Hier ist, warum Sie einen DAM-Workflow brauchen – und wie Sie ihn abbilden

Ein Digital Asset Management (DAM)-System ist viel mehr als ein virtuelles Aufbewahrungsfach für das geistige Eigentum Ihres Unternehmens. Es steigert die Produktivität und Effizienz bei der Suche nach und Wiederverwendung von Marketing-Assets durch künstliche Intelligenz und Automatisierung. Um die Vorteile eines DAM voll ausschöpfen zu können, müssen Workflows erfasst werden, damit Administratoren Redundanzen beheben können. Beispielsweise können die meisten Marketing-Asset-Management-Systeme (MAM) keine verschiedenen Versionen vorhandener Assets erstellen, ein DAM jedoch möglicherweise.

Anstatt eine Anfrage in einem Projektmanagement-Tool zu erstellen und dann darauf zu warten, dass neue Versionen eines vorhandenen Bildes in das MAM hochgeladen werden, könnte ein Vermarkter innerhalb weniger Augenblicke mehrere Versionen im DAM erstellen. Diese einfache Änderung könnte viele Stunden sparen.

Da der größte Prozentsatz der Vermarkter Millennials oder Gen Z sind, die fünf Jahre oder weniger gearbeitet haben, können Geschäftsprozesskonzepte missverstanden werden. Wenn sie gebeten werden, ihre täglichen Arbeitsabläufe zu beschreiben, sind einige möglicherweise nicht in der Lage, den Begriff zu erklären.

Grab tiefer: Wir implementieren DAM! Wo soll ich anfangen?

Was ist ein Arbeitsablauf?

Ein Workflow ist der Weg, den man vom Anfang bis zum Ende eines Projekts geht. Für DAM-Administratoren repräsentiert es alle Schritte zwischen einer Anfrage für ein neues Asset und der Lieferung seiner endgültigen Version.

Die meisten von uns denken nicht über die Schritte nach, die wir unternehmen, um allgemeine Aufgaben auszuführen, insbesondere nicht die, die wir am häufigsten ausführen. Könnten Sie die Schritte aufschreiben, die Sie zwischen der Entscheidung, zum Lebensmittelgeschäft zu gehen, und dem Einräumen der gekauften Waren in Ihre Speisekammer gehen? Es könnte einem einen Gehirnkrampf geben.

Marketingarbeit läuft auf eine Sammlung von Projekten hinaus, die Aufgaben enthalten, die sich wiederholen. Während der kreative Prozess – Inspiration, Schweiß und Aktivierung – für Autoren, Designer und Entwickler oft schwer zu artikulieren ist, ist es die von ihnen gelieferten Arbeitsergebnisse nicht.

Wie man einen Workflow skizziert

Hier ist ein Beispiel für den Workflow eines typischen Marketingprojekts:

• Eine Projektanfrage hat idealerweise die Form eines Briefings mit detaillierten Anweisungen zur Botschaft, zum Look-and-Feel und zu den für das Projekt erforderlichen spezifischen Assets.
• Ein erster Entwurf für den Kunden, der je nach Komplexität der Anfrage aus einem oder mehreren Teilen bestehen kann. Ein Kunde kann separate Kopien- und Designentwürfe oder ein vollständiges Mockup der Assets mit vorhandener Kopie und Design anfordern.
• Eine Feedback- und Überarbeitungsrunde, in der der Kunde Kommentare und Änderungen an das Kreativteam zurücksendet.
• Eine zweite Entwurfslieferung mit anschließenden Feedback- und ggf. Überarbeitungsrunden, bis ein finaler Proof vorliegen kann,
• Ein abschließender Proof-Prozess , bei dem ein oder mehrere Beteiligte das/die endgültige(n) Asset(s) überprüfen und alle Änderungen abzeichnen.
• Übergabe des/der endgültigen Assets an den Kunden.
• Abschluss des Projekts und Migration der endgültigen Assets in ein Unternehmensarchiv.

Jede dieser Phasen kann eine oder mehrere einzelne Aufgaben enthalten, wie zum Beispiel:

• Grafiken erstellen.
• Vorlagen implementieren.
• Einholen der Genehmigung des Markenmanagers für bestimmte Elemente wie Logos.
• Lektorat und Korrektur von Texten.
• Interne Fragen und Antworten vor der Lieferung von Entwürfen und Überarbeitungen an Kunden.
• Rechtliche oder andere behördliche Überprüfung bestimmter Aspekte des Textes oder Designs.
• Andere Schritte innerhalb des Genehmigungsablaufs, um eine Einigung zwischen verschiedenen Betriebs- oder Organisationsabteilungen sicherzustellen.

Die Überprüfung eines solchen Prozesses kann Ihrem Team dabei helfen, seine eigenen Prozesse abzubilden. Anhand dieser Phasen als Meilensteine ​​können sie die Aufgaben besprechen, die sie ausführen, um von einer Phase zur nächsten zu gelangen.

Erstellen eines Arbeitsablaufdiagramms

Es stehen viele Vorlagen und Flussdiagramme zur Verfügung, die Sie beim Mapping-Workflow unterstützen. Einige sind in Ihrer Desktop-Software verfügbar, z. B. Word, Excel, PowerPoint oder Keynote. Auch eine einfache Liste von Aufgaben in Notepad kann ausreichen. Zum Beispiel:

1. Projektanfrage
   1. Projektleiter zuweisen
   2. Weisen Sie Texter und Grafikdesigner zu
   3. Webentwickler zuweisen, falls erforderlich
   4. Wählen und überprüfen Sie Vorlagen und Markenleitfäden
   5. Schreiben Sie die erste Kopie des Entwurfs
   6. Erstellen Sie drei grafische Mockups für die Überprüfung durch das Kreativteam

Eine Projektmanagement-Plattform wie Adobe Workfront, Confluence, Trello oder Asanar kann diese in Formulare und Vorlagen umwandeln, die automatisch ausgefüllt werden, Termine und Fristen zuweisen und E-Mails an die entsprechenden Projektmitglieder senden.

Workflow-Aufgaben in Ihrem DAM einrichten

Einige DAMs verfügen über Funktionen, die helfen, Aufgaben zu beschleunigen und Speedbumps mithilfe automatisierter Workflows zu beseitigen.

Adobe Experience Manager Assets verfügt beispielsweise über einen Proof-Genehmigungs-Workflow, der Links an interne oder externe Kunden und Stakeholder sendet, sodass sie Proofs genehmigen können, ohne auf das DAM zugreifen zu müssen.

Sobald das Projektmanagement-Tool über die API mit dem DAM verknüpft ist, erfasst und speichert das DAM alle Kommentare, Überarbeitungen und Aktualisierungen und sendet automatisch eine Kopie oder einen Link per E-Mail an relevante Parteien.

Dadurch kann der letzte Schritt des Packens und Migrierens der endgültigen Dateien entfallen, da sie sofort Teil des DAM-Systems werden. Dies macht es Ihrem Team auch leicht, Aktualisierungen laufender Arbeiten an Kunden weiterzugeben, ohne unzählige E-Mails zu senden oder sensible Dokumente in Clouds außerhalb Ihrer Firewall hochzuladen.

DAM-Workflows steigern Produktivität und Effizienz

Die Schritte, um Dinge zu erledigen, sitzen meistens „im Kopf“. Aber ohne gemeinsame Arbeitsabläufe, die allen Zeit sparen, können Teams nicht von der Kreativität und den Fähigkeiten der anderen profitieren.

Sobald Workflows ausgearbeitet sind, können DAM-Administratoren relevante Fragen zu den erforderlichen Schritten stellen.