Ecco perché hai bisogno di un flusso di lavoro DAM e come mapparlo

Un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) è molto più di un deposito virtuale per la proprietà intellettuale della tua azienda. Migliora la produttività e l'efficienza nella ricerca e nel riutilizzo delle risorse di marketing attraverso l'intelligenza artificiale e l'automazione. Raccogliere tutti i vantaggi di un DAM richiede l'acquisizione dei flussi di lavoro in modo che gli amministratori possano affrontare le ridondanze. Ad esempio, la maggior parte dei sistemi di gestione delle risorse di marketing (MAM) non è in grado di creare versioni diverse delle risorse esistenti, ma un DAM potrebbe farlo.

Invece di creare una richiesta in uno strumento di gestione del progetto e attendere che le nuove versioni di un'immagine esistente vengano caricate nel MAM, un marketer potrebbe creare diverse versioni nel DAM in pochi istanti. Questa semplice modifica potrebbe far risparmiare molte ore.

Dato che la percentuale più alta di esperti di marketing è costituita da millennial o Gen Z che hanno lavorato per cinque anni o meno, i concetti dei processi aziendali potrebbero essere fraintesi. Quando viene chiesto di descrivere i loro flussi di lavoro quotidiani, alcuni potrebbero non essere in grado di spiegare il termine.

Scava più a fondo: Stiamo implementando DAM! Da dove comincio?

Cos'è un flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro è \il percorso che si intraprende dall'inizio alla fine di un progetto. Per gli amministratori DAM, rappresenta tutti i passaggi tra la richiesta di un nuovo asset e la consegna della sua versione finale.

La maggior parte di noi non pensa ai passaggi che intraprendiamo per eseguire attività comuni, specialmente quelle che svolgiamo più spesso. Potresti scrivere i passaggi che fai tra la decisione di andare a fare la spesa e il mettere via i prodotti acquistati nella tua dispensa? Potrebbe darti un crampo al cervello.

Il lavoro di marketing si riduce a una raccolta di progetti contenenti attività che vengono eseguite ripetutamente. Mentre il processo creativo - ispirazione, sudore e attivazione - è spesso difficile da articolare per scrittori, designer e sviluppatori, i prodotti di lavoro che forniscono non lo sono.

Come delineare un flusso di lavoro

Ecco un esempio del flusso di lavoro per un tipico progetto di marketing:

• Una richiesta di progetto si presenta idealmente sotto forma di un brief con istruzioni dettagliate sulla messaggistica, l'aspetto grafico e le risorse specifiche richieste per il progetto.
• Una prima bozza per il cliente, che può essere un pezzo unico o più pezzi a seconda della complessità della richiesta. Un cliente potrebbe richiedere bozze di copia e progettazione separate o un mockup completo delle risorse con copia e progettazione in atto.
• Un round di feedback e revisione in cui il cliente restituisce commenti e modifiche al team creativo.
• Una seconda consegna della bozza con successivi feedback e cicli di revisione, se necessario, fino a quando non sarà possibile ottenere una prova finale,
• Un processo di prova finale in cui una o più parti interessate esaminano le risorse finali e approvano tutte le modifiche.
• Consegna del/i bene/i finale/i al cliente.
• Completamento del progetto e migrazione degli asset finali in un archivio aziendale.

Ognuna di queste fasi può contenere una o più attività individuali, come ad esempio:

• Produzione grafica.
• Modelli di implementazione.
• Ottenere l'approvazione del brand manager per articoli particolari come i loghi.
• Revisione e correzione della copia.
• Domande e risposte interne prima di consegnare bozze e revisioni ai clienti.
• Revisione legale o altra revisione normativa di alcuni aspetti della copia o del design.
• Altri passaggi all'interno del flusso di approvazione per garantire l'accordo tra i diversi reparti operativi o organizzativi.

La revisione di un processo come questo può aiutare il tuo team a mappare i propri processi. Utilizzando queste fasi come pietre miliari, possono discutere le attività che svolgono per passare da una fase all'altra.

Creazione di un diagramma di flusso di lavoro

Sono disponibili molti modelli e diagrammi di flusso per assisterti nel flusso di lavoro di mappatura. Alcuni sono disponibili nel tuo software desktop, come Word, Excel, PowerPoint o Keynote. Anche un semplice elenco di attività in Blocco note può essere sufficiente. Per esempio:

1. Richiesta di progetto
   1. Assegna capo progetto
   2. Assegna copywriter e graphic designer
   3. Assegna uno sviluppatore web, se necessario
   4. Scegli e verifica i modelli e le guide ai marchi
   5. Scrivi la bozza della prima copia
   6. Crea tre prototipi grafici per la revisione del team creativo

Una piattaforma di gestione dei progetti come Adobe Workfront, Confluence, Trello o Asanar, può convertirli in moduli e modelli che si popolano automaticamente, assegnano date e scadenze e inviano e-mail ai membri del progetto appropriati.

Impostazione delle attività del flusso di lavoro nel tuo DAM

Alcuni DAM dispongono di funzionalità che aiutano a velocizzare le attività ed eliminare i rallentamenti utilizzando flussi di lavoro automatizzati.

Adobe Experience Manager Assets, ad esempio, dispone di un flusso di lavoro di approvazione delle prove che invia collegamenti a clienti e parti interessate interni o esterni, consentendo loro di approvare le prove senza dover accedere al DAM.

Una volta che lo strumento di gestione del progetto è collegato al DAM tramite API, il DAM acquisirà e conserverà tutti i commenti, le revisioni e gli aggiornamenti e invierà automaticamente una copia o un collegamento via e-mail alle parti interessate.

Questo può eliminare la fase finale di impacchettamento e migrazione dei file finali, perché diventano immediatamente parte del sistema DAM. Ciò rende anche semplice per il tuo \team condividere gli aggiornamenti dei lavori in corso con i clienti senza innumerevoli e-mail o caricare documenti sensibili su cloud al di fuori del tuo firewall.

I flussi di lavoro DAM aumentano la produttività e l'efficienza

I passaggi per fare le cose risiedono principalmente "nella propria testa". Ma i team non possono trarre vantaggio dalla creatività e dalle competenze reciproche senza flussi di lavoro comuni che facciano risparmiare tempo a tutti.

Una volta definiti i flussi di lavoro, gli amministratori DAM possono porre domande pertinenti sui passaggi da eseguire.