağı olduğu göz önüne alındığında, iş süreci kavramları yanlış anlaşılabilir. Günlük iş akışlarını açıklamaları istendiğinde, bazıları bu terimi açıklayamayabilir.

Daha derin kaz: BARAJ uyguluyoruz! Nereden başlamalıyım?

iş akışı nedir?

İş akışı, bir projenin başlangıcından sonuna kadar izlenen yoldur. DAM yöneticileri için, yeni bir varlık talebi ile nihai sürümünün teslimi arasındaki tüm adımları temsil eder.

Çoğumuz, özellikle de en sık yaptığımız görevleri gerçekleştirmek için attığımız adımları düşünmeyiz. Markete gitmeye karar vermekle satın aldığınız ürünleri kilerinize koymak arasında attığınız adımları yazar mısınız? Beynine kramp sokabilir.

Pazarlama işi, tekrar tekrar gerçekleştirilen görevleri içeren bir projeler koleksiyonuna indirgenir. Yazarlar, tasarımcılar ve geliştiriciler için ilham, ter ve aktivasyon gibi yaratıcı süreci ifade etmek genellikle zor olsa da, sundukları çalışma ürünleri öyle değildir.

Bir iş akışı nasıl çizilir

Tipik bir pazarlama projesi için iş akışına bir örnek:

• Bir proje talebi, ideal olarak, proje için gerekli olan mesajlaşma, görünüm ve his ve belirli varlıklar hakkında ayrıntılı talimatlar içeren bir özet şeklinde gelir.
• Müşteri için, talebin karmaşıklığına bağlı olarak tek parça veya birden çok parça olabilen bir ilk taslak . Bir müşteri, ayrı kopya ve tasarım taslakları veya varlık(lar)ın kopya ve tasarımı yerinde olan tam bir maketini talep edebilir.
• Müşterinin yorumları ve düzenlemeleri yaratıcı ekibe geri döndürdüğü bir geri bildirim ve revizyon turu .
• Son bir kanıt elde edilene kadar gerekirse geri bildirim ve revizyon turları ile ikinci bir taslak teslimi ,
• Bir veya daha fazla paydaşın nihai varlığı/varlıkları incelediği ve tüm değişiklikleri imzaladığı son kanıt süreci .
• Nihai varlık(lar)ın müşteriye teslimi .
• Projenin tamamlanması ve nihai varlıkların/varlıkların kurumsal bir arşive taşınması.

Bu aşamaların her biri, aşağıdakiler gibi bir veya daha fazla bireysel görev içerebilir:

• Grafik üretmek.
• Şablonları uygulama.
• Logolar gibi belirli öğelerin marka yöneticisi onayını almak.
• Kopyanın düzenlenmesi ve provası.
• Taslakları ve revizyonları müşterilere teslim etmeden önce dahili Soru-Cevap.
• Kopya veya tasarımın belirli yönlerinin yasal veya diğer düzenleyici incelemesi.
• Farklı operasyonel veya organizasyonel departmanlar arasında anlaşma sağlamak için onay akışı içindeki diğer adımlar.

Bunun gibi bir süreci gözden geçirmek, ekibinizin kendi süreçlerini belirlemesine yardımcı olabilir. Bu aşamaları kilometre taşları olarak kullanarak, bir aşamadan diğerine geçmek için gerçekleştirdikleri görevleri tartışabilirler.

İş akışı diyagramı oluşturma

Haritalama iş akışında size yardımcı olacak pek çok şablon ve akış şeması vardır. Word, Excel, PowerPoint veya Keynote gibi bazıları masaüstü yazılımınızda bulunur. Not Defteri'ndeki basit bir görev listesi bile yeterli olabilir. Örneğin:

1. Proje Talebi
   1. Proje lideri atama
   2. Metin yazarı ve grafik tasarımcı atayın
   3. Gerekirse web geliştiricisi atayın
   4. Şablonları ve marka kılavuzlarını seçin ve doğrulayın
   5. İlk kopya taslağını yaz
   6. Yaratıcı ekip incelemesi için üç grafik model oluşturun

Adobe Workfront, Confluence, Trello veya Asanar gibi bir proje yönetimi platformu, bunları otomatik olarak doldurulan, tarihler ve son tarihler atayan ve uygun proje üyelerine e-postalar gönderen formlara ve şablonlara dönüştürebilir.

DAM'inizde iş akışı görevlerini ayarlama

Bazı DAM'ler, otomatik iş akışlarını kullanarak görevleri hızlandırmaya ve hızlı çarpmaları ortadan kaldırmaya yardımcı olacak özelliklere sahiptir.

Örneğin, Adobe Experience Manager Assets, dahili veya harici müşterilere ve paydaşlara bağlantılar göndererek onların DAM'a erişime ihtiyaç duymadan provaları tamamlamalarına olanak tanıyan bir prova onay iş akışına sahiptir.

Proje yönetimi aracı, API aracılığıyla DAM'e bağlandıktan sonra, DAM tüm yorumları, revizyonları ve güncellemeleri yakalayıp saklayacak ve ilgili taraflara otomatik olarak bir kopya veya bağlantı e-postası gönderecektir.

Bu, son dosyaların paketlenmesi ve taşınmasının son adımını ortadan kaldırabilir çünkü bunlar anında DAM sisteminin bir parçası haline gelir. Bu aynı zamanda, sayısız e-posta göndermeden veya hassas belgeleri güvenlik duvarınızın dışındaki bulutlara yüklemeden, devam eden işlerin güncellemelerini müşterilerinizle paylaşmayı ekibiniz için basit bir mesele haline getirir.

DAM iş akışları üretkenliği ve verimliliği artırır

İşleri halletmek için gereken adımlar çoğunlukla "kişinin kafasında" bulunur. Ancak ekipler, herkese zaman kazandıran ortak iş akışları olmadan birbirlerinin yaratıcılığından ve becerisinden yararlanamaz.

İş akışları oluşturulduktan sonra, DAM yöneticileri hangi adımların atıldığıyla ilgili sorular sorabilir.